Создание корпоративных чатов и видеоконференцсвязи с помощью Zextras Team

История электронной почты насчитывает уже несколько десятилетий. За это время данный стандарт корпоративного общения не только не устарел, но с каждым годом становится все более и более популярным за счет внедрения на различных предприятиях систем совместной работы, которые, как правило, основаны именно на электронной почте. Однако из-за недостаточной оперативности электронной почты все больше пользователей отказываются от нее в пользу текстовых чатов, голосовых и видео-звонков, а также видеоконференций. Подобные способы корпоративного общения помогают сотрудникам экономить массу времени и, как следствие, быть более эффективными и приносить предприятию больше денег.

Однако использование чатов и видеосвязи для решения рабочих вопросов нередко приводит к появлению новых угроз для информационной безопасности предприятия. Дело в том, что в отсутствие соответствующего корпоративного решения работники могут самостоятельно начать вести переписку и общение в публичных сервисах, что может привести к утечке важной информации. С другой стороны, руководство предприятия далеко не всегда охотно выделяет средства на внедрение корпоративных платформ для ВКС и чатов, так как многие уверены в том, что они больше отвлекают сотрудников от работы, нежели повышают их эффективность. Выходом из данной ситуации может стать развертывание корпоративных чата и ВКС на базе уже существующих информационных систем. Те, кто использует в качестве платформы для совместной работы Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition, могут решить вопрос с созданием корпоративного чата и ВКС за счет Zextras Team, решения, которое добавляет в Zimbra OSE массу новых функций, связанных с корпоративным онлайн-общением.

Zextras Team поставляется в двух редакциях: Zextras Team Basic и Zextras Team Pro, и отличаются набором предоставляемых функций. Первый вариант поставки является полностью бесплатным и позволяет организовать на базе Zimbra OSE текстовые чаты как в формате один-на-один, так и в формате группового чата, а также видеочаты и аудиозвонки в формате один-на-один. При этом все данные функции будут доступны прямо из веб-клиента Zimbra OSE. Кроме того, пользователи Zextras Team Basic могут воспользоваться мобильным приложением, доступным на платформах iOS и Android. Эти приложения позволяют получать доступ к приватным и текстовым чатам, а в будущем позволят совершать и видеозвонки. Сразу отметим, что для видеочатов и аудиозвонков пользователям Zextras Team понадобятся исправно работающие веб-камера и/или микрофон.

А вот Zextras Team Pro предоставляет гораздо более богатую функциональность. Помимо уже перечисленных возможностей, у пользователей Zextras Team появится возможность создавать видеоконференции на большое число сотрудников. Это позволяет проводить совещания среди сотрудников, которые территориально находятся в разных местах и за счет этого сэкономить время, которое раньше тратилось на сбор участников совещания в одном помещении, и потратить его на более глубокую проработку вопросов, либо на решение конкретных рабочих задач.

Также в Zextras Team Pro доступно создание виртуальных пространств и виртуальных переговорок для сотрудников. Пространство может содержать в себе сразу несколько переговорок, в которых различные участники пространства могут обсуждать общие темы. Для примера рассмотрим предприятие, в котором есть отдел продаж из 16 человек. Из них 5 сотрудников работают в сфере продаж b2c, 5 сотрудников осуществляют продажи b2b, а еще 5 сотрудников работают в b2g. Весь отдел при этом возглавляет руководитель отдела продаж.

Поскольку все сотрудники работают в одном отделе, будет разумно создать для них общее пространство, где можно обсуждать все темы, которые касаются каждого сотрудника отдела продаж. Вместе с тем, нередко возникают темы, которые касаются только подразделения, работающего, например, с b2b. Разумеется, что сотрудникам отдела продаж, которые работают в иных сферах, участвовать в обсуждении таких тем ни к чему, однако руководитель отдела должен принимать участие в обсуждениях каждого подразделения. Именно поэтому можно внутри пространства, выделенного под нужды отдела продаж выделить отдельные виртуальные переговорки для каждого направления, чтобы в каждой из них сотрудники могли общаться между собой и с руководителем отдела. При этом у самого руководителя все три виртуальные переговорки будут удобно собраны в отдельном пространстве. А если учесть, что все общение происходит на серверах компании и данные никуда с них не передаются, то подобные чаты можно назвать довольно безопасными с точки зрения сохранности информации. Помимо отдела продаж, принцип пространств и виртуальных переговорок можно будет применить ко всему предприятию.

Кроме видеовстреч, пользователям доступны и аудиозвонки. Помимо того, что они гораздо меньше нагружают каналы связи, многие сотрудники часто просто стесняются общаться в формате видео и нередко даже заклеивают веб-камеру на своих ноутбуках.

Помимо видеочатов и аудиозвонков с сотрудниками, Zextras Team позволяет создавать видеочаты и аудиозвонки с любым пользователем, который не является сотрудником предприятия, при помощи генерации и отправки ему специальной ссылки для подключения к встрече. Поскольку для работы Zextras Team требуется лишь современный браузер, с помощью данной функции всегда можно быстро пообщаться с клиентом или контрагентом в тех случаях, когда обычная переписка займет слишком много времени. Кроме того, в Zextras Team поддерживается обмен файлами, которые сотрудники могут пересылать друг другу прямо во время видеовызова или текстового общения.

Нельзя не упомянуть и специальное мобильное приложение Zextras Team, которое позволяет сотрудникам участвовать в корпоративных чатах, находясь не на рабочем месте. Приложение доступно для платформ iOS и Android, и в настоящее время позволяет пользователям:

• Вести переписку, получая и отправляя сообщения на своем смартфоне
• Создавать и удалять приватные чаты, а также присоединяться к ним
• Создавать и удалять групповые чаты, а также присоединяться к ним
• Присоединяться к виртуальным пространствам и переговоркам, а также создавать и удалять их
• Приглашать в виртуальные пространства и переговорки пользователей, или наоборот, удалять их оттуда
• Получать пуш-уведомления и устанавливать безопасное соединение с корпоративным сервером.

В будущем в приложение будут добавлены возможности для приватного видеообщения, а также видеоконференций и функция обмена файлами.

Еще одной интересной фишкой Zextras Team является возможность транслировать содержимое экрана компьютера в реальном времени, а также передавать управление им другому пользователю. Эта функция может быть очень полезной при проведении обучающих вебинаров, в ходе которых необходимо познакомить сотрудников с новым интерфейсом. Также эта функция может помочь ИТ-отделу предприятия помогать сотрудникам решать проблемы с их компьютерами без физического присутствия ИТ-шника.

Таким образом, Zextras Team является полноценным решением для организации удобного онлайн-общения между сотрудниками как во внутренней сети предприятия, так и за ее пределами. Благодаря тому, что Zextras Backup способна полностью резервировать всю информацию, которая генерируется в Zextras Team, информация оттуда никуда не пропадет, а в зависимости от строгости политик безопасности системный администратор сможет самостоятельно настроить различные ограничения для пользователей.

По всем вопросам, связанными c Zextras Suite вы можете обратиться к Представителю компании «Zextras» Екатерине Триандафилиди по электронной почте [email protected]

Источник: habr.com