النحل مجانا. نقل الأفراد للعمل عن بعد منذ عام 2016

مرحبا!

نأمل أن تقرأ هذا المنشور خلال ساعات العمل، بعد أن تم تحويلك بالفعل إلى العمل عن بعد من قبل صاحب العمل.

لقد تمكنا من نقل الموظفين إلى العمل عن بعد بسرعة كبيرة لسبب واحد بسيط - منذ عام 2016، تمتلك الشركة BeeFREE، مشروعنا الاستراتيجي للعمل عن بعد، والذي يسمح للموظف بالعمل من المنزل.

أسفل المقطع - حول كيفية عمل كل شيء بالنسبة لنا، ولماذا تعتبر برامج مراقبة أجهزة سطح المكتب للموظفين بمثابة طلقة في القدم، ولماذا قمنا بتنفيذ كل هذا منذ 4 سنوات، وأيضًا بعض النصائح لأولئك الذين أصبح العمل المؤقت عن بعد بالنسبة لهم أمرًا ضروريًا حدث مفاجئ إلى حد ما، بما في ذلك ثلاثة أفخاخ بعيدة.

وأيضا استطلاع صغير.

النحل مجانا

تم تصميم BeeFREE كمشروع من شأنه أن يؤثر بشكل مفيد على ثقافة الشركة ككل وعلى حالة (ومزاج) الفرد. بغض النظر عن حجم الشركة، فهي تتكون دائمًا من أشخاص، كل منهم لديه أفكاره الخاصة حول الجمال والبيئة المحيطة، بما في ذلك بيئة العمل والجدول الزمني ودرجة الحرارة المريحة للعمل و(عدم) قبول تسخين الأسماك في مطبخ مشترك و اشياء اخرى.

يحب بعض الأشخاص العمل في المكتب والتواصل شخصيًا مع زملائهم و(نعم، نعم) المشاركة في الاجتماعات. يتفق بعض الناس مع أولئك الذين يعتبرون الفضاء المفتوح إحدى دوائر الجحيم، حيث يكون ببساطة أكثر ضجيجًا من الآخرين. ولا يزال البعض الآخر على قناعة راسخة بأن رسالة واحدة مكتوبة جيدًا تتضمن سؤالًا محددًا بوضوح يمكن أن تحقق أكثر بكثير من عقد ثلاثة اجتماعات في أوقات مختلفة لهذا الغرض. وغالباً ما يكون أسرع.

بشكل عام، في عام 2016، تقرر إطلاق هذا كبرنامج تجريبي، ثم معرفة ما إذا كان سيحظى بالقبول على الإطلاق، أو إذا كان لا يستحق التوسع. كما فهم القارئ اليقظ بالفعل، فقد ترسخت بنجاح كبير وتستمر في العمل.

إذن، كيف يعمل وما هو المطلوب للموظف للتبديل إلى BeeFREE.

1. ناقش كل شيء مع مشرفك المباشر، الذي، حسب الموقف، سيعطي الضوء الأخضر أو ​​يخبرك لماذا لا يكون ذلك ممكنًا. لنفترض أنه إذا أظهر الشخص بالفعل بشكل أو بآخر أنه قادر على العمل بشكل مستقل وحل المشكلات، فلا بأس، دعه يحاول القيام بذلك في المنزل. ولكن إذا أصبح الشخص، على العكس من ذلك، مثالاً ساطعًا للموظف الذي يحتاج إلى المراقبة المستمرة أو التصحيح أو إصلاح شيء ما أو التذكير بأنه يمكنك (ويجب عليك) قضاء ثلاث ساعات على الشبكات الاجتماعية في وقت فراغك، ثم تلك قصة مختلفة.

   وبطبيعة الحال، فإن عددا من الوظائف لا تنطوي ببساطة على العمل عن بعد. سيكون من الصعب بعض الشيء إرسال مُثبِّت كابلات الألياف الضوئية للعمل من المنزل. وبطبيعة الحال، سيكون قادرا على تقديم الدعم المعنوي لزملائه عبر الفيديو كونفرنس، ولكن هذا مختلف قليلا. أو موظفي محلات الاتصالات. بشكل عام، هذا واضح تماما - المتخصص الذي يعمل بشكل جيد على جهاز كمبيوتر محمول ويؤدي جميع واجباته من جهاز كمبيوتر، يمكن أن يعمل خارج المكتب.

2. أبلغ زملائك أنك لست متواجدًا في المكتب في أيام محددة. BeeFREE هو شيء مرن، على سبيل المثال، إذا تقرر أثناء محادثة مع مديرك أن تعمل من المنزل لمدة 3 أيام، وفي المكتب، على سبيل المثال، يومي الثلاثاء والأربعاء (أو الاثنين والجمعة)، فإنه سيكون من الجيد أن يعرف زملائك المباشرين أنهم كتبوا لك على الفور عبر البريد الإلكتروني أو الدردشة حول هذا الأمر بدلاً من البحث عنك في جميع أنحاء المكتب.
3. قم بتنسيق مهامك الحالية مع مديرك مرة واحدة في الأسبوع وحدد الأولويات. قد يبدو هذا أمرًا عاديًا إلى حد ما، لكنه يساعد حقًا في ضبط اللهجات وتخفيف هذا التوتر الإداري الغريب على غرار "إذن، ما الذي يفعله هذا الرجل بالضبط، في أي مرحلة؟" لهذا، هناك قائمة مهام خاصة في الحساب الشخصي للموظف والمدير، ولكن، كما تظهر الممارسة، فإن الشيء الرئيسي هو الموافقة ببساطة. ومن وأين وكيف يسجل المهام والتقدم هو أمر ثانوي. الشيء الرئيسي هو أنه ينبغي أن يكون بسيطا. وليس فقط لفظيا.

المبادئ الأساسية - مع هذه المسافة نقوم بتقييمها نتيجة، وليست عملية. بشكل تقريبي، أسوأ شيء يمكنك القيام به في مثل هذه الحالة هو محاولة السيطرة باستمرار على الموظف، وتوضيح ما يفعله الآن، سواء كان مشغولا بالعمل أو أي شيء آخر. في أعنف الحالات، يطلب أصحاب العمل أحيانًا تثبيت برنامج خاص للمراقبة (اقرأ: المراقبة) على سطح مكتب الموظف. هناك رأي غريب مفاده أن هذا يحفز الموظف على القيام بالأعمال دائمًا وليس شيئًا مشتتًا للانتباه.

في الواقع، يجب أن يكون هذا دافعًا جيدًا جدًا لتحديث سيرتك الذاتية والعثور على وظيفة دون مثل هذه التجاوزات من حيث السيطرة.

في الواقع، هذا كل شيء. بعد ذلك نعمل كما كان من قبل، وذلك باستخدام ما يلي.

أدواتنا

لا يمكن الوصول إلى عدد من موارد الشركة إلا من خلال الشبكة الداخلية، وبالتالي يتم حل مشكلة الوصول إليها باستخدام VDI. للبدء في الاستمتاع بفوائد العمل عن بعد، هذا هو ما تحتاجه.

1. نقوم بتقديم الطلبات اللازمة. ربما تكون هذه هي المرحلة الوحيدة التي ترتبط بطريقة أو بأخرى بالبيروقراطية والإجراءات الشكلية. ولكن عندما تكون شركة كبيرة، فمن الصعب أن تفعل خلاف ذلك.
2. بعد الانتهاء من كل هذه الطلبات، يتم تثبيت VDI على الكمبيوتر المحمول الخاص بالموظف (الشخصي أو العملي)، الذي نستخدمه الأفق.
3. لمصادقة المستخدم، يتم استخدام بيانات حسابه + إدخال رمز مميز (هذه مسؤولية جيمالتو، يمكن تثبيت التطبيق على هاتف ذكي يعمل بنظام Android / iOS).
4. بريد الشركة والتقويم - Microsoft Outlook.

بالمناسبة، هذه هي القائمة الكاملة للبرامج المطلوبة، فيما يتعلق بالاتصالات وتحديد المهام، فقد تركنا كل شيء لرؤساء الأقسام والموظفين أنفسهم. إنه أكثر ملاءمة لشخص ما للتواصل في Slack - من فضلك. لا توجد ملصقات كافية للتعبير عن المشاعر - يوجد دائمًا Telegram. لم يقم أحد بإلغاء Whatsapp و Skype.

مرة واحدة في الأسبوع، تقوم العديد من الإدارات بفحص الحالة. في الوضع الوبائي الطبيعي، كانت هذه مفاوضات كبيرة مع VKS، لأن لدينا موظفين من المقر الرئيسي في موسكو، وعمال عن بعد، وشباب من المنطقة، وأشخاص من المناطق، لذلك كان "الحضور الشخصي أو تنسيق بلوجينز. الآن تُعقد جميع الاجتماعات والمفاوضات فقط عن بعد، Bluejeans أو Zoom.

والمزيد من البرامج المفيدة للعمل عن بعد بشكل مريح

يحدث أن يكون عمل شركتك مرتبطًا بمورد واحد، أو أنك ببساطة تستخدم منتجاتها بالفعل. أو على العكس من ذلك، فإن السياسات الأمنية للشركة لعدد من الأسباب تحظر استخدام البرامج من شركة معينة، مما يعني أن هناك حاجة إلى بدائل.

مؤتمرات الفيديو

زوم (مجانًا لما يصل إلى 100 مشارك و40 دقيقة لكل مؤتمر، ثم بدءًا من 15 دولارًا شهريًا)
جينز أزرق (ما يصل إلى 50 مشاركًا مقابل 12 دولارًا شهريًا، ثم أكثر)
جوجل HangoutsMeet (داخل GSuite، بدءًا من 5,5 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم، وما يصل إلى 100 مشارك، و14 يومًا من التجربة المجانية)
اجتماعات Cisco WebEx
فرق مايكروسوفت (ضمن أوفيس 365)

الدردشات وقواعد المعرفة

فترة ركود - يبلغ عمر المنتج 7 سنوات تقريبًا، وخلال هذه الفترة حصل على مجموعة من عمليات التكامل المفيدة (Dropbox، وAsana، وGoogle Drive، وما إلى ذلك). من محادثة عمل بسيطة، أصبح Slack عبارة عن مزيج يمكنك من خلاله إنشاء قناة لكل قسم في الشركة، وتبادل الملفات، وتوصيل الروبوتات الضرورية بسرعة، ومراقبة الأحداث، وتنبيهات المختبرين، بشكل عام، هناك وظائف كافية.

Notion - يساعد في إنشاء قواعد معرفية ملائمة (كيفية، دورة تدريبية للمقاتل الشاب لتأهيل الموظفين الجدد، جداول زمنية ملائمة، مهام ذات حالات، وبالطبع الملاحظات).

أسانا - ربما يكون كلاسيكيًا من هذا النوع من حيث تحديد المهام والمواعيد النهائية والمسؤوليات والأولويات والمزيد. الكثير من عمليات التكامل المفيدة.

Trello - لعشاق المجالس والأطلسية.

عن الناس

يبدو أن كل شيء بسيط، لقد تحولت إلى العمل عن بعد والعمل من المنزل. بالطبع، هناك الكثير من المزايا - فأنت لا تضيع الوقت في الطريق إلى العمل (والأعصاب أيضًا)، كما توفر بطاقات السفر والبنزين ووسائل الراحة الأخرى. ولكن هناك أيضًا عدد من المخاطر التي تنتظر الشخص الذي يقرر السير في هذا الطريق. الأكثر شهرة يرتبط بالتنظيم الذاتي غير السليم. في الواقع، كل شيء آخر يتدفق منه.

الفخ رقم 1. محلي الصنع

إذا كنت لا تعيش بمفردك، ولكن مع زوجتك أو أطفالك أو والديك، أو ما هو أكثر خطورة، مع قطة، في البداية سوف ينظرون إلى عملك عن بعد بشكل لا لبس فيه - رائع، أنت في المنزل، وهو ما يعني يمكنك أن تطلب أي شيء. اذهب إلى المتجر، اصنع بعض الشاي، قم بتغيير الحفاضات، توبيخ القطة بسبب قتال غير متكافئ مع اللبخ، قم بتنظيف المنزل، قم بتغيير الحفاضات مرة أخرى.

بشكل عام، حتى لو قررت بنفسك أنك تعمل من المنزل بنفس المسؤولية ونكران الذات، فسوف تحتاج إلى أن تنقل بوضوح إلى عائلتك أنك لست في المنزل أمام الكمبيوتر فحسب، بل أنت تعمل.

من المفيد أن تعزل نفسك عن مثل هذا الشرط الذي ينص على وقت واضح لا يمكن فيه تشتيت انتباهك. لكي تفهم عائلتك أنه من سن 10 إلى 18 (على سبيل المثال) لا ينبغي عليك مضايقتك بالأسئلة أو تشتيت انتباهك أو مطالبتك بفعل شيء ما، لأنك "في المنزل على أي حال".

بالطبع، نحن هنا بحاجة إلى تجنب التطرف، وإذا كان لديك فجأة 20 دقيقة متبقية حتى نهاية العمل، وتشير رؤيتك المحيطية إلى أن الطفل قد خرج أخيرًا من روضة الأطفال وذهب لاستكشاف غرفة أخرى بمفرده، فهذا يعني أن الأمر كذلك. من الأفضل النهوض واتخاذ الإجراءات اللازمة. أو إذا كنت تريد الذهاب والمشي لمدة نصف ساعة في حديقة قريبة، فعليك الذهاب والمشي.

الفخ رقم 2. الوقت خادع

قد يبدو الأمر كما لو كنت جالسًا في المنزل، والكمبيوتر في متناول اليد، وتم إعداد البرنامج وأنت حرفيًا دائمًا على بعد نقرة واحدة من العمل، والآن سيكون لديك بالتأكيد وقت لكل شيء ويمكنك الاسترخاء والقيام بكل شيء ثلاث مرات أبطأ.

أبدا على الإطلاق. وهذا هو السبب.

على الأرجح، سيكون هناك المزيد من المهام. مع وجود درجة عالية من الاحتمال، ستنخفض سرعة العمل الإجمالية والمعتادة لقسمك قليلاً. لأن العمل كجزء من فريق عن بعد لمدة عام على التوالي والعمل عن بعد لمدة أسبوعين هما شيئان مختلفان تمامًا. لقد قامت الحياة بإعداد بعض الناس لهذا الأمر خلال العشرين أو الثلاثين عامًا الماضية. لكن بالنسبة للبعض، فإن هذا الاسترخاء المفاجئ لن يكون له تأثير جيد جدًا على الإنتاجية.

حتى لو كنت، نعم، تقوم بالتبديل بسرعة كبيرة وبمسؤولية وتكون على اتصال دائمًا، وتكمل مهامك بسرعة مضاعفة، سيكون هناك دائمًا شخص ما سيبطئ عملك. إما أن يقوم شخص ما بالإصلاحات، أو أن الأضواء مطفأة، أو أن أحد الجيران الذي لديه مثقاب مطرقة أدرك أن الوقت قد حان. والآن أصبح أي مؤتمر عبر الفيديو بمثابة جلسة جماعية للعمل الخيري.

بشكل عام، نحن لا نشجعك على دفع نفسك إلى إطار صارم للغاية والرد الفوري على أي رسالة واردة، ولكن ضع في اعتبارك أن المرحلة الأولى لنقل فريق جديد في هذا المجال إلى مكان بعيد سترتبط بـ تباطؤ طفيف.

الفخ رقم 3. عدم السيطرة

كما كتبنا أعلاه، فإن أسوأ شيء يمكن أن يفعله صاحب العمل هو تشغيل البواب ومحاولة أن يكون على دراية بكل خطوة تقوم بها: في أي مرحلة تكون المهمة، ولماذا لم يتم تضمين الجميع في نسخة الرسالة، وكم من الوقت قضيته اليوم على الكمبيوتر، ما هي ماركة المثقاب التي تمتلكها، ولماذا لديك مثل هذه الخلفية الغريبة على سطح المكتب وما إلى ذلك.

الشيء الرئيسي هنا هو عدم البدء في التفكير في أنه بما أنك خارج المكتب، فلن يهتم أحد فجأة بمكانك وماذا تفعل. أن جميع مهامك قد تم وضعها في مجلد ما دون مواعيد نهائية للإدارة، وبشكل عام، ليس من الضروري القيام بها.

أهم عنصر تحكم بالنسبة للعامل عن بعد هو ضبط النفس. لا أحد يعرف أفضل منك في أي وقت تعمل بشكل أفضل. ربما يكون من الأفضل والأكثر فائدة في حالتك أن تنسى العمل تمامًا وتشاهد البرامج التلفزيونية قبل الساعة 15.00، ومن الساعة 16.00 حتى منتصف الليل، فإن إنتاجيتك تفوق الثناء، وستفعل في يوم واحد ما يمكن أن يفعله أحد المعجبين بالمكتب في ثلاثة أيام. نظام المكاتب ذو المساحات المفتوحة ويتجاهل إيقاعات الناس غير قادر على فهم ذلك.

يعد العمل عن بعد فرصة لصاحب العمل لاستنتاج مدى جودة عملك عندما تجلس في المنزل، وفرصة لك لتثبت بأفعالك أن الأشخاص يمكنهم فعل أشياء رائعة ليس فقط من سن 10 إلى 18 عامًا، وإذا لم تكن قد فعلت ذلك. إذا لم تفعل أي شيء قبل الظهر، فهذا يعني أنك لم تفعل أي شيء قبل الظهر.

وهناك شيئ اخر

على مر السنين، قمنا في Beeline باختبار BeeFREE جيدًا، وجمعنا الكثير من التعليقات من كل من الموظفين ومديريهم، وتوصلنا إلى استنتاجات، وقمنا ببعض الإصلاحات، ونواصل استخدام هذا النهج بنشاط الآن.

نحن الآن نساعد الشركات الأخرى بنشاط على تمكين BeeFREE. سواء من وجهة نظر الأجهزة والبرامج، والمشورة. على سبيل المثال، سنساعدك على نشر VDI بسرعة لمهام أي ملف تعريف، سواء كان رفاقك يعملون في المهام اليومية أو سيكونون نماذج ثلاثية الأبعاد عن بعد. لدينا حلول لعقد المؤتمرات الصوتية والمرئية، يمكنك قراءة المزيد عن BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service في هذه الصفحة. بالإضافة إلى ذلك، قد تجد الشركات لدينا الويبينار، قم بالتسجيل مسبقًا بامكانك القيام بها هنا.

وهنا ندوة مفصلة عبر الإنترنت حول تنظيم العمل عن بعد من أولغا فيلاتوفا (نائب الرئيس التنفيذي للموارد البشرية والتطوير التنظيمي والدعم) وألينا دراجون (مديرة التطوير التنظيمي في Beeline، أمينة مشروع BeeFREE).

يمكن للمستخدمين المسجلين فقط المشاركة في الاستطلاع. تسجيل الدخول، من فضلك.

واستبيان قصير للشركات حول العمل عن بعد (يمكنك تحديد عدة خيارات للإجابة)

• 11,3%حولت موظفيني للعمل عن بعد، الرحلة عادية، بعد عودة الوضع إلى طبيعته سأترك من يريد العمل عن بعد6

• 7,6%نقل الموظفين إلى العمل عن بعد، انطباعات متباينة4

• 1,9%لقد نقلت موظفيني إلى العمل عن بعد، ولم يعجبني ذلك، ثم سأعيد الجميع إلى المساحة المفتوحة1

• 69,8%أعتقد أن العمل عن بعد هو المستقبل، فالناس قادرون على العمل بشكل طبيعي في المنزل، وليس في الأماكن المفتوحة37

• 20,8%لا أؤمن بالعمل عن بعد باعتباره شكلاً من أشكال التوظيف بدوام كامل؛ فبدون السيطرة، يعمل كل فرد في المكتب بشكل أسوأ.

صوّت 53 مستخدمًا. امتنع 29 مستخدما عن التصويت.

المصدر: www.habr.com