በ MOEK ውስጥ የሂሳብ ክፍልን ሥራ እንዴት እንደረዳን

ቴክኖሎጂዎቻችን እንዴት እንደሚረዱ ብዙ ጊዜ ጽፈናል። የተለያዩ ድርጅቶች እና እንዲያውም መላው ግዛቶች ከማንኛውም ዓይነት ሰነዶች መረጃን ማካሄድ እና መረጃን ወደ የሂሳብ አያያዝ ስርዓቶች አስገባ. ዛሬ እንዴት እንደተገበርን እንነግርዎታለን ABBYY FlexiCapture в የሞስኮ ዩናይትድ ኢነርጂ ኩባንያ (MOEK) - በሞስኮ ውስጥ ትልቁ የሙቀት እና ሙቅ ውሃ አቅራቢ።

በአንድ ተራ አካውንታንት ቦታ እራስህን አስብ። ይህ ቀላል እንዳልሆነ እንረዳለን, ግን ለማንኛውም ይሞክሩ. በየቀኑ በጣም ብዙ ቁጥር ያላቸው የወረቀት ሂሳቦች, ደረሰኞች, የምስክር ወረቀቶች, ወዘተ ይቀበላሉ. እና በተለይም ብዙ - ሪፖርት ከመደረጉ በፊት ባሉት ቀናት ውስጥ። ሁሉም ዝርዝሮች እና መጠኖች በፍጥነት እና በጥንቃቄ መፈተሽ ፣ እንደገና መፃፍ እና ወደ ሂሳብ ስርዓቱ ውስጥ መግባት አለባቸው ፣ ግብይቶችን በእጅ ያካሂዱ እና ሰነዶችን ወደ ማህደሩ ይላኩ ፣ ስለሆነም ወዲያውኑ ለውስጣዊ ኦዲተሮች ፣ የግብር አገልግሎት ፣ ታሪፍ ማረጋገጥ እንዲችሉ ። የቁጥጥር ባለስልጣናት እና ሌሎች. አስቸጋሪ? ግን ይህ በብዙ ኩባንያዎች ውስጥ ያለ ረጅም ጊዜ የቆየ የንግድ ሥራ ነው። ከMOEK ጋር፣ ይህን አድካሚ ስራ አቅልለን የበለጠ ምቹ አድርገነዋል። እንዴት እንደነበረ ለማወቅ ከፈለጉ ወደ ድመቷ እንኳን ደህና መጡ.

ፎቶው በሞስኮ CHPP-21, በአውሮፓ ትልቁ የሙቀት ኃይልን ያሳያል. በዚህ ጣቢያ ላይ የሚፈጠረው ሙቀት በሞስኮ ሰሜናዊ 3 ሚሊዮን ነዋሪዎች በ MOEK ይቀርባል. የፎቶ ምንጭ.

MOEK በሞስኮ ውስጥ ደርዘን ተኩል ቅርንጫፎች አሉት። 15 ኪሎ ሜትር የማሞቂያ ኔትወርኮች፣ 811 ቴርማል ጣቢያዎች እና ቦይለር ቤቶች፣ 94 ማሞቂያ ነጥቦች እና 10 የፓምፕ ጣቢያዎች አገልግሎት ይሰጣሉ እንዲሁም አዳዲስ የሙቀት አቅርቦት ስርዓቶችን ይገነባሉ እና ይጭናሉ። ኩባንያው ለንግድ እንቅስቃሴዎች የተለያዩ መሳሪያዎችን እና አገልግሎቶችን ይገዛል- በዓመት ወደ 2000 ግዢዎች. በእያንዳንዱ ክፍል ውስጥ ግዢውን የሚጀምሩ ሰነዶች ማዘጋጀት በልዩ ሰራተኞች - የኮንትራት ተቆጣጣሪዎች ይከናወናል.

በአንድ ትልቅ ኩባንያ ውስጥ ኮንትራቶች እንዴት ይሠራሉ? ተቆጣጣሪዎች ስምምነት ላይ ሲደርሱ ብዙ ጠቃሚ የወረቀት ሰነዶችን ከተጓዳኞቻቸው ይቀበላሉ: የመላኪያ ማስታወሻዎች, የአገልግሎት አቅርቦት የምስክር ወረቀቶች, ደረሰኞች, የምስክር ወረቀቶች, ወዘተ.በተለምዶ ተቆጣጣሪው የንግድ ወረቀቶችን ይቃኛል እና ከዚያም በድርጅቱ ውስጥ ካለው ቅደም ተከተል ጋር ያያይዙታል. የአስተዳደር ስርዓት. የፋይናንስ ተቆጣጣሪው ሁሉንም መረጃዎች በእጅ ይፈትሻል። ከዚህ በኋላ ተቆጣጣሪው ዋና ሰነዶችን ወደ ሂሳብ ክፍል ይወስዳል. ወይም ተላላኪው ይህንን ያደርጋል፣ እና ሰነዶችን ማንቀሳቀስ ረዘም ያለ ጊዜ ሊወስድ ይችላል - ከብዙ ሰዓታት እስከ ሁለት ቀናት።

እና ሁሉም ነገር ጥሩ ይሆናል ፣ ግን እንደ ሌሎች ብዙ ኩባንያዎች

• ሪፖርቱ ከማቅረቡ ብዙ ቀናት በፊት ወረቀቶች ወደ ሂሳብ ክፍል ሊደርሱ ይችላሉ. ከዚያም የሂሳብ ባለሙያዎች ቀንና ሌሊት በስራ ቦታቸው ማሳለፍ አለባቸው። ሁሉም ደረሰኞች ፣ ደረሰኞች ፣ ወዘተ በትክክል መሞላታቸውን እራስዎ ማረጋገጥ ያስፈልግዎታል ፣ ከዚያ ሁሉም ነገር ትክክል ከሆነ ሰራተኛው ውሂቡን በሂሳብ አያያዝ ስርዓት ውስጥ እንደገና ይፃፋል እና ይለጠፋል። በተመሳሳይ ጊዜ 90% የሂሳብ ባለሙያው ጊዜ መረጃን እንደገና በማተም ያሳልፋል - ዝርዝሮች ፣ መጠኖች ፣ ቀናት ፣ የንጥል ቁጥሮች ፣ ወዘተ. በዚህ ምክንያት, ስህተት የመሥራት አደጋ አለ.
• ሰነዶች ከስህተቶች ጋር ሊደርሱ ይችላሉ። እና አንዳንድ ጊዜ አንዳንድ ሂሳቦች ወይም የምስክር ወረቀቶች ይጎድላሉ። አንዳንድ ጊዜ ይህ ሪፖርት ከማቅረቡ በፊት በመጨረሻዎቹ ቀናት ውስጥ ግልጽ ይሆናል። በዚህ ምክንያት የሰነድ ማፅደቁ ጊዜ ሊዘገይ ይችላል.
• ግቤቶችን ካደረጉ በኋላ የሂሳብ ባለሙያዎች ደረሰኞችን, ደረሰኞችን ያከማቻሉ እና በተለየ ወረቀት እና ኤሌክትሮኒክ መዛግብት ውስጥ ይሠራሉ. ይህ ለምን አስቸጋሪ ነው? ለምሳሌ, MOEK በታሪፍ መሰረት ይሰራል, እና ስለዚህ ወጪዎቹን በየጊዜው ለአስፈፃሚ ባለስልጣናት የማሳወቅ ግዴታ አለበት. እና የሚቀጥለው ግዛት ወይም የግብር ኦዲት ወደ የሂሳብ ክፍል ሲመጣ, ሰራተኞች ለረጅም ጊዜ ሰነዶችን መፈለግ አለባቸው.

የMOEK የሂሳብ ክፍል ይህን ይመስላል፡-


MOEK ግብይቶችን በፍጥነት ለመዝጋት እና ሪፖርቶችን ለማቅረብ ፣የገቢያ ለውጦችን በተሻለ ለመገምገም እና የፋይናንሺያል ስትራቴጂውን ለማቀድ ይህንን እቅድ እንደገና ለመገንባት እና ለማቃለል በወሰነው በኢነርጂ ኢንዱስትሪ ውስጥ የመጀመሪያው ነው። የሂሣብ ዲፓርትመንትን የረዥም ጊዜ አሰራርን በራሱ መለወጥ ቀላል አልነበረም, ስለዚህ ኩባንያው ከባልደረባው - ABBYY ጋር ለመለወጥ ወሰነ.

እንዳደረገው ብዙም አልተናገረም።

የABBYY ስፔሻሊስቶች ቡድን በMOEK ውስጥ ሁለንተናዊ የመረጃ አያያዝ መድረክን ተግባራዊ አድርጓል ABBYY FlexiCapture እና የተዋቀረ፡-

• ለሰነድ ሂደት ተለዋዋጭ መግለጫዎች (የውሂብ ማውጣት አብነቶች)። ስለ ምን እንደሆነ እና ምን እንደሚያስፈልግ በዝርዝር ተነጋግረናል Habré ላይ እዚህ и እዚህ. መፍትሄውን በመጠቀም MOEK ከ 30 በላይ ሰነዶችን (ለምሳሌ የተጫኑ መሣሪያዎች የምስክር ወረቀት ወይም የኤጀንሲው ክፍያዎች የምስክር ወረቀት) ያስኬዳል እና ከ 50 በላይ ባህሪዎችን (የሰነድ ቁጥር ፣ አጠቃላይ የተጨማሪ እሴት ታክስን ጨምሮ ፣ የገዢ ስም ፣ ሻጭ ፣ ኮንትራክተር, የእቃዎች ብዛት, ወዘተ.);
• ABBYY FlexiCaptureን፣ SAP እና OpenTextን ያገናኘ ቼኮችን ለማከናወን እና ውሂብን ለመስቀል ማገናኛ። ለግንኙነቱ ምስጋና ይግባውና የተለያዩ ማውጫዎችን በመጠቀም ከትእዛዙ እና ከኮንትራቱ ላይ ያለውን መረጃ በራስ-ሰር ማረጋገጥ ተችሏል ። ከዚህ በታች ስለዚህ ጉዳይ እንነጋገራለን;
• በ OpenText ላይ ተመስርተው ሰነዶችን ወደ ኤሌክትሮኒክ መዝገብ ቤት መላክ. አሁን ሁሉም የሰነድ ቅኝቶች በአንድ ቦታ ይቀመጣሉ;
• ረቂቅ የሂሳብ ግቤቶች በ SAP ERP ውስጥ ወደ የተቃኙ የሰነዶች ምስሎች አገናኞች።

ከዚያም የABBYY እና MOEK ሰራተኞች የሂሳብ ሹሙ በሰከንዶች ውስጥ በኤሌክትሮኒካዊ መዛግብት ውስጥ በማንኛውም ባህሪ አስፈላጊ ሂሳቦችን እንዲያገኝ እና ለግብር ቁጥጥር እንዲያቀርብ የፍለጋ ቅጽ አዘጋጅተዋል።

ፍለጋው የሚቻለው 26 የተለያዩ መስፈርቶችን በመጠቀም ነው (ሥዕሉ ጠቅ ማድረግ ይቻላል)

MOEK አጠቃላይ ስርዓቱን በተሳካ ሁኔታ ከፈተነ በኋላ ወደ ሥራ ገብቷል። ማፅደቆችን፣ ማብራሪያዎችን እና ማሻሻያዎችን ጨምሮ አጠቃላይ ፕሮጀክቱ በ10 ወራት ውስጥ ተጠናቋል።

ABBYY FlexiCaptureን ከተተገበረ በኋላ የስራ እቅድ፡-


ምንም ነገር እንዳልተለወጠ ይሰማዎታል? አዎን, የቢዝነስ ሂደቱ ተመሳሳይ ነው, አብዛኛዎቹ ተግባራት አሁን በማሽኑ ይከናወናሉ.

ሽቦ ማድረግ፣ ተከናውኗል!

አሁን ነገሮች እንዴት ናቸው? የኮንትራቱ ተቆጣጣሪው ለሙቀት ኃይል ማመንጫዎች ፓምፖች አቅርቦት ወይም ለምሳሌ የማሞቂያ ኔትወርኮች ግንባታ ለተደረገ ግብይት ዋና ሰነዶችን አግኝቷል እንበል። ስፔሻሊስቱ ከአሁን በኋላ የሰነዶቹን ሙሉነት እና ይዘቶች እራሱን ማረጋገጥ, መልእክተኛ መደወል እና ዋና ሰነዶችን ወደ ሂሳብ ክፍል መላክ አያስፈልግም. ተቆጣጣሪው በቀላሉ የተፈረሙትን የአንደኛ ደረጃ ሰነዶች ስብስብ ይቃኛል, ከዚያም ቴክኖሎጂ ይረከባል.

የኔትወርክ መቃኛ ስርዓትን በመጠቀም ሰራተኛው በቲኤፍኤፍ ወይም ፒዲኤፍ ቅርፀት ወደ ትኩስ ማህደር ወይም ኢሜል ስካን ይልካል። ከዚያ የABBYY FlexiCapture የድር ግብዓት ጣቢያን ይከፍታል እና የሚሰራውን የሰነድ አይነት ይመርጣል። ለምሳሌ "በኤጀንሲው ክፍያ ስራዎችን/አገልግሎቶችን መግዛት", "የቁሳቁስ እና ቴክኒካል ሀብቶችን መቀበል (MTR)" ወይም "የንብረት ሒሳብ".

የስብስቡ አይነት ስርዓቱ መመደብ፣ መለየት እና ማረጋገጥ ያለበትን አስፈላጊ ሰነዶች እና መረጃዎች ብዛት እና አይነት ይወስናል።

ተቆጣጣሪው እውቅና ለማግኘት ስካን ይሰቅላል። ስርዓቱ የሁሉንም ሰነዶች, የእያንዳንዱ ወረቀት ይዘቶች, እና አገልጋዩ ዝርዝሩን - የኮንትራት ቀን, መጠን, አድራሻ, የግብር መለያ ቁጥር, የፍተሻ ነጥብ እና ሌሎች መረጃዎችን በራስ-ሰር ያረጋግጣል. በነገራችን ላይ MOEK ይህንን አሰራር ለመጠቀም በሩሲያ ውስጥ የመጀመሪያው የኃይል ኩባንያ ነው.

ተቆጣጣሪው ሁሉንም ሰነዶች ካልሰቀለ ወይም አንዳንድ ደረሰኞች ሁሉንም መረጃዎች ካልያዙ ስርዓቱ ይህንን ያስተውላል እና ወዲያውኑ ሰራተኛው ስህተቱን እንዲያስተካክል ይጠይቃል።

ስርዓቱ ቅሬታ ያቀርባል እና የጎደሉትን ሰነዶች ለመጨመር ይጠይቃል (ከዚህ በኋላ ቅጽበታዊ ገጽ እይታዎች ጠቅ ሊደረጉ ይችላሉ)

ስርዓቱ ሰነዱ ጊዜው ያለፈበት መሆኑን አስተውሏል፡-

ስለዚህ ሰራተኛው ከአሁን በኋላ ሰነዱ በትክክል መዘጋጀቱን ማወቅ አያስፈልገውም. ሁሉም ነገር ትክክል ከሆነ፣ አብዛኛው የውሂብ ፍተሻዎች በቀጥታ በድር መግቢያ ጣቢያው ላይ ይከሰታሉ። በ SAP ERP ውስጥ የተገለጸውን የትዕዛዝ ቁጥር ማስገባት በቂ ነው. ከዚህ በኋላ፣ የታወቀው መረጃ በ SAP ውስጥ ከተሰራው መረጃ ጋር ተነጻጽሯል፡ TIN እና KPP የባልደረባው፣ የውል ቁጥሮች እና መጠኖች፣ ተ.እ.ታ፣ ምርት ወይም አገልግሎት ስም ዝርዝር። አንድ ሰነድ ማቀናበር እና ማረጋገጥ ጥቂት ደቂቃዎችን ብቻ ይወስዳል።

ዝርዝሮቹን በመጠቀም - INN እና KPP - የሚፈልጉትን ኩባንያ ከማውጫው ውስጥ መምረጥ ይችላሉ-

በሂሳብ መጠየቂያ ደረሰኝ ወይም ደረሰኝ ላይ ስህተት ካለ ሰነዱ ወደ ማህደሩ እንዲላክ አይፈቅድም። ለምሳሌ, አንድ ሰነድ በትክክል ካልተጠናቀረ ወይም ከቁምፊዎቹ አንዱ በትክክል ካልታወቀ, ስርዓቱ ይህንን ይጠቁማል እና ሰራተኛው ሁሉንም ስህተቶች እንዲያስተካክል ይጠይቃል. አንድ ምሳሌ ይኸውና፡-

ስርዓቱ Vasilek CJSC በMOEK አቅራቢዎች ዝርዝር ውስጥ እንደማይካተት አረጋግጧል።

ይህ ሰነዱ ወደ የሂሳብ ክፍል ከመድረሱ በፊት ሰራተኞች ስህተቶችን እንዲከታተሉ ያስችላቸዋል.

ሁሉም ቼኮች በተሳካ ሁኔታ ከተጠናቀቁ በአንድ ጠቅታ የተቃኘ የሰነዱ ቅጂ ወደ OpenText ኤሌክትሮኒክ መዝገብ ቤት ይላካል እና አገናኝ እና ሜታዳታ ያለው ካርድ በ SAP ውስጥ ይታያል። የሂሳብ ሹም ወይም ተቆጣጣሪ ሁል ጊዜ በኤሌክትሮኒክ መዝገብ ውስጥ ለሚፈለገው ቅደም ተከተል የሰነዶች ዝርዝር እና ሰነዶቹን ማን እንደሰራ ፣ በየትኛው የጊዜ ገደብ እና በምን ውጤት እንደሚገኝ መረጃን ማየት ይችላል።

ፒዮትር ፔትሮቪች ወደ ኤሌክትሮኒካዊ መዝገብ ቤት ተመለከተ, ...

... ለማዘዝ ቁጥር 1111 ሰነዶችን ማን እንደሰቀለ ለማየት።

ከABBYY FlexiCapture ወደ SAP ውሂብ ከሰቀሉ እና ከተቃኙ በኋላ፣ ረቂቅ ግብይት አስቀድሞ በተሞላ ውሂብ እና ከተቃኙ የሰነዶች ምስሎች ጋር አገናኞች ይታያል።

ረቂቅ ሽቦ;

ከዚያ የሂሳብ ባለሙያው የተጠናቀቀውን ረቂቅ የሚያገናኝ እና የሚቃኘው አገናኝ ያለው የኢሜል ማሳወቂያ ይቀበላል። ስፔሻሊስቱ ከአሁን በኋላ ከወረቀት ጋር መታገል አያስፈልግም. እሱ ማድረግ የሚጠበቅበት የግብይቱን አጠቃላይ መጠን፣ ማህተም እና ፊርማ መኖሩን እና ግብይቱን መፈጸም ብቻ ነው። የሂሳብ ሹሙ አሁን በላዩ ላይ ከአንድ ደቂቃ ያነሰ ጊዜ ያሳልፋል.

የፕሮጀክት ውጤቶች

• ABBYY ቴክኖሎጂዎችን በመጠቀም MOEK የሂሳብ አያያዝን ብቻ ሳይሆን የፋይናንስ ቁጥጥርን ቀላል እና አፋጥኗል። ለመለጠፍ ሰራተኞች ከአሁን በኋላ ከዋናው ሰነዶች ጋር ተላላኪውን መጠበቅ አያስፈልጋቸውም - ማድረግ ያለብዎት ነገር ቢኖር በአንድ ጠቅታ ከኤሌክትሮኒካዊ ማህደር የተረጋገጠ መረጃ ያለው ቅኝት መቀበል ብቻ ነው ። እውነት ነው, የወረቀት ሰነድ አሁንም ያስፈልጋል. አሁን ግን በኋላ ወደ ሂሳብ ክፍል መላክ ይቻላል. እዚያ ሲደርስ ሰራተኛው በሂሳብ መዝገብ ውስጥ "የመጀመሪያው የተቀበለው" ሳጥን ውስጥ ምልክት ያደርጋል.
• ሰራተኞች ወዲያውኑ ስለ ግብይቱ ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎች ከቅኝት ይቀበላሉ, ግብይቶችን በወቅቱ ያካሂዳሉ እና ሁሉንም ሰነዶች አስቀድመው ሪፖርት ለማድረግ ያዘጋጃሉ. አሁን እነሱ ውስጣዊም ሆነ ውጫዊ ፍተሻዎችን አይፈሩም.
• የሂሳብ ባለሙያዎች የፋይናንስ ግብይቶችን በ 3 እጥፍ በፍጥነት ያካሂዳሉ, እና MOEK የሪፖርት ማቅረቢያ ጊዜውን ከ 10 ቀናት በፊት ይዘጋዋል.
• ሁሉም MOEK ቅርንጫፎች የሂሳብ ሰነዶችን በአንድ ኤሌክትሮኒክ መዝገብ ውስጥ ያከማቻሉ። ለዚህም ምስጋና ይግባውና ማንኛውንም የክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ ፣ ውል ወይም የተጠናቀቀ ድርጊት እንዲሁም ማንኛውንም ባህሪያቶች (መጠኖች ፣ ተ.እ.ታ. ፣ የምርት ወይም የአገልግሎት ክልሎች) ከበፊቱ በ 4 እጥፍ ፈጣን ማግኘት ይችላሉ።
• መፍትሄው በዓመት ከ 2,6 ሚሊዮን ገጾች በላይ ሰነዶችን ያካሂዳል.

ከዚህ ይልቅ አንድ መደምደሚያ

MOEK ይጠቀማል ABBYY FlexiCapture ለ 2 ዓመታት አሁን እና በዚህ ጊዜ ውስጥ ስታቲስቲክስን ሰብስቤያለሁ. የሒሳብ ባለሙያዎች በረቂቆች ላይ ለውጦችን ሳያደርጉ 95% ግቤቶችን ያደርጋሉ። ይህ ማለት ለወደፊቱ እንደዚህ ያሉ ልጥፎች ሙሉ በሙሉ በራስ-ሰር ሊዘለሉ ይችላሉ. ይህ ምርት በእውነቱ በኩባንያው የንግድ ሂደቶች ውስጥ "ሰው ሰራሽ የማሰብ ችሎታ" አካላትን ለማስተዋወቅ የኩባንያው የመጀመሪያ እርምጃ ነበር-MOEK ተዛማጅ ፕሮግራም በማዘጋጀት ላይ ነው።

ሌሎች የሩሲያ ኩባንያዎችም የሂሳብ ስራን በራስ-ሰር በማካሄድ ላይ ናቸው: ቀላል እና የበለጠ ምቹ ያደርገዋል. ለምሳሌ፣ ABBYY ቴክኖሎጂዎችን በመጠቀም፣ የፋይናንስ ቁጥጥር አገልግሎት "Khlebprom» አስፈላጊ የንግድ መረጃን በ2 ጊዜ በፍጥነት ይቀበላል እና አስፈላጊ የሆኑትን ደረሰኞች እና የመላኪያ ማስታወሻዎችን በመፈለግ 20% ያነሰ ጊዜ ያሳልፋል። የማሰብ ችሎታ ያላቸው የመረጃ ማቀነባበሪያ ቴክኖሎጂዎች የሂሣብ ሒሳብ ክፍል ሰራተኞችን ይረዳሉ "ዝገት» የጅምላ ታክስ ኦዲት በሚደረግበት ጊዜ አስፈላጊዎቹን የገንዘብ ሰነዶች ወዲያውኑ ያግኙ። በ 2019 የኩባንያው ስፔሻሊስቶች ወደ 10 ሚሊዮን የሚጠጉ ሰነዶችን ለመስራት አቅደዋል.

ስለ MOEK እና ABBYY ፕሮጀክት የበለጠ ማወቅ ይፈልጋሉ? ኤፕሪል 3 ቀን 11:00 የ MOEK የመረጃ ቴክኖሎጂ ማእከል ምክትል ኃላፊ ቭላድሚር ፌክቲስቶቭ ስለ ጉዳዩ ዝርዝር ጉዳዮች በነጻ ይናገራሉ ። ዌቢናር “ሰው ሰራሽ የማሰብ ችሎታ ቴክኖሎጂዎች በኢነርጂ ኢንዱስትሪ ውስጥ ኩባንያዎችን እንዴት እንደሚረዱ”. ጥያቄዎችን መጠየቅ ከፈለጉ ይቀላቀሉ።

ኤሊዛቬታ ቲታሬንኮ,
ABBYY የድርጅት ብሎግ አርታዒ

ምንጭ: hab.com