تخصيص تكلفة تكنولوجيا المعلومات - هل هناك أي عدالة؟

أعتقد أننا جميعًا نذهب إلى المطعم مع الأصدقاء أو الزملاء. وبعد وقت ممتع، أحضر النادل الشيك. ومن ثم يمكن حل المشكلة بعدة طرق:

• الطريقة الأولى: "الرجل النبيل". تتم إضافة "إكرامية" بنسبة 10-15% للنادل إلى مبلغ الشيك، ويتم تقسيم المبلغ الناتج بالتساوي بين جميع الذكور.
• الطريقة الثانية هي "الاشتراكية". ويقسم الشيك بالتساوي بين الجميع، بغض النظر عن كمية أكلهم وشربهم.
• الطريقة الثالثة هي "العادلة". يقوم الجميع بتشغيل الآلة الحاسبة على هواتفهم ويبدأون في حساب تكلفة أطباقهم بالإضافة إلى مبلغ معين من "الإكرامية" الفردية أيضًا.

وضع المطاعم مشابه جدًا للوضع فيما يتعلق بتكاليف تكنولوجيا المعلومات في الشركات. في هذه التدوينة سنتحدث عن توزيع النفقات بين الأقسام.

ولكن قبل أن نغوص في هاوية تكنولوجيا المعلومات، دعونا نعود إلى مثال المطعم. كل من الطرق المذكورة أعلاه "لتوزيع التكلفة" لها إيجابيات وسلبيات. العيب الواضح للطريقة الثانية: يمكن للمرء أن يأكل سلطة سيزر نباتية بدون دجاج، والآخر يمكن أن يأكل شريحة لحم ريب آي، لذلك يمكن أن تختلف الكميات بشكل كبير. الجانب السلبي للطريقة "العادلة" هو أن عملية العد طويلة جدًا، ويكون المبلغ الإجمالي للمال دائمًا أقل مما هو موجود في الشيك. الوضع المشترك؟

الآن دعونا نتخيل أننا كنا نستمتع في مطعم في الصين، وتم إحضار الشيك باللغة الصينية. كل ما هو واضح هناك هو المبلغ. على الرغم من أن البعض قد يشك في أن هذا ليس المبلغ على الإطلاق، ولكن التاريخ الحالي. أو لنفترض أن هذا يحدث في إسرائيل. يقرؤون من اليمين إلى اليسار، لكن كيف يكتبون الأرقام؟ من يستطيع الإجابة بدون جوجل؟

لماذا يعد التخصيص ضروريًا لتكنولوجيا المعلومات والأعمال؟

لذلك، يقدم قسم تكنولوجيا المعلومات الخدمات لجميع أقسام الشركة، ويبيع خدماته فعليًا إلى أقسام الأعمال. وعلى الرغم من أنه قد لا تكون هناك علاقات مالية رسمية بين الأقسام داخل الشركة، يجب على كل وحدة عمل على الأقل أن تفهم مقدار ما تنفقه على تكنولوجيا المعلومات، وكم يكلف إطلاق منتجات جديدة، واختبار المبادرات الجديدة، وما إلى ذلك. ومن الواضح أن تكاليف تحديث وتوسيع البنية الأساسية لا يتحملها "المحدث الأسطوري، وراعي شركات تكامل الأنظمة ومصنعي المعدات"، بل تتحملها الشركات، التي يتعين عليها أن تفهم مدى فعالية هذه التكاليف.

تختلف وحدات الأعمال من حيث الحجم وكذلك من حيث كثافة استخدامها لموارد تكنولوجيا المعلومات. وبالتالي فإن تقسيم تكاليف تطوير البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات بالتساوي بين الإدارات هو الأسلوب الثاني بكل عيوبه. الطريقة "العادلة" هي الأفضل في هذه الحالة، ولكنها كثيفة العمالة. يبدو أن الخيار الأمثل هو الخيار "شبه العادل"، عندما لا يتم تخصيص التكاليف للفلس الواحد، ولكن مع بعض الدقة المعقولة، تمامًا كما هو الحال في هندسة المدرسة نستخدم الرقم π كـ 3,14، وليس التسلسل الكامل للأرقام بعد العلامة العشرية.

يعد تقدير تكلفة خدمات تكنولوجيا المعلومات مفيدًا جدًا في الممتلكات التي تحتوي على بنية تحتية واحدة لتكنولوجيا المعلومات عند دمج أو فصل جزء من الملكية في هيكل منفصل. يتيح لك ذلك حساب تكلفة خدمات تكنولوجيا المعلومات على الفور من أجل أخذ هذه المبالغ في الاعتبار عند التخطيط. كما أن فهم تكلفة خدمات تكنولوجيا المعلومات يساعد على مقارنة الخيارات المختلفة لاستخدام وامتلاك موارد تكنولوجيا المعلومات. عندما يتحدث رجال يرتدون بدلات تبلغ قيمتها عدة آلاف من الدولارات عن كيف يمكن لمنتجهم تحسين تكاليف تكنولوجيا المعلومات، وزيادة ما يجب زيادته، وتقليل ما يجب تخفيضه، فإن تقييم التكاليف المستمرة لخدمات تكنولوجيا المعلومات يسمح لمدير تكنولوجيا المعلومات بعدم الثقة العمياء في وعود التسويق ولكن لتقييم التأثير المتوقع بدقة والتحكم في النتائج.

بالنسبة للأعمال، يعد التخصيص فرصة لفهم تكلفة خدمات تكنولوجيا المعلومات مقدمًا. لا يتم تقييم أي متطلبات عمل على أنها زيادة في الميزانية الإجمالية لتكنولوجيا المعلومات بنسبة كبيرة جدًا، ولكن يتم تحديدها على أنها مبلغ لمتطلبات أو خدمة محددة.

حالة حقيقية

كان "الألم" الرئيسي لرئيس قسم تكنولوجيا المعلومات في شركة كبيرة هو أنه كان من الضروري فهم كيفية توزيع التكاليف بين وحدات الأعمال وتقديم المشاركة في تطوير تكنولوجيا المعلومات بما يتناسب مع الاستهلاك.

وكحل لذلك، قمنا بتطوير حاسبة خدمات تكنولوجيا المعلومات التي كانت قادرة على تخصيص إجمالي تكاليف تكنولوجيا المعلومات أولاً لخدمات تكنولوجيا المعلومات ثم لوحدات الأعمال.

هناك في الواقع مهمتان: حساب تكلفة خدمة تكنولوجيا المعلومات وتوزيع التكاليف بين وحدات الأعمال التي تستخدم هذه الخدمة وفقًا لمحركات معينة (طريقة "شبه عادلة").

للوهلة الأولى، قد يبدو الأمر بسيطًا إذا تم وصف خدمات تكنولوجيا المعلومات بشكل صحيح منذ البداية، وتم إدخال المعلومات في قاعدة بيانات تكوين CMDB ونظام إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات ITAM، وتم بناء نماذج الموارد والخدمات وتم إنشاء كتالوج لخدمات تكنولوجيا المعلومات. متطور. في الواقع، في هذه الحالة، بالنسبة لأي خدمة تكنولوجيا معلومات، من الممكن تحديد الموارد التي تستخدمها ومقدار تكلفة هذه الموارد، مع مراعاة الاستهلاك. لكننا نتعامل مع الأعمال التجارية الروسية العادية، وهذا يفرض بعض القيود. وبالتالي، لا يوجد CMDB وITAM، لا يوجد سوى كتالوج لخدمات تكنولوجيا المعلومات. تمثل كل خدمة تكنولوجيا معلومات بشكل عام نظام معلومات، والوصول إليه، ودعم المستخدم، وما إلى ذلك. تستخدم خدمة تكنولوجيا المعلومات خدمات البنية التحتية مثل "خادم قاعدة البيانات"، "خادم التطبيقات"، "نظام تخزين البيانات"، "شبكة البيانات"، وما إلى ذلك. وبناء على ذلك، لحل المهام المعينة من الضروري:

• تحديد تكلفة خدمات البنية التحتية؛
• توزيع تكلفة خدمات البنية التحتية على خدمات تكنولوجيا المعلومات وحساب تكلفتها؛
• تحديد الدوافع (المعاملات) لتوزيع تكلفة خدمات تكنولوجيا المعلومات على وحدات الأعمال وتخصيص تكلفة خدمات تكنولوجيا المعلومات لوحدات الأعمال، وبالتالي توزيع مبلغ تكاليف قسم تكنولوجيا المعلومات بين الأقسام الأخرى في الشركة.

يمكن تمثيل جميع تكاليف تكنولوجيا المعلومات السنوية كحقيبة من المال. تم إنفاق بعض هذه الحقيبة على المعدات وأعمال الهجرة والتحديث والتراخيص والدعم ورواتب الموظفين وما إلى ذلك. ومع ذلك، فإن التعقيد يكمن في الإجراءات المحاسبية لمحاسبة الأصول الثابتة والأصول غير الملموسة في تكنولوجيا المعلومات.

لنأخذ مثالاً على مشروع لتحديث البنية التحتية لـ SAP. كجزء من المشروع، يتم شراء المعدات والتراخيص، ويتم تنفيذ العمل بمساعدة أحد تكامل الأنظمة. عند إغلاق المشروع، يجب على المدير إعداد الأوراق بحيث يتم تضمين المعدات المحاسبية في الأصول الثابتة، ويتم تضمين التراخيص في الأصول غير الملموسة، ويتم شطب أعمال التصميم والتشغيل الأخرى كمصروفات مؤجلة. المشكلة رقم واحد: عند التسجيل كأصول ثابتة، لا يهتم محاسب العميل بما سيتم تسميته. ولذلك، في الأصول الثابتة نحصل على الأصل "UpgradeSAPandMigration". إذا تم تحديث مجموعة الأقراص كجزء من المشروع، والتي لا علاقة لها بـ SAP، فهذا يزيد من تعقيد البحث عن التكلفة والمزيد من التخصيص. في الواقع، يمكن إخفاء أي معدات خلف أصول "UpgradeSAPandMigration"، وكلما مر الوقت، أصبح من الصعب فهم ما تم شراؤه بالفعل هناك.

الأمر نفسه ينطبق على الأصول غير الملموسة، التي لها صيغة حسابية أكثر تعقيدًا. يضاف تعقيد إضافي إلى حقيقة أن لحظة بدء تشغيل الجهاز وإدراجه في الميزانية العمومية قد تختلف بحوالي عام. بالإضافة إلى ذلك، فإن الاستهلاك هو 5 سنوات، ولكن في الواقع يمكن أن تعمل المعدات أكثر أو أقل، حسب الظروف.

وبالتالي، من الممكن نظريًا حساب تكلفة خدمات تكنولوجيا المعلومات بدقة 100٪، ولكن من الناحية العملية يعد هذا تمرينًا طويلًا وغير مجدٍ إلى حد ما. ولذلك، اخترنا طريقة أبسط: التكاليف التي يمكن أن تعزى بسهولة إلى أي بنية تحتية أو خدمة تكنولوجيا المعلومات تنسب مباشرة إلى الخدمة المقابلة. ويتم توزيع التكاليف المتبقية بين خدمات تكنولوجيا المعلومات وفقا لقواعد معينة. سيسمح لك ذلك بالحصول على دقة تصل إلى 85% تقريبًا، وهو ما يكفي تمامًا.

في المرحلة الاولى ولتوزيع تكاليف خدمات البنية التحتية، تُستخدم التقارير المالية والمحاسبية لمشاريع تكنولوجيا المعلومات و"التطوع السليم" في الحالات التي لا يمكن فيها إسناد التكاليف إلى أي خدمة من خدمات البنية التحتية. يتم تخصيص التكاليف إما مباشرة لخدمات تكنولوجيا المعلومات أو لخدمات البنية التحتية. ونتيجة لتوزيع التكاليف السنوية نحصل على مقدار النفقات لكل خدمة من خدمات البنية التحتية.

في المرحلة الثانية يتم تحديد معاملات التوزيع بين خدمات تكنولوجيا المعلومات لخدمات البنية التحتية مثل "خادم التطبيقات"، "خادم قاعدة البيانات"، "تخزين البيانات"، وما إلى ذلك. بعض خدمات البنية التحتية، على سبيل المثال، "أماكن العمل"، "الوصول إلى شبكة Wi-Fi"، "مؤتمرات الفيديو" لا يتم توزيعها بين خدمات تكنولوجيا المعلومات ويتم تخصيصها مباشرة لوحدات الأعمال.

في هذه المرحلة تبدأ المتعة. على سبيل المثال، فكر في خدمة البنية التحتية مثل "خوادم التطبيقات". وهو موجود في كل خدمات تكنولوجيا المعلومات تقريبًا، في بنيتين، مع المحاكاة الافتراضية وبدونها، مع التكرار وبدونه. إن أبسط طريقة هي تخصيص التكاليف بما يتناسب مع النوى المستخدمة. من أجل حساب "الببغاوات المتطابقة" وعدم الخلط بين النوى المادية والنوى الافتراضية، مع مراعاة الإفراط في الاشتراك، نفترض أن نواة مادية واحدة تساوي ثلاثة نواة افتراضية. ثم ستبدو صيغة توزيع التكلفة لخدمة البنية التحتية "خادم التطبيقات" لكل خدمة تكنولوجيا معلومات كما يلي:

,

حيث Rsp هي التكلفة الإجمالية لخدمة البنية التحتية "لخوادم التطبيقات"، وKx86 وKr عبارة عن معاملات تشير إلى حصة خوادم x86 وP-series.

يتم تحديد المعاملات تجريبياً بناءً على تحليل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات. يتم حساب تكلفة برامج المجموعة وبرامج المحاكاة الافتراضية وأنظمة التشغيل وبرامج التطبيقات كخدمات بنية تحتية منفصلة.

لنأخذ مثالا أكثر تعقيدا. خدمة البنية التحتية "خوادم قواعد البيانات". ويشمل تكاليف الأجهزة وتكاليف تراخيص قاعدة البيانات. وبالتالي، يمكن التعبير عن تكلفة المعدات والتراخيص بالصيغة:

حيث РHW وРLIC هما إجمالي تكلفة المعدات وإجمالي تكلفة تراخيص قاعدة البيانات، على التوالي، وKHW وKLIC عبارة عن معاملات تجريبية تحدد حصة تكاليف الأجهزة والتراخيص.

علاوة على ذلك، مع الأجهزة يشبه المثال السابق، ولكن مع التراخيص يكون الوضع أكثر تعقيدًا بعض الشيء. قد يستخدم مشهد الشركة عدة أنواع مختلفة من قواعد البيانات، مثل Oracle وMSSQL وPostgres وما إلى ذلك. وبالتالي، فإن صيغة حساب تخصيص قاعدة بيانات معينة، على سبيل المثال، MSSQL، لخدمة معينة تبدو كما يلي:

حيث KMSSQL هو المعامل الذي يحدد حصة قاعدة البيانات هذه في مشهد تكنولوجيا المعلومات بالشركة.

يصبح الوضع أكثر تعقيدًا عند حساب وتخصيص نظام تخزين البيانات مع الشركات المصنعة المختلفة للمصفوفات وأنواع مختلفة من الأقراص. لكن وصف هذا الجزء هو موضوع لتدوينة منفصلة.

النتيجة؟

قد تكون نتيجة هذا التمرين عبارة عن آلة حاسبة Excel أو أداة أتمتة. كل هذا يتوقف على نضج الشركة والعمليات التي تم إطلاقها والحلول المنفذة ورغبة الإدارة. تساعد مثل هذه الآلة الحاسبة أو التمثيل المرئي للبيانات على توزيع التكاليف بشكل صحيح بين وحدات الأعمال وإظهار كيفية تخصيص ميزانية تكنولوجيا المعلومات وماهية ذلك. يمكن للأداة نفسها أن توضح بسهولة كيف يؤدي تحسين موثوقية الخدمة (التكرار) إلى زيادة تكلفتها، ليس بتكلفة الخادم، ولكن مع مراعاة جميع التكاليف المرتبطة بها. وهذا يسمح للشركات ومدير تكنولوجيا المعلومات "باللعب على نفس اللوحة" بنفس القواعد. عند التخطيط لمنتجات جديدة، يمكن حساب التكاليف مقدمًا وتقييم الجدوى.

إيجور تيوكاشيف، مستشار في شركة Jet Infosystems

المصدر: www.habr.com