نظام تخطيط موارد المؤسسات: ما هو ولماذا يتم تنفيذه وهل تحتاجه شركتك

عند تنفيذ أنظمة ERP الجاهزة، 53% من الشركات تعاني تحديات خطيرة تتطلب تغييرات في العمليات التجارية والأساليب التنظيمية، وتواجه 44% من الشركات مشاكل فنية كبيرة. في سلسلة من المقالات، سنشرح ما هو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ومدى فائدته، وكيفية تحديد الحاجة إلى تنفيذه، وما تحتاج إلى معرفته عند اختيار مزود النظام الأساسي وكيفية تنفيذه.

يأتي مفهوم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من الولايات المتحدة الأمريكية ويتم ترجمته حرفيًا على أنه تخطيط موارد المؤسسات - تخطيط موارد المؤسسات. أكاديميًا، يبدو الأمر كما يلي: "تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو استراتيجية تنظيمية لدمج الإنتاج والعمليات وإدارة العمل والإدارة المالية وإدارة الأصول، مع التركيز على الموازنة المستمرة وتحسين موارد المؤسسة من خلال حزمة برامج تطبيقية متخصصة ومتكاملة (برامج) يوفر نموذج بيانات وعمليات مشتركة لجميع مجالات النشاط."

يستطيع كل مورد فهم النظام الذي قام بتطويره بطريقته الخاصة، بناءً على تركيزه والمهام التي يتعين حلها. على سبيل المثال، يعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أكثر ملاءمة للبيع بالتجزئة، ولكنه غير مناسب لمصفاة النفط. علاوة على ذلك، فإن كل شركة وموظفها الذي يستخدم المنصة يتخيلها بشكل مختلف، بناءً على الجزء الذي يتعاملون معه في عملهم.

يعد ERP في جوهره نظام معلومات لإدارة جميع العمليات التجارية وموارد الشركة بناءً على قاعدة بيانات واحدة. 

لماذا تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)؟

مثل أي نظام معلومات، يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) مع البيانات. يقوم كل موظف وقسم باستمرار بإنشاء مئات الميجابايت من المعلومات. في مؤسسة صغيرة، يتمتع المدير بإمكانية الوصول المباشر إلى جميع المعلومات والوقت لمراقبة العمليات. إذا تم إنشاء كمية كبيرة من البيانات في إطار عملية واحدة أو عمليتين تجاريتين، فلن يحتاج المدير إلا إلى رقمنتها باستخدام حلول تكنولوجيا المعلومات المستهدفة. عادة، تقوم المؤسسة بشراء برامج المحاسبة، وعلى سبيل المثال، إدارة علاقات العملاء (CRM).

ومع نمو الشركة، تتحول تلك العمليات الفردية التي كانت تستغرق في السابق الحد الأدنى من الوقت لإدارتها إلى كميات كبيرة من المعلومات. بالتزامن مع العمليات التجارية الأخرى، تتطلب تدفقات المعلومات المتباينة عددًا كبيرًا من الموظفين الإداريين لدمجها وتحليلها. ولذلك، فإن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ليس مطلوبًا للشركات الصغيرة، بل للشركات المتوسطة والكبيرة.

كيف نفهم أن الشركة تحتاج إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

القصة النموذجية لعملائنا تسير على هذا النحو. في مرحلة ما، يصبح من الواضح أن جميع العمليات الرئيسية مؤتمتة، ولا تزيد كفاءة العمل. 

اتضح أن كل عملية تقع في نظام معلومات منفصل خاص بها. ولربطها معًا، يقوم الموظفون بإدخال البيانات يدويًا في كل نظام، ثم تقوم الإدارة يدويًا بجمع البيانات المكررة لتحليل أنشطة الشركة بأكملها. من حيث المبدأ، تكون آليات العمل هذه منتجة إلى حد معين. الشيء الرئيسي هو تحديد لحظة تحقيق أقصى قدر من الكفاءة قبل حدوثها، وليس عندما يكون من الضروري تغيير آليات العمليات في وضع الطوارئ.

لن يبلغ أي من أنظمة المعلومات على الإطلاق أن اللحظة قد حانت عندما نمت الشركة إلى المستوى الذي يتطلب نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). تُظهر التجربة العالمية 4 علامات رئيسية ستسمح لك بفهم ذلك:

لا توجد بيانات كافية لاتخاذ قرار إداري مستنير.

أي قرار في العمل له عواقب تؤدي في النهاية إلى خسائر مالية أو، على العكس، إلى الدخل. تعتمد جودة القرار على المعلومات التي يعتمد عليها. إذا كانت البيانات قديمة أو غير كاملة أو غير صحيحة، فسيكون القرار غير صحيح أو غير متوازن. 

الأسباب الرئيسية لعدم تناسق المعلومات: 

• وتنتشر المعلومات الهامة بين الموظفين الأفراد والإدارات؛ 

• ولا توجد لوائح لجمع البيانات؛ 

• يتم جمع المعلومات من قبل موظفين بأدوار مختلفة وفي أوقات مختلفة.

باستخدام منصة ERP التي تناسب عمليات عملك، يمكنك مركزة جميع بياناتك. يتم إنشاء كافة المعلومات من قبل كل موظف وقسم في نظام واحد في الوقت الحقيقي. وهذا يعني أن البيانات التي قد تحتاجها أنت وأي شخص آخر في الشركة تكون دائمًا دقيقة وحديثة قدر الإمكان.

يؤدي عدم التكامل بين أنظمة تكنولوجيا المعلومات إلى فشل تشغيلي ويعيق نمو الشركة.

كل نظام تكنولوجيا المعلومات لديه متطلباته الخاصة لتنسيق البيانات، والتي تم إنشاؤها في أوقات مختلفة وباستخدام تقنيات ومبادئ ولغات برمجة مختلفة. وينعكس ذلك في عمل الموظفين، الذين يتفاعلون كما لو كانوا بلغات مختلفة، وفي سرعة التفاعل. 

يجمع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بين الوظائف الفردية في مساحة واحدة متكاملة وسهلة الفهم. يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كمترجم ويتحدث لغات برمجة متعددة لضمان التعاون والاتساق.

عملاؤك غير راضين عن الخدمة.

إذا اشتكى العملاء أو غادروا، يجب عليك التفكير في الكفاءة. ويرجع ذلك إلى أن الطلب يفوق العرض، أو التأخر في التسليم، أو الخدمة البطيئة، أو مجرد شعور عام بأن الشركة ليس لديها الموارد أو الوقت لرعاية كل عميل. 

عندما تنمو الأعمال التجارية إلى حجم متوسط ​​أو كبير، يقوم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بتحويل العملاء غير الراضين إلى عملاء مخلصين. يبدأ العملاء في الشعور بالتحسن في الخدمة وتجربة التغييرات مع الشركة.

أنت تستخدم أنظمة قديمة.

وفق استكشاف تقرير اتجاهات حماية البيانات لعام 2020 من Veeam، يشير إلى أن العائق الرئيسي أمام تحول الأعمال الرقمية هو التقنيات القديمة. إذا كانت الشركة لا تزال تعمل بأنظمة الإدخال اليدوي أو المستندات الورقية، فمن المؤكد أنها ستتخلف عن الركب في فترة ما بعد الوباء. 

بالإضافة إلى ذلك، قد تكون أنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة حديثة جدًا ولكنها متفككة. في هذه الحالة، يقوم كل قسم بإنشاء مخبأ المعلومات الخاص به، والذي تخرج منه البيانات بجرعات أو بشكل غير صحيح. إذا كان تكامل الأنظمة الفردية مكلفًا للغاية أو مستحيلًا، فمن الضروري تغييرها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) واحد.

ما هي الفوائد التي يقدمها نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للشركات؟

نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو منتج تشتريه الشركة على نفقتها الخاصة. ويُنظر إلى تنفيذه على أنه استثمار يجب أن يحقق الربح. لا تضمن أي شركة مصنعة لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أنها ستحقق نموًا في إيرادات الشركة. وهذا لا ينطبق فقط على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ولكن أيضًا على أي حلول لتكنولوجيا المعلومات. ومع ذلك، فإن جميع مزايا التنفيذ تؤثر بشكل غير مباشر على الأرباح:

التوفير في أنظمة تكنولوجيا المعلومات

بدلاً من إنفاق الموارد على عدة أنظمة متباينة، يتطلب كل منها دعمًا متخصصًا وبنية تحتية وتراخيص وتدريب للموظفين، يمكنك تركيز جميع التكاليف على منصة واحدة لتخطيط موارد المؤسسات (ERP). وهو يتألف من وحدات تحل محل الأنظمة المتباينة بأجزاء متكاملة. 

إذا تم تطوير نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من الصفر لتلبية احتياجات شركة معينة، فيمكن أن يتضمن أنظمة وخدمات تابعة لجهات خارجية والتي ستكون مناسبة لشركاء الأعمال والموردين والعملاء والأطراف المقابلة الأخرى للعمل معها.

الشفافية الكاملة

يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للإدارة إمكانية الوصول الكامل إلى كل عملية تجارية لأي قسم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. على سبيل المثال، يمكنك تتبع المخزون على أساس يومي، بما في ذلك عمليات التسليم المخططة وعمليات التسليم أثناء النقل. إن الحصول على صورة كاملة لمستويات المخزون يسمح لك بالتحكم بدقة أكبر في رأس المال العامل.

تقارير آلية وتخطيط قوي

يقوم ERP بإنشاء نظام تقارير واحد وموحد لجميع العمليات. يقوم تلقائيًا بإنشاء تقارير وتحليلات مفيدة في أي وقت. باستخدامه، لن تضطر الإدارة إلى جمع جداول البيانات والرسائل يدويًا. 

وبالتالي، توفر المنصة الوقت للتخطيط الاستراتيجي والتحليل والمقارنة الأفضل لأداء الأقسام. يساعد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في العثور على الاتجاهات في التحليلات التي لم يتم ملاحظتها من قبل ولم تتاح لها حتى فرصة ملاحظتها.

النمو في الكفاءة

تخطيط موارد المؤسسات في حد ذاته ليس حلا سحريا. من المهم ليس فقط الالتزام بتفاصيل العمل، ولكن أيضًا تنفيذه بشكل صحيح. وفق استكشاف ومع وجود 315 مزودًا لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الجاهزة، قُدرت حصة التطبيقات التي حققت نجاحًا جزئيًا فقط بما يتراوح بين 25 و41 بالمائة، اعتمادًا على الصناعة. يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الصحيح على تقليل الوقت والجهد المبذول في العمل الروتيني بشكل كبير. 

Обслуживание клиентов

خدمة العملاء هي جزء أساسي من العمل. يحول نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) تركيز الموظفين من الاحتفاظ بسجلات العملاء إلى بناء العلاقات مع العملاء والحفاظ عليها. 

تشير الإحصاءات إلى أن 84 في المئة من العملاء يشعرون بخيبة أمل في الشركة إذا لم يتلقوا ردودًا كافية على الاستفسارات. يوفر نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للموظف كافة المعلومات الضرورية وسجل العميل في لحظة الاتصال. من خلاله، لا يتعامل الموظفون مع البيروقراطية، بل مع جذب العملاء والاحتفاظ بهم. يشعر العملاء بفوائد تنفيذه، حتى دون معرفة التغييرات في الشركة.

حماية البيانات

لا يكاد يوجد نظام معلومات يمكنه توفير ضمانة مطلقة لأمن البيانات. البيانات الشخصية للعملاء والموظفين، ورسائل البريد الإلكتروني، والملكية الفكرية، والبيانات المالية، والفواتير، والعقود - كلما زاد عدد الأنظمة التي تعالج هذه المعلومات، زادت صعوبة تتبع المخاطر. يقدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) معايير موحدة للوصول، وإدخال البيانات وإخراجها، والتخزين المركزي للمعلومات. 

ومع ذلك، كلما زادت حصة السوق من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الجاهز، كلما زاد تعرضه لهجمات القراصنة. سيكون من الأفضل تطوير نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك، والذي لن يتمكن أحد سواك من الوصول إليه. إذا تم تطوير نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بشركتك من الصفر، فلن يتمكن المتسللون من العثور على نسخ من النظام لاختباره بحثًا عن نقاط الضعف أولاً.

إنتاجية التعاون

في كثير من الأحيان يتلاشى الاهتمام بالتعاون بين الإدارات أو الموظفين لأن نقل البيانات يتطلب العديد من العمليات الروتينية أو بسبب المناخ النفسي في الشركة. يعمل النظام الموحد على أتمتة الوصول إلى المعلومات، والقضاء على التجربة السلبية للعامل البشري وتسريع الاتصال داخل الشركة.

العمليات التجارية الموحدة

يتم تطوير أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المعدة مسبقًا وفقًا لأفضل ممارسات الصناعة. وهذا يسمح للشركات بتوحيد عملياتها الخاصة. 

ومع ذلك، في الواقع، يتعين على المؤسسة أن تتخذ خيارًا صعبًا: إما أن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً ومكلفًا لإعداد نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وتعديله للوفاء بمعايير المؤسسة، أو أنه من المؤلم تخصيص عمليات الأعمال الخاصة بها بما يتوافق مع متطلبات المؤسسة. معايير نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). 

هناك طريقة ثالثة - لتطوير النظام للعمليات التجارية الخاصة بك في البداية.

التدرجية

سواء كنت تقوم بتوسيع قاعدة عملائك، أو التوسع في أسواق جديدة، أو تقديم عمليات أو أقسام أو منتجات جديدة، أو توسيع نطاق أعمالك بطريقة أخرى، مع البائع المناسب، يمكن لمنصة ERP الخاصة بك التكيف مع التغيير.

وبما أن نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يتم تطبيقه في جميع عمليات الشركة، فإن قائمة الفوائد يمكن أن تزيد اعتمادًا على التفاصيل. هناك العشرات والمئات من الحلول الجاهزة التي تم تطويرها في السوق والتي تجبر المشترين على الاشتراك في إطار الاشتراكات وسرعة التحديثات والدعم والوظائف والهندسة المعمارية المغلقة - في إطار مورد واحد. فقط تطوير نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك هو الذي يوفر أقصى قدر من الفرص دون أي قيود. 

اقرأ المقالات التالية لتتعرف على كيفية اختيار الشركة المصنعة لنظام ERP، وما هي الأسئلة التي يجب طرحها حتى لا تخسر المال، وما الذي يجب مراعاته عند التخطيط للتنفيذ.

المصدر: www.habr.com