Goeie dag aan almal! Vandag wil ek graag 'n klein voorbeeld deel van die outomatisering van die proses om uittreeversoeke vir nuwe werknemers te skep deur Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate en Teams-produkte te gebruik. Wanneer u hierdie proses implementeer, hoef u nie aparte PowerApps- en Power Automate-gebruikerplanne te koop nie; 'n Office365 E1/E3/E5-intekening sal voldoende wees. Ons sal lyste en kolomme op die SharePoint-werf skep, PowerApps sal jou help om 'n vorm te skep, en Power Automate sal geleenthede bied om die logika van besigheidsprosesse aan te pas. Ons sal die finale proses aan die MS Teams-span koppel. Kom ons mors nie tyd en kyk wat gebeur nie.
In die eerste stadium skep ons lyste en besonderhede. Ons benodig lyste:
- Werknemer uitgang versoeke
- onderafdelings
- HR per departement
- Administrateurs
Elke lys sal in die toekoms sy rol speel, en ons sal sien watter een. Skep besonderhede en stel die navigasiekieslys op:
PowerApps
Kom ons maak nou 'n vorm vir die "Employee Exit Requests"-lys met behulp van PowerApps. In die finale vorm sal dit soos volg lyk:
In die "Werknemer"-veld kies jy uit die lys van Office 365-gebruikers, "Uittrekdatum" word op die kalender aangedui, "Afdeling" word uit die afdelingsgids aangedui, en "HR" word gekies uit die "HR per departement" gids:
Maar dit is nodig om te verseker dat die lys van MH beskikbaar vir keuring gefiltreer word deur die departement wat op die vorm aangedui word. Kom ons gebruik 'n formule om data in PowerApps te filtreer. Vir die "Items"-eienskap van die "HR"-veld skryf ons:
Daarbenewens kan jy klein aanpassings aan die verstekwaarde vir die Status-veld op die vorm maak. Vir die "Default"-eienskap van die "Status"-veld skryf ons:
As die vorm vir die skep van 'n element oopmaak, sal die waarde "Nuwe" in die "Status"-veld geskryf word, anders sal die waarde van die SharePoint-kolom vir die huidige element in die statusveld op die vorm vervang word.
Een van die probleme met PowerApps is die onvermoë om data maklik van SharePoint-groepe af te haal. As gevolg hiervan kan jy nie maklik die sigbaarheid/beskikbaarheid van velde of voorwerpe op die vorm konfigureer as jy daarop wou staatmaak dat die gebruiker 'n lid van 'n SharePoint-groep is nie. Maar jy kan 'n oplossing maak. Spesiaal vir hierdie doel het ons vooraf 'n lys administrateurs geskep:
Hierdie lys bevat 'n "Werknemer"-veld met die tipe "Gebruiker of Groep", wat slegs op die vorm vertoon word, en 'n "Naam"-veld, waarin die naam van die gekose werknemer geskryf is, wat slegs in die lysaansig vertoon word. Kom ons probeer nou 'n klein truuk in PowerApps. Byvoorbeeld, jy kan die beskikbaarheid van enige veld opstel as die huidige gebruiker in die Administrateurslys is. Soek die "Vertoonmodus"-eienskap van die "Vrystellingsdatum"-veld en skryf:
Volgens hierdie formule, as daar ten minste een werknemer in die administrateurslys is wie se aanmelding ooreenstem met die aanmelding van die huidige gebruiker, sal die veld beskikbaar wees vir redigering, andersins, vir besigtiging. Vir groter betroubaarheid verminder ons die aanmelding na kleinletters, anders kan allerhande gevalle gebeur.
U het dalk opgemerk dat daar in die opskrif van die vorm 'n knoppie "Aksies op die aansoek" is:
Hierdie knoppie sal na 'n ander skerm gaan, waar, gerieflikheidshalwe, alle moontlike aksies op die toepassing versamel word:
Nadat u op elke knoppie geklik het, word 'n bykomende aksievenster oopgemaak, byvoorbeeld, as die "Kanselleer toepassing"-aksie gekies is, word 'n bykomende venster oop met die vermoë om 'n opmerking in te voer:
Nadat u op die "Bevestig"-knoppie geklik het, verander die status van die toepassing, en dit kan selfs gedoen word sonder om die Power Automate-vloei te begin. Kom ons gebruik die "Patch"-funksie vir die "OnSelect"-eienskap van die knoppie:
Deur die Patch-funksie te gebruik, werk ons die bestellys-item op deur dit volgens die ID van die huidige item te filter. Ons verander die waarde van die "Status"-veld en gaan na die hoofskerm. Vir ander aksieknoppies is die logika soortgelyk.
Al wat oorbly, is om die goedkeuringvloei op te stel. Kom ons doen dit in die eenvoudigste vorm.
Krag outomatiseer
Ons goedkeuringsvloei sal outomaties loop wanneer 'n kaartjie geskep word. Tydens uitvoering sal die status van die aansoek verander, die hoof van die departement sal dit ontvang, en 'n e-poskennisgewing van die nuwe aansoek sal aan die hoof gestuur word. Om die leier te bepaal, het ons 'n gids "Afdelings":
Skep 'n Power Automate-vloei:
Tydens die uitvoering van hierdie vloei ontvang die hoof van die departement 'n e-poskennisgewing oor die skepping van 'n nuwe aansoek en kan die skakel volg om 'n besluit te neem deur op die knoppie te klik:
Deur op die "Stem saam" of "Verwerp" knoppie te klik, begin ook 'n Power Automate-vloei, wat die status van die toepassing verander en 'n e-poskennisgewing aan die HR-spesialis stuur:
Die proses is gereed.
spanne
En die finale aanraking is die organisasie van samewerking met hierdie proses. Om dit te doen, koppel die proses aan die MS Teams-opdrag:
Nou het alle MS Teams-spanlede toegang tot die nuwe werknemer-afmeldproses op 'n aparte oortjie.
Natuurlik kan jy multi-stap goedkeurings in jou vloei logika verskaf, plus jy kan die Goedkeurings komponent gebruik om Power Automate take toe te wys. Jy kan ook verslae pasmaak en kennisgewings genereer wat na die Microsoft Teams-kletsbot gestuur sal word. Maar meer daaroor in toekomstige artikels. Dankie vir julle aandag en lekker dag vir almal!
Bron: will.com