يوم جيد للجميع! أود اليوم أن أشارك مثالًا صغيرًا عن أتمتة عملية إنشاء طلبات الخروج للموظفين الجدد باستخدام منتجات Microsoft SharePoint وPowerApps وPower Automate وTeams. عند تنفيذ هذه العملية، لن تحتاج إلى شراء خطط مستخدم PowerApps وPower Automate منفصلة؛ سيكون اشتراك Office365 E1/E3/E5 كافيًا. سنقوم بإنشاء قوائم وأعمدة على موقع SharePoint، وسيساعدك PowerApps على إنشاء نموذج، وسيوفر Power Automate فرصًا لتخصيص منطق العمليات التجارية. سنقوم بتوصيل العملية النهائية بفريق MS Teams. دعونا لا نضيع الوقت ونرى ما سيحدث.
في المرحلة الأولى، نقوم بإنشاء القوائم والتفاصيل. نحتاج إلى قوائم:
- طلبات خروج الموظفين
- الانقسامات
- الموارد البشرية حسب القسم
- المسؤولين
كل قائمة ستلعب دورها في المستقبل، وسنرى أي منها. قم بإنشاء التفاصيل وتكوين قائمة التنقل:
باور آبس
الآن، لنقم بإنشاء نموذج لقائمة "طلبات خروج الموظف" باستخدام PowerApps. في الشكل النهائي سيبدو هكذا:
في حقل "الموظف"، تختار من قائمة مستخدمي Office 365، وتتم الإشارة إلى "تاريخ الخروج" من التقويم، ويتم الإشارة إلى "القسم" من دليل القسم، ويتم تحديد "الموارد البشرية" من "الموارد البشرية حسب القسم" الدليل:
ولكن من الضروري التأكد من تصفية قائمة الموارد البشرية المتاحة للاختيار من قبل القسم المشار إليه في النموذج. لنستخدم صيغة لتصفية البيانات في PowerApps. بالنسبة لخاصية "الأصناف" في حقل "الموارد البشرية" نكتب:
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إجراء تعديلات بسيطة على القيمة الافتراضية لحقل الحالة في النموذج. بالنسبة للخاصية "الافتراضية" في حقل "الحالة" نكتب:
إذا تم فتح نموذج إنشاء عنصر، فسيتم كتابة القيمة "جديد" في حقل "الحالة"، وإلا فسيتم استبدال القيمة من عمود SharePoint للعنصر الحالي في حقل الحالة في النموذج.
إحدى مشكلات PowerApps هي عدم القدرة على استرداد البيانات بسهولة من مجموعات SharePoint. ونتيجة لذلك، ليس من الممكن تكوين رؤية/توفر الحقول أو الكائنات في النموذج بسهولة إذا كنت تريد الاعتماد على كون المستخدم عضوًا في مجموعة SharePoint. ولكن يمكنك تقديم حل بديل. ولهذا الغرض على وجه الخصوص، قمنا بإنشاء قائمة بالمسؤولين مسبقًا:
تحتوي هذه القائمة على حقل "موظف" بالنوع "مستخدم أو مجموعة"، يتم عرضه فقط في النموذج، وحقل "الاسم"، الذي يُكتب فيه اسم الموظف المحدد، ويتم عرضه فقط في عرض القائمة. الآن، دعونا نجرب خدعة صغيرة في PowerApps. على سبيل المثال، يمكنك تكوين مدى توفر أي حقل إذا كان المستخدم الحالي موجودًا في قائمة المسؤولين. ابحث عن خاصية "وضع العرض" في حقل "تاريخ الإصدار" واكتب:
وفقًا لهذه الصيغة، إذا كان هناك موظف واحد على الأقل في قائمة المسؤولين الذي يتطابق تسجيل دخوله مع تسجيل دخول المستخدم الحالي، فسيكون الحقل متاحًا للتحرير، وإلا للعرض. لمزيد من الموثوقية، نقوم بتقليل تسجيل الدخول إلى أحرف صغيرة، وإلا يمكن أن تحدث جميع أنواع الحالات.
ربما لاحظت أنه يوجد في رأس النموذج زر "الإجراءات على التطبيق":
سينتقل هذا الزر إلى شاشة أخرى، حيث يتم جمع جميع الإجراءات الممكنة على التطبيق من أجل الراحة:
بعد الضغط على كل زر، تفتح نافذة إجراء إضافية، على سبيل المثال، إذا تم تحديد إجراء "إلغاء التطبيق"، يتم فتح نافذة إضافية مع إمكانية إدخال تعليق:
بعد النقر فوق الزر "تأكيد"، تتغير حالة التطبيق، ويمكن القيام بذلك حتى بدون تشغيل تدفق Power Automate. لنستخدم وظيفة "Patch" لخاصية "OnSelect" الخاصة بالزر:
باستخدام وظيفة التصحيح، نقوم بتحديث عنصر قائمة الطلب عن طريق تصفيته حسب معرف العنصر الحالي. نقوم بتغيير قيمة حقل "الحالة" وننتقل إلى الشاشة الرئيسية. بالنسبة لأزرار الإجراءات الأخرى، يكون المنطق مشابهًا.
كل ما تبقى هو تكوين تدفق الموافقة. دعونا نفعل ذلك في أبسط شكل.
أتمتة الطاقة
سيتم تشغيل تدفق الموافقة لدينا تلقائيًا عند إنشاء تذكرة. أثناء التنفيذ، ستتغير حالة الطلب، وسيتسلمها رئيس القسم، وسيتم إرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني بالطلب الجديد إلى الرئيس. لتحديد القائد لدينا دليل “الأقسام”:
إنشاء تدفق الطاقة التلقائية:
أثناء تنفيذ هذا التدفق، يتلقى رئيس القسم إشعارًا عبر البريد الإلكتروني حول إنشاء تطبيق جديد ويمكنه اتباع الرابط لاتخاذ القرار من خلال النقر على الزر:
يؤدي النقر فوق الزر "موافقة" أو "رفض" أيضًا إلى تشغيل تدفق Power Automate، والذي يغير حالة التطبيق ويرسل إشعارًا عبر البريد الإلكتروني إلى متخصص الموارد البشرية:
العملية جاهزة.
الفرق
واللمسة الأخيرة هي تنظيم التعاون في هذه العملية. للقيام بذلك، قم بتوصيل العملية بأمر MS Teams:
الآن، يتمتع جميع أعضاء فريق MS Teams بإمكانية الوصول إلى عملية تسجيل خروج الموظف الجديد في علامة تبويب منفصلة.
بالطبع، يمكنك توفير موافقات متعددة الخطوات في منطق التدفق الخاص بك، بالإضافة إلى أنه يمكنك استخدام مكون الموافقات لتعيين مهام Power Automate. يمكنك أيضًا تخصيص التقارير وإنشاء الإشعارات التي سيتم إرسالها إلى برنامج الدردشة الآلي لـ Microsoft Teams. ولكن المزيد عن ذلك في المقالات المستقبلية. شكرا لاهتمامكم ويوم جميل للجميع!
المصدر: www.habr.com