على الرغم من شعبية موضوع إدارة المستندات الإلكترونية، في البنوك الروسية وفي القطاع المالي بشكل عام، يتم تنفيذ غالبية المعاملات بالطريقة القديمة، على الورق. والنقطة هنا لا تكمن في النزعة المحافظة لدى البنوك وعملائها، بل في الافتقار إلى البرامج الكافية في السوق.
كلما كانت المعاملة أكثر تعقيدًا، قل احتمال تنفيذها في إطار التبادل الإلكتروني للبيانات. على سبيل المثال، تعتبر معاملة التأجير معقدة لأنها تشمل ثلاثة أطراف على الأقل - البنك والمستأجر والمورد. وغالبا ما يضاف إليهم الضامن والمرتهن. قررنا أن مثل هذه المعاملات يمكن رقمنتها بالكامل، ولهذا أنشأنا نظام التأجير الإلكتروني - الخدمة الأولى في روسيا التي توفر التبادل الإلكتروني للبيانات بشكل كامل في مثل هذه السيناريوهات. ونتيجة لذلك، في بداية شهر يوليو 2019، كان 37% من إجمالي عدد معاملات التأجير تتم عبر التأجير الإلكتروني. أدناه سنقوم بتحليل التأجير الإلكتروني من وجهة نظر الوظيفة والتنفيذ الفني.
بدأنا في تطوير النظام في بداية عام 2017. كان الجزء الأصعب هو البدء: صياغة متطلبات المنتج، وتحويل الأفكار إلى مواصفات فنية محددة. التالي هو البحث عن مقاول. إعداد المواصفات الفنية والاستشارات - كل هذا استغرق حوالي أربعة أشهر. وبعد أربعة أشهر أخرى، في نوفمبر 2017، تم إصدار الإصدار الأول من النظام، وهو سريع جدًا لمثل هذا المشروع الطموح. كان للإصدار الأول من E-Leasing وظائف طلب المستندات وتوقيعها - ليس فقط المستندات الرئيسية، ولكن أيضًا اتفاقية الضمان والاتفاقيات الإضافية الأخرى التي قد تكون مطلوبة في عملية العمل بموجب اتفاقية التأجير. وفي مارس 2018، أضفنا إمكانية طلب المستندات كجزء من المراقبة، وفي يوليو من نفس العام، أضفنا إمكانية إرسال الفواتير الإلكترونية.
كيف يعمل التأجير الإلكتروني؟
بدأنا في تطوير النظام في بداية عام 2017. استغرق المسار بأكمله من صياغة متطلبات المنتج إلى اختيار المقاول وإصدار الإصدار الأول أقل من عام - لقد تخرجنا في نوفمبر.
يتم تقديم طلبات الحصول على حزمة من المستندات من الأطراف المقابلة من نظام الأعمال الخاص بنا استنادًا إلى قاعدة بيانات Corus SQL وMicrosoft Dynamics NAV 2009. ويتم أيضًا إرسال جميع المستندات التي قدمها المشاركون كجزء من المعاملة إلى هناك للتخزين. Frontend هي بوابة للتأجير الإلكتروني تتيح للموردين والعملاء طلب المستندات وتنزيلها وطباعتها والتوقيع عليها باستخدام ECES (التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز).
الآن دعونا نلقي نظرة على تشغيل النظام بمزيد من التفصيل وفقًا للرسم البياني أعلاه.
يتم إنشاء طلب من كيان "بطاقة الطرف المقابل" أو "المشروع". عند إرسال طلب، يتم إنشاء السجلات في جدول الطلب. أنه يحتوي على وصف الطلب والمعلمات. كائن codeunit مسؤول عن إنشاء الطلب. يتم إنشاء إدخال في الجدول بالحالة جاهز، مما يعني أن الطلب جاهز للإرسال. يحتوي جدول الطلب على وصف لنص الطلب. جميع المستندات المطلوبة موجودة في جدول المستندات. عند طلب مستند، يتم ضبط حقل "حالة EDS" على "مطلوب".
مهمة على خادم CORUS تعمل على وكيل SQL تراقب السجلات ذات الحالات الجاهزة في جدول الاستعلام. عند العثور على مثل هذا السجل، ترسل المهمة طلبًا إلى بوابة التأجير الإلكتروني. إذا كان الإرسال ناجحًا، فسيتم وضع علامة على الإدخال في الجدول بحالة الرد، وإذا لم يكن كذلك، بحالة الخطأ. يتم تسجيل نتيجة الاستجابة في جداول مختلفة: رمز الاستجابة من الخادم ووصف الخطأ، إذا تعذر إرسال الطلب، في جدول واحد؛ السجلات التي تصف نص الاستجابة - إلى نص آخر، وإلى ثالث - السجلات التي تحتوي على الملفات المستلمة نتيجة للطلب، مع إنشاء قيمة في حقل الحالة وقيمة التحقق في حقل حالة المسح. بالإضافة إلى ذلك، تقوم المهمة بمراقبة الأحداث من بوابة التأجير الإلكتروني وإنشاء استعلامات في جداول الاستعلام، والتي تقوم بمعالجتها بنفسها.
مهمة أخرى تراقب الإدخالات في جدول المستندات المستلمة بالقيمة إنشاء في حقل الحالة والقيمة التي تم التحقق منها في حقل حالة المسح الضوئي. يتم تشغيل المهمة مرة واحدة كل 10 دقائق. برنامج مكافحة الفيروسات هو المسؤول عن حقل حالة الفحص، وإذا نجح الفحص، يتم تسجيل القيمة التي تم التحقق منها. تتعلق هذه الوظيفة بخدمة أمن المعلومات. كائن codeunit مسؤول عن معالجة السجلات. إذا تمت معالجة الإدخال في جدول المستندات المقبولة بنجاح، فسيتم وضع علامة عليه في حقل الحالة بقيمة النجاح ويتلقى المستند المطلوب في حقل "حالة EDS" في جدول المستندات الحالة "تم الاستلام". إذا لم يكن من الممكن معالجة الإدخال في جدول المستندات المقبولة، فسيتم وضع علامة عليه في حقل الحالة بالقيمة فشل ويتم كتابة وصف الخطأ في حقل "نص الخطأ". لا شيء يتغير في جدول المستندات.
المهمة الثالثة تراقب كافة السجلات الموجودة في جدول المستندات والتي تكون حالتها غير فارغة أو "مقبول". يتم تشغيل المهمة مرة واحدة يوميًا في الساعة 23:30 وتذكر كافة المستندات التعاقدية التي لم يتم التوقيع عليها خلال اليوم الحالي. تقوم المهمة بإنشاء طلب حذف الوثائق التعاقدية في جدول الطلب والاستجابة وتغيير حقل "الحالة" إلى القيمة "مسحوب" في جدول المستندات.
التأجير الإلكتروني من جانب المستخدم
بالنسبة للمستخدم، يبدأ كل شيء بتلقي دعوة للانضمام إلى EDF من مدير العملاء لدينا. يتلقى العميل خطابًا ويخضع لإجراءات تسجيل بسيطة. يمكن أن تنشأ الصعوبات فقط إذا كان مكان عمل المستخدم غير جاهز للعمل مع التوقيعات الإلكترونية. يرتبط جزء كبير من مكالمات الدعم الفني بهذا. يسمح النظام للطرف المقابل بمنح حق الوصول إلى حسابه الشخصي لموظفيه - على سبيل المثال، المحاسبين للعمل مع الفواتير، وما إلى ذلك.
التسجيل
مخطط العمل الإضافي بسيط قدر الإمكان لكل طرف. يتم طلب المستندات الخاصة بالمعاملة، وكذلك التوقيع على المستندات التعاقدية، من خلال تحديد المهام في نظامنا الداخلي.
طلب ملف
بعد إرسال أي طلب أو مستندات للعميل للتوقيع، يتم إرسال إشعار إلى عنوان بريده الإلكتروني بأن النشاط المقابل قد تم إنشاؤه في حسابه الشخصي. من خلال واجهته، يقوم العميل بتحميل حزمة من المستندات إلى النظام، ووضع توقيع إلكتروني، ويمكننا مراجعة المعاملة. بعد ذلك، يتم توقيع الوثائق التعاقدية على طول الطريق "المورد - العميل - Sberbank Leasing".
الاتفاقية الحالية
إدارة المستندات الإلكترونية في حالتنا لا تعني بالضرورة اتخاذ العميل أي إجراءات من البداية إلى النهاية. يمكنك الاتصال بالنظام في أي مرحلة من مراحل المعاملة. على سبيل المثال، قدم العميل ملفًا على الورق، ثم قرر التوقيع على صفقة في التبادل الإلكتروني للبيانات - وهذا السيناريو ممكن تنفيذه تمامًا. وبنفس الطريقة، يمكن للعملاء الذين لديهم اتفاقية تأجير سارية مع Sberbank Leasing الاتصال بـ E-Leasing لتلقي الفواتير إلكترونيًا.
وبعد حساب الأثر الاقتصادي لاستخدام التأجير الإلكتروني، قدمنا للعملاء خصمًا إضافيًا لاستخدام الخدمة. اتضح أنه لا داعي للذهاب إلى العميل والمورد للتوقيع وكذلك عقود الطباعة والتدبيس في النهاية يقلل من تكلفة المعاملة (الإنشاء والدعم) بنسبة 18%.
كيف سيتطور المشروع
في الوقت الحالي، يعمل التأجير الإلكتروني بثبات، ولكن ليس بشكل لا تشوبه شائبة. إن آلية إرسال الفواتير الإلكترونية لموظفينا ليست سهلة الاستخدام بدرجة كافية حتى الآن. يتم تفسير المشكلة بحقيقة أن هذا الإجراء نفسه معقد للغاية، حيث يشارك فيه مشغل EDF باستمرار. يقوم بإصدار إيصال يفيد بأنه أصدر فاتورة، ويقوم المدير بتوقيع هذا الإيصال. ثم يقوم المستخدم على الجانب الآخر (العميل) بتوقيع الإشعار والإيصالات، والتي تمر مرة أخرى عبر مشغل إدارة المستندات الإلكترونية. في الإصدارات المستقبلية سنحاول جعل هذه العملية أكثر ملاءمة. تتضمن "منطقة التطوير" أيضًا وظيفة طلب مستندات المراقبة، وهو أمر مناسب تمامًا للعملاء الكبار.
وفي الأشهر الستة المقبلة، نخطط لنقل النظام إلى منصة جديدة، مما سيسمح لنا بتحسين العمل مع إدارة المستندات الإلكترونية، وجعل الواجهة أكثر قابلية للفهم وسهولة الاستخدام، وتوسيع وظائف الحساب الشخصي. وأيضًا إضافة وظائف جديدة - بدءًا من إنشاء طلب وحتى عرض المستندات الخاصة بجميع المعاملات التي قام بها العميل من خلال التأجير الإلكتروني. نأمل أن يصبح النظام، الذي ينضم إليه العملاء والموردين والضامنون بالفعل، أكثر ملاءمة للجميع.
المصدر: www.habr.com