التعاون هو نقطة الألم في الأدوات المكتبية التقليدية. عندما يعمل عشرة أشخاص على ملف في نفس الوقت، يتم إنفاق المزيد من الوقت والجهد ليس على التعديلات، بل على البحث عن التغييرات ومؤلفيها. ومما يزيد الأمر تعقيدًا وجود العديد من التطبيقات التي لا تتوافق دائمًا. إحدى الطرق لحل هذه المشكلة هي الانتقال إلى مجموعات المكاتب المستندة إلى السحابة. لا يوجد الكثير منهم، وسنخبرك كيف تغلبنا على النزعة المحافظة لدى موظفي Forex Club وتمكنا من نقل شركة موزعة تضم مائة مكتب إلى G Suite في غضون شهرين فقط.
لماذا قررت إجراء عملية الانتقال؟
عادة ما يتم تذكر نادي الفوركس في سياق التداول عبر الإنترنت على أسعار صرف العملات الأجنبية. لكن هذه الشركة تعمل مع عدة أنواع من أدوات العملات في بلدان مختلفة من العالم. ولهذا السبب، لديها بنية تحتية معقدة للغاية لتكنولوجيا المعلومات مع منصة خاصة بها للعملاء.
في الوقت الذي التقينا فيه، كان المكتب الخلفي للشركة يستخدم العديد من المنصات والتطبيقات المختلفة. كانت أداة العمل الرئيسية لمعظم الموظفين هي مجموعة Microsoft Office والبريد على Zimbra. وفوق كل هذا، كان هناك بنية فوقية للتخزين الإضافي، والنسخ الاحتياطية، ومكافحة الفيروسات، والعديد من الموصلات وعمليات التكامل، بالإضافة إلى إدارة تراخيص Microsoft وZimbra مع عمليات تدقيق دورية.
لقد كان الأمر مكلفًا بالنسبة لقسم تكنولوجيا المعلومات في Forex Club للحفاظ على هذا النظام. تتطلب البنية التحتية المعقدة استئجار عدد كبير من الخوادم، وخطط DRP في حالة إيقاف تشغيل هذه الخوادم أو فشل الاتصال بالإنترنت، والنسخ الاحتياطي. لضمان التشغيل الخالي من المشاكل، مع مرور الوقت، تم تشكيل قسم خاص من المسؤولين، الذين ما زالوا مكلفين بمهمة تدقيق التراخيص.
بسبب وفرة البرامج المختلفة، نشأت مشاكل بين الموظفين العاديين في Forex Club. بدون تتبع إصدار الوثيقة، كان من الصعب العثور على مؤلف بعض المراجعات والنسخة النهائية للنص أو الجدول.
وفي محاولة لتقليل تكاليف الصيانة، كان Forex Club يبحث عن طريقة أبسط لحل نفس المشكلات. وهنا بدأ تفاعلنا.
إيجاد بديل
لتنفيذ التعاون الكامل، كان من الضروري تغيير النهج نفسه - الابتعاد عن التخزين المحلي إلى السحابة. بدأ Forex Club في البحث عن حل سحابي مشترك لجميع التطبيقات المكتبية. كان هناك مرشحان: Office 365 وG Suite.
كان Office 365 أولوية، حيث تم شراء العديد من تراخيص Microsoft من Forex Club. لكن Office 365 يجلب جزءًا فقط من وظائف مجموعة Office إلى السحابة. لا يزال المستخدمون بحاجة إلى تنزيل التطبيق من حساباتهم الشخصية واستخدامه للعمل مع المستندات وفقًا للمخطط القديم: إرسال النسخ وإعادة حفظها باستخدام فهارس الإصدارات.
يتمتع G Suite من Google Cloud بمزيد من ميزات التعاون وأرخص. في حالة منتجات Microsoft، سيتعين عليك استخدام اتفاقية المؤسسة، وهذا مستوى مختلف تمامًا من الإنفاق (حتى مع مراعاة البرنامج الذي تم شراؤه). وبمساعدتنا، تم تنفيذ G Suite ضمن برنامج Google، والذي قام بتعويض العملاء الكبار عن تكاليف التحول إلى خدمات الشركة.
تم التخطيط لنقل معظم الخدمات التي يستخدمها الموظفون إلى G Suite:
- التقويم والبريد الإلكتروني (Gmail وتقويم Google)؛
- ملاحظات (جوجل كيب)؛
- الدردشة والمؤتمرات عبر الإنترنت (الدردشة، Hangouts)؛
- مجموعة Office ومولد الاستبيانات (Google Docs وGoogle Forms)؛
- التخزين المشترك (GDrive).
التغلب على السلبية
إن تنفيذ أي أداة، حتى الأكثر ملاءمة، يواجه دائمًا ردود فعل سلبية من المستخدمين النهائيين. السبب الرئيسي هو المحافظة، لأن الناس لا يريدون تغيير أي شيء والتعود على أساليب العمل الجديدة. كان الوضع معقدًا بسبب التصور المحدد للتواجد على الويب على أنه مجرد المشي على المواقع (ولكن ليس العمل على هذه المواقع)، وهو أمر شائع بين الموظفين غير العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات. إنهم لم يفهموا كيفية العمل معها.
ومن جانب Forex CLub، كان دميتري أوستروفرخوف مسؤولاً عن تنفيذ المشروع. وقام بمراقبة مراحل التنفيذ وجمع تعليقات المستخدمين وتحديد أولويات المهام. لقد سهل علينا الإعداد المشترك واستطلاعات آراء الموظفين وتفسيرات قواعد الشركة البدء.
كانت مهمة Softline الرئيسية في هذا المشروع هي تدريب المستخدمين ومسؤولي النظام وتقديم الدعم الفني في المرحلة الأولى. لقد شرحنا كيفية عمل المنتج من خلال سلسلة من الدورات التدريبية. في المجمل، أجرينا 15 دورة تدريبية مدة كل منها 4 ساعات. الأول - قبل الإصدار التجريبي - لمسؤولي النظام الذين كانوا يمهدون الطريق للتحول. واللاحقة للموظفين العاديين.
وكجزء من برنامج التدريب الرئيسي، شددنا على الفوائد التي عوضت الصعوبات التي يواجهها المستخدمون النهائيون في التعود على الأداة الجديدة. وفي نهاية كل تدريب، يمكن للموظفين طرح أسئلتهم الخاصة، والتي تزيل المزالق في بداية العمل.
على الرغم من قيام Forex Club بإجراء ندوات تدريبية لعملائها، إلا أن الشركة لم تتمكن من إطلاق التدريب على G Suite بمفردها بسبب نقص المعلمين ذوي الكفاءات اللازمة. لتقييم تأثير التدريبات التي نقدمها، أجرى Forex Club استبيانات للطلاب قبل التدريب وبعد فترة من الوقت. أظهر الاستطلاع الأول تصورًا سلبيًا في الغالب للتغييرات القادمة. والثاني، على العكس من ذلك، ارتفاع في الإيجابية. بدأ الناس يدركون أن هذا ينطبق على عملهم.
مكتب طيار
بدأ المشروع في نهاية عام 2017، عندما تحول عشرة من مسؤولي النظام إلى G Suite. كان على هؤلاء الأشخاص أن يصبحوا الرواد الذين حددوا إيجابيات وسلبيات الحل وتمهيد الطريق للتحول. لقد أخذنا ملاحظاتهم وتوصياتهم بعين الاعتبار، وفي يناير 2018 اخترنا فرعًا متوسط الحجم مع مسؤول نظام محلي لإجراء أول عملية انتقال تجريبية للموظفين غير العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات.
تم الانتقال في وقت واحد. نعم، من الصعب على الأشخاص التبديل إلى أدوات جديدة، لذا، نظرًا للاختيار بين الحل السحابي وتطبيق سطح المكتب، سيميل المستخدمون نحو سطح مكتب مألوف أكثر وسيبطئون خطط الترقية العالمية. لذا، بعد الانتهاء من تدريب المكتب التجريبي، قمنا بسرعة بتحويل الجميع إلى G Suite. خلال الأسبوعين الأولين، كانت هناك بعض المقاومة، وتم التعامل معها من قبل مسؤول النظام المحلي، الذي شرح وأظهر جميع النقاط الصعبة.
بعد المكتب التجريبي، قمنا بنقل قسم تكنولوجيا المعلومات بالكامل في Forex Club إلى G Suite.
تغيير شبكة الفروع
بعد تحليل تجربة المشروع التجريبي، قمنا بالتعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات في Forex Club بتطوير خطة انتقالية لبقية الشركة. وكان من المخطط في الأصل أن تتم العملية على مرحلتين. في المرحلة الأولى، أردنا تدريب موظفي Forex Club الأكثر ولاءً على المنتج فقط، والذين سيروجون للمشروع في مكاتبهم ويساعدون زملائهم على الانتقال إلى المنصة الجديدة كجزء من المرحلة الثانية. لاختيار "المبشرين" في الشركة، أجرينا استطلاعًا تجاوزت نتائجه كل التوقعات: استجاب حوالي نصف نادي الفوركس بأكمله. ثم قررنا عدم إطالة العملية وتخطينا مرحلة "التنفيذ من خلال الموظفين".
وكما هو الحال في المشروع التجريبي، تم ترحيل المكاتب الرئيسية أولاً، حيث يوجد مسؤول النظام المحلي - حيث ساعد في التغلب على الصعوبات الناشئة. وفي كل مكتب، كان الانتقال إلى أدوات جديدة يسبقه التدريب. كان لا بد من التخطيط للتدريب وفقًا لجدول زمني مرن يأخذ في الاعتبار المناطق الزمنية وجداول العمل المختلفة. على سبيل المثال، بالنسبة للمكاتب في كازاخستان والصين، كان يجب أن يبدأ التدريب في الساعة 5 صباحًا بتوقيت موسكو (بالمناسبة، تعمل G Suite بشكل رائع في الصين، مهما كان الأمر).
بعد المكاتب الرئيسية، تحولت شبكة الفروع إلى G Suite - حوالي 100 نقطة. كانت خصوصية المرحلة الأخيرة من المشروع هي أن هذه الفروع يعمل بها بشكل أساسي مندوبو المبيعات الذين يعملون كثيرًا باستخدام جداول البيانات. وقمنا بتدريبهم لمدة أسبوعين للمساعدة في نقل البيانات.
في الوقت نفسه، عمل المتخصصون لدينا "في الخلف" على دعم Forex Club نفسه، لأنه مباشرة بعد الانتقال إلى G Suite، زاد عدد مكالمات الدعم الفني كما هو متوقع. حدثت ذروة الطلبات أثناء انتقال شبكة الفروع، ولكن بدأ عدد الطلبات في الانخفاض تدريجيًا. انخفضت بشكل خاص طلبات المنتجات المكتبية والبريد الإلكتروني وإدارة تراخيص البرامج والعمل مع الخوادم ومعدات الشبكات، فضلاً عن قنوات الاتصال الاحتياطية. وهذا يعني أن التنفيذ قد قلل العبء على السطر الأول من الدعم والمكتب الخلفي.
في المجموع، استغرق نقل المكاتب حوالي شهرين: في فبراير 2018، تم الانتهاء من العمل في الإدارات الرئيسية، وفي مارس - في جميع أنحاء شبكة الفروع بأكملها.
المزالق
أصبحت سرعة ترحيل البريد الإلكتروني مشكلة كبيرة. استغرق الأمر ثانية واحدة لنقل بريد إلكتروني واحد من Zimbra إلى Gmail باستخدام IMAP Sync. يعمل حوالي 1 موظف في مائة مكتب لنادي الفوركس، ولكل منهم آلاف الرسائل (في المجموع يخدمون أكثر من 700 مليون عميل). لذلك، لتسريع عملية الترحيل، استخدمنا أداة الترحيل في G Suite؛ ومعها، تمت عملية نسخ رسائل البريد الإلكتروني بشكل أسرع.
ليست هناك حاجة لنقل البيانات من التقويمات والمهام. وعلى الرغم من وجود بعض الحلول في البنية التحتية القديمة، إلا أنها لم يتم استخدامها بشكل كامل من قبل الموظفين. على سبيل المثال، تم تنفيذ تقاويم الشركة في شكل بوابة على Bitrix، وهو أمر غير مريح، لذلك كان لدى الموظفين أدواتهم الخاصة، وقام الموظفون بنقل البيانات بأنفسهم.
كما كان نقل المستندات التشغيلية في أيدي المستخدمين (نحن نتحدث فقط عن البيانات المتعلقة بالعمل الحالي - يتم استخدام حل مختلف لقاعدة معارف الشركة). لم تكن هناك أسئلة هنا. لقد تم رسم خط إداري في مرحلة ما، حيث تم نقل المسؤولية عن المعلومات المخزنة محليًا إلى المستخدمين أنفسهم، في حين تمت مراقبة سلامة وأمن البيانات على Google Drive بالفعل من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات.
لسوء الحظ، لم يكن من الممكن العثور على نظائرها في G Suite لجميع عمليات سير العمل. على سبيل المثال، صناديق البريد العامة، التي اعتاد موظفو Forex Club على استخدامها، لا تحتوي على مرشحات في Gmail، لذلك من الصعب العثور على حرف معين. كانت هناك صعوبة مماثلة في تفويض الدخول الموحّد (SSO) في Google Chat، ولكن تم حل هذه المشكلة من خلال طلب دعم Google.
كانت المشاكل الرئيسية للمستخدمين مرتبطة بحقيقة أن خدمات Google لا تحتوي حتى الآن على بعض وظائف المنافسين، على سبيل المثال، Skype أو Office 365. يسمح لك Hangouts فقط بإجراء المكالمات، ويفتقر Google Chat إلى الاقتباس، وتفتقر جداول بيانات Google إلى الدعم لوحدات الماكرو Microsoft Excel.
بالإضافة إلى ذلك، تتعامل منتجات Microsoft وGoogle Cloud مع أدوات تحرير الجدول بشكل مختلف. يتم أحيانًا فتح ملفات Word التي تحتوي على جداول في مستندات Google بتنسيق غير صحيح.
ومع اعتيادنا على البنية التحتية الجديدة، تم حل بعض الصعوبات من خلال أساليب بديلة. على سبيل المثال، بدلاً من وحدات الماكرو في جداول البيانات، يتم استخدام البرامج النصية، والتي وجدها موظفو Forex Club أكثر ملاءمة. لم يكن من الممكن العثور على نظير إلا للقسم المالي في Forex Club، الذي يتعامل مع تقارير 1C (مع البرامج النصية والتنسيق المعقد). لذلك قام بالتبديل إلى Google Sheet فقط من أجل التعاون. بالنسبة للمستندات الأخرى، لا تزال حزمة Office (Excel) مستخدمة.
في المجمل، احتفظ Forex Club بحوالي 10% من تراخيص Microsoft Office. هذه ممارسة عادية لمثل هذه المشاريع: تستخدم أقلية من الموظفين الوظائف المتقدمة لمجموعات المكاتب، وبالتالي يقبل الباقون الاستبدال بسهولة.
وتجدر الإشارة إلى أنه لم يتم إجراء أي تحولات واسعة النطاق على بقية البنية التحتية. لم يتخلى Forex Club عن Jira وConfluence، على الرغم من أنه قام بتطبيق Google Keep للمهام التشغيلية. لدمج Jira وConfluence مع G Suite، قمنا بنشر المكونات الإضافية التي تتيح لك نقل البيانات بسرعة. تم الحفاظ على نظام المراقبة، بالإضافة إلى العديد من الأدوات الإضافية: Trello، Teamup، CRM، Metrics، AWS، إلخ. وبطبيعة الحال، ظل مسؤولو النظام في الفروع.
تجربة كروم بوك
بحثًا عن طريقة لخفض التكاليف، تصور Forex Club نقل الجميع إلى محطات العمل المحمولة التي تدعمها أجهزة Chromebook. الجهاز نفسه رخيص للغاية، ومع استخدام الخدمات السحابية، كان من الممكن نشر محطة عمل بسرعة عليه.
قمنا باختبار محطات العمل المتنقلة على مجموعة صغيرة من المستخدمين تضم 25 شخصًا في قسم المبيعات. لم يكن لدى الموظفين في هذا القسم مهام تمنعهم من العمل عبر الويب فقط، لذلك كان من المفترض أن تكون عملية الترحيل هذه سلسة بالنسبة لهم. ولكن بناءً على نتائج الاختبار، اتضح أن أجهزة جهاز Chromebook غير المكلف لا تكفي للتشغيل الصحيح لجميع تطبيقات شركة Forex Club. وتبين أن النماذج الأكثر تكلفة التي تناسب المعايير الفنية يمكن مقارنتها من حيث التكلفة بأجهزة الكمبيوتر المحمولة الكلاسيكية التي تعمل بنظام Windows. ونتيجة لذلك، قرروا التخلي عن المشروع.
ما الذي تغير مع وصول G Suite؟
على عكس كل التحيزات وانعدام الثقة، بعد 3 أشهر من التدريب، أشار 80% من الموظفين في الاستطلاعات إلى أن G Suite سهلت عليهم التعامل مع المستندات. بعد التحول، زادت حركة الموظفين وبدأوا في العمل بشكل أكبر باستخدام الأجهزة القابلة للارتداء:
إحصائيات استخدام الأجهزة المحمولة وفقًا لـ Forex Club
اكتسبت نماذج Google شعبية كبيرة. داخل الأقسام، فإنها تجعل من الممكن إجراء الاستطلاعات بسرعة والتي كانت تتطلب في السابق استخدام البريد، وجمع النتائج يدويًا. تسبب الانتقال إلى Google Chat و Hangouts Meet في إثارة معظم الأسئلة والشكاوى، حيث أن لديهم وظائف أقل بشكل عام، لكن استخدامها جعل من الممكن التخلي عن العديد من برامج المراسلة الفورية داخل الشركة.
تمت صياغة نتائج المشروع من قبل ديمتري أوستروفرخوف، الذي عملنا معه: "لقد أدى المشروع إلى خفض تكاليف Forex Club للبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات وتبسيط دعمها. لقد اختفت طبقة كاملة من مهام صيانة العمليات، حيث تم حل هذه المشكلات من جانب Google. الآن يمكن تكوين جميع الخدمات عن بعد، ويتم دعمها من قبل اثنين من مسؤولي Google، وقد قام قسم تكنولوجيا المعلومات بتحرير الوقت والموارد لأشياء أخرى.
المصدر: www.habr.com