Hi almal. Na Ses maande het verloop, waartydens ek daarin geslaag het om by nog twee konferensies te praat en lesings oor die onderwerp van kennisbestuur in twee groot IT-maatskappye te gee. In kommunikasie met kollegas het ek besef dat dit in IT steeds moontlik is om oor kennisbestuur op die “beginner”-vlak te praat, of liewer net om te besef dat kennisbestuur deur enige departement van enige maatskappy benodig word. Vandag sal daar 'n minimum van my eie ervaring wees - ek wil graag bestaande internasionale standaarde op die gebied van kennisbestuur oorweeg.
Kom ons begin met waarskynlik die gewildste handelsmerk op die gebied van standaardisering - ISO. Stel jou voor, daar is 'n hele aparte standaard wat toegewy is aan kennisbestuurstelsels (ISO 30401:2018). Maar vandag sou ek nie daaroor stilstaan nie. Voordat jy verstaan "hoe" 'n kennisbestuurstelsel moet lyk en werk, moet jy saamstem dat dit in beginsel nodig is.
Neem byvoorbeeld Die ISO 9001: 2015 (Gehaltebestuurstelsels). Soos die naam aandui, is dit 'n standaard wat toegewy is aan kwaliteitbestuurstelsels. Om volgens hierdie standaard gesertifiseer te word, moet 'n organisasie verseker dat sy besigheidsprosesse en produkte en/of dienste deursigtig en naatloos is. Met ander woorde, die sertifikaat beteken dat alles in jou maatskappy duidelik en glad werk, jy verstaan watter risiko's die huidige organisasie van prosesse inhou, jy weet hoe om hierdie risiko's te beheer, en jy streef daarna om dit te minimaliseer.
Wat het kennisbestuur daarmee te doen? Hier is wat dit daarmee te doen het:
7.1.6 Organisatoriese kennis
Die organisasie sal die kennis bepaal wat nodig is om sy prosesse te bedryf en om ooreenstemming van produkte en dienste te bereik.
Kennis moet in stand gehou word en beskikbaar gestel word in die mate wat vereis word.
Wanneer veranderende behoeftes en neigings oorweeg word, moet die organisasie sy bestaande kennis in ag neem en bepaal hoe om bykomende kennis te verkry of toegang tot bykomende kennis te verkry en dit by te werk.
NOTA 1: Organisatoriese kennis is kennis eie aan 'n organisasie; meestal uit ervaring afgelei.
Kennis is inligting wat gebruik en uitgeruil word om organisatoriese doelwitte te bereik.
NOTA 2 'n Organisasie se kennisbasis kan wees:
a) interne bronne (bv. intellektuele eiendom; kennis opgedoen uit ervaring; lesse geleer uit mislukte of suksesvolle projekte; versameling en uitruil van ongedokumenteerde kennis en ervaring; resultate van proses-, produk- en diensverbeterings);
b) eksterne bronne (bv. standaarde, akademie, konferensies, kennis verkry van kliënte en eksterne verskaffers).
En hieronder, in die aanhangsels:
Organisatoriese kennisvereistes is bekendgestel aan:
a) die organisasie te beskerm teen verlies aan kennis, byvoorbeeld as gevolg van:
- personeelomset;
- onvermoë om inligting te bekom en uit te ruil;
b) die organisasie aan te moedig om kennis te bekom, byvoorbeeld deur:
- leer deur te doen;
- mentorskap;
- benchmarking.
Dus, die ISO-standaard op die gebied van gehaltebestuur bepaal dat 'n onderneming by kennisbestuur moet betrokke raak om die kwaliteit van sy aktiwiteite te verseker. Dit is reg, daar is geen alternatief nie - "moet". Andersins nie-konformiteit, en totsiens. Hierdie feit alleen laat blyk dat dit nie 'n opsionele aspek in die organisasie is nie, aangesien kennisbestuur in IT dikwels behandel word, maar 'n verpligte komponent van besigheidsprosesse.
Boonop beskryf die standaard watter risiko's kennisbestuur ontwerp is om uit te skakel. Trouens, hulle is redelik voor die hand liggend.
Kom ons stel ons voor ... nee, nie so nie - onthou asseblief 'n situasie uit jou loopbaan toe jy regtig inligting nodig gehad het vir werk, en sy enigste diensverskaffer was op daardie oomblik op vakansie/besigheidsreis, het die maatskappy heeltemal verlaat, of was bloot siek . Onthou jy? Ek dink byna almal van ons moes dit hanteer. Hoe het jy op daardie oomblik gevoel?
As die bestuur van die departement na 'n ruk kyk na die versuim om projeksperdatums na te kom, sal hulle natuurlik iemand vind om te blameer en daaroor te kalmeer. Maar vir jou persoonlik, op die oomblik toe jy kennis nodig gehad het, die begrip dat "RM die skuld is, wat na Bali gegaan het en geen instruksies gelaat het in geval van vrae nie." Natuurlik is hy te blameer. Maar dit sal nie help om jou probleem op te los nie.
As kennis gedokumenteer word in 'n stelsel wat toeganklik is vir mense wat dit dalk nodig het, dan word die beskryfde "oord"-storie byna onmoontlik. Sodoende word die kontinuïteit van besigheidsprosesse verseker, wat beteken dat vakansies, werknemervertrek en die berugte busfaktor nie 'n bedreiging vir die onderneming is nie – die kwaliteit van die produk/diens sal op sy gewone vlak bly.
As die maatskappy 'n platform het vir die uitruil en berging van inligting en ervaring, en ook 'n kultuur (gewoonte) gevorm het om hierdie platform te gebruik, hoef werknemers nie 'n paar dae te wag vir 'n reaksie van 'n kollega (of selfs 'n paar dae te soek). vir hierdie kollega) en stel jou take aan.
Hoekom praat ek van gewoonte? Want dit is nie genoeg om 'n kennisbasis te skep sodat mense dit kan begin gebruik nie. Ons is almal gewoond daaraan om antwoorde op ons vrae op Google te soek, en ons assosieer die intranet meestal met vakansie-aansoeke en kennisgewingborde. Ons het nie die gewoonte om op die intranet te "soek na inligting oor Agile-raamwerke" (byvoorbeeld) nie. Daarom, selfs al het ons die coolste kennisbasis in een sekonde, sal niemand dit die volgende sekonde (of selfs die volgende maand) begin gebruik nie – daar is geen gewoonte nie. Om jou gewoontes te verander is pynlik en tydrowend. Nie almal is gereed hiervoor nie. Veral as hulle vir 15 jaar “op dieselfde manier gewerk het”. Maar daarsonder sal die maatskappy se kennisinisiatief misluk. Dit is hoekom KM-kundiges kennisbestuur onlosmaaklik met veranderingsbestuur verbind.
Dit is ook die moeite werd om aandag te gee aan die feit dat "Wanneer 'n organisasie veranderde behoeftes en tendense oorweeg, moet 'n organisasie sy bestaande kennis in ag neem ...", d.w.s. ontwikkel 'n kultuur van verwysing na vorige ervaring wanneer besluite in 'n veranderende wêreld geneem word. En let weer op "moet".
Terloops, hierdie klein paragraaf van die standaard sê baie oor ervaring. Gewoonlik, wanneer dit by kennisbestuur kom, begin stereotipes 'n prentjie voorstel van 'n kennisbasis met honderde dokumente wat in die vorm van lêers (regulasies, vereistes) geplaas is. Maar ISO praat oor ervaring. Kennis opgedoen uit die vorige ervaring van die maatskappy en elkeen van sy werknemers is wat jou toelaat om die risiko van herhaalde foute te vermy, onmiddellik meer winsgewende besluite te neem en selfs 'n nuwe produk te skep. In die mees volwasse maatskappye op die gebied van kennisbestuur (insluitend Russiese, terloops), word kennisbestuur beskou as 'n manier om die maatskappy se kapitalisasie te verhoog, nuwe produkte te skep, nuwe idees te ontwikkel en prosesse te optimaliseer. Dit is nie 'n kennisbasis nie, dit is 'n meganisme vir innovasie. Help ons om dit in meer detail te verstaan PMI se PMBOK-gids.
VMV OK is 'n gids tot die liggaam van kennis oor projekbestuur, 'n PM-handboek. Die sesde uitgawe (2016) van hierdie gids het 'n afdeling oor projekintegrasiebestuur bekendgestel, wat weer 'n onderafdeling oor projekkennisbestuur insluit. Hierdie paragraaf is geskep "gebaseer op opmerkings van gebruikers van die handleiding", d.w.s. het die produk geword van ervaring in die gebruik van vorige weergawes van die gids in werklike omstandighede. En die werklikheid het kennisbestuur gevra!
Die hoofuitset van die nuwe item is die "Register of Lessons Learned" (in die ISO-standaard wat hierbo beskryf word, word dit terloops ook genoem). Verder, volgens die bestuur, moet die samestelling van hierdie register regdeur die implementering van die projek uitgevoer word, en nie by die voltooiing daarvan nie, wanneer die tyd aanbreek om die resultaat te ontleed. Na my mening is dit baie soortgelyk aan retrospektiewe in agile, maar ek sal 'n aparte plasing hieroor skryf. Die woordelikse teks in PMBOK lees so:
Projekkennisbestuur is die proses om bestaande kennis te gebruik en nuwe kennis te skep om projekdoelwitte te bereik en leer in die organisasie te bevorder
Die kennisarea vir projekintegrasiebestuur vereis die integrasie van resultate verkry uit alle ander kennisareas.
Opkomende neigings in integrasieprosesse sluit in, maar is nie beperk nie tot:
...
• Projekkennisbestuur
Die toenemend mobiele en veranderende aard van die arbeidsmag vereis ook 'n strenger proses om kennis regdeur die projeklewensiklus te definieer en dit na teikengehore oor te dra sodat kennis nie verlore gaan nie.
***
Die sleutelvoordele van hierdie proses is dat die organisasie se voorheen verworwe kennis gebruik word om projekresultate te verkry of te verbeter, en kennis wat uit die huidige projek verkry word, bly beskikbaar om die organisasie se bedrywighede en toekomstige projekte of fases daarvan te ondersteun. Hierdie proses gaan deur die hele projek voort.
Ek sal nie die hele groot gedeelte van die handleiding hier copy-paste nie. Jy kan jouself daarmee vergewis en toepaslike gevolgtrekkings maak. Die aanhalings wat hierbo aangebied is, is myns insiens heeltemal voldoende. Dit lyk vir my dat die teenwoordigheid van sulke detail in die PM se taak om projekkennis te bestuur reeds die belangrikheid van hierdie aspek aandui wanneer daar aan projekte gewerk word. Terloops, ek hoor gereeld die tesis: “Wie het ons kennis in ander departemente nodig?” Ek bedoel, wie het hierdie lesse nodig?
Trouens, dit word dikwels gesien dat 'n eenheid homself as 'n "eenheid in 'n vakuum" beskou. Hier is ons met ons biblioteek, maar daar is die res van die geselskap, en kennis oor ons biblioteek is vir haar van geen nut nie. Oor die biblioteek - miskien. Wat van die gepaardgaande prosesse?
'n Triviale voorbeeld: tydens die werk aan die projek was daar interaksie met die kontrakteur. Byvoorbeeld, met 'n ontwerper. Die kontrakteur het geblyk so-so te wees, spertye misgeloop en geweier om die werk te voltooi sonder bykomende betaling. RM het in die lesse geleer-register aangeteken dat dit nie die moeite werd was om met hierdie onbetroubare kontrakteur te werk nie. Terselfdertyd het hulle iewers in bemarking ook 'n ontwerper gesoek en op dieselfde kontrakteur afgekom. En op hierdie oomblik is daar twee opsies:
a) as die maatskappy 'n goed gevestigde kultuur van hergebruik van ervaring het, sal 'n kollega van bemarking in die register van lesse wat geleer is kyk om te sien of iemand reeds hierdie kontrakteur gekontak het, negatiewe terugvoer van ons PM sal sien en nie tyd mors nie en geld wat met hierdie onbetroubare kontrakteur kommunikeer.
b) as die maatskappy nie so ’n kultuur het nie, sal die bemarker hom tot dieselfde onbetroubare kontrakteur wend, die maatskappy se geld, tyd verloor en kan dit byvoorbeeld ’n belangrike en dringende promosieveldtog ontwrig.
Watter opsie lyk meer suksesvol? En let daarop dat dit nie die inligting was oor die produk wat ontwikkel word wat nuttig was nie, maar oor die prosesse wat met die ontwikkeling gepaardgaan. En dit blyk nuttig te wees nie vir 'n ander RM nie, maar vir 'n werknemer van 'n heeltemal ander rigting. Vandaar die gevolgtrekking: ontwikkeling kan nie apart van verkope, tegniese ondersteuning van besigheidsanalise en IT van administratiewe bestuur oorweeg word nie. Almal in die maatskappy het werkservaring wat nuttig sal wees vir iemand anders in die maatskappy. En dit sal nie noodwendig verteenwoordigers van verwante gebiede wees nie.
Die tegniese kant van die projek kan egter ook nuttig wees. Probeer om projekte in jou maatskappy oor die afgelope paar jaar te oudit. Jy sal verbaas wees hoeveel fietse uitgevind is om soortgelyke probleme op te los. Hoekom? Omdat kennisdelingsprosesse nie vasgestel is nie.
Dus, kennisbestuur, volgens die PMI-handleiding, is een van die take van PM. Soos ons kan sien, sluit twee bekende organisasies wat betaalde sertifiserings volgens hul standaarde uitvoer kennisbestuur in in hul lyste van moet-hê-instrumente vir gehaltebeheer en projekwerk. Waarom glo bestuurders in IT-maatskappye steeds dat kennisbestuur dokumentasie is? Hoekom bly die koeler en die rookkamer sentrums van kennisuitruiling? Dit is alles 'n kwessie van begrip en gewoontes. Ek hoop dat IT-bestuurders geleidelik meer bewus sal word van die veld van kennisbestuur, en mondelinge tradisie sal nie meer dien as 'n instrument om kennis in die maatskappy te bewaar nie. Bestudeer jou werkstandaarde - daar is baie interessante goed daarin!
Bron: will.com