بينما يجتاح فيروس كورونا الكوكب، تقود المراحيض سوق الأوراق المالية وتخضع بلدان بأكملها للحجر الصحي، وتضطر المزيد والمزيد من الشركات إلى نقل الموظفين إلى العمل عن بعد. نحن في RUVDS لم نكن استثناءً وقررنا أن نشارك حبر خبرتنا في تنظيم سير العمل عن بعد في جميع أنحاء الشركة بأكملها. ومن الجدير بالذكر على الفور أن المقال لن يحتوي على نصيحة الكابتن مثل "إذا كنت في المنزل، فارتد ملابسك"، بل فقط الواقع القاسي وإرشادات العمل.
لتجنب الألم المؤلم نتيجة نقل الموظفين إلى العمل عن بعد، قمنا بتقسيم العملية برمتها إلى مراحل صغيرة.
المرحلة الأولى: تقسيم الشركة إلى مجموعات/اتجاهات
وبما أن لدينا شركة صغيرة (تصل إلى 20 شخصا)، فمن الأسهل بالنسبة لنا في هذا الصدد، لأنه لا يوجد عدد كبير من الأقسام والأقسام والوحدات الأصغر لتقسيم الناس. في المجمل، يمكن لـ RUVDS التمييز بين 5 مجموعات/اتجاهات شرطية:
- دعم فني؛
- مسؤولي النظام؛
- المطورين؛
- الخدمات المالية (المحاسبة والمدفوعات وتدفق المستندات)؛
- خدمة الإدارة والتسويق.
في حالتنا، يكون التقسيم مشروطًا، لأن المجموعات المختلفة هيكليًا من الأشخاص، كما هو الحال في إدارة الحالات والتسويق لدينا، تحتاج إلى حقوق وصول مماثلة. نحن نتعاطف مع أولئك الذين ليس لديهم 5 مجموعات، ولكن لديهم مجموعات أكثر بكثير، كل منها تتطلب مستوى الوصول الخاص بها.
المرحلة 2: تحديد احتياجات العمل للمجموعات/الاتجاهات وإعداد الوصول
- للحفاظ على كفاءتهم، يحتاج فريق الدعم الفني - الذي لدينا على مدار الساعة - إلى الوصول إلى نظام التذاكر الداخلي لدينا (OTRS) والقدرة على الاستجابة السريعة للعملاء، مما يعني أنهم بحاجة إلى تحويل المكالمات من العمل إلى أرقام الهواتف المحمولة للموظفين . وبطريقة جيدة، لا يهم موقع TP على الإطلاق، طالما أن الدعم كفؤ وسريع.
بحيث يمكنك الاتصال بنظام التذاكر من أي مكان، فهو يعتمد على أحد الخوادم الافتراضية ويتم نسخه في مركز بيانات آخر، ولا يوجد شيء في المكتب. إذا سقط خادم واحد، فإن الخادم الثاني يرتفع خلال دقيقة واحدة؛ حتى أن العمال لا يلاحظون دائمًا حدوث عملية استبدال. - يعمل مسؤولو النظام مباشرة مع الخوادم غير المتصلة بالمكتب، لذا فإن الانتقال إلى العمل من المنزل هو الأكثر صعوبة بالنسبة لهم. علاوة على ذلك، فإن جميع خوادمنا مجهزة بواجهة إدارة خاصة، أكثر وظيفية بكثير من واجهة KVM الكلاسيكية. تسمح واجهتنا للمسؤولين بالعمل مع الخادم حتى من القارة القطبية الجنوبية (كانت هذه هي التجربة ).
- لقد كان المطورون دائمًا قادرين على العمل عن بعد ولن يؤثر انتقالهم للعمل من المنزل على الإنتاجية على الإطلاق.
- ربما تكون المدفوعات والمحاسبة وتدفق المستندات هي الأكثر إرباكًا من حيث نقلها عن بُعد، ولكن يوجد هنا أيضًا عدد من الحلول التي نستخدم من أجلها خوادمنا الافتراضية.
وبالتالي، يتم فحص المدفوعات التي تتطلب التحقق من الأفراد على الأجهزة الافتراضية للخدمة الموجودة في اثنين من مراكز البيانات لدينا. يتم جمع المدفوعات المستلمة من الكيانات القانونية التي تتطلب الاتصال ببنك العميل ومعالجتها مرة أخرى على جهاز افتراضي موجود في أحد مراكز البيانات. تتم معالجة الشيكات عبر الإنترنت ولا تعتمد على مكتبنا أو حتى مركز البيانات، ويتم إجراء الإرجاعات يدويًا ومرة أخرى على أحد الخوادم الافتراضية.توجد قواعد البيانات المحاسبية على خادم في مركز البيانات الخاص بنا في كوروليف على أراضي مصنع الدفاع المركب - في ملجأ سابق للقنابل - ومن أجل الموثوقية يتم تكرارها في مركز بيانات M9 (كائن ذو أهمية استراتيجية لروسيا بأكملها ). في وقت معين، يحدث النسخ، مما يسمح، في حالة فقدان أحد الخوادم، بمواصلة عمل قسم المحاسبة بسرعة وبأقل التكاليف.
- قمنا أيضًا بأتمتة تدفق المستندات - في الحساب الشخصي، يمكن للعميل تنزيل بيانات العقد والمصالحة بالأختام بنفسه، وهذا عادةً ما يكون كافيًا للأفراد. لكن معظم عملائنا هم كيانات قانونية تحتاج إلى مستندات أصلية. في هذه الحالة، يقوم قسم المحاسبة بطباعة كل ما تحتاجه في المنزل ويرسله بالبريد أو البريد السريع إلى أي مكان. يتم جمع جميع المراسلات الواردة عن طريق الأمن وإرسالها عن طريق خدمة البريد السريع للتوقيع عليها إلى قسم المحاسبة، ومن ثم يتم إرسال المستندات مرة أخرى إلى مكتب المرسل. حسنًا، يأتي شخص واحد من الإدارة إلى المكتب بضع مرات في الأسبوع، فقط في حالة حدوث ذلك. ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بالمستندات الورقية، فإن زيارة المكتب مستحيلة تمامًا.
- أسهل طريقة للقيام بالعمل عن بعد هي لأقسام الإدارة والتسويق التي تعمل من أجهزة الكمبيوتر المحمولة، حيث تحتاج فقط إلى إصدار شهادة للوصول إلى موارد الشركة وقد انتهيت.
المرحلة الثالثة: التأمين ضد المخاطر والمعلومات والحديد
إحدى الصعوبات الرئيسية عند العمل عن بعد هي تسرب البيانات، ولهذا السبب يصبح الأمر مؤلمًا للعديد من المتخصصين في مجال الأمن. نحن نطبق نفس القواعد عن بعد كما هو الحال في المكتب - يتم توفير الوصول إلى الموارد الحساسة من خلال المصادقة الثنائية باستخدام الشهادة وتسجيل الدخول/كلمة المرور. بهذه الطريقة يمكنك على الفور رفض الوصول إلى موظف معين عن طريق إلغاء شهادته.
كما يقولون، من الأفضل أن تكون آمنًا من أن تكون آسفًا، لذلك استخدمنا مثل هذه الأوقات الصعبة كسبب لاختبار قوة غير مجدول لـ "أجهزة" البنية التحتية. هناك ثلاث خدمات مسؤولة عن توفرها في العاصمة: المهندسين المناوبين الذين يتواجدون في مناصبهم على مدار الساعة، والدعم الفني ومسؤولي النظام.
يتم حجز جميع العقد الرئيسية لمراكز البيانات لدينا وفقًا لنظام N+1 وفقًا لمعايير لا تقل عن المستوى III، بما في ذلك معدات الاتصالات السلكية واللاسلكية وإمدادات الطاقة. على الرغم من أنه لا بد أن يحدث شيء أكثر خطورة من الحجر الصحي العام للحد من إمدادات الطاقة، إلا أننا أجرينا تدريبات لتحويل الطاقة في مراكز البيانات إلى مولدات الديزل. ستسمح اتفاقيات توريد الوقود لهم لمركز بيانات RUCLOUD الرائد بالعمل بشكل مستقل أثناء انقطاع طويل الأمد عن شبكة الكهرباء. وفي الوقت نفسه، قمنا بمراجعة جميع مجموعات الإصلاح، في حالة وجود مشاكل في تسليم المكونات الجديدة.
نظرًا لأن جائحة الفيروس التاجي تم الاعتراف به بالفعل على أنه قوة قاهرة، مما يجعل من الممكن عدم الوفاء بالالتزامات، فقد تحققنا من أي من الأطراف المقابلة يمكنه الاستفادة من هذا والفشل في لحظة صعبة.
واستنادا إلى تجربة الصين وإيطاليا، يمكننا القول إنه حتى الانتشار الواسع للمرض لا يؤثر بشكل مباشر على مزودي خدمة الإنترنت، خاصة وأن كل مركز بيانات لديه على الأقل قناتي اتصال مستقلتين تكرران بعضهما البعض.
المرحلة الرابعة: تحديد قواعد العمل عن بعد
تسمح القواعد للفريق بعدم الاسترخاء والتحول إلى العمل عن بعد دون فقدان جودة العمل. لقد قمنا بإعداد قائمة صغيرة لأنفسنا:
- الالتزام بمواعيد العمل، مع الأخذ بعين الاعتبار أن العمل يركز على النتيجة وليس على العملية. وهذا مهم بشكل خاص بالنسبة للدعم الفني، الذي يجب أن يكون متاحًا على مدار الساعة. ساعات العمل هي الثابت الذي يستطيع الجميع من خلاله التواصل مع بعضهم البعض.
- تحديد مكان التواصل الرئيسي (دردشة الفريق) حول جميع القضايا المهمة. تقليديا، هذا هو العمل سلاك. بالنسبة لأولئك الذين يحبون Slack، ولكن لا يحبون التبرع له، جرب Mattermost مفتوح المصدر.
- استخدم مكالمات الفيديو للمهام والمناقشات المعقدة (Zoom ليس له منافس). كل ما تم الاتفاق عليه أثناء مكالمة الفيديو يجب تسجيله ونشره في دردشة الفريق العامة، أو في سلسلة الدردشة التي يهتم أعضاؤها بتفاصيل مكالمتك. يسمح هذا التثبيت للفريق بأكمله بالتواجد في حقل معلومات واحد.
- في ظروف العمل عن بعد طويل الأمد، من الضروري إجراء اجتماعات منتظمة للفريق واجتماعات فيديو فردية. على سبيل المثال، مرتين في الأسبوع، مع نظرة عامة على حالة مهامك. وهذا ضروري مرة أخرى حتى يكون هناك فهم لمن يفعل ماذا.
القائمة موحدة قدر الإمكان، ولكن يمكنك أخذها كأساس وإجراء التعديلات والإضافات بناءً على تفاصيل عملك.
في الختام، أود أن أشير إلى أن الاتجاه نحو العمل عن بعد ليس ركودًا، بل هو تطور لا يبقى فيه إلا أولئك الذين يتكيفون بنشاط مع التغيرات البيئية. لذلك، فإن أولئك الذين يتعلمون العمل دون سيطرة مكتبية ثابتة، سيركزون على النتيجة، وليس على الوقت الذي يقضيه، لن يستفيدوا إلا من الوضع الحالي.
ما الخطوات التي يتم اتخاذها للتحول إلى العمل عن بعد في فريقك أو شركتك؟ ربما لدينا شيء لنتعلمه من بعضنا البعض.
المصدر: www.habr.com