Hoe om saam te werk terwyl jy apart werk

Die media is vol nuus oor die epidemiologiese situasie en aanbevelings vir selfisolasie.

Maar daar is geen eenvoudige aanbevelings oor besigheid nie. Maatskappybestuurders staan ​​voor 'n nuwe uitdaging - hoe om werknemers op afstand met minimale verliese na produktiwiteit oor te plaas en hul werk so te struktureer dat alles "soos voorheen" is.

Wat in die kantoor gewerk het, werk dikwels nie op afstand nie. Hoe kan verspreide spanne effektiewe samewerking en kommunikasie binne en buite die span handhaaf?

Beskikbaarheid van mobiele kommunikasie, vinnige internet, gerieflike toepassings en ander moderne tegnologieë help in die algemeen om baie hindernisse te oorkom en produktiewe werk saam met vennote of kollegas te bou.

Maar ons moet voorberei.

Alles sal volgens plan verloop. As hy is

Afgeleë werk vereis spesiale konstruksie van interne prosesse en kommunikasie. En die voorbereidingsfase kan baie vrae en probleme uitskakel voordat hulle opduik.

Beide in die kantoor en in afgeleë werksomstandighede is alles op vier pilare gebou:

• beplanning
• Organisasie
• Beheer
• Motivering

Eerstens moet jy en jou span die regte doelwitte stel, die verslagdoeningstelsel herbou en asinchroniese en sinchrone kommunikasie binne die span korrek kombineer. Asinchroniese kommunikasie sluit briewe, geselsies, opgedateerde verslagdoening en enige kommunikasie-opsies in wat nie onmiddellike reaksie vereis nie. Sinchroniese kommunikasie is intydse kommunikasie met vinnige terugvoer.

Dit is baie belangrik om te onthou dat wanneer op afstand gewerk word, beplanning gereeld vereis. Dit is nodig om 'n balans van werk met strategiese en operasionele take te handhaaf, deur weekliks of selfs daagliks die werktempo op prioriteitstake te bepaal. Behoorlike beplanning en doelwitstelling sal werk duideliker maak en help om werknemers uitbranding te voorkom. Hulle sal nie geïsoleer voel van die proses nie.

Videokonferensies: die nommer een hulpmiddel

Die isolasie van afgeleë werknemers is meer inligting as sosiaal. Hulle mis nie so baie om langs iemand te sit nie (alhoewel dit verskil) hulle bekommer hulle meestal oor die gebrek aan vinnige toegang tot inligting en kommunikasie met kollegas. Hulle het nie die geleentheid om 'n kollega 'n vraag te vra en 'n onmiddellike antwoord te kry, 'n klein oorwinning te vier of te ondersoek, 'n dinkskrum te maak of net oor planne vir die naweek te gesels nie.

Hierdie tekort word gedeeltelik deur videokonferensiedienste vergoed.

Videokonferensies stel een of meer mense in staat om intyds 'n gesprek te voer, hetsy oor die telefoon of deur aanlyn videokonferensieplatforms. Oproepe is 'n sinchrone kommunikasiekanaal, maar kan ook gebruik word wanneer slegs een persoon met 'n groep praat - byvoorbeeld om te voer webinars. Voorbeelde van sulke dienste: OVKS van MegaFon, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Voordele:

1. Video-oproepe dra die intonasie, emosies, gesig- en ander verbale seine van die gespreksgenoot oor, en help sodoende om sy bui te verduidelik en te verstaan.
2. Bykomende inligting maak boodskappe duideliker, voeg emosionele inhoud by en help om verbinding en vertroue te bou.

Nadele:

1. Koördinasie oor tyd. Oproepe kan slegs intyds plaasvind, wat kommunikasie moeilik maak vir 'n span wat oor verskillende tydsones versprei is.
2. Die verloop van kommunikasie is op geen manier gedokumenteer nie. Uitdagings laat nie 'n geskrewe uitslag nie.
3. Interpretasie. Die kwaliteit van kommunikasie is nie vir almal optimaal nie (veral vir diegene wat hulself in die land afsonder). Woorde word nie altyd korrek waargeneem nie.

Wanneer om videokonferensies te gebruik?

• Gereelde vergaderings, beide een-tot-een en groep
• Span ontmoetings
• Beplanning en dinkskrum (beste met video)
• Die oplossing van misverstande of die hantering van eskalerende of emosionele situasies vanaf ander kanale (soos e-pos, klets)

As jy dink jou afgeleë spanwerk is nie produktief genoeg nie, moenie tyd mors nie – probeer om die situasie te verander.

1. Stel daaglikse aanmeldings met die span bekend.
2. Volg die tydsberekening en doelwitte van die vergadering streng, skryf dit neer in die uitnodiging en herinner hulle heel aan die begin.
3. Doen jou huiswerk. Berei voor vir die vergadering en skryf op papier neer watter idees jou na hierdie vergadering gebring het, watter verwagtinge het jy van die deelnemers, en wat het hulle van jou?
4. Vra deelnemers om rolle te deel (aantekeninge te neem, inligting aan te bied, as vergaderingmoderator op te tree).
5. Moenie vergaderings vir 'n groot span (meer as 8 mense) hou nie.
6. Onthou om jou vergaderings met die deelnemers se tydsone te sinchroniseer.

Wanneer almal saam is: hoe om algemene maatskappyvergaderings te reël

Vergaderings van alle maatskappywerknemers het 'n gewilde manier geword om inligting uit te ruil.

Daar is verskeie wenke oor hoe om dit die beste te organiseer:

1. Tyd. Vir maatskappye in Rusland is dit die beste om sulke vergaderings om 11-12 uur te hou. Probeer om 'n tyd te kies wat gerieflik is vir soveel werknemers as moontlik. Maak seker dat jy die vergadering opneem. Op baie platforms, insluitend MegaFon, kan dit met een klik gedoen word en dan in mp4-formaat opgelaai word.
2. Lewendige stroom. Dit is dalk nie nodig vir klein maatskappye nie, maar vir groot ondernemings met 'n verspreide netwerk van takke is dit sinvol om regstreekse uitsendings te doen.
3. Vrae en antwoorde. Jy kan mense vra om vooraf vrae te vra wat hulle aangaan, dan kan jy inligting voorberei wat relevant is vir die gehoor.
4. Moenie van humor vergeet nie. Dit is nie 'n reeks op skool nie, maar 'n geleentheid om 'n persoonlike verbintenis te bied en vertroue tussen verspreide spanne te help bou.

Dinkskrum: Elimineer verwarring

Wanneer dit by dinkskrums kom, is dit belangrik dat verspreide spanne 'n algemene digitale hulpmiddel gebruik. Dit laat jou toe om idees te versamel, te groepeer en te kategoriseer tydens dinkskrum.

Hier is 'n paar belangrike wenke om jou te help om doeltreffend te storm:

1. Die afgeleë span kan 'n samewerkende projekbestuur-instrument kies wat kanban-bord-funksionaliteit ondersteun waarmee baie spanne reeds vertroud is, soos Trello.
2. 'n Alternatief kan die een wees wat deur die platform verskaf word. webinars Die instrument is 'n tekenbord wat almal kan sien en deur enige van die deelnemers geredigeer kan word.
3. Gebruik die stemopsie om te evalueer watter idee die interessantste is om te implementeer. Alle statistieke kan later in csv- of xlsx-formaat afgelaai word.

   
   
   

4. Ervaring toon dat dit beter is om werknemers vooraf oor die aanranding te waarsku sodat hulle tyd het om oor idees na te dink. Wanneer die groep bymekaar kom, sal die deelnemers nie meer met leë hande kom nie.

Sinchroniese kommunikasie, soos video-oproepe, wanneer dit korrek gebruik word, kan 'n uitstekende hulpmiddel wees om spanwerk uit te voer, die resultate daarvan na te spoor en emosionele ondersteuning aan alle spanlede te bied. En wanneer dit gekombineer word met asinchroniese gereedskap, help dit verspreide deelnemers aan die proses om net so (en soms meer) produktief te wees as hul kollegas in die kantoor.

Bron: will.com