ኤሌክትሮኒክ ሰነዶችን ካልተፈቀደ ቅጂ ለመጠበቅ 1000 እና አንድ መንገዶች አሉ። ግን ሰነዱ ወደ አናሎግ ሁኔታ እንደገባ (መሠረት "መረጃ ቴክኖሎጂ. የኤሌክትሮኒክስ የመረጃ ልውውጥ. ውሎች እና ትርጓሜዎች, "የአናሎግ ሰነድ" ጽንሰ-ሐሳብ በአናሎግ ሚዲያ ላይ ሰነድ አቀራረብ ሁሉ ባህላዊ ቅጾችን ያካትታል: ወረቀት, ፎቶ እና ፊልም, ወዘተ. የአቀራረብ አናሎግ ቅጽ የተለያዩ አሃዛዊ ዘዴዎችን በመጠቀም discrete (ኤሌክትሮኒክ) ቅጽ ወደ ሊቀየር ይችላል.), ከመቅዳት የሚከላከሉባቸው መንገዶች ቁጥር በከፍተኛ ሁኔታ ይቀንሳል, እና ተግባራዊ አተገባበር ዋጋም በፍጥነት እየጨመረ ነው. ለምሳሌ፣ በ"ትክክለኛ" ኩባንያ ውስጥ ምን ሊመስል ይችላል፡-
- የኤሌክትሮኒክ ሰነድን ወደ አናሎግ ለመቀየር የሚጠቅሙ ቦታዎችን እና ቴክኖሎጂዎችን ይገድቡ።
- ከአናሎግ ሰነዶች ይዘት ጋር እንዲተዋወቁ የተፈቀደላቸው የቦታዎች ብዛት እና የሰዎች ክበብ ይገድቡ።
- ከአናሎግ ሰነድ ይዘት ጋር በቪዲዮ ቀረጻ እና በእይታ መቆጣጠሪያ ዘዴዎች ለመተዋወቅ ቦታዎችን ያስታጥቁ
- እና የመሳሰሉት.
ከከፍተኛ ወጪ በተጨማሪ እንደነዚህ ያሉ ዘዴዎችን መጠቀም ከሰነዶች ጋር የመሥራት ውጤታማነትን በእጅጉ ይቀንሳል.
መስማማቱ የኛን ምርት አጠቃቀም ሊሆን ይችላል። .
የሰነድ ደህንነት መርህ
SafeCopyን በመጠቀም ለእያንዳንዱ ተቀባይ ልዩ የሆነ የሰነዱ ቅጂ ተዘጋጅቷል፣ ይህም የአፊን ለውጦችን በመጠቀም የተደበቁ ምልክቶች ይታከላሉ። በዚህ ሁኔታ፣ በመስመሮች እና በጽሁፉ ቁምፊዎች መካከል ያለው ክፍተት፣ የቁምፊዎች ዝንባሌ፣ ወዘተ ትንሽ ሊለወጥ ይችላል። የእንደዚህ አይነት ምልክት ማድረጊያ ዋነኛው ጠቀሜታ የሰነዱን ይዘት ሳይቀይር ሊወገድ አይችልም. የውሃ ምልክቶች በመደበኛ ቀለም ይታጠባሉ ፣ ይህ ብልሃት ከአፊን ለውጦች ጋር አይሰራም።
ቅጂዎች ለተቀባዮቹ በታተመ ወይም በኤሌክትሮኒክ ፒዲኤፍ ቅርጸት ይሰጣሉ። ቅጂው ከተለቀቀ ተቀባዩ በእያንዳንዱ ቅጂ ውስጥ በገቡት ልዩ የተዛባ ስብስብ ለመወሰን ዋስትና ሊሰጥ ይችላል። ጽሑፉ በሙሉ ምልክት የተደረገበት በመሆኑ፣ በጥሬው ጥቂት አንቀጾች ለዚህ በቂ ናቸው። የተቀረው ገፁ ሊጎድል ይችላል/የተሰባበረ/በእጅ ተሸፍኖ/በቡና የተበከለ (በተገቢው አስምር)። ያላየነው ምንድን ነው?
ምልክት ማድረጊያው ለምን ይጠቅማል?
ሚስጥራዊ ሰነዶችን መጠበቅ. ሁኔታው ከላይ ተገልጿል. ባጭሩ፡ ቅጂዎቹን ምልክት አድርገን ለተቀባዮቹ ሰጥተን እንከታተል ነበር። የሰነዱ ቅጂ “ያልተፈቀደላቸው ቦታዎች ላይ እንደታየ” ሁሉንም ምልክት ካደረጉ ቅጂዎች ጋር በማነፃፀር “የሚታየውን ቅጂ” ባለቤት በፍጥነት ለይተው አውቀዋል።
ሰላዩን ለመወሰን በእያንዳንዱ የሰነዱ ተቀባይ ቅጂ ላይ "የሚታይ ቅጂ" በተለዋጭ መንገድ እንጨምረዋለን። ከፍ ያለ የፒክሰል ግጥሚያዎች ያለው ማንኛውም ሰው ሰላይ ነው። ነገር ግን በሥዕሉ ላይ አንድ ጊዜ ማየት የተሻለ ነው.
በሁሉም ምልክት በተደረገባቸው ላይ "የታወጀው ቅጂ" ተደራቢ በእጅ አይደለም, ነገር ግን በራስ-ሰር. ጊጋባይት ዲስክን ላለማባከን ምልክት የተደረገባቸው ቅጂዎች በስርዓቱ ውስጥ አይቀመጡም. ስርዓቱ ለእያንዳንዱ ተቀባይ ልዩ ምልክት ማድረጊያ ባህሪያትን ብቻ ያከማቻል እና ወዲያውኑ ቅጂዎችን ያመነጫል።
የሰነድ ማረጋገጫ. በደህንነት የታተሙ ምርቶችን ስለማምረት ዘዴዎች ማንበብ ትችላለህ . በመሠረቱ, ወደ ቅርጾች ማምረት ይወርዳሉ የተለያዩ ዓይነት ምልክቶች - የውሃ ምልክቶች, ልዩ ቀለም, ወዘተ. የእነዚህ ምርቶች ምሳሌዎች የባንክ ኖቶች፣ የኢንሹራንስ ፖሊሲዎች፣ የመንጃ ፈቃድ፣ ፓስፖርቶች፣ ወዘተ ናቸው። እንደነዚህ ያሉ ምርቶች በመደበኛ አታሚ ላይ ሊመረቱ አይችሉም. ነገር ግን በላዩ ላይ የአፊን ጽሑፍ ለውጦችን የያዘ ሰነድ ማተም ይችላሉ። ይህ ምን ይሰጣል?
ቅጽን በማይታዩ የጽሑፍ ምልክቶች በማተም ትክክለኛነቱን በምልክቶች መገኘት ማረጋገጥ ይችላሉ። በተመሳሳይ ጊዜ, ምልክት ማድረጊያው ልዩነቱ ትክክለኛነትን ለማረጋገጥ ብቻ ሳይሆን ቅጹ የተላለፈበትን ልዩ ግለሰብ ወይም ህጋዊ አካል ለመለየት ያስችላል. ምልክት ማድረጊያ ከሌለ ወይም የተለየ ተቀባይን የሚያመለክት ከሆነ, ቅጹ የውሸት ነው.
እንደነዚህ ያሉት ምልክቶች በተናጥል ለምሳሌ ጥብቅ የሪፖርት ማቅረቢያ ቅጾችን ወይም ከሌሎች የደህንነት ዘዴዎች ጋር ለምሳሌ ፓስፖርቶችን ለመጠበቅ ጥቅም ላይ ሊውሉ ይችላሉ.
አጥፊዎችን ለፍርድ ማቅረብ. ትላልቅ ፍንጣቂዎች ኩባንያዎችን ብዙ ገንዘብ ያስወጣሉ። የአጥፊው ቅጣት ተግሣጽ ብቻ እንዳልሆነ ለማረጋገጥ በፍርድ ቤት ለፍርድ ማቅረብ አስፈላጊ ነው. የSafeCopy ውጤቶች በፍርድ ቤት እንደ ማስረጃ እንዲቀበሉ የኛን ሰነዶች ጥበቃ ዘዴ የባለቤትነት መብት ሰጥተናል።
መለያ መስጠት ምን ማድረግ አይችልም?
መለያ መስጠት ከመረጃዎች ፍንጣቂዎች እና የሰነዶች ቅጂዎችን ለመከላከል በሚደረገው ትግል ፓናሲያ አይደለም። በድርጅትዎ ውስጥ ሲተገበሩ ሶስት ቁልፍ ገደቦችን መረዳት አስፈላጊ ነው-
ምልክት ማድረግ ሰነዱን እንጂ ጽሑፉን አይጠብቅም።. ጽሑፉ ሊታወስ እና እንደገና ሊፃፍ ይችላል። ምልክት ከተደረገበት ቅጂ ላይ ያለው ጽሑፍ እንደገና ሊጻፍ እና በመልእክተኛው ውስጥ ሊላክ ይችላል. ከእነዚህ ማስፈራሪያዎች ምንም ነገር ሊያድንዎት አይችልም። እዚህ ጋር መረዳት በጣም አስፈላጊ ነው በጠቅላላ የውሸት ዓለም ውስጥ የሰነዱን ጽሁፍ በከፊል ብቻ ማፍሰስ ከኤሌክትሮኒካዊ ወሬዎች ያለፈ ነገር አይደለም. መፍሰስ ጠቃሚ እንዲሆን፣ የወጣውን መረጃ ትክክለኛነት ለማረጋገጥ መረጃ መያዝ አለበት - ማህተም፣ ፊርማ፣ ወዘተ። እና እዚህ ምልክት ማድረጊያው ጠቃሚ ይሆናል.
ምልክት ማድረግ የሰነዱን ቅጂ መቅዳት እና ፎቶግራፍ ማንሳትን አይከለክልም።. ነገር ግን የሰነዶች ቅኝቶች ወይም ፎቶዎች "ብቅ ብለው" ከተገኙ አጥፊውን ለማግኘት ይረዳል. በመሠረቱ, የመገልበጥ ጥበቃ በተፈጥሮ ውስጥ መከላከያ ነው. ሰራተኞቹ በፎቶግራፎች እና በሰነዶች ቅጂዎች ላይ ተመስርተው እንዲታወቁ እና እንዲቀጡ ዋስትና እንደሚሰጣቸው ያውቃሉ, እና ሌላ (የበለጠ ጉልበት የሚጠይቁ) የማፍሰሻ መንገዶችን ይፈልጋሉ ወይም ሙሉ በሙሉ እምቢ ይላሉ.
ምልክት ማድረጊያው የማን ቅጂ እንደተለቀቀ እንጂ ማን እንዳፈሰሰው አይደለም የሚወስነው. የእውነተኛ ህይወት ምሳሌ፡ ሰነዱ ፈሰሰ። ምልክቶቹ የኢቫን ኑዳችኒኮቭ (ስም እና የአባት ስም ተቀይሯል) ቅጂ መውጣቱን ያሳያል። የደህንነት አገልግሎቱ ምርመራውን ይጀምራል እና ኢቫን ሰነዱን በቢሮው ውስጥ በጠረጴዛው ላይ ትቶ አጥቂው ፎቶግራፍ ሲያነሳ. ኢቫን ተግሣጽ ተሰጥቶታል, የደህንነት አገልግሎቱ የዩኑዳችኒኮቭን ቢሮ ከጎበኙ ሰዎች መካከል ወንጀለኞችን ለማግኘት ፍለጋ ተሰጥቷል. እንዲህ ዓይነቱ ተልእኮ ቀላል አይደለም፣ ነገር ግን የሰነዱን ተቀባዮች በሙሉ ቢሮ ከጎበኙ ሰዎች መካከል ከመፈለግ የበለጠ ቀላል ነው።
ቅልቅል ግን አይንቀጠቀጡ
የመለያ ስርዓቱን ከሌሎች የድርጅት ስርዓቶች ጋር ካላዋህዱት፣ የመተግበሪያው ወሰን በአብዛኛው የሚገደበው በወረቀት ሰነድ ፍሰት ላይ ብቻ ነው፣ ይህም ባለፉት አመታት እየቀነሰ እና እየቀነሰ ነው። እና በዚህ ሁኔታ ውስጥ እንኳን ፣ ምልክቶችን መጠቀም በጣም ምቹ ተብሎ ሊጠራ አይችልም - እያንዳንዱን ሰነድ እራስዎ ማውረድ እና ለእሱ ቅጂዎችን ማድረግ አለብዎት።
ነገር ግን የመለያ ስርዓቱን የአጠቃላዩ የአይቲ እና የመረጃ ደህንነት ገጽታ አካል ካደረጉት ፣ተመሳስሎ የሚኖረው ተፅዕኖ የሚታይ ይሆናል። በጣም ጠቃሚዎቹ ውህደቶች የሚከተሉት ናቸው
ከ EDMS ጋር ውህደት. EDMS ምልክት ማድረግ የሚያስፈልጋቸውን የሰነዶች ስብስብ ይለያል። አዲስ ተጠቃሚ ይህን የመሰለ ሰነድ ከ EDMS በጠየቀ ቁጥር ምልክት የተደረገበት ቅጂ ይቀበላል።
ከህትመት አስተዳደር ስርዓቶች ጋር ውህደት. የህትመት አስተዳደር ስርዓቶች በተጠቃሚዎች ፒሲዎች እና በድርጅቱ ውስጥ ባሉ አታሚዎች መካከል እንደ ተኪ ሆነው ያገለግላሉ። የሚታተም ሰነድ መሰየሚያ እንደሚያስፈልግ ሊወስኑ ይችላሉ፣ ለምሳሌ በፋይሉ ባህሪያት ውስጥ የስሜታዊነት መለያ በመኖሩ ወይም ፋይሉ በድርጅት ሚስጥራዊ ሰነድ ማከማቻ ውስጥ በመገኘቱ። በዚህ አጋጣሚ ሰነዱን ለህትመት የላከው ተጠቃሚ ከአታሚው ትሪ ላይ ምልክት የተደረገበት ቅጂ ይቀበላል. በቀላል ሁኔታ ፣ የተለየ ምናባዊ አታሚ ማድረግ ይችላሉ ፣ ሰነዶችን በመላክ ፣ ምልክት የተደረገባቸው ቅጂዎች ከትሪው ውስጥ ይወጣሉ።
የኢሜል ውህደት. ብዙ ድርጅቶች ሚስጥራዊ ሰነዶችን ለመላክ ኢሜል መጠቀም አይፈቅዱም, ነገር ግን እነዚህ ክልከላዎች ብዙ ጊዜ ተጥሰዋል. የሆነ ቦታ በግዴለሽነት፣ የሆነ ቦታ በጠባብ የግዜ ገደቦች ወይም ከአስተዳደር ቀጥተኛ መመሪያዎች የተነሳ። የኢንፎርሜሽን ደህንነት በሂደት ላይ ያለ ዱላ እንዳልሆነ እና ለኩባንያው ገንዘብ እንደሚያመጣ ለማረጋገጥ፣ የሚከተለውን ሁኔታ እንዲተገብሩ ሀሳብ እናቀርባለን።
ሰነድ ሲልኩ ተጠቃሚው ምልክት ማድረግ የሚያስፈልገው ባንዲራ ይጨምራል። በእኛ ሁኔታ፣ የንግድ ኢሜይል አድራሻ። የፖስታ አገልጋዩ ከዚህ ባህሪ ጋር ደብዳቤ ሲቀበል ለእያንዳንዱ ተቀባይ የሁሉንም አባሪዎች ቅጂዎች አዘጋጅቶ ከዋናው አባሪዎች ይልቅ ይልካል። ይህንን ለማድረግ በፖስታ አገልጋይ ላይ ምልክት ማድረጊያ ስርዓት አካል ተጭኗል። በማይክሮሶፍት ልውውጥ ውስጥ, የሚባሉትን ሚና ይጫወታል. የመጓጓዣ ወኪል. ይህ አካል በፖስታ አገልጋይ ሥራ ላይ ጣልቃ አይገባም።
ምንጭ: hab.com