By die implementering van klaargemaakte ERP-stelsels, 53% van die maatskappye ernstige uitdagings wat veranderinge aan besigheidsprosesse en organisatoriese benaderings vereis, en 44% van maatskappye staar beduidende tegniese probleme in die gesig. In 'n reeks artikels sal ons verduidelik wat 'n ERP-stelsel is, hoe dit voordelig is, hoe om die behoefte vir die implementering daarvan te bepaal, wat jy moet weet wanneer jy 'n platformverskaffer kies en hoe om dit te implementeer.
Die konsep van 'n ERP-stelsel kom uit die VSA en word letterlik vertaal as ondernemingshulpbronbeplanning - Enterprise Resource Planning. Akademies lyk dit so: “ERP is 'n organisatoriese strategie vir die integrasie van produksie en bedrywighede, arbeidsbestuur, finansiële bestuur en batebestuur, gefokus op die voortdurende balansering en optimalisering van ondernemingshulpbronne deur 'n gespesialiseerde, geïntegreerde toepassingsagtewarepakket (sagteware) wat bied 'n gemeenskaplike datamodel en prosesse vir alle areas van aktiwiteit."
Elke verskaffer kan die stelsel wat hy ontwikkel het op sy eie manier verstaan, gebaseer op sy fokus en take wat opgelos moet word. Een ERP-stelsel is byvoorbeeld meer geskik vir kleinhandel, maar nie geskik vir 'n olieraffinadery nie. Boonop stel elke maatskappy en sy werknemer wat die platform gebruik dit anders voor, gebaseer op die deel waarmee hulle in hul werk in aanraking kom.
In sy kern is ERP 'n inligtingstelsel vir die bestuur van alle besigheidsprosesse en maatskappyhulpbronne gebaseer op 'n enkele databasis.
Hoekom het jy 'n ERP-stelsel nodig?
Soos enige inligtingstelsel, werk ERP met data. Elke werknemer en departement skep voortdurend honderde megagrepe inligting. In 'n klein organisasie het die bestuurder direkte toegang tot alle inligting en tyd om prosesse te monitor. As 'n groot volume data binne die raamwerk van een of twee besigheidsprosesse geskep word, dan hoef die bestuurder dit net met geteikende IT-oplossings te digitaliseer. Tipies koop 'n organisasie rekeningkundige sagteware en byvoorbeeld CRM.
Soos die maatskappy groei, word daardie individuele prosesse wat voorheen minimale tyd geneem het om te bestuur in groot volumes inligting omskep. In samewerking met ander besigheidsprosesse, vereis uiteenlopende inligtingvloei 'n groot administratiewe personeel om dit te kombineer en te ontleed. Daarom word 'n ERP-stelsel nie deur klein nie, maar deur medium en groot besighede vereis.
Hoe om te verstaan dat 'n maatskappy 'n ERP-stelsel benodig
'n Tipiese storie vir ons kliënte gaan so. Op 'n stadium word dit duidelik dat al die hoofprosesse geoutomatiseer is, en werkdoeltreffendheid neem nie toe nie.
Dit blyk dat elke proses in sy eie aparte inligtingstelsel geleë is. Om hulle te koppel, voer werknemers handmatig data in elke stelsel in, en dan versamel bestuur die gedupliseerde data met die hand om die aktiwiteite van die hele maatskappy te ontleed. In beginsel is sulke werkmeganika tot op 'n sekere punt produktief. Die belangrikste ding is om die oomblik te bepaal om maksimum doeltreffendheid te bereik voordat dit plaasvind, en nie wanneer dit nodig is om die meganismes van prosesse in noodmodus te verander nie.
Nie een van die inligtingstelsels sal ooit rapporteer dat die oomblik aangebreek het dat die maatskappy gegroei het tot die vlak waar 'n ERP-stelsel nodig is nie. Wêreldervaring toon 4 hooftekens wat jou sal toelaat om dit te verstaan:
Daar is nie genoeg data om 'n ingeligte bestuursbesluit te neem nie.
Enige besluit in besigheid het gevolge wat uiteindelik lei tot finansiële verliese of, omgekeerd, in inkomste. Die kwaliteit van 'n besluit hang af van die inligting waarop dit gebaseer is. As die data verouderd, onvolledig of verkeerd is, sal die besluit verkeerd of ongebalanseerd wees.
Die hoofredes vir inkonsekwentheid van inligting:
-
kritiese inligting word onder individuele werknemers en departemente versprei;
-
daar is geen regulasies vir data-insameling nie;
-
Inligting word ingesamel deur werknemers met verskillende rolle en op verskillende tye.
Met 'n ERP-platform wat by jou besigheidsprosesse pas, kan jy al jou data sentraliseer. Alle inligting word intyds deur elke werknemer en departement in 'n enkele stelsel geskep. Dit beteken dat die data wat jy en enigiemand anders in die maatskappy dalk nodig het altyd so akkuraat en op datum as moontlik is.
Gebrek aan integrasie tussen IT-stelsels lei tot bedryfsmislukkings en belemmer maatskappygroei.
Elke IT-stelsel het sy eie vereistes vir dataformaat, gebou op verskillende tye en met behulp van verskillende tegnologieë, beginsels en programmeertale. Dit word weerspieël in die werk van werknemers, wat interaksie het asof in verskillende tale, en in die spoed van interaksie.
'n ERP-stelsel kombineer individuele funksies in een geïntegreerde en maklik verstaanbare ruimte. Die ERP-stelsel dien as 'n vertaler en praat verskeie programmeertale om samewerking en konsekwentheid te verseker.
Jou kliënte is ontevrede met die diens.
As kliënte kla of weggaan, moet jy aan doeltreffendheid dink. Dit is as gevolg van die vraag wat die aanbod oorskry, laat aflewerings, stadige diens, of net 'n algemene gevoel dat die besigheid nie die hulpbronne of tyd het om vir elke kliënt te sorg nie.
Wanneer 'n besigheid tot 'n medium of groot grootte gegroei het, verander ERP ontevrede kliënte in lojale kliënte. Kliënte begin die verbetering in diens voel en ervaar die veranderinge saam met die maatskappy.
Jy gebruik verouderde stelsels.
Volgens Veeam 2020 Data Protection Trends Report, die belangrikste struikelblok vir digitale besigheidstransformasie is verouderde tegnologieë. As 'n maatskappy steeds met handmatige invoerstelsels of papierdokumente werk, sal dit in die post-pandemiese tydperk beslis agterbly.
Daarbenewens kan 'n maatskappy se IT-stelsels redelik modern maar gedisintegreer wees. In hierdie geval skep elke departement sy eie inligtingsbunker, waarvan die data in dosisse of verkeerd uitkom. As die integrasie van individuele stelsels uiters duur of onmoontlik is, dan is dit nodig om dit na 'n enkele ERP-stelsel te verander.
Watter voordele bied 'n ERP-stelsel aan 'n besigheid?
'n ERP-stelsel is 'n produk wat 'n maatskappy op eie koste aankoop. Die implementering daarvan word gesien as 'n belegging wat wins behoort te bring. Geen ERP-stelselvervaardiger waarborg dat dit inkomstegroei vir die maatskappy sal bring nie. En dit geld nie net vir ERP-stelsels nie, maar ook vir enige IT-oplossings. Al die voordele van implementering beïnvloed egter winste indirek:
Besparing op IT-stelsels
In plaas daarvan om hulpbronne aan verskeie uiteenlopende stelsels te bestee, wat elk gespesialiseerde ondersteuning, infrastruktuur, lisensies en opleiding van werknemers vereis, kan jy alle koste op een ERP-platform konsentreer. Dit bestaan uit modules wat uiteenlopende stelsels met geïntegreerde onderdele vervang.
As 'n ERP-stelsel van nuuts af ontwikkel word om aan die behoeftes van 'n spesifieke maatskappy te voldoen, kan dit derdepartystelsels en dienste insluit wat gerieflik sal wees vir sakevennote, verskaffers, kliënte en ander teenpartye om mee te werk.
Volle deursigtigheid
ERP bied bestuur volle toegang tot elke besigheidsproses van enige departement 24/7. Byvoorbeeld, jy kan voorraad op 'n daaglikse basis naspoor, insluitend beplande aflewerings en aflewerings in transito. As u 'n volledige prentjie van voorraadvlakke het, kan u bedryfskapitaal meer akkuraat beheer.
Outomatiese verslae en kragtige beplanning
ERP skep 'n enkele, verenigde verslagdoeningstelsel vir alle prosesse. Dit genereer outomaties nuttige verslae en ontledings te eniger tyd. Daarmee sal die bestuur nie sigblaaie en briewe handmatig hoef in te samel nie.
Die platform maak dus tyd vry vir strategiese beplanning, beter ontleding en vergelyking van departementele prestasie. 'n ERP-stelsel help om tendense in analise te vind wat nie voorheen opgemerk is nie en nie eers 'n kans gehad het om op te let nie.
Verhoogde doeltreffendheid
ERP self is nie 'n wondermiddel nie. Dit is belangrik om nie net aan die besonderhede van die besigheid te voldoen nie, maar ook om dit korrek te implementeer. Volgens Met 315 van die rak ERP-stelselverskaffers, is die aandeel implementerings wat slegs gedeeltelik suksesvol was, op tussen 25 en 41 persent geskat, afhangend van die bedryf. Die regte ERP verminder die tyd en moeite wat aan roetinewerk bestee word aansienlik.
Kliëntediens
Kliëntediens is 'n belangrike deel van besigheid. 'n ERP-stelsel verskuif die fokus van werknemers van die instandhouding van klanteregisters na die bou en instandhouding van verhoudings met kliënte.
Statistieke toon dat 84 persent van kliënte in die maatskappy as hulle nie genoeg antwoorde op navrae ontvang nie. ERP voorsien die werknemer van al die nodige inligting en kliëntgeskiedenis reg op die oomblik van kontak. Daarmee hanteer werknemers nie burokrasie nie, maar met die lok en behoud van kliënte. Kliënte voel die voordele van die implementering daarvan, selfs sonder om te weet van die veranderinge in die maatskappy.
Data beskerming
Daar is kwalik 'n inligtingstelsel wat 'n absolute waarborg van datasekuriteit kan bied. Persoonlike data van kliënte en werknemers, e-posse, intellektuele eiendom, finansiële data, fakture, kontrakte – hoe meer stelsels hierdie inligting verwerk, hoe moeiliker is dit om risiko's op te spoor. Die ERP-stelsel stel eenvormige standaarde vir toegang, data-invoer en -uitvoer, en gesentraliseerde berging van inligting bekend.
Hoe groter die markaandeel van 'n klaargemaakte ERP-stelsel is, hoe meer dikwels is dit onderhewig aan hacker-aanvalle. Dit sal verkieslik wees om jou eie ERP-stelsel te ontwikkel, waartoe slegs jy toegang sal hê tot die kodebasis. As jou maatskappy se ERP-stelsel van nuuts af ontwikkel word, sal kuberkrakers nie kopieë van die stelsel kan vind om dit eers vir kwesbaarhede te toets nie.
Samewerking Produktiwiteit
Dikwels vervaag belangstelling in samewerking tussen departemente of werknemers omdat data-oordrag baie roetine-operasies vereis of as gevolg van die sielkundige klimaat in die maatskappy. ’n Eenvormige stelsel outomatiseer toegang tot inligting, skakel die negatiewe ervaring van die menslike faktor uit en versnel kommunikasie binne die maatskappy.
Eenvormige besigheidsprosesse
Voorafgeboude ERP-stelsels word ontwikkel in ooreenstemming met die beste praktyke in die industrie. Dit stel besighede in staat om hul eie prosesse te standaardiseer.
In werklikheid moet 'n onderneming egter 'n moeilike keuse maak: óf dit neem 'n lang en duur tyd om die ERP-stelsel op te stel en te verander om aan die standaarde van die onderneming te voldoen, óf dit is pynlik om sy eie besigheidsprosesse aan te pas by die standaarde van die ERP-stelsel.
Daar is 'n derde manier - om aanvanklik die stelsel vir jou eie besigheidsprosesse te ontwikkel.
Skaalbaarheid
Of jy nou jou kliëntebasis uitbrei, na nuwe markte uitbrei, nuwe prosesse, departemente of produkte bekendstel, of jou besigheid andersins skaal, met die regte verskaffer, jou ERP-platform kan by verandering aanpas.
Aangesien die ERP-stelsel in alle prosesse van die maatskappy geïmplementeer word, kan die lys van voordele toeneem, afhangende van die besonderhede. Daar is dosyne en honderde gereedgemaakte oplossings wat op die mark ontwikkel is wat kopers in die raamwerk van intekeninge, spoed van opdaterings en ondersteuning, geslote funksionaliteit en argitektuur dwing – binne die raamwerk van 'n enkele verskaffer. Slegs die ontwikkeling van jou eie ERP-stelsel bied maksimum geleenthede sonder enige beperkings.
Lees die volgende artikels om te leer hoe om 'n ERP-stelselvervaardiger te kies, watter vrae om te vra om nie geld te verloor nie, en wat om te oorweeg wanneer implementering beplan word.
Bron: will.com