’n Algemene fout van beginnersakemanne is dat hulle nie genoeg aandag gee aan die insameling en ontleding van data, die optimalisering van werkprosesse en die monitering van sleutelaanwysers nie. Dit lei tot verminderde produktiwiteit en suboptimale vermorsing van tyd en hulpbronne. Wanneer prosesse sleg is, moet jy dieselfde foute verskeie kere regstel. Soos die aantal kliënte toeneem, verswak die diens, en sonder data-ontleding is daar geen duidelike begrip van wat verbeter moet word nie. Gevolglik word besluite op 'n bevlieging geneem.
Om mededingend te wees, moet moderne besigheid, benewens kwaliteit produkte en dienste, deursigtige prosesse hê en analitiese data insamel. Daarsonder is dit moeilik om die werklike stand van sake in besigheid te verstaan en die regte besluite te neem. Daarom is dit belangrik om die nodige gereedskap in u arsenaal te hê wat nie net gerieflik is om te gebruik nie, maar u ook toelaat om u werk te vereenvoudig en die mees deursigtige prosesse moontlik te skep.
Vandag is daar 'n groot aantal gereedskap en oplossings. Maar die meeste entrepreneurs gebruik dit nie omdat hulle óf nie die waarde daarin sien nie, óf nie verstaan hoe om dit te gebruik nie, óf hulle is duur, of ingewikkeld, of 100500 XNUMX meer. Maar diegene wat dit uitgepluis het, gevind of sulke hulpmiddels vir hulself geskep het, het reeds 'n voordeel op mediumtermyn.
Vir meer as 10 jaar skep ek IT-produkte en -oplossings wat besighede help om winste te verhoog deur outomatisering en digitale transformasie van prosesse. Ek het gehelp om dosyne beginondernemings te stig en dosyne aanlynnutsmiddels geskep wat deur honderdduisende mense regoor die wêreld gebruik word.
Hier is een van die goeie voorbeelde in my praktyk wat die voordele van digitale transformasie toon. Vir een klein Amerikaanse regsfirma het ek en my span 'n instrument geskep om regsdokumente te genereer, dit het prokureurs in staat gestel om dokumente vinniger te genereer. En later, nadat ons die funksionaliteit van hierdie instrument uitgebrei het, het ons 'n aanlyndiens geskep en die maatskappy heeltemal getransformeer. Nou bedien hulle kliënte nie net in hul stad nie, maar regoor die land. Oor drie jaar het die maatskappy se kapitalisasie verskeie kere gegroei.
In hierdie artikel sal ek die werklike ervaring van die skep van 'n deursigtige stelsel vir die monitering van sleutelbesigheidsaanwysers met jou deel. Ek sal probeer om die waarde van die gebruik van digitale oplossings in te boesem, ek sal wys dat dit nie moeilik en nie altyd duur is nie. So, kom ons gaan!
Hoe dit alles begin het
As jy iets wil hê wat jy nog nooit gehad het nie, sal jy iets moet doen wat jy nog nooit gedoen het nie.
Coco Chanel
My vrou was moeg daarvoor om met kraamverlof te wees, en ons het besluit om 'n klein besigheid te open - 'n kinderspeelkamer. Aangesien ek my eie besigheid het, sorg my vrou heeltemal vir die speelkamer, en ek help met strategiese kwessies en ontwikkeling.
Die besonderhede van die opening van 'n besigheid is 'n heeltemal ander storie, maar in die stadium van die insameling van data en die ontleding van mededingers, benewens die uitlig van die spesifieke probleme van hierdie besigheid, het ons aandag gegee aan die probleme van interne prosesse waarmee die meeste mededingers nie gesukkel het nie. .
Tot my verbasing het byna niemand in die 21ste eeu CRM in enige vorm gehou nie; Terselfdertyd het die eienaars self gekla dat werknemers steel, foute maak wanneer hulle bereken en hulle baie tyd moet spandeer om te herbereken en na te gaan met inskrywings in die rekeningkundige boek, data oor besprekings en deposito's gaan verlore, kliënte vertrek om redes wat onbekend is vir hulle.
Deur die versamelde data te ontleed, het ons besef dat ons nie hul foute wil herhaal nie en ons benodig 'n deursigtige stelsel wat hierdie risiko's tot 'n minimum sal verminder. Eerstens het ons begin soek na klaargemaakte oplossings, maar ons kon nie een vind wat ten volle aan ons vereistes voldoen nie. En toe besluit ek om my eie stelsel te maak, hoewel nie ideaal nie, maar werkend en goedkoop (amper gratis).
Toe ek 'n instrument gekies het, het ek die volgende kriteria in ag geneem: dit moet goedkoop wees, dit moet buigsaam en toeganklik wees en dit moet maklik wees om te gebruik. Ek kon 'n volwaardige, kragtige en duur stelsel vir hierdie besigheid skryf, maar ons het min tyd en 'n klein begroting gehad, plus ons het nie ten volle verstaan of ons projek sou werk nie, en dit sou onredelik wees om baie hulpbronne aan hierdie stelsel. Daarom, ten tyde van die toets van die hipotese, het ek besluit om met MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) te begin en 'n werkende weergawe in die kortste moontlike tyd met minimale belegging te maak, en dit mettertyd klaar te maak of oor te doen.
Gevolglik het my keuse op Google-dienste geval (Drive, Blaaie, Kalender). Die hoofbron van toevoer/afvoerinligting is Google Blaaie, aangesien my vrou ondervinding het om met sigblaaie te werk, kan sy op haar eie veranderinge aanbring indien nodig. Ek het ook die feit in ag geneem dat die instrument ook gebruik sal word deur werknemers wat dalk nie baie goed is om 'n rekenaar te gebruik nie, en om hulle te leer hoe om data in 'n tabel in te voer, sal baie makliker wees as om hulle te leer hoe om met 'n gespesialiseerde te werk. program soos 1C.
Die data wat in die tabelle ingevoer word, verander intyds, dit wil sê, te eniger tyd kan jy die situasie van die maatskappy se sake sien, sekuriteit is ingebou, jy kan toegang tot sekere persone beperk.
Ontwikkeling van argitektuur en datastruktuur
Die kinderspeelkamer bied verskeie basiese dienste.
- Standaard besoek - wanneer 'n kliënt tyd koop wat hy in sy kinders se speelkamer spandeer.
- Besoek onder toesig — wanneer 'n kliënt tyd koop wat hy in sy kinders se speelkamer spandeer en ekstra vir toesig betaal. Dit wil sê, die kliënt kan die kind verlaat en sy besigheid doen, en die kamerwerker sal die kind dophou en speel tydens die ouer se afwesigheid.
- Oop verjaarsdag — die kliënt huur 'n aparte tafel vir kos en sitplek gaste en betaal vir 'n standaard besoek aan die speelkamer, terwyl die kamer soos gewoonlik funksioneer.
- Geslote verjaarsdag — die kliënt huur die hele perseel gedurende die huurperiode, aanvaar die kamer nie ander kliënte nie;
Dit is belangrik vir die eienaar om te weet hoeveel mense die kamer besoek het, watter ouderdom hulle was, hoeveel tyd hulle spandeer het, hoeveel geld hulle verdien het, hoeveel uitgawes daar was (dit gebeur dikwels dat die administrateur iets moet koop of betaal vir iets, byvoorbeeld aflewering of water), Hoeveel verjaarsdae was daar?
Soos enige IT-projek het ek begin deur die argitektuur van die toekomstige stelsel deur te dink en die datastruktuur uit te werk. Aangesien die vrou in beheer van die besigheid is, weet sy alles wat sy nodig het om te sien, te beheer en te regeer, so sy het as die kliënt opgetree. Ons het saam 'n dinkskrum gehou en vereistes vir die stelsel opgestel, op grond waarvan ek die funksionaliteit van die stelsel deurdink en die volgende struktuur van lêers en vouers in Google Drive geskep het:
Die "Opsomming" dokument bevat algemene inligting oor die maatskappy: inkomste, uitgawes, ontleding
Die Uitgawes-dokument bevat inligting oor die maatskappy se maandelikse uitgawes. Vir groter deursigtigheid, verdeel in kategorieë: kantooruitgawes, belasting, personeeluitgawes, advertensie-uitgawes, ander uitgawes.
Maandelikse uitgawes
Opsommingstabel van uitgawes vir die jaar
Die Inkomste-lêergids bevat 12 Google Sheets-lêers, een vir elke maand. Dit is die belangrikste werksdokumente wat werknemers elke dag invul. Hulle bevat 'n verpligte dashboard-oortjie en oortjies vir elke werksdag. Die dashboard-oortjie vertoon al die nodige inligting vir die huidige maand vir 'n vinnige begrip van sake, en laat jou ook toe om pryse te stel en dienste by te voeg.
Dashboard-oortjie
Daaglikse oortjie
In die proses van besigheidsontwikkeling het bykomende behoeftes begin verskyn in die vorm van afslag, intekeninge, bykomende dienste en geleenthede. Ons het dit alles ook mettertyd geïmplementeer, maar hierdie voorbeeld wys die basiese weergawe van die stelsel.
Skepping van funksionaliteit
Nadat ek die hoofaanwysers uitgepluis het, die argitektuur en data-uitruiling tussen entiteite uitgewerk het, het ek met implementering begin. Die eerste ding wat ek gedoen het, was om 'n Google Sheet-dokument in my Inkomste-lêergids te skep. Ek het twee oortjies daarin geskep: dashboard en die eerste dag van die maand, waarin ek die volgende tabel bygevoeg het.
Hoofwerkblad
Dit is die hoofwerkblad waarmee die Administrateur sal werk. Hy hoef net die vereiste velde in te vul (in rooi gemerk), en die stelsel sal outomaties al die nodige aanwysers bereken.
Om invoerfoute en gerief te verminder, is die "Besoektipe"-veld geïmplementeer as 'n aftreklys van die dienste wat gelewer word, wat ons op die kontroleskermbladsy kan wysig. Om dit te doen, voeg ons dataverifikasie by hierdie selle en dui die reeks aan waaruit die data geneem moet word.
Om menslike foute in berekeninge te verminder, het ek 'n outomatiese berekening bygevoeg van die ure wat die kliënt in die kamer spandeer het en die bedrag geld wat verskuldig is.
Om dit te doen, moet die Administrateur eenvoudig die kliënt se aankomstyd (kolom E) en vertrektyd (kolom F) in die formaat HH: MM merk. Om die totale tyd wat 'n kliënt in die speelkamer spandeer te bereken, gebruik ek hierdie formule:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Om outomaties die bedrag geld vir die gebruik van dienste te bereken, moes ons 'n meer komplekse formule gebruik, aangesien die prys van 'n uur kan wissel na gelang van die tipe diens. Daarom moes ek die data aan die dienstetabel op die dashboard-bladsy bind deur die QUERY-funksie te gebruik:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Benewens die hoofaksies het ek addisionele funksies bygevoeg om ongewenste IFERROR- of ISBLANK-foute uit te skakel, asook die ROUNDDOWN-funksie - om nie met die klein dingetjies te steur nie, het ek die finale bedrag afgerond, na die kliënt toe.
Benewens die hoofinkomste (huurtyd), is daar in 'n speelkamer vir kinders bykomende inkomste in die vorm van dienste of die verkoop van speelgoed, en werknemers maak 'n paar klein uitgawes, byvoorbeeld om vir drinkwater te betaal of lekkergoed te koop vir komplimente, dit alles moet ook in ag geneem word.
Daarom het ek nog twee tabelle bygevoeg waarin ons hierdie data sal aanteken:
Om dit makliker te maak om met die tekens te werk, het ek dit ingekleur en voorwaardelike formatering by die selle gevoeg.
Die hooftabelle is gereed, nou moet jy die hoofaanwysers in 'n aparte tabel plaas sodat jy duidelik kan sien hoeveel jy op 'n dag verdien het en hoeveel van hierdie geld in die kasregister is en hoeveel op die kaart is.
Om die geld volgens betalingtipe op te tel, het ek weer die QUERY-funksie gebruik:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Aan die einde van die werksdag hoef die administrateur net die inkomste dubbel na te gaan en hoef nie handmatige herberekening te doen nie. Ons dwing nie 'n persoon om bykomende werk te doen nie, en die eienaar kan enige tyd na die situasie kyk en beheer.
Al die nodige tabelle is gereed, nou sal ons net die oortjie vir elke dag dupliseer, dit nommer en die volgende kry.
Puik! Byna alles is gereed, al wat oorbly is om al die hoofaanwysers vir die maand op die dashboard-oortjie te vertoon.
Om die totale inkomste vir die maand te kry, kan jy die volgende formule skryf
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1waar D1 die sel met daaglikse inkomste is, en '1', '2' ensovoorts die naam van die oortjie is. Op presies dieselfde manier kry ek data oor bykomende inkomste en uitgawes.
Vir duidelikheid het ek besluit om die totale winsgewendheid per kategorie te vertoon. Om dit te doen, moes ek 'n komplekse keuse en groepering van al die oortjies maak, en dan leë en onnodige lyne filter en verwyder.
Winsgewendheid volgens kategorie
Die hoofinkomsterekeningkundige hulpmiddel is gereed, nou sal ons net die lêer vir elke maand van die jaar dupliseer.
Nadat ek 'n hulpmiddel geskep het vir boekhouding en monitering van inkomste, het ek begin om 'n uitgawetabel te skep waarin ons alle maandelikse uitgawes in ag sal neem: huur, betaalstaat, belasting, aankoop van goedere en ander uitgawes.
In die huidige jaarvouer het ek 'n Google Sheet-dokument geskep en 13 oortjies, 'n kontroleskerm en twaalf maande daarby gevoeg.
Dashboard-oortjie
Vir duidelikheid, in die dashboard-oortjie het ek al die nodige inligting oor finansiële uitgawes vir die jaar opgesom.
En in elke maandelikse oortjie het ek 'n tabel geskep waarin ons rekord sal hou van al die maatskappy se kontantuitgawes volgens kategorie.
Maand-oortjie
Dit blyk baie gerieflik te wees, nou kan jy al die maatskappy se uitgawes sien en beheer, en indien nodig, kyk na die geskiedenis en selfs ontledings doen.
Aangesien inligting oor inkomste en uitgawes in verskillende lêers geleë is en nie baie gerieflik is om te monitor nie, het ek besluit om een lêer te skep waarin ek al die relevante inligting saamgestel het wat nodig is vir die eienaar om die maatskappy te beheer en te bestuur. Ek het hierdie lêer "Opsomming" genoem.
draaitafel
In hierdie lêer het ek 'n tabel geskep wat maandelikse data van tabelle ontvang, hiervoor het ek die standaardfunksie gebruik:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")waar ek die dokument-ID as die eerste argument deurgee, en die ingevoerde reeks as die tweede parameter.
Toe het ek die jaarlikse balans saamgestel: hoeveel is verdien, hoeveel is bestee, wat was die wins, winsgewendheid. Gevisualiseer die nodige data.
En gerieflikheidshalwe, sodat die besigheidseienaar al die data op een plek kan sien en nie deur lêers kan hardloop nie, het ek die vermoë geïntegreer om enige maand van die jaar te kies en sleutelaanwysers intyds te vertoon.
Om dit te doen, het ek 'n skakel tussen maand en dokument ID geskep
Toe het ek 'n aftreklys geskep deur "Data -> Data Validation" te gebruik, die reeks van die skakel gespesifiseer en invoer gekonfigureer met 'n dinamiese skakel na die dokument
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Gevolgtrekking
Soos u kan sien, is die verbetering van die prosesse in u besigheid nie so moeilik as wat dit mag lyk nie, en u hoef geen supervaardighede te hê om dit te doen nie. Natuurlik het hierdie stelsel baie tekortkominge, en soos die besigheid groei, sal dit onmoontlik wees om dit te gebruik, maar vir 'n klein besigheid of aan die begin wanneer 'n hipotese getoets word, is dit 'n uitstekende oplossing.
Hierdie speletjieskamer werk al vir die derde jaar aan hierdie oplossing, en eers vanjaar, wanneer ons al die prosesse reeds duidelik verstaan, ken ons ons kliënt en die mark. Ons het besluit om 'n volwaardige aanlyn besigheidsbestuurhulpmiddel te skep.
PS
Dit is nie baie gerieflik om Google Blaaie te gebruik om jou besigheid te monitor nie, veral vanaf jou foon. So ek het , wat alle sleutelbesigheidsaanwysers intyds in 'n gerieflike formaat vertoon
Bron: will.com