Ons het al verskeie kere geskryf oor hoe ons tegnologie help selfs verwerk inligting van enige tipe dokumente en voer data in rekeningkundige stelsels in. Vandag sal ons jou vertel hoe ons geïmplementeer het в – die grootste verskaffer van hitte en warm water in Moskou.
Stel jou voor in die plek van 'n gewone rekenmeester. Ons verstaan dat dit nie maklik is nie, maar probeer in elk geval. Elke dag ontvang jy 'n groot aantal papierrekeninge, fakture, sertifikate, ensovoorts. En veral baie – in die dae voor beriggewing. Alle besonderhede en bedrae moet vinnig en noukeurig nagegaan, oorgetik en in die rekeningstelsel ingevoer word, transaksies met die hand uitvoer en dokumente na die argief stuur, sodat dit dan stiptelik ingedien kan word vir verifikasie aan interne ouditeure, die belastingdiens, tarief. regulatoriese owerhede en ander. Moeilik? Maar dit is 'n jarelange sakepraktyk wat in baie maatskappye bestaan. Saam met MOEK het ons hierdie moeisame werk vereenvoudig en geriefliker gemaak. As jy belangstel in hoe dit was, welkom by die kat.
Die foto wys Moskou CHPP-21, Europa se grootste produsent van termiese energie. Die hitte wat by hierdie stasie opgewek word, word deur MOEK aan 3 miljoen inwoners van die noorde van Moskou verskaf. .
MOEK het 'n dosyn en 'n half takke in Moskou. Hulle bedien 15 811 km se verwarmingsnetwerke, 94 termiese stasies en ketelhuise, 10 000 verwarmingspunte en 24 pompstasies, en bou en installeer ook nuwe hittetoevoerstelsels. Die maatskappy koop 'n verskeidenheid toerusting en dienste vir besigheidsaktiwiteite: . Die voorbereiding van dokumente in elke departement wat die aankoop begin, word uitgevoer deur spesiale werknemers - kontraktoesighouers.
Hoe werk kontrakte in 'n groot maatskappy? Wanneer kurators 'n ooreenkoms aangaan, ontvang hulle baie belangrike papierdokumente van hul teenpartye: afleweringsnotas, sertifikate van dienslewering, fakture, sertifikate, ens. Tipies skandeer die kurator besigheidsdokumente en heg dan die skanderings aan die bestelling in die ondernemingshulpbron bestuurstelsel. Die finansiële kontroleerder kontroleer alle data met die hand. Hierna neem die kurator die oorspronklike dokumente na die rekeningkundige afdeling. Of die koerier doen dit, en dan kan die verskuiwing van dokumente langer neem - van 'n paar uur tot 'n paar dae.
En alles sal goed wees, maar, soos in baie ander maatskappye:
- Vraestelle kan 'n paar dae voor verslagdoening ingedien word by die rekeningkundige afdeling aankom. Dan moet rekenmeesters dae en nagte by hul werkplek deurbring. U moet self kontroleer of alle fakture, fakture, ens. Terselfdertyd word 90% van die rekenmeester se tyd bestee aan die herdruk van data - besonderhede, bedrae, datums, itemnommers, ens. As gevolg hiervan is daar 'n risiko om foute te maak.
- Dokumente kan met foute aankom. En soms ontbreek sommige rekeninge of sertifikate. Soms word dit duidelik in die laaste dae voordat verslaggewing ingedien word. As gevolg hiervan kan die tydsberekening van dokumentgoedkeuring vertraag word.
- Nadat hulle inskrywings gemaak het, stoor rekenmeesters fakture, fakture en tree op in aparte papier- en elektroniese argiewe. Hoekom is dit moeilik? MOEK werk byvoorbeeld volgens tariewe, en is daarom verplig om gereeld die koste daarvan aan uitvoerende owerhede te rapporteer. En wanneer die volgende staats- of belastingoudit by die rekeningkundige departement kom, moet werknemers lank na dokumente soek.
Só het die MOEK-rekeningkundige afdeling gelyk:
MOEK was die eerste in die energiebedryf wat besluit het om hierdie skema te herbou en te vereenvoudig om vinnig transaksies te sluit en verslae in te dien, markveranderinge in verkryging beter te evalueer en sy finansiële strategie te beplan. Dit was nie maklik om die jarelange werkstelsel van die rekeningkundige afdeling op sy eie te verander nie, daarom het die maatskappy besluit om dit saam met sy vennoot - ABBYY, te transformeer.
Nie gou gesê as gedaan nie
'n Span ABBYY-spesialiste het 'n universele platform vir intelligente inligtingverwerking by MOEK geïmplementeer en gekonfigureer:
- buigsame beskrywings (data-onttrekkingsjablone) vir dokumentverwerking. Ons het in detail gesels oor wat dit is en waarvoor dit nodig is op Habré и . Deur die oplossing te gebruik, verwerk MOEK meer as 30 tipes dokumente (byvoorbeeld 'n sertifikaat van geïnstalleerde toerusting of 'n sertifikaat van agentskapfooie) en onttrek daaruit meer as 50 eienskappe (dokumentnommer, totale bedrag insluitend BTW, naam van koper, verkoper, kontrakteur, hoeveelheid goedere, ens.);
- 'n koppelaar vir die uitvoering van kontroles en die oplaai van data, wat ABBYY FlexiCapture, SAP en OpenText verbind het. Danksy die koppelaar het dit moontlik geword om outomaties data van die bestelling en kontrak na te gaan met behulp van verskeie gidse. Ons sal hieronder hieroor praat;
- uitvoer van dokumente na 'n elektroniese argief gebaseer op OpenText. Nou word alle dokumentskanderings op een plek gestoor;
- konsep rekeningkundige inskrywings in SAP ERP met skakels na geskandeerde beelde van dokumente.
Toe het ABBYY- en MOEK-werknemers 'n soekvorm ontwikkel sodat die rekenmeester binne sekondes belangrike rekeninge volgens enige kenmerk in die elektroniese argief kan vind en vir belastinginspeksies kan indien.
Die soektog is moontlik deur 26 verskillende kriteria te gebruik (die prentjie is klikbaar):
Nadat MOEK die hele stelsel suksesvol getoets het, is dit in werking gestel. Die hele projek, insluitend goedkeurings, verduidelikings en verbeterings, is in 10 maande voltooi.
Werkskema na die implementering van ABBYY FlexiCapture:
Voel jy asof niks verander het nie? Ja, die besigheidsproses bly dieselfde, dit is net dat die meeste van die funksies nou deur die masjien uitgevoer word.
Bedrading, klaar!
Hoe gaan dit nou? Kom ons sê die kurator van die kontrak het 'n stel primêre dokumente ontvang vir 'n transaksie vir die verskaffing van pompe vir termiese kragsentrales, of, byvoorbeeld, die konstruksie van verwarmingsnetwerke. Die spesialis hoef nie meer self die volledigheid en inhoud van die dokumente na te gaan nie, 'n koerier te bel en die oorspronklike dokumente aan die rekeningkundige afdeling te stuur. Die kurator skandeer eenvoudig die getekende stel primêre dokumente, en dan neem tegnologie oor.
Deur 'n netwerkskanderingstelsel te gebruik, stuur 'n werknemer skanderings in TIFF- of PDF-formaat na sy warm vouer of e-pos. Dan maak hy die ABBYY FlexiCapture-webinvoerstasie oop en kies die tipe dokumentstel om te verwerk. Byvoorbeeld, "aankoop van werke/dienste met agentskapsfooie", "ontvangs van materiaal en tegniese hulpbronne (MTR)" of "eiendomsrekeningkunde".
Die tipe stel bepaal die aantal en tipes vereiste dokumente en data wat die stelsel moet klassifiseer, herken en verifieer.
Die kurator laai skanderings op vir erkenning. Die stelsel kontroleer outomaties die teenwoordigheid van alle dokumente, die inhoud van elke vraestel, en die bediener herken die besonderhede - kontrakdatum, bedrag, adres, belasting-identifikasienommer, kontrolepunt en ander data. Terloops, MOEK is die eerste energiemaatskappy in Rusland wat hierdie benadering gebruik.
Indien die kurator nie al die dokumente opgelaai het nie of die een of ander faktuur nie al die data bevat nie, merk die stelsel dit op en vra die werknemer dadelik om die fout reg te stel:
Die stelsel kla en vra om die ontbrekende dokumente by te voeg (hierna is die skermkiekies klikbaar):
Die stelsel het opgemerk dat die dokument verval het:
Die werknemer hoef dus nie meer te bepaal of die dokument korrek opgestel is nie. As alles korrek is, gebeur die meeste van die datakontroles outomaties direk by die webinvoerstasie. Dit is genoeg om die bestelnommer in te voer wat in SAP ERP gespesifiseer is. Hierna word die erkende data vergelyk met inligting wat in SAP verwerk word: TIN en KPP van die teenparty, kontraknommers en -bedrae, BTW, produk- of diensnomenklatuur. Die verwerking en kontrolering van een dokument neem slegs 'n paar minute.
Deur die besonderhede - INN en KPP - te gebruik, kan u die gewenste maatskappy uit die gids kies:
As daar 'n fout in die faktuur of faktuur is, sal dit nie toelaat dat die dokument na die argief uitgevoer word nie. As 'n dokument byvoorbeeld verkeerd saamgestel is of een van die karakters verkeerd herken word, sal die stelsel dit aandui en die werknemer vra om alle onakkuraathede reg te stel. Hier is 'n voorbeeld:
Die stelsel het ontdek dat Vasilek CJSC nie by die lys van MOEK-verskaffers ingesluit is nie.
Dit stel werknemers in staat om foute op te spoor voordat die dokument die rekeningkundige afdeling bereik.
As alle kontroles suksesvol afgehandel is, word 'n geskandeerde kopie van die dokument in een klik na die OpenText elektroniese argief gestuur, en 'n skakel en 'n kaart met sy metadata verskyn in SAP. 'n Rekenmeester of kurator kan altyd in die elektroniese argief 'n lys dokumente bekyk vir die vereiste volgorde en inligting oor wie die dokumente verwerk het, in watter tydraamwerk en met watter resultaat.
Pjotr Petrowitsj het in die elektroniese argief gekyk, ...
...om te sien wie dokumente vir bestelling nr. 1111 opgelaai het.
Nadat data en skanderings vanaf ABBYY FlexiCapture na SAP opgelaai is, verskyn 'n konseptransaksie met vooraf ingevulde data en skakels na geskandeerde beelde van dokumente.
Konsep bedrading:
Dan ontvang die rekenmeester 'n e-poskennisgewing met 'n skakel na die voltooide konsep en skanderings. Die spesialis hoef nie meer met papier te sukkel nie. Al wat hy hoef te doen is om die skanderings na te gaan vir die totale bedrag van die transaksie, die teenwoordigheid van 'n seël en handtekening, en die transaksie te doen. Die rekenmeester bestee nou minder as 'n minuut daaraan.
Projek resultate
- Deur ABBYY-tegnologie te gebruik, het MOEK nie net rekeningkunde nie, maar ook finansiële beheer vereenvoudig en versnel. Om 'n plasing te maak, hoef werknemers nie meer vir die koerier met die oorspronklike dokumente te wag nie - al wat hulle hoef te doen is om 'n skandering met reeds geverifieerde data uit die elektroniese argief in een klik te ontvang. Daar is weliswaar nog 'n papierdokument nodig. Maar nou kan dit later na die rekeningkundige afdeling gestuur word. Wanneer dit daar aankom, sal die werknemer die "Oorspronklike ontvang" blokkie in die rekeningkundige stelsel merk.
- Werknemers ontvang onmiddellik al die nodige data oor die transaksie vanaf skanderings, doen transaksies betyds en berei vooraf alle dokumente voor vir verslagdoening. Nou is hulle nie bang vir interne of eksterne inspeksies nie.
- Rekenmeesters voer finansiële transaksies 3 keer vinniger uit, en MOEK sluit die verslagdoeningstydperk 10 dae vroeër.
- Alle MOEK-takke stoor rekeningkundige dokumente in 'n enkele elektroniese argief. Danksy dit kan u enige faktuur, kontrak of voltooiingshandeling vind, sowel as enige kenmerke daarvan (bedrae, BTW, produk- of diensreekse) 4 keer vinniger as voorheen.
- Die oplossing verwerk meer as 2,6 miljoen bladsye dokumente per jaar.
In plaas daarvan om 'n gevolgtrekking
MOEK gebruik vir 2 jaar nou en gedurende hierdie tyd het ek statistieke versamel. Dit het geblyk dat rekenmeesters 95% van inskrywings maak sonder om veranderinge aan konsepte aan te bring. Dit beteken dat sulke plasings in die toekoms heeltemal outomaties oorgeslaan kan word. Dit het so gebeur dat hierdie produk eintlik die maatskappy se eerste stap was om elemente van "kunsmatige intelligensie" in die maatskappy se besigheidsprosesse in te voer: MOEK is besig om 'n ooreenstemmende program te ontwikkel.
Ander Russiese maatskappye outomatiseer ook die werk van rekeningkunde: maak dit eenvoudiger en geriefliker. Byvoorbeeld, die gebruik van ABBYY-tegnologieë, die finansiële beheerdiens "» Ontvang belangrike besigheidsinligting 2 keer vinniger en spandeer 20% minder tyd om na die nodige fakture en afleweringsnotas te soek. Intelligente inligtingverwerkingstegnologieë help die hoewe se rekeningkundige afdeling se werknemers "» vind onmiddellik die nodige finansiële dokumente tydens massabelastingoudits. In 2019 beplan die maatskappy se spesialiste om sowat 10 miljoen bladsye dokumente te verwerk.
Wil jy meer weet oor die MOEK en ABBYY-projek? Op 3 April om 11:00 sal adjunkhoof van die MOEK-inligtingstegnologiesentrum Vladimir Feoktistov oor die besonderhede van die saak by 'n gratis . Sluit aan as jy vrae wil vra.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY korporatiewe blogredakteur
Bron: will.com