تخيل أن لديك غرفة خادم كاملة من المعدات الهندسية: عشرات من مكيفات الهواء، ومجموعة من مجموعات مولدات الديزل وإمدادات الطاقة غير المنقطعة. لكي تعمل الأجهزة كما ينبغي، عليك التحقق من أدائها بانتظام ولا تنس الصيانة الوقائية: قم بإجراء عمليات الاختبار، والتحقق من مستوى الزيت، وتغيير الأجزاء. حتى بالنسبة لغرفة خادم واحدة، تحتاج إلى تخزين الكثير من المعلومات: سجل المعدات، وقائمة المواد الاستهلاكية في المستودع، وجدول الصيانة الوقائية، وكذلك وثائق الضمان، والعقود مع الموردين والمقاولين.
الآن دعونا نضرب عدد القاعات بعشرة. نشأت القضايا اللوجستية. في أي مستودع يجب عليك تخزين ما تريد حتى لا تضطر إلى البحث عن كل قطعة غيار؟ كيف يمكنك تجديد الإمدادات في الوقت المناسب حتى لا تفاجئك الإصلاحات غير المجدولة؟ إذا كان هناك الكثير من المعدات، فمن المستحيل الاحتفاظ بجميع الأعمال الفنية في رأسك، ومن الصعب كتابتها على الورق. هذا هو المكان الذي يأتي فيه MMS، أو نظام إدارة الصيانة، للإنقاذ.
في MMS نقوم بوضع جداول زمنية لأعمال الوقاية والإصلاح وتخزين التعليمات للمهندسين. ليس كل مراكز البيانات لديها مثل هذا النظام، ويعتبر الكثيرون أنه حل مكلف للغاية. ولكن من تجربتنا الخاصة نحن مقتنعون بذلك ليست الأداة هي التي تهم، بل النهج للعمل مع المعلومات. أنشأنا أول نظام في برنامج Excel وقمنا بتطويره تدريجيًا إلى منتج برمجي.
مع قررنا أن نشارك تجربتنا في تطوير رسائل الوسائط المتعددة الخاصة بنا. سأوضح كيف تطور النظام وكيف ساعد في تقديم أفضل ممارسات الصيانة. سيخبرك Alexey كيف ورث رسائل الوسائط المتعددة، وما الذي تغير خلال هذا الوقت وكيف يجعل النظام حياة المهندسين أسهل الآن.
كيف وصلنا إلى رسائل الوسائط المتعددة الخاصة بنا
أولا كانت هناك مجلدات. منذ 8-10 سنوات، تم تخزين المعلومات في شكل متناثر. بعد الصيانة، قمنا بتوقيع تقارير عن العمل المكتمل، وقمنا بتخزين النسخ الأصلية الورقية في الأرشيف، وقمنا بنسخ النسخ الممسوحة ضوئيًا على مجلدات الشبكة. وبنفس الطريقة، تم جمع المعلومات حول قطع الغيار: قطع الغيار والأدوات والملحقات في مجلدات مقسمة حسب المعدات. هذه هي الطريقة التي يمكنك العيش بها إذا قمت ببناء هيكل ومستويات وصول لهذه المجلدات.
ولكن بعد ذلك لديك ثلاث مشاكل:
- التنقل: يستغرق التبديل بين المجلدات المختلفة وقتًا طويلاً. إذا كنت تريد رؤية الإصلاحات على معدات معينة على مدار عدة سنوات، فسيتعين عليك إجراء الكثير من النقرات.
- الإحصائيات: لن تحصل عليها، وبدونها يصعب التنبؤ بمدى سرعة تعطل المعدات المختلفة أو عدد قطع الغيار التي يجب التخطيط لها في العام المقبل.
- الاستجابة في الوقت المناسب: لن يذكرك أحد بأن المكونات نفدت بالفعل وتحتاج إلى إعادة طلبها. وليس من الواضح أيضًا أن هذه ليست المرة الأولى التي تتعطل فيها نفس المعدات.
قمنا بتخزين مستندات كهذه لفترة من الوقت، ولكن بعد ذلك اكتشفنا برنامج Excel :)
رسائل الوسائط المتعددة إلى إكسيل. مع مرور الوقت، تم ترحيل بنية الوثائق إلى Excel. واستندت إلى قائمة المعدات، مع جداول الصيانة وقوائم المراجعة وروابط لشهادات إنجاز العمل المرفقة بها:
أشارت قائمة المعدات إلى الخصائص الرئيسية والموقع في مركز البيانات:
والنتيجة هي نوع من الملاح الذي يمكنك من خلاله فهم ما يحدث للمعدات وصيانتها بسرعة. إذا لزم الأمر، يمكنك الاطلاع على الأعمال الفردية من جدول الصيانة باستخدام الروابط:
إذا كنت تحافظ على مستند في Excel بضمير حي، فإن الحل مناسب تمامًا لغرفة خادم صغيرة. لكنها مؤقتة أيضًا. حتى لو استخدمنا مكيف هواء واحدًا وقمنا بالصيانة مرة واحدة في الشهر، فخلال خمس سنوات سنتراكم مئات الأخطاء، وسيتضخم برنامج Excel لدينا. إذا قمت بإضافة مكيف هواء آخر، ومولد ديزل واحد، ووحدة UPS واحدة، فأنت بحاجة إلى إنشاء عدة أوراق وربطها معًا. كلما طالت القصة، زادت صعوبة الحصول على المعلومات الضرورية على الفور.
أول نظام "للكبار".. في عام 2014، خضعنا لأول تدقيق للإدارة والعمليات وفقًا لمعايير الاستدامة التشغيلية من معهد Uptime Institute. لقد مررنا بنفس برنامج Excel تقريبًا، ولكننا قمنا بتحسينه بشكل كبير على مدار عام: أضفنا روابط للتعليمات وقوائم المراجعة للمهندسين. وجد المدققون أن هذا التنسيق قابل للتطبيق تمامًا. لقد تمكنوا من تتبع جميع العمليات باستخدام المعدات وتأكدوا من تحديث المعلومات وأن العمليات موجودة. ثم تمت عملية التدقيق بنجاح كبير، حيث سجلت 92 نقطة من أصل 100 نقطة ممكنة.
نشأ السؤال: كيف نعيش أكثر. قررنا أننا بحاجة إلى رسائل الوسائط المتعددة "الخطيرة"، ونظرنا في العديد من البرامج المدفوعة، ولكن في النهاية قررنا كتابة البرنامج بأنفسنا. تم استخدام نفس برنامج Excel كمواصفات فنية موسعة. هذه هي المهام التي حددناها لرسائل الوسائط المتعددة.
ما أردناه من رسائل الوسائط المتعددة
في معظم الحالات، تكون رسائل الوسائط المتعددة (MMS) عبارة عن مجموعة من الأدلة والتقارير. يبدو التسلسل الهرمي للدليل الخاص بنا كما يلي:
أول دليل عالي المستوى هو قائمة المباني: غرف الآلات، المستودعات حيث توجد المعدات.
يأتي التالي قائمة المعدات الهندسية. وقمنا بجمعها وفق الأنظمة التالية:
- نظام تكييف الهواء: مكيفات الهواء، المبردات، المضخات.
- نظام إمداد الطاقة: UPS، مجموعات مولدات الديزل، لوحات التوزيع.
نقوم بجمع البيانات الأساسية لكل جهاز: النوع والطراز والرقم التسلسلي وبيانات الشركة المصنعة وسنة الصنع وتاريخ التشغيل وفترة الضمان.
عندما نملأ قائمة المعدات، نقوم بإعدادها برنامج الصيانة: كيف وكم مرة للقيام بالصيانة. في برنامج الصيانة وصفنا مجموعة من العملياتعلى سبيل المثال: استبدال هذه البطارية، وضبط تشغيل جزء معين، وما إلى ذلك. وصفنا العمليات في كتاب مرجعي منفصل. إذا تكررت العملية في برامج مختلفة، فليست هناك حاجة لوصفها من جديد في كل مرة - فنحن ببساطة نأخذ واحدة جاهزة من الكتاب المرجعي:
ستكون العمليات "تغيير نقاط ضبط درجة الحرارة" و"استبدال توصيلات الكابلات سريعة التحرير" شائعة بالنسبة للمبردات وأنظمة تكييف الهواء التابعة لنفس الشركة المصنعة.
الآن لكل المعدات التي يمكننا إنشاؤها جدول الصيانة. نقوم بربط برنامج الصيانة بمعدات محددة، ويقوم النظام نفسه بالبحث في البرنامج عن عدد المرات التي يجب إجراء الصيانة فيها، ويحسب زمن العمل من تاريخ التشغيل:
يمكنك أيضًا أتمتة إعداد مثل هذا الجدول باستخدام صيغ Excel.
قصة ليست واضحة تمامًا: نحتفظ بدليل منفصل العمل المؤجل. الجدول الزمني هو جدول زمني، ولكننا جميعًا أشخاص أحياء ونفهم أن أي شيء يمكن أن يحدث. على سبيل المثال، لم تصل المادة الاستهلاكية في الوقت المحدد ويجب إعادة جدولة الخدمة لمدة أسبوع. هذا وضع طبيعي إذا راقبته. نحتفظ بإحصائيات الأعمال المؤجلة وغير المكتملة ونحاول التأكد من أن إلغاءات الصيانة تميل إلى الصفر.
يتم أيضًا الاحتفاظ بالإحصائيات لكل جهاز الحوادث والإصلاحات غير المجدولة. نحن نستخدم الإحصائيات لتخطيط عمليات الشراء وإيجاد نقاط الضعف في البنية التحتية. على سبيل المثال، إذا احترق الضاغط في نفس المكان ثلاث مرات متتالية، فهذه إشارة للبحث عن سبب العطل.
لقد تراكم هذا التاريخ من الصيانة والإصلاحات على مدى 4 سنوات لمكيف هواء معين.
الدليل التالي هو قطع غيار. يأخذ في الاعتبار المواد الاستهلاكية اللازمة للمعدات وأين وبأي كمية يتم تخزينها. نقوم هنا أيضًا بتخزين معلومات حول أوقات التسليم من أجل التخطيط بشكل أفضل للوصول إلى المستودع.
نقوم بحساب عدد قطع الغيار من خلال الإحصائيات السنوية للإصلاحات لكل قطعة من المعدات. بالنسبة لجميع قطع الغيار، نشير إلى الحد الأدنى للرصيد: ما هو الحد الأدنى من قطع الغيار المطلوبة في كل منشأة. في حالة نفاد قطع الغيار يتم تسليط الضوء على كميتها في الدليل:
يجب أن يكون الحد الأدنى لرصيد أجهزة استشعار الضغط العالي اثنين على الأقل، ولكن لم يتبق سوى واحد فقط. حان الوقت لتقديم الطلب الآن.
بمجرد وصول شحنة قطع الغيار، نقوم بملء الدليل بالبيانات الموجودة في الفاتورة وتحديد موقع التخزين. نرى على الفور الرصيد الحالي لقطع الغيار هذه في المستودع:
نحن نحتفظ بدليل منفصل لجهات الاتصال. نقوم بإدخال بيانات الموردين والمقاولين الذين يقومون بالصيانة فيها:
يتم إرفاق الشهادات ومجموعات تخليص السلامة الكهربائية ببطاقة كل مهندس مقاول. عند وضع جدول زمني، يمكننا معرفة أي المتخصصين لديهم التصريح المطلوب.
منذ وجود رسائل الوسائط المتعددة، تغير العمل مع تصاريح الموقع. على سبيل المثال، تمت إضافة وثائق تحتوي على تعليمات منهجية لإجراء الصيانة. إذا كانت مجموعة من العمليات تتناسب في السابق مع قائمة مرجعية صغيرة، فإن التعليمات التفصيلية تغطي كل شيء: كيفية الاستعداد، وما هي الشروط المطلوبة، وما إلى ذلك.
سيخبرك كيف تسير العملية برمتها الآن، باستخدام مثال. .
كيف تتم الصيانة في رسائل الوسائط المتعددة؟
ذات مرة، تم توثيق العمل المنجز منذ فترة طويلة بعد وقوعه. لقد قمنا ببساطة بالصيانة وبعد ذلك وقعنا على شهادة إنجاز العمل. 99% من الخوادم تفعل ذلك، لكن من خلال الخبرة، هذا ليس كافيًا. لكي لا ننسى أي شيء، أولا نشكل تصريح العمل. هذه وثيقة تصف العمل وشروط تنفيذه. أي صيانة وإصلاح في نظامنا تبدأ به. كيف يحدث هذا:
- نحن ننظر إلى الأعمال المخططة التالية في جدول الصيانة:
- نقوم بإنشاء تصريح جديد. نختار مقاول الصيانة الذي يدير العملية من جانبنا وينسق العمل معنا. نشير إلى أين ومتى سيتم العمل، نختار نوع المعدات والبرنامج الذي سنتبعه:
- بعد حفظ البطاقة، انتقل إلى التفاصيل. نشير إلى المقاول ونتحقق مما إذا كان لديه إذن للقيام بالعمل المطلوب. إذا لم يكن هناك إذن، فسيتم تمييز الحقل باللون الأحمر، ولا يمكنك إصدار أمر عمل:
- نشير إلى معدات محددة. حسب نوع العمل يتم تحديد الأنشطة الأولية في برنامج الصيانة، على سبيل المثال: طلب الوقود للموقع، جدولة تعريف تعريفي للمهندسين وإخطار الزملاء، ستظهر قائمة الأنشطة تلقائيًا، لكن يمكننا إضافة العناصر الخاصة بنا كل شيء مرن تمامًا:
- نحفظ الطلب ونرسل خطابًا إلى الشخص الموافق وننتظر رده:
- عند وصول المهندس نقوم بطباعة أمر العمل مباشرة من النظام.
- يحتوي أمر العمل على قائمة مرجعية للعمليات الخاصة ببرنامج الصيانة. يتحكم مدير العمل في مركز البيانات في الصيانة ويحدد خانات الاختيار.
لفترة من الوقت، كانت قائمة المراجعة القصيرة كافية. ثم قدمنا تعليمات منهجية، أو MOP (طريقة الإجراء). وبمساعدة مثل هذه الوثيقة، يمكن لأي مهندس معتمد فحص أي معدات.
يتم وصف كل شيء بأكبر قدر ممكن من التفاصيل، وصولاً إلى نماذج رسائل الإشعارات وأحوال الطقس:
تبدو الوثيقة المطبوعة كما يلي:
وفقًا لمعايير معهد Uptime، يجب أن يكون هناك MOP لجميع العمليات. هذه كمية كبيرة جدًا من الوثائق. بناءً على الخبرة، نوصي بتطويرها تدريجيًا، على سبيل المثال، MOP واحدة شهريًا.
- بعد الانتهاء من العمل يقوم المهندس بإصدار شهادة الإنجاز. نقوم بمسحها ضوئيًا وإرفاقها بالبطاقة بالإضافة إلى مسح المستندات الأخرى: التصريح وMOP.
- في أمر العمل نلاحظ العمل المنجز:
- تحتوي بطاقة المعدات على تاريخ الصيانة:
لقد أظهرنا كيف يعمل نظامنا الآن. لكن العمل على خدمة رسائل الوسائط المتعددة لم ينته بعد: فقد تم التخطيط بالفعل لإجراء العديد من التحسينات. على سبيل المثال، نقوم الآن بتخزين الكثير من المعلومات في عمليات الفحص. في المستقبل، نخطط لجعل الصيانة غير ورقية: قم بتوصيل تطبيق الهاتف المحمول حيث يمكن للمهندس تحديد المربعات وحفظ المعلومات على الفور في البطاقة.
وبطبيعة الحال، هناك العديد من المنتجات الجاهزة في السوق مع وظائف مماثلة. ولكننا أردنا أن نوضح أنه حتى ملف Excel الصغير يمكن تطويره إلى منتج متكامل. يمكنك القيام بذلك بنفسك أو إشراك المقاولين، والشيء الرئيسي هو النهج الصحيح. ولم يفت الأوان بعد للبدء.
المصدر: www.habr.com