لقد كتبنا عدة مرات حول كيفية مساعدة تقنياتنا وحتى معالجة المعلومات من أي نوع من المستندات وإدخال البيانات في الأنظمة المحاسبية. اليوم سنخبرك كيف قمنا بتنفيذها в – أكبر مورد للحرارة والمياه الساخنة في موسكو.
تخيل نفسك في مكان محاسب عادي. ونحن نفهم أن هذا ليس بالأمر السهل، ولكن حاول على أية حال. تتلقى كل يوم عددًا كبيرًا من الفواتير الورقية والفواتير والشهادات وما إلى ذلك. وخاصة كثيرًا - في الأيام التي سبقت التقرير. يجب فحص جميع التفاصيل والمبالغ بسرعة وبعناية، وإعادة كتابتها وإدخالها في النظام المحاسبي، وتنفيذ المعاملات يدويًا وإرسال المستندات إلى الأرشيف، حتى يمكن تقديمها على الفور للتحقق منها إلى المدققين الداخليين، وخدمة الضرائب، والتعريفة السلطات التنظيمية وغيرها. صعب؟ ولكن هذه ممارسة تجارية طويلة الأمد موجودة في العديد من الشركات. بالتعاون مع MOEK، قمنا بتبسيط هذا العمل المضني وجعله أكثر ملاءمة. إذا كنت مهتمًا بما كانت عليه الحال، فمرحبًا بك في القطة.
تظهر الصورة موسكو CHPP-21، أكبر منتج للطاقة الحرارية في أوروبا. يتم توفير الحرارة المتولدة في هذه المحطة من قبل وزارة الطاقة والبيئة إلى 3 ملايين من سكان شمال موسكو. .
لدى MOEK عشرة فروع ونصف في موسكو. وهي تخدم 15 كيلومترًا من شبكات التدفئة و811 محطة حرارية وبيوت غلايات و94 نقطة تدفئة و10 محطة ضخ، كما تقوم أيضًا ببناء وتركيب أنظمة جديدة لإمدادات الحرارة. تقوم الشركة بشراء مجموعة متنوعة من المعدات والخدمات للأنشطة التجارية: . يتم إعداد المستندات في كل قسم لبدء الشراء من قبل موظفين خاصين - مشرفي العقود.
كيف تعمل العقود في شركة كبيرة؟ عندما يبرم المنسقون اتفاقية، فإنهم يتلقون العديد من المستندات الورقية المهمة من نظرائهم: مذكرات التسليم، وشهادات تقديم الخدمة، والفواتير، والشهادات، وما إلى ذلك. عادةً، يقوم المنسق بمسح أوراق العمل ضوئيًا ثم يقوم بإرفاق عمليات المسح بالأمر في مورد المؤسسة النظام الإداري. يقوم المراقب المالي بفحص كافة البيانات يدويا. بعد ذلك، يأخذ المنسق المستندات الأصلية إلى قسم المحاسبة. أو تقوم شركة البريد بذلك، ومن ثم يمكن أن يستغرق نقل المستندات وقتًا أطول - من عدة ساعات إلى يومين.
وسيكون كل شيء على ما يرام، ولكن، كما هو الحال في العديد من الشركات الأخرى:
- قد تصل الأوراق إلى قسم المحاسبة قبل عدة أيام من تقديم التقارير. ثم يتعين على المحاسبين قضاء أيام وليال في أماكن عملهم. تحتاج إلى التحقق يدويًا مما إذا كانت جميع الفواتير والفواتير وما إلى ذلك قد تم ملؤها بشكل صحيح، ثم إذا كان كل شيء صحيحًا، يقوم الموظف بإعادة كتابة البيانات في النظام المحاسبي ويقوم بالترحيلات. وفي الوقت نفسه، يقضي المحاسب 90٪ من وقته في إعادة طباعة البيانات - التفاصيل والمبالغ والتواريخ وأرقام العناصر وما إلى ذلك. ولهذا السبب، هناك خطر ارتكاب الأخطاء.
- قد تصل المستندات مع وجود أخطاء. وأحيانًا تكون بعض الفواتير أو الشهادات مفقودة. وأحياناً يصبح ذلك واضحاً في الأيام الأخيرة قبل تقديم التقارير. ولهذا السبب، قد يتأخر توقيت الموافقة على المستند.
- بعد إجراء الإدخالات، يقوم المحاسبون بتخزين الفواتير والفواتير والتصرفات في أرشيفات ورقية وإلكترونية منفصلة. لماذا هذا صعب؟ على سبيل المثال، تعمل وزارة البيئة والطاقة وفقًا للتعريفات الجمركية، وبالتالي فهي ملزمة بالإبلاغ بانتظام عن تكاليفها إلى السلطات التنفيذية. وعندما يأتي التدقيق الحكومي أو الضريبي التالي إلى قسم المحاسبة، يتعين على الموظفين البحث عن المستندات لفترة طويلة.
هذا هو الشكل الذي كان يبدو عليه قسم المحاسبة في MOEK:
كانت MOEK هي الأولى في صناعة الطاقة التي قررت إعادة بناء هذا المخطط وتبسيطه من أجل إغلاق المعاملات بسرعة وتقديم التقارير وتقييم تغيرات السوق في المشتريات بشكل أفضل وتخطيط استراتيجيتها المالية. لم يكن من السهل تغيير نظام العمل طويل الأمد لقسم المحاسبة بمفرده، لذلك قررت الشركة تحويله مع شريكتها ABBYY.
لا قال في وقت أقرب مما فعله
قام فريق من المتخصصين في ABBYY بتنفيذ منصة عالمية لمعالجة المعلومات الذكية في MOEK وتكوينه:
- أوصاف مرنة (قوالب استخراج البيانات) لمعالجة المستندات. تحدثنا بالتفصيل عن ماهيته وما هو المطلوب في حبري и . باستخدام هذا الحل، تقوم MOEK بمعالجة أكثر من 30 نوعًا من المستندات (على سبيل المثال، شهادة المعدات المثبتة أو شهادة رسوم الوكالة) وتستخرج منها أكثر من 50 سمة (رقم المستند، المبلغ الإجمالي بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة، اسم المشتري، البائع، المقاول، كمية البضائع، وما إلى ذلك.)؛
- موصل لإجراء عمليات التحقق وتحميل البيانات، والذي يربط ABBYY FlexiCapture وSAP وOpenText. بفضل الموصل، أصبح من الممكن التحقق تلقائيًا من البيانات من الطلب والتعاقد باستخدام أدلة مختلفة. سنتحدث عن هذا فيما يلي؛
- تصدير المستندات إلى أرشيف إلكتروني يعتمد على OpenText. الآن يتم تخزين كافة عمليات مسح المستندات في مكان واحد؛
- مسودة إدخالات المحاسبة في SAP ERP مع روابط للصور الممسوحة ضوئيًا للمستندات.
ثم قام موظفو ABBYY وMOEK بتطوير نموذج بحث حتى يتمكن المحاسب، في ثوانٍ، من العثور على الحسابات المهمة حسب أي سمة في الأرشيف الإلكتروني وتقديمها لعمليات التفتيش الضريبي.
البحث ممكن باستخدام 26 معيارًا مختلفًا (الصورة قابلة للنقر):
بعد أن قامت MOEK باختبار النظام بأكمله بنجاح، تم تشغيله. تم الانتهاء من المشروع بأكمله، بما في ذلك الموافقات والتوضيحات والتحسينات، في 10 أشهر.
مخطط العمل بعد تنفيذ ABBYY FlexiCapture:
هل تشعر أن شيئا لم يتغير؟ نعم، تظل عملية الأعمال كما هي، كل ما في الأمر هو أن معظم الوظائف يتم تنفيذها الآن بواسطة الآلة.
الأسلاك، فعلت!
كيف هي الأمور الآن؟ لنفترض أن أمين العقد تلقى مجموعة من المستندات الأولية لصفقة توريد مضخات لمحطات الطاقة الحرارية، أو، على سبيل المثال، بناء شبكات التدفئة. لم يعد المتخصص بحاجة إلى التحقق من اكتمال ومحتوى المستندات بنفسه، والاتصال بالبريد السريع وإرسال المستندات الأصلية إلى قسم المحاسبة. يقوم المنسق ببساطة بمسح مجموعة الوثائق الأولية الموقعة، ومن ثم تتولى التكنولوجيا المهمة.
باستخدام نظام المسح الشبكي، يرسل الموظف عمليات المسح بتنسيق TIFF أو PDF إلى مجلده الساخن أو بريده الإلكتروني. ثم يفتح محطة إدخال الويب ABBYY FlexiCapture ويحدد نوع مجموعة المستندات المراد معالجتها. على سبيل المثال، "شراء أعمال/خدمات برسوم الوكالة"، أو "استلام الموارد المادية والتقنية (MTR)" أو "محاسبة الممتلكات".
ويحدد نوع المجموعة عدد وأنواع المستندات والبيانات المطلوبة التي يجب على النظام تصنيفها والتعرف عليها والتحقق منها.
يقوم المنسق بتحميل عمليات المسح للتعرف عليها. يقوم النظام تلقائيًا بالتحقق من وجود جميع المستندات ومحتويات كل ورقة، ويتعرف الخادم على التفاصيل - تاريخ العقد والمبلغ والعنوان ورقم التعريف الضريبي ونقطة التفتيش وغيرها من البيانات. وبالمناسبة، فإن شركة MOEK هي أول شركة طاقة في روسيا تستخدم هذا النهج.
إذا لم يقم المنسق بتحميل جميع المستندات أو كانت بعض الفواتير لا تحتوي على جميع البيانات، يلاحظ النظام ذلك ويطلب من الموظف على الفور تصحيح الخطأ:
يشكو النظام ويطلب إضافة المستندات المفقودة (فيما يلي لقطات الشاشة قابلة للنقر عليها):
لاحظ النظام أن المستند منتهية الصلاحية:
وبالتالي، لم يعد الموظف بحاجة إلى تحديد ما إذا كان المستند قد تم إعداده بشكل صحيح. إذا كان كل شيء صحيحًا، فإن معظم عمليات التحقق من البيانات تتم تلقائيًا في محطة إدخال الويب. يكفي إدخال رقم الطلب المحدد في SAP ERP. بعد ذلك، تتم مقارنة البيانات المعترف بها بالمعلومات التي تتم معالجتها في SAP: TIN وKPP للطرف المقابل، وأرقام العقود والمبالغ، وضريبة القيمة المضافة، وتسميات المنتج أو الخدمة. تستغرق معالجة مستند واحد والتحقق منه بضع دقائق فقط.
باستخدام التفاصيل - INN وKPP - يمكنك اختيار الشركة المطلوبة من الدليل:
إذا كان هناك خطأ في الفاتورة أو الفاتورة، فلن يسمح بتصدير المستند إلى الأرشيف. على سبيل المثال، إذا تم تجميع مستند بشكل غير صحيح أو تم التعرف على أحد الأحرف بشكل غير صحيح، فسيشير النظام إلى ذلك ويطلب من الموظف تصحيح جميع الأخطاء. هنا مثال:
اكتشف النظام أن شركة Vasilek CJSC غير مدرجة في قائمة موردي MOEK.
يتيح ذلك للموظفين تتبع الأخطاء قبل وصول المستند إلى قسم المحاسبة.
إذا تم إكمال جميع عمليات التحقق بنجاح، فسيتم إرسال نسخة ممسوحة ضوئيًا من المستند بنقرة واحدة إلى الأرشيف الإلكتروني OpenText، ويظهر رابط وبطاقة مع بيانات التعريف الخاصة بها في SAP. يمكن للمحاسب أو المنسق دائمًا عرض قائمة المستندات الخاصة بالأمر المطلوب في الأرشيف الإلكتروني ومعلومات حول من قام بمعالجة المستندات وفي أي إطار زمني وبأي نتيجة.
نظر بيوتر بتروفيتش في الأرشيف الإلكتروني، ...
...لمعرفة من قام بتحميل المستندات الخاصة بالأمر رقم 1111.
بعد تحميل البيانات وعمليات المسح الضوئي من ABBYY FlexiCapture إلى SAP، تظهر مسودة معاملة تحتوي على بيانات مملوءة مسبقًا وروابط لصور المستندات الممسوحة ضوئيًا.
مشروع الأسلاك:
ثم يتلقى المحاسب إشعارًا عبر البريد الإلكتروني يحتوي على رابط للمسودة النهائية ويقوم بالمسح الضوئي. لم يعد المتخصص بحاجة إلى الصراع مع الورق. كل ما عليه فعله هو التحقق من عمليات المسح لمعرفة المبلغ الإجمالي للمعاملة، ووجود الختم والتوقيع، وإجراء المعاملة. يقضي المحاسب الآن أقل من دقيقة في ذلك.
نتائج المشروع
- باستخدام تقنيات ABBYY، قامت MOEK بتبسيط وتسريع ليس فقط المحاسبة، ولكن أيضًا الرقابة المالية. لإجراء عملية نشر، لم يعد الموظفون بحاجة إلى انتظار حامل البريد بالمستندات الأصلية - كل ما يحتاجون إليه هو الحصول على مسح ضوئي للبيانات التي تم التحقق منها بالفعل من الأرشيف الإلكتروني بنقرة واحدة. صحيح، لا تزال هناك حاجة إلى وثيقة ورقية. ولكن الآن يمكن إرسالها إلى قسم المحاسبة لاحقًا. عند وصوله إلى هناك، سيقوم الموظف بتحديد مربع "الأصل المستلم" في النظام المحاسبي.
- يتلقى الموظفون على الفور جميع البيانات اللازمة حول المعاملة من خلال عمليات المسح، وإجراء المعاملات في الوقت المحدد وإعداد جميع المستندات لإعداد التقارير مسبقًا. الآن ليسوا خائفين من عمليات التفتيش الداخلية أو الخارجية.
- يقوم المحاسبون بإجراء المعاملات المالية بشكل أسرع 3 مرات، وتغلق وزارة التعليم والثقافة فترة إعداد التقارير قبل 10 أيام.
- تقوم كافة فروع وزارة البيئة بتخزين المستندات المحاسبية في أرشيف إلكتروني واحد. بفضل هذا، يمكنك العثور على أي فاتورة أو عقد أو وثيقة إنجاز، بالإضافة إلى أي سمات منها (المبالغ أو ضريبة القيمة المضافة أو نطاقات المنتجات أو الخدمات) أسرع 4 مرات من ذي قبل.
- يقوم الحل بمعالجة أكثر من 2,6 مليون صفحة من المستندات سنويًا.
بدلا من خاتمة
يستخدم مويك لمدة عامين حتى الآن وخلال هذا الوقت قمت بجمع الإحصائيات. اتضح أن المحاسبين يقومون بإجراء 2٪ من الإدخالات دون إجراء تغييرات على المسودات. وهذا يعني أنه يمكن تخطي مثل هذه المنشورات تلقائيًا تمامًا في المستقبل. وصادف أن هذا المنتج كان في الواقع الخطوة الأولى للشركة نحو إدخال عناصر "الذكاء الاصطناعي" في العمليات التجارية للشركة: وتقوم MOEK بتطوير برنامج مماثل.
تعمل شركات روسية أخرى أيضًا على أتمتة عمل المحاسبة: مما يجعلها أبسط وأكثر ملاءمة. على سبيل المثال، باستخدام تقنيات ABBYY، خدمة الرقابة المالية "» يتلقى معلومات العمل المهمة بشكل أسرع مرتين ويقضي وقتًا أقل بنسبة 2٪ في البحث عن الفواتير ومذكرات التسليم الضرورية. تقنيات معالجة المعلومات الذكية تساعد موظفي قسم المحاسبة في الشركة القابضة "» العثور على الفور على المستندات المالية اللازمة أثناء عمليات التدقيق الضريبي الشامل. وفي عام 2019، يخطط المتخصصون في الشركة لمعالجة حوالي 10 ملايين صفحة من المستندات.
هل تريد معرفة المزيد عن مشروع MOEK وABBYY؟ في 3 أبريل الساعة 11:00 صباحًا، سيتحدث نائب رئيس مركز تكنولوجيا المعلومات التابع لوزارة البيئة الأوكرانية، فلاديمير فيوكتيستوف، عن تفاصيل القضية مجانًا . انضم إذا كنت تريد طرح الأسئلة.
إليزافيتا تيتارينكو,
محرر مدونة شركة ABBYY
المصدر: www.habr.com