የኢአርፒ ስርዓት: ምንድን ነው, ለምን መተግበር አለበት እና ኩባንያዎ ያስፈልገዋል?

ዝግጁ የሆኑ የ ERP ስርዓቶችን ሲተገበሩ, 53% ኩባንያዎች ልምድ በንግድ ሂደቶች እና ድርጅታዊ አቀራረቦች ላይ ለውጦችን የሚጠይቁ ከባድ ችግሮች እና 44% ኩባንያዎች ከፍተኛ የቴክኒክ ችግሮች ያጋጥሟቸዋል ። በተከታታይ ጽሁፎች ውስጥ የኢአርፒ ስርዓት ምን እንደሆነ, እንዴት ጠቃሚ እንደሆነ, የአተገባበሩን አስፈላጊነት እንዴት እንደሚወስኑ, የመሳሪያ ስርዓት አቅራቢን በሚመርጡበት ጊዜ ምን ማወቅ እንዳለቦት እና እንዴት እንደሚተገበሩ እንገልጻለን.

የኢአርፒ ስርዓት ጽንሰ-ሀሳብ ከዩኤስኤ የመጣ ሲሆን በጥሬው እንደ ኢንተርፕራይዝ ሪሶርስ እቅድ ተተርጉሟል - የድርጅት ሀብት እቅድ። በአካዳሚክ መልኩ፣ ይህን ይመስላል፡- “ኢአርፒ ምርትና ኦፕሬሽንን፣ የሠራተኛ አስተዳደርን፣ የፋይናንስ አስተዳደርን እና የንብረት አስተዳደርን የማዋሃድ ድርጅታዊ ስትራቴጂ ሲሆን የኢንተርፕራይዝ ሀብቶችን ቀጣይነት ባለው ሚዛን እና ማመቻቸት ላይ ያተኮረ በልዩ የተቀናጀ የመተግበሪያ ሶፍትዌር ፓኬጅ (ሶፍትዌር) ነው። ለሁሉም የእንቅስቃሴ ዘርፎች የጋራ የመረጃ ሞዴል እና ሂደቶችን ይሰጣል።

እያንዳንዱ አቅራቢው ያዘጋጀውን ሥርዓት በራሱ መንገድ ሊረዳው የሚችለው ትኩረቱንና ሊፈታ የሚገባውን ተግባር መሠረት በማድረግ ነው። ለምሳሌ, አንድ የ ERP ስርዓት ለችርቻሮ ተስማሚ ነው, ነገር ግን ለዘይት ማጣሪያ ተስማሚ አይደለም. ከዚህም በላይ, እያንዳንዱ ኩባንያ እና የመሣሪያ ስርዓቱን የሚጠቀሙ ሰራተኞች በስራቸው ውስጥ በሚገናኙበት ክፍል ላይ በመመስረት በተለየ መንገድ ያስባሉ.

በመሰረቱ፣ ኢአርፒ በአንድ የውሂብ ጎታ ላይ በመመስረት ሁሉንም የንግድ ሂደቶች እና የኩባንያ ሀብቶችን ለማስተዳደር የሚያስችል የመረጃ ስርዓት ነው። 

የ ERP ስርዓት ለምን ያስፈልግዎታል?

እንደ ማንኛውም የመረጃ ሥርዓት ኢአርፒ ከውሂብ ጋር ይሰራል። እያንዳንዱ ሰራተኛ እና ክፍል ያለማቋረጥ በመቶዎች የሚቆጠሩ ሜጋባይት መረጃዎችን ይፈጥራል። በትንሽ ድርጅት ውስጥ ሥራ አስኪያጁ ሁሉንም መረጃዎች እና ሂደቶችን ለመቆጣጠር ቀጥተኛ መዳረሻ አለው. ከፍተኛ መጠን ያለው መረጃ በአንድ ወይም በሁለት የንግድ ሂደቶች ማዕቀፍ ውስጥ ከተፈጠረ፣ ስራ አስኪያጁ በታለመላቸው የአይቲ መፍትሄዎች ብቻ ዲጂታል ማድረግ አለበት። በተለምዶ አንድ ድርጅት የሂሳብ ሶፍትዌር እና ለምሳሌ CRM ይገዛል.

ኩባንያው እያደገ ሲሄድ, እነዚያ ቀደም ሲል ለማስተዳደር አነስተኛ ጊዜ የወሰዱ ግለሰባዊ ሂደቶች ወደ ትልቅ የመረጃ መጠን ይለወጣሉ. ከሌሎች የንግድ ሂደቶች ጋር በጥምረት, የተለያዩ የመረጃ ፍሰቶች አንድ ትልቅ የአስተዳደር ሰራተኞችን በማጣመር እና ለመተንተን ይጠይቃሉ. ስለዚህ የኢአርፒ ስርዓት የሚፈለገው በጥቃቅን ሳይሆን በመካከለኛና በትልልቅ ንግዶች ነው።

አንድ ኩባንያ የኢአርፒ ስርዓት እንደሚያስፈልገው እንዴት መረዳት እንደሚቻል

ለደንበኞቻችን የተለመደ ታሪክ ይህን ይመስላል። በአንድ ወቅት, ሁሉም ዋና ዋና ሂደቶች አውቶማቲክ እንደሆኑ ግልጽ ይሆናል, እና የስራ ቅልጥፍና አይጨምርም. 

እያንዳንዱ ሂደት በራሱ የተለየ የመረጃ ሥርዓት ውስጥ እንደሚገኝ ይገለጻል. እነሱን ለማገናኘት ሰራተኞች በእያንዳንዱ ስርዓት ውስጥ መረጃን በእጅ ያስገባሉ, ከዚያም አስተዳደሩ የጠቅላላውን ኩባንያ እንቅስቃሴዎች ለመተንተን የተባዛውን መረጃ በእጅ ይሰበስባል. በመርህ ደረጃ, እንደዚህ አይነት የስራ መካኒኮች እስከ አንድ ነጥብ ድረስ ምርታማ ናቸው. ዋናው ነገር ከመከሰቱ በፊት ከፍተኛውን ቅልጥፍና የማግኘት ጊዜን መወሰን ነው, እና በአስቸኳይ ሁነታ ውስጥ የሂደቶችን ስልቶች መለወጥ አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ አይደለም.

የትኛውም የመረጃ ስርአቶች ኩባንያው የኢአርፒ ስርዓት ወደሚያስፈልገው ደረጃ ያደገበት ወቅት እንደደረሰ ሪፖርት አያደርግም። የዓለም ተሞክሮ ይህንን ለመረዳት የሚያስችሉዎትን 4 ዋና ምልክቶች ያሳያል።

በመረጃ ላይ የተመሰረተ የአስተዳደር ውሳኔ ለማድረግ በቂ መረጃ የለም።

በንግድ ውስጥ ያለ ማንኛውም ውሳኔ በመጨረሻ የገንዘብ ኪሳራ ወይም በተቃራኒው ገቢን የሚያስከትል ውጤት አለው. የውሳኔው ጥራት የሚወሰነው በተመሰረተበት መረጃ ላይ ነው. ውሂቡ ያለፈበት፣ ያልተሟላ ወይም የተሳሳተ ከሆነ ውሳኔው የተሳሳተ ወይም ሚዛናዊ ያልሆነ ይሆናል። 

የመረጃ አለመመጣጠን ዋና ዋና ምክንያቶች- 

• ወሳኝ መረጃ በግለሰብ ሰራተኞች እና ክፍሎች መካከል ተበታትኗል; 

• ለመረጃ አሰባሰብ ደንቦች የሉም; 

• መረጃ የሚሰበሰበው የተለያየ ሚና ባላቸው ሰራተኞች እና በተለያዩ ጊዜያት ነው።

ከንግድዎ ሂደቶች ጋር በሚስማማ የኢአርፒ መድረክ አማካኝነት ሁሉንም ውሂብዎን ማማለል ይችላሉ። ሁሉም መረጃዎች በእያንዳንዱ ሰራተኛ እና ክፍል ውስጥ በአንድ ስርዓት ውስጥ በእውነተኛ ጊዜ የተፈጠሩ ናቸው. ይህ ማለት እርስዎ እና በኩባንያው ውስጥ ያለ ማንኛውም ሰው የሚፈልጉት ውሂብ ሁልጊዜ በተቻለ መጠን ትክክለኛ እና ወቅታዊ ነው ማለት ነው።

በ IT ስርዓቶች መካከል ያለው ውህደት አለመኖር ወደ ኦፕሬሽን ውድቀቶች ያመራል እና የኩባንያውን እድገት ያግዳል.

እያንዳንዱ የአይቲ ሲስተም በተለያዩ ጊዜያት የተገነቡ እና የተለያዩ ቴክኖሎጂዎችን፣ መርሆችን እና የፕሮግራም አወጣጥ ቋንቋዎችን በመጠቀም ለመረጃ ቅርጸት የራሱ መስፈርቶች አሉት። ይህ በተለያዩ ቋንቋዎች እና በፍጥነት መስተጋብር በሚሰሩ ሰራተኞች ስራ ላይ ይንጸባረቃል. 

የኢአርፒ ስርዓት የግለሰብ ተግባራትን ወደ አንድ የተቀናጀ እና ለመረዳት ቀላል ቦታን ያጣምራል። የ ERP ስርዓት ትብብርን እና ወጥነትን ለማረጋገጥ ብዙ የፕሮግራም ቋንቋዎችን በመናገር እንደ ተርጓሚ ሆኖ ይሰራል።

ደንበኞችዎ በአገልግሎቱ ደስተኛ አይደሉም።

ደንበኞች ቅሬታ ካሰሙ ወይም ከለቀቁ ስለ ውጤታማነት ማሰብ አለብዎት። ይህ የሆነበት ምክንያት ከአቅርቦት በላይ በሚሆነው የፍላጎት ክብደት፣ የዘገየ አገልግሎት፣ አዝጋሚ አገልግሎት፣ ወይም በአጠቃላይ ንግዱ እያንዳንዱን ደንበኛ ለመንከባከብ የሚያስችል ግብአት ወይም ጊዜ እንደሌለው በሚሰማው ስሜት ነው። 

አንድ ንግድ ወደ መካከለኛ ወይም ትልቅ መጠን ሲያድግ፣ ኢአርፒ ያልተደሰቱ ደንበኞችን ወደ ታማኝ ሰዎች ይቀይራል። ደንበኞች የአገልግሎቱ መሻሻል ይሰማቸዋል እና ከኩባንያው ጋር ለውጦቹ ይለማመዳሉ።

ጊዜ ያለፈባቸው ሥርዓቶች እየተጠቀሙ ነው።

እንደ ምርምር የVeam 2020 የውሂብ ጥበቃ አዝማሚያዎች ሪፖርት፣ ለዲጂታል ንግድ ለውጥ ዋናው እንቅፋት ጊዜ ያለፈባቸው ቴክኖሎጂዎች ነው። አንድ ኩባንያ አሁንም በእጅ የመግቢያ ስርዓቶች ወይም የወረቀት ሰነዶች እየሰራ ከሆነ, በድህረ-ወረርሽኝ ጊዜ ውስጥ በእርግጠኝነት ይቀራል. 

በተጨማሪም የኩባንያው የአይቲ ሲስተሞች በጣም ዘመናዊ ቢሆኑም የተበታተኑ ሊሆኑ ይችላሉ። በዚህ ሁኔታ, እያንዳንዱ ክፍል የራሱ የሆነ የመረጃ ማጠራቀሚያ ይፈጥራል, ውሂቡ በመጠን ወይም በስህተት ይወጣል. የግለሰብ ስርዓቶች ውህደት እጅግ በጣም ውድ ከሆነ ወይም የማይቻል ከሆነ, ከዚያም ወደ አንድ ነጠላ የኢአርፒ ስርዓት መቀየር አስፈላጊ ነው.

የኢአርፒ ስርዓት ለንግድ ስራ ምን ጥቅሞች ይሰጣል?

የኢአርፒ ሲስተም አንድ ኩባንያ በራሱ ወጪ የሚገዛው ምርት ነው። አተገባበሩም ትርፍ ሊያስገኝለት የሚገባ ኢንቨስትመንት ተደርጎ ይታያል። የትኛውም የኢአርፒ ሲስተም አምራች ለኩባንያው የገቢ ዕድገት እንደሚያመጣ ዋስትና አይሰጥም። እና ይሄ ለ ERP ስርዓቶች ብቻ ሳይሆን ለማንኛውም የአይቲ መፍትሄዎችም ይሠራል. ሆኖም ፣ ሁሉም የአተገባበር ጥቅሞች በተዘዋዋሪ ትርፍ ላይ ተጽዕኖ ያሳድራሉ-

በ IT ስርዓቶች ላይ ቁጠባዎች

እያንዳንዳቸው ልዩ ድጋፍ፣ መሠረተ ልማት፣ ፈቃዶች እና የሰራተኞች ስልጠና በሚፈልጉ የተለያዩ ስርዓቶች ላይ ሀብቶችን ከማውጣት ይልቅ ሁሉንም ወጪዎች በአንድ የኢአርፒ መድረክ ላይ ማተኮር ይችላሉ። የተለያዩ ስርዓቶችን በተቀናጁ ክፍሎች የሚተኩ ሞጁሎችን ያካትታል. 

የኢአርፒ ስርዓት ከባዶ ከተሰራ የአንድን የተወሰነ ኩባንያ ፍላጎት ለማሟላት የሶስተኛ ወገን ስርዓቶችን እና አገልግሎቶችን ለንግድ አጋሮች፣ አቅራቢዎች፣ ደንበኞች እና ሌሎች አጋሮች አብሮ ለመስራት ምቹ የሆኑ አገልግሎቶችን ሊያካትት ይችላል።

ሙሉ ግልጽነት

ኢአርፒ ለማንኛውም ክፍል 24/7 ለእያንዳንዱ የንግድ ሂደት ሙሉ መዳረሻን ይሰጣል። ለምሳሌ፣ በየእለቱ የእቃ ዕቃዎችን መከታተል ትችላለህ፣ የታቀዱ መላኪያዎችን እና መጓጓዣን ጨምሮ። የእቃዎች ደረጃዎች የተሟላ ምስል መኖሩ የስራ ካፒታልን በበለጠ በትክክል እንዲቆጣጠሩ ያስችልዎታል።

ራስ-ሰር ሪፖርቶች እና ኃይለኛ እቅድ

ኢአርፒ ለሁሉም ሂደቶች አንድ ወጥ የሆነ የሪፖርት አቀራረብ ስርዓት ይፈጥራል። በማንኛውም ጊዜ ጠቃሚ ዘገባዎችን እና ትንታኔዎችን በራስ-ሰር ያመነጫል። በእሱ አማካኝነት አስተዳደሩ የተመን ሉሆችን እና ደብዳቤዎችን በእጅ መሰብሰብ አይኖርበትም። 

ስለዚህ መድረኩ ለስትራቴጂክ እቅድ ማውጣት፣ የተሻለ ትንተና እና የመምሪያውን አፈጻጸም ለማነፃፀር ጊዜን ነፃ ያደርጋል። የኢአርፒ ስርዓት ከዚህ በፊት ያልተስተዋሉ እና የማየት እድል እንኳን ያልነበራቸው የትንታኔ አዝማሚያዎችን ለማግኘት ይረዳል።

ውጤታማነት ጨምሯል።

ኢአርፒ ራሱ መድኃኒት አይደለም። የንግዱን ልዩ ሁኔታ ማሟላት ብቻ ሳይሆን በትክክል መተግበርም አስፈላጊ ነው. አጭጮርዲንግ ቶ ምርምር ከመደርደሪያ ውጭ በ315 የኢአርፒ ሲስተም አቅራቢዎች፣ በከፊል የተሳካላቸው የአፈጻጸም ድርሻ እንደ ኢንዱስትሪው በ25 እና 41 በመቶ መካከል ይገመታል። ትክክለኛው ኢአርፒ በተለመደው ሥራ ላይ የሚጠፋውን ጊዜ እና ጥረት በእጅጉ ይቀንሳል. 

የደንበኞች አገልግሎት።

የደንበኞች አገልግሎት የንግድ ሥራ ዋና አካል ነው። የኢአርፒ ስርዓት የሰራተኞችን ትኩረት የደንበኞችን መመዝገቢያ ከመጠበቅ ከደንበኞች ጋር ግንኙነቶችን መገንባት እና ማቆየት ላይ ያደርጋቸዋል። 

አኃዛዊ መረጃዎች እንደሚያሳዩት 84 በመቶ የሚሆኑት ደንበኞች ተስፋ ቆርጠዋል በኩባንያው ውስጥ ለጥያቄዎች በቂ ምላሽ ካላገኙ. ERP በተገናኘበት ጊዜ ለሠራተኛው ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎች እና የደንበኛ ታሪክ ያቀርባል. በእሱ አማካኝነት ሰራተኞች ከቢሮክራሲ ጋር አይገናኙም, ነገር ግን ደንበኞችን በመሳብ እና በማቆየት. በኩባንያው ውስጥ ስላሉት ለውጦች ሳያውቁ ደንበኞች የአተገባበሩን ጥቅሞች ይሰማቸዋል.

የውሂብ ጥበቃ

ለመረጃ ደህንነት ፍፁም ዋስትና የሚሰጥ የመረጃ ሥርዓት በጭንቅ የለም። የደንበኞች እና የሰራተኞች የግል መረጃ ፣ ኢሜይሎች ፣ አእምሯዊ ንብረት ፣ የፋይናንስ መረጃ ፣ ደረሰኞች ፣ ኮንትራቶች - ይህንን መረጃ የሚያካሂዱ ብዙ ስርዓቶች ፣ አደጋዎችን ለመከታተል በጣም ከባድ ነው። የኢአርፒ ሲስተም የመዳረሻ፣ የውሂብ ግብዓት እና ውፅዓት እና የተማከለ የመረጃ ማከማቻ ደረጃዎችን ያስተዋውቃል። 

ነገር ግን፣ የተዘጋጀው የኢአርፒ ስርዓት የገበያ ድርሻ በጨመረ መጠን፣ ብዙ ጊዜ ለጠላፊ ጥቃቶች ይጋለጣል። የእራስዎን የኢአርፒ ስርዓት ማዘጋጀት ይመረጣል, እርስዎ ብቻ የሚደርሱበት የኮድ መሰረት. የድርጅትዎ ኢአርፒ ሲስተም ከባዶ ከተሰራ፣ ጠላፊዎች የስርዓቱን ግልባጭ ለማግኘት በመጀመሪያ ተጋላጭነቶችን ለመፈተሽ አይችሉም።

የትብብር ምርታማነት

ብዙውን ጊዜ በዲፓርትመንቶች ወይም በሰራተኞች መካከል ያለው ትብብር ፍላጎት ይጠፋል ምክንያቱም የውሂብ ማስተላለፍ ብዙ መደበኛ ስራዎችን ስለሚያስፈልገው ወይም በኩባንያው ውስጥ ባለው የስነ-ልቦና ሁኔታ ምክንያት። የተዋሃደ ስርዓት የመረጃ ተደራሽነትን በራስ-ሰር ያደርጋል ፣ የሰው ልጅን አሉታዊ ልምድ ያስወግዳል እና በኩባንያው ውስጥ ግንኙነትን ያፋጥናል።

የተዋሃዱ የንግድ ሂደቶች

ቀድሞ የተገነቡ የኢአርፒ ስርዓቶች በኢንዱስትሪ ምርጥ ተሞክሮዎች መሰረት ይዘጋጃሉ። ይህ ንግዶች የእራሳቸውን ሂደቶች መደበኛ እንዲሆኑ ያስችላቸዋል። 

ነገር ግን፣ እንደ እውነቱ ከሆነ፣ አንድ ድርጅት አስቸጋሪ ምርጫ ማድረግ አለበት፡ የኢንተርፕራይዙን መመዘኛዎች ለማሟላት የኢአርፒ ስርዓትን ለማዘጋጀት እና ለማሻሻል ረጅም እና ውድ ጊዜ ይወስዳል ወይም የራሱን የንግድ ሂደቶች ለ የ ERP ስርዓት ደረጃዎች. 

ሦስተኛው መንገድ አለ - በመጀመሪያ ለእራስዎ የንግድ ሂደቶች ስርዓቱን ለማዳበር።

የመጠን አቅም

የደንበኞችን መሰረት እያሰፋህ፣ ወደ አዲስ ገበያዎች እየሰፋህ፣ አዳዲስ ሂደቶችን፣ ዲፓርትመንቶችን ወይም ምርቶችን እያስተዋወቅክ፣ ወይም በሌላ መንገድ ንግድህን ከትክክለኛው አቅራቢ ጋር እያሰፋህ ከሆነ፣ የ ERP መድረክህ ከለውጥ ጋር መላመድ ይችላል።

የ ERP ስርዓት በሁሉም የኩባንያው ሂደቶች ውስጥ እየተተገበረ ስለሆነ የጥቅሞቹ ዝርዝር እንደ ልዩነቱ ሊጨምር ይችላል. በገበያ ላይ የተገነቡ በደርዘን የሚቆጠሩ እና በመቶዎች የሚቆጠሩ ዝግጁ የሆኑ መፍትሄዎች ገዢዎች ወደ ምዝገባዎች ማዕቀፍ፣ የዝማኔዎች እና የድጋፍ ፍጥነት፣ የተዘጉ ተግባራት እና አርክቴክቸር - በአንድ አቅራቢ ማዕቀፍ ውስጥ አሉ። የእራስዎ የኢአርፒ ስርዓት እድገት ብቻ ያለ ምንም ገደቦች ከፍተኛ እድሎችን ይሰጣል። 

የ ERP ስርዓት አምራች እንዴት እንደሚመርጡ, ገንዘብን ላለማጣት ምን ጥያቄዎችን እንደሚጠይቁ እና ትግበራ ሲያቅዱ ምን ግምት ውስጥ ማስገባት እንዳለብዎ ለማወቅ የሚከተሉትን ጽሑፎች ያንብቡ.

ምንጭ: hab.com