حبر، مرحبا! اسمي أوليغ، وأنا مسؤول عن خدمة تكنولوجيا المعلومات في مجموعة شركات ABBYY. منذ أكثر من شهر، بدأ موظفو ABBYY حول العالم العمل والعيش في المنزل فقط. لا مزيد من المساحات المفتوحة أو رحلات العمل. هل تغيرت وظيفتي؟ لا. على الرغم من أن نعم بشكل عام، فقد تغير منذ 2-3 سنوات. والآن نضمن من الناحية الفنية تشغيل المكاتب في 13 دولة بنفس الطريقة السابقة. نحن نفعل ذلك الآن أثناء جلوسنا في المنزل - في المطبخ، على الأريكة أو على الشرفة، وفي المكتب يوجد شخص واحد فقط في الخدمة. بالمناسبة، هنا هو:
سأتحدث اليوم عن المشكلات التي يتعين على خدمة تكنولوجيا المعلومات في ABBYY حلها الآن، وكيف ينقذنا موظفو المكاتب، ولماذا أصبح MS Teams وZoom الآن كل شيء لدينا، وأكثر من ذلك بكثير. مرحبا بكم في القط.
منذ فترة طويلة قبل الحجر الصحي..
منذ 5 إلى 7 سنوات مضت، كانت ABBYY شركة تركز على تطوير البنية التحتية الداخلية. لقد استخدمنا المنتجات السحابية قليلًا - لقد حاولنا نشر التطبيقات داخليًا، وبالتالي كان الوصول إليها من الخارج أمرًا صعبًا. لكن الزمن تغير..
تطورت المنتجات السحابية بشكل أسرع بكثير، وقدمت المزيد من المرونة والتنوع في الوظائف. والآن أصبح من المستحيل في كثير من الأحيان العثور على نظائرها بقدرات محلية.
يحتاج الموظفون إلى التنقل. يقوم المبيعات والمسوقون باستمرار برحلات عمل، ويسافرون حول العالم، ويحضرون الاجتماعات - فهم ببساطة يحتاجون إلى الوصول إلى أنظمة الشركة في أي وقت وفي أي مكان.
لقد تغير جيل الناس أيضًا. يفضل الموظفون الشباب الجدد العمل في أماكن العمل المشتركة أو المقاهي أو من المنزل. التنقل مهم بالنسبة لهم. لذلك، قمنا من الناحية الفنية بإنشاء بيئة عمل مشابهة لما هو موجود في الحياة اليومية. يصبح الزملاء أكثر راحة عندما لا يضطرون إلى التبديل بين المكتب ومكان آخر يمكنهم العمل فيه.
حاليًا، مكاتب ABBYY الدولية مفتوحة في 13 دولة من الولايات المتحدة الأمريكية إلى أستراليا. ومن الملائم أن يكون لديك بنية تحتية سحابية مشتركة بدلاً من أن تكون "مقيدًا" بموقع معين عن طريق الخدمات الداخلية.
منذ عدة سنوات، قمنا بمراجعة استراتيجيتنا وبدأنا في استخدام التطبيقات السحابية بنشاط في عملنا. على سبيل المثال، نحن نحب حقًا حزمة Office 365 - MS Teams وOneDrive وSharePoint وغيرها.
وهذا لا يعني أن جميع الموظفين يعتمدون على الحلول السحابية. تتمتع ABBYY ببنية تحتية داخلية غنية، على سبيل المثال، يستخدم المطورون المرافق المحلية لتدريب الشبكات العصبية. أود أن أقول إننا نستخدم المنتجات السحابية والبنية التحتية الداخلية الخاصة بنا بنسبة 50/50 تقريبًا.
حول شعبية RDP
لقد سمحنا دائمًا بالعمل مع الشبكة الداخلية عن بعد، واختار الجميع الطريقة التي تناسبهم. أولئك الذين هم في كثير من الأحيان في المكتب يفضلون RDP (سطح المكتب البعيد). كقاعدة عامة، كل شخص لديه معداته الخاصة في المنزل: فهي ليست قوية دائمًا، ويمكن لجميع أفراد الأسرة استخدامها. وفي العمل يوجد جهاز كمبيوتر حديث مهيأ ومتصل بكل شيء. لذلك، يعد الاتصال بـ RDP من المنزل والعمل أكثر ملاءمة دون الانتباه إلى ما هو موجود على جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك.
بالنسبة للمكتب الذي يقع في موسكو (يوجد هنا مركز البحث والتطوير ومكاتب ABBYY روسيا ومكاتب ABBYY Emerging Markets)، فقد كان لدينا دائمًا بوابتان لسطح المكتب البعيد (بوابة RD) للاتصال عن بعد، وقد تم التعامل مع ذلك. ولكن الآن أصبحت طريقة الاتصال هذه شائعة جدًا. ولموازنة الحمل، قامت خدمة تكنولوجيا المعلومات بنشر بوابتين إضافيتين. ربما يكون هذا هو التغيير الوحيد الذي قمنا به في البنية التحتية منذ شهر مارس.
فيما يلي، سأقدم إحصائيات عن مكتب ABBYY في موسكو، حيث يعمل هنا أكثر من 800 شخص والبيانات هي الأكثر دلالة.
VPN
هناك زملاء معتادون على العمل مع VPNأخذ العديد من الموظفين معداتهم المكتبية إلى منازلهم، وخاصة أجهزة الكمبيوتر المحمولة والشاشات. عند العمل عن بُعد بشكل مستمر، تُصبح الشاشة الكبيرة أكثر ملاءمة. لم نقم بشراء أي معدات إضافية لموظفينا.
الحاضرين
حتى أثناء الحجر الصحي، من المستحيل الاستغناء عن الأشخاص في المكتب. قمنا بتعيين اثنين من مسؤولي النظام في الخدمة - يورا وستاس. ويعمل كل واحد منهم في المكتب لمدة أسبوع، وفي المنزل لمدة أسبوع. الرجال لديهم جدول زمني عادي - من 10 إلى 19.
فهي تساعد في استكشاف المشكلات الفنية التي يواجهها الموظفون وإصلاحها. لدينا الكثير من المعدات، وأحياناً تتعطل. في أغلب الأحيان، يتجمد جهاز الكمبيوتر الخاص بشخص ما. يتعطل القرص الصلب عدة مرات في الأسبوع ويحترق شيء ما ويحتاج إلى الاستبدال أو الإصلاح.
كانت هناك عدة حالات لانقطاع التيار الكهربائي، مما يعني أن شخصًا ما يحتاج إلى إعادة تشغيل أجهزة الكمبيوتر لأن الموظفين لا يمكنهم القيام بذلك عن بعد. وبشكل عام، يقضون 90% من وقتهم في تشغيل المعدات المكتبية.
هناك أيضًا العديد من المهام غير العادية التي بدأ الضباط المناوبون في أدائها أثناء الحجر الصحي.
- أدخل الورق في الطابعات وقم بإزالة المستندات المطبوعة. يعد هذا ضروريًا للموظفين الذين يقومون بمعالجة المستندات الواردة وطباعتها من أجهزة الكمبيوتر المنزلية على طابعة العمل. وعندما يعودون إلى المكتب، سوف يلتقطون جميع المستندات على الفور، بدلاً من طباعة 100500 صفحة. بالطبع، كان من الممكن القيام بذلك لاحقًا، لكننا نساعد زملائنا على عدم تغيير العملية المعتادة - الآن هناك الكثير من الأشياء غير العادية.
- لقد قمنا بتعبئة الماسحات الضوئية والطابعات وتسليمها للزملاء الذين يحتاجون إليها في العمل. وقد تمت مساعدة أحد الموظفين، الذي كان قد عزل نفسه في منزله الريفي، على توصيل كابل حتى يتمكن من الحصول على إنترنت مستقر.
بالمناسبة، يساعد تطبيق الهاتف المحمول ABBYY FineScanner AI أيضًا على مسح المستندات ضوئيًا، بالإضافة إلى التعرف على النص الموجود فيها وإضافة التوقيعات وتحويل الملفات إلى 12 تنسيقًا شائعًا وغير ذلك الكثير. حتى 31 يوليو شاملاً نحن وصول متميز إلى ABBYY FineScanner AI.
ماذا عن عطلة نهاية الأسبوع؟
لا يوجد موظفين في المكتب في عطلة نهاية الأسبوع. اتفقنا مع مسؤول النظام لدينا، الذي يعيش في أوترادني (حيث يقع مكتبنا)، أنه إذا حدث شيء ما، فسوف يأتي ويساعد. وكانت مساعدته مفيدة: كانت هناك عدة حالات انقطاع التيار الكهربائي خلال عطلة نهاية الأسبوع، وكان من الضروري استعادة عمل المعدات.
يمر، يمرر، اجتاز بنجاح
في شهر مارس الماضي، أصدرنا تصاريح دخول إلى mos.ru لجميع الموظفين الذين يحتاجون إلى الحضور إلى المكتب أثناء الحجر الصحي. الآن، إذا كنت بحاجة للذهاب إلى العمل، يصدر الموظف أيضًا تصريح مرور يحتوي على رمز الاستجابة السريعة. لكن القدرة على الحضور إلى المكتب لا تعني أن الزملاء يذهبون إلى هناك كل يوم. عادة ما يكون هناك شخص واحد فقط في المبنى. ولا يُسمح للباقي بالقدوم إلا في حالة الطوارئ.
في مكاتب في بلدان أخرى
الوضع في مكاتب ABBYY الأخرى هو نفسه بشكل عام - فهي مغلقة، ويعمل الموظفون من المنزل ويستخدمون نفس الأدوات. على سبيل المثال، في المكتب الأمريكي لا يوجد حتى ضابط واجب. أخذ مسؤول النظام المحلي بعض المعدات من المستودع قبل الحجر الصحي، وعندما يصل موظف جديد، يقوم ببساطة بإرسال الكمبيوتر المحمول الذي تم تكوينه عبر البريد.
كيفية البقاء على اتصال
الآن انخفض الحمل على قنوات الاتصال مقارنة بالوقت الذي كان يعمل فيه الأشخاص في المكتب. حركة المرور الرئيسية - تنزيل الملفات ومشاهدة مقاطع الفيديو - أصبحت الآن على مقدمي الخدمة المنزلية. لم تكن هناك حاجة لتوسيع القنوات، رغم أننا خططنا لذلك هذا العام.
أثناء الحجر الصحي، أول شيء فعلناه هو مراجعة لوائح استعادة الاتصال بعناية - أضفنا العديد من اختبارات المراقبة، ووضعنا مخططًا للتبديل إلى القنوات الاحتياطية، ونظرنا إلى قواعد موازنة التحميل.
كيف يمكنك ضمان الأمن عن بعد؟
مما لا شك فيه أن الشيء الأكثر أهمية هو ضمان الأمن. لكننا أعددنا لهذا أيضًا. منذ عام مضى، تم تقديم المصادقة الثنائية. أعتقد أن هذا أحد الأشياء الإلزامية عندما يعمل الأشخاص كثيرًا خارج بيئة الشركة. وهذا هو الشيء الذي لا يمكنك تثبيته بسرعة. في الوقت الحاضر، يتطلب الوصول إلى أي موارد للشركة عاملين. إذا كان شخص ما يخطط للتبديل إلى العمل عن بعد، فهذا أمر لا بد منه من وجهة نظر أمن المعلومات.
نرى كيف أصبح المحتالون أكثر نشاطًا ويحاولون الحصول على بيانات اعتمادهم. هذه هي في الأساس هجمات التصيد. وعلى الرغم من أن البريد الإلكتروني محمي، إلا أنه لا يمكن منع التصيد الاحتيالي بشكل كامل من الناحية الفنية. من المهم أن يفهم الموظفون أنفسهم أنه لا ينبغي عليهم النقر على الروابط المشبوهة أو فتح الملفات من الرسائل التي لم يتوقعوها. وللقيام بذلك، عقدنا ندوة عبر الإنترنت للموظفين وذكرناهم بما يجب عليهم فعله في مثل هذه المواقف. الآن هو الوقت المناسب جدًا لمثل هذه الندوات عبر الإنترنت، لأن الأشخاص، في وضع غير عادي، يتم جمعهم وتركيزهم وأكثر انفتاحًا على المعلومات وإدراكها بشكل أفضل.
لقد انتبهنا أيضًا إلى القواعد البسيطة للعمل من المنزل، على سبيل المثال، الحاجة إلى إيقاف تشغيل جلسة العمل، وقفل الكمبيوتر عند المغادرة، وحسابات منفصلة: أنت تعمل تحت حساب واحد، ويلعب الطفل تحت حساب آخر. هذا مهم جدًا، لأن الطفل يرى أبي أو أمي ينقران على لوحة المفاتيح، ويريد أن يفعل ذلك أيضًا. سيأتي ويطرق، لكننا لا نعرف ما الذي سيطرقه هناك وفي أي برنامج سيحذف البيانات أو استبدالها.
لقد طلبنا أيضًا من زملائنا التحقق من كيفية تكوين الإنترنت المنزلي الخاص بهم، وما هي كلمة المرور وما إذا كانت هناك كلمة مرور على الإطلاق. بالطبع، قاموا بالحجز: إذا كان الشخص لا يفهم ما يجب القيام به، فمن الأفضل عدم القيام بذلك. البقاء على اتصال هو أكثر أهمية بكثير. وطلبوا من الموظفين التحقق من أجهزة توجيه Wi-Fi المنزلية الخاصة بهم أيضًا. حتى أن البعض أوصى بشراء شيء آخر، لأن لديهم مثل هذه المعدات القديمة التي لم تسمح لهم بالعمل مع السرعات الحالية لمقدمي الخدمة.
حول التطبيقات البعيدة الأكثر شعبية
ربما خمنت بالفعل أن هذه أدوات اتصال. نظرًا لأننا نستخدم Office 365، يتواصل الموظفون عبر Teams messenger مع بعضهم البعض ومع الأشخاص الخارجيين. لقد أثبت نفسه بشكل جيد للغاية.
لقد زاد عدد الرسائل الجماعية المرسلة في Teams من قبل الموظفين في جميع المكاتب:
- في الفترة من 21 فبراير إلى 20 مارس، أرسلنا أكثر من 689 ألف رسالة.
- في الفترة من 21 مارس إلى 19 أبريل، أرسلنا أكثر من مليون رسالة.
كما زاد عدد المكالمات (واحد لواحد):
- وفي الفترة من 21 فبراير إلى 20 مارس كان هناك 11,5 ألف.
- من 21 مارس إلى 19 أبريل -> 16 ألفًا.
بالإضافة إلى Teams، نستخدم أيضًا Zoom، نظرًا لأن جودة الصوت والفيديو لهذه الخدمة هي واحدة من الأفضل في السوق. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك Zoom "الاتصال" بالمؤتمر والاتصال عبر الهاتف.
حتى 15 مارس، لم يتجاوز عدد اجتماعات Zoom تقريبًا 100 اجتماع يوميًا، واعتبارًا من النصف الثاني من الشهر، بدأنا في ABBYY في استخدام هذه الخدمة بشكل أكثر نشاطًا:
في شهر أبريل، كان هناك 100 اجتماع أو أكثر على Zoom في كل يوم عمل تقريبًا:
هناك الآن العديد من التقارير على الإنترنت حول عدم موثوقية Zoom. ليس من المستغرب على الإطلاق أن تحظى الأداة الأكثر شعبية الآن بمثل هذا الاهتمام. نحن على اتصال بممثلينا من Zoom ونرى مدى جدية الشركة في التعامل مع جميع النتائج. لقد اتخذنا أيضًا العديد من التدابير. أبسطها وأكثرها فعالية هو حظر حفظ تسجيلات الاجتماعات في التخزين السحابي.
أمان الإنترنت هو في المقام الأول انتباه الموظف نفسه. نعتقد أن Zoom سوف يتأقلم، وهذا الوضع سيجعل هذه الخدمة أقوى.
يوضح الرسم البياني كيف بدأ عدد المشاركين في اجتماعات Zoom في النمو اعتبارًا من النصف الثاني من شهر مارس. وكذلك عدد الدقائق.
واستمر هذا الاتجاه في شهر أبريل، مع انضمام المزيد والمزيد من الموظفين إلى الندوات عبر الإنترنت واجتماعات Zoom.
بالنسبة لنا، Zoom وTeams هما خدمتان تكرران بعضهما البعض. ولكن ربما أصبح وجود أداتين للاتصال أمرًا إلزاميًا الآن، نظرًا لأن العبء على الاتصالات هائل. كانت هناك حالات عندما بدأت إحدى الخدمات في الفشل في أكثر اللحظات غير المناسبة، ثم اتصل الموظفون بسرعة بخدمة أخرى واستمروا في العمل.
بالإضافة إلى ذلك، هذه أدوات للتواصل. من المهم أن يظل الناس على اتصال الآن. يتم إجراء معظم المكالمات إلى ABBYY أثناء تشغيل الكاميرات. عندما عملت في المكتب، لا أعتقد أنني قمت بتشغيل الكاميرا. الآن، بغض النظر عن الشكل الذي أنت فيه، فأنت دائمًا تقوم بتشغيله. تقريبا دائما.
بدلا من خاتمة
إن إعداد الشركة تقنيًا للعمل عن بعد ليس شيئًا يمكن القيام به في غضون أيام قليلة. من الأفضل الاستعداد لذلك مسبقًا. لقد بدأنا التحول إلى الخدمات السحابية منذ وقت طويل لأننا أردنا مساعدة موظفينا على أن يكونوا أكثر قدرة على الحركة. ولكن، كما اتضح فيما بعد، فإن هذا التنقل مفيد أيضًا في الحالة التي يتم فيها الإعلان عن الحجر الصحي.
ربما، لقد استردنا الآن جميع تكاليف العمالة لدينا للانتقال وتغيير البنية التحتية من الداخلية إلى الخارج، لأن الناس أخذوا معداتهم، وتركوا مكاتبهم، وذهبوا إلى منازلهم وأكواخهم... ولم يتغير شيء.
شكرًا لمسؤول النظام لدينا Yura Anikeev على الصور الموجودة في هذا المنشور.
المصدر: www.habr.com
