وسائل الإعلام مليئة بالأخبار حول الوضع الوبائي وتوصيات العزل الذاتي.
ولكن لا توجد توصيات بسيطة فيما يتعلق بالأعمال. يواجه مديرو الشركات تحديًا جديدًا - كيفية نقل الموظفين عن بُعد بأقل قدر من الخسائر في الإنتاجية وتنظيم عملهم بحيث يصبح كل شيء "كما كان من قبل".
ما نجح في المكتب في كثير من الأحيان لا يعمل عن بعد. كيف يمكن للفرق الموزعة الحفاظ على التعاون والتواصل الفعال داخل الفريق وخارجه؟
يساعد توفر الاتصالات المتنقلة والإنترنت السريع والتطبيقات المريحة وغيرها من التقنيات الحديثة بشكل عام في التغلب على العديد من الحواجز وبناء عمل منتج مع الشركاء أو الزملاء.
ولكن علينا أن نستعد.
كل شيء سوف يسير حسب الخطة. إذا كان هو
يتطلب العمل عن بعد بناءًا خاصًا للعمليات والاتصالات الداخلية. ويمكن للمرحلة التحضيرية أن تزيل العديد من الأسئلة والمشاكل قبل ظهورها.
سواء في المكتب أو في ظروف العمل عن بعد، كل شيء مبني على أربع ركائز:
- تخطيط
- منظمة
- السيطرة
- حافز
بادئ ذي بدء، تحتاج أنت وفريقك إلى تحديد الأهداف الصحيحة، وإعادة بناء نظام إعداد التقارير والجمع بشكل صحيح بين الاتصالات غير المتزامنة والمتزامنة داخل الفريق. يتضمن الاتصال غير المتزامن الرسائل والمحادثات والتقارير المحدثة وأي خيارات اتصال لا تتطلب استجابة فورية. الاتصال المتزامن هو اتصال في الوقت الفعلي مع ردود فعل سريعة.
من المهم جدًا أن تتذكر أنه عند العمل عن بعد، يتطلب التخطيط الانتظام. من الضروري الحفاظ على توازن العمل مع المهام الإستراتيجية والتشغيلية، وتحديد وتيرة العمل على المهام ذات الأولوية أسبوعيًا أو حتى يوميًا. التخطيط السليم وتحديد الأهداف سيجعل العمل أكثر وضوحًا ويساعد على تجنب إرهاق الموظفين. ولن يشعروا بالعزلة عن هذه العملية.
مؤتمرات الفيديو: الأداة رقم واحد
تعتبر عزلة الموظفين عن بعد إعلامية أكثر منها اجتماعية. إنهم لا يفوتون الجلوس بجانب شخص ما كثيرًا (على الرغم من اختلاف الأمر) فهم يشعرون بالقلق في الغالب بشأن عدم الوصول السريع إلى المعلومات والتواصل مع الزملاء. ليس لديهم الفرصة لطرح سؤال على زميل والحصول على إجابة فورية، أو الاحتفال بانتصار صغير أو استخلاص المعلومات، أو تبادل الأفكار، أو مجرد الدردشة حول خطط عطلة نهاية الأسبوع.
يتم تعويض هذا العجز جزئيًا من خلال خدمات مؤتمرات الفيديو.
تتيح مؤتمرات الفيديو لشخص واحد أو أكثر إجراء محادثة في الوقت الفعلي، إما عبر الهاتف أو من خلال منصات مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت. تعد المكالمات قناة اتصال متزامنة، ولكن يمكن استخدامها أيضًا عندما يتحدث شخص واحد فقط إلى مجموعة - على سبيل المثال، لإجراء مكالمة . أمثلة على هذه الخدمات: ، تكبير، بلوجينز، GoToMeeting.
الفوائد:
- تنقل مكالمات الفيديو نغمة الصوت والعواطف وإشارات الوجه والإشارات اللفظية الأخرى للمحاور، مما يساعد على توضيح وفهم حالته المزاجية.
- المعلومات الإضافية تجعل الرسائل أكثر وضوحًا وتضيف محتوى عاطفيًا وتساعد في بناء الاتصال والثقة.
العيوب:
- التنسيق مع مرور الوقت. لا يمكن إجراء المكالمات إلا في الوقت الفعلي، مما يجعل التواصل صعبًا بالنسبة لفريق منتشر عبر مناطق زمنية مختلفة.
- لم يتم توثيق مسار الاتصال بأي شكل من الأشكال. التحديات لا تترك نتيجة مكتوبة.
- تفسير. جودة التواصل ليست مثالية للجميع (خاصة أولئك الذين يعزلون أنفسهم في البلاد). لا يُنظر إلى الكلمات دائمًا بشكل صحيح.
متى تستخدم مؤتمرات الفيديو؟
- اجتماعات منتظمة، فردية وجماعية
- لقاءات الفريق
- التخطيط والعصف الذهني (الأفضل بالفيديو)
- حل سوء الفهم أو التعامل مع المواقف المتصاعدة أو العاطفية من القنوات الأخرى (مثل البريد الإلكتروني والدردشة)
إذا كنت تعتقد أن العمل الجماعي عن بعد ليس مثمرًا بدرجة كافية، فلا تضيع الوقت - حاول تغيير الوضع.
- تقديم عمليات تسجيل الوصول اليومية مع الفريق.
- اتبع بدقة توقيت وأهداف الاجتماع، واكتبها في الدعوة وذكّرها في البداية.
- قم بواجبك المنزلى. استعد للاجتماع واكتب على الورق ما هي الأفكار التي جلبتك إلى هذا الاجتماع، وما هي التوقعات التي لديك من المشاركين، وماذا لديهم منك؟
- اطلب من المشاركين مشاركة الأدوار (تدوين الملاحظات، وتقديم المعلومات، والعمل كمنسق للاجتماع).
- لا تعقد اجتماعات لفريق كبير (أكثر من 8 أشخاص).
- تذكر مزامنة اجتماعاتك مع المنطقة الزمنية للمشاركين.
عندما يكون الجميع معًا: كيفية تنظيم اجتماعات الشركة العامة
أصبحت اجتماعات جميع موظفي الشركة وسيلة شائعة لتبادل المعلومات.
هناك عدة نصائح حول أفضل طريقة لتنظيمها:
- وقت. بالنسبة للشركات في روسيا، من الأفضل عقد مثل هذه الاجتماعات في الساعة 11-12 ظهرًا. حاول اختيار الوقت المناسب لأكبر عدد ممكن من الموظفين. تأكد من تسجيل الاجتماع. على العديد من المنصات، بما في ذلك MegaFon، يمكن القيام بذلك بنقرة واحدة ثم تحميله بتنسيق mp4.
- البث المباشر. قد لا يكون هذا ضروريًا للشركات الصغيرة، ولكن بالنسبة للشركات الكبيرة التي لديها شبكة موزعة من الفروع، فمن المنطقي إجراء بث مباشر.
- أسئلة وأجوبة. يمكنك أن تطلب من الأشخاص طرح الأسئلة التي تهمهم مسبقًا، ثم يمكنك إعداد المعلومات ذات الصلة بالجمهور.
- لا تنسى الفكاهة. هذه ليست تشكيلة في المدرسة، ولكنها فرصة لتوفير اتصال شخصي والمساعدة في بناء الثقة بين الفرق الموزعة.
العصف الذهني: إزالة الارتباك
عندما يتعلق الأمر بالعصف الذهني، من المهم للفرق الموزعة أن تستخدم أداة رقمية مشتركة. يسمح لك بجمع الأفكار وتجميعها وتصنيفها أثناء العصف الذهني.
فيما يلي بعض النصائح المهمة لمساعدتك في العاصفة بفعالية:
- قد يختار الفريق البعيد أداة إدارة مشروع تعاونية تدعم وظائف لوحة كانبان التي يعرفها العديد من الفرق بالفعل، مثل Trello.
- يمكن أن يكون البديل هو الذي توفره المنصة. الأداة عبارة عن لوحة رسم يمكن للجميع رؤيتها ويمكن لأي من المشاركين تحريرها.
- استخدم خيار التصويت لتقييم الفكرة الأكثر إثارة للاهتمام في تنفيذها. يمكن تنزيل جميع الإحصائيات لاحقًا بتنسيق CSV أو XLSX.
- تظهر التجربة أنه من الأفضل تحذير الموظفين من الاعتداء مسبقًا حتى يكون لديهم الوقت للتفكير في الأفكار. عندما تجتمع المجموعة معًا، لن يعود المشاركون خاليي الوفاض.
يمكن أن تكون الاتصالات المتزامنة، مثل مكالمات الفيديو، عند استخدامها بشكل صحيح، أداة ممتازة لإجراء العمل الجماعي وتتبع نتائجه وتقديم الدعم العاطفي لجميع أعضاء الفريق. وعندما يتم دمجها مع أدوات غير متزامنة، فإنها تساعد المشاركين الموزعين في العملية على أن يكونوا أكثر إنتاجية (وأحيانًا أكثر) من زملائهم في المكتب.
المصدر: www.habr.com