سوف تصبح قفزات البرمجيات قريبًا مرضًا شائعًا جدًا للشركات. إن تغيير برنامج إلى آخر بسبب كل شيء صغير، والقفز من تقنية إلى أخرى، وتجربة الأعمال التجارية الحية أصبح هو القاعدة. في الوقت نفسه، تبدأ حرب أهلية حقيقية في المكتب: يتم تشكيل حركة مقاومة للتنفيذ، ويقوم الحزبيون بأعمال تخريبية ضد النظام الجديد، ويروج الجواسيس لعالم جديد شجاع ببرامج جديدة، وإدارة من السيارة المدرعة. تبث بوابة الشركة أخبارًا عن السلام والعمل ومؤشرات الأداء الرئيسية. عادة ما تنتهي الثورة بالفشل التام من جانب واحد.
نحن نعرف كل شيء تقريبًا عن التنفيذ، لذا دعونا نحاول معرفة كيفية تحويل الثورة إلى تطور وجعل التنفيذ مفيدًا وغير مؤلم قدر الإمكان. حسنًا، أو على الأقل سنخبرك بما قد تدخل فيه في هذه العملية.
تصور مثالي لقبول الموظف للبرامج الجديدة المصدر - Yandex.Images
سيبدأ المستشارون الأجانب هذه المقالة بشيء من هذا القبيل: "إذا عرضت على موظفيك برامج عالية الجودة يمكنها تحسين عملهم، ويكون لها تأثير نوعي على الأداء، فإن اعتماد برنامج أو نظام جديد سيحدث بشكل طبيعي". لكننا في روسيا، وبالتالي فإن مسألة الموظفين المشبوهين والمحاربين ذات صلة للغاية. لن ينجح التحول الطبيعي، حتى مع الحد الأدنى من البرامج مثل برنامج مراسلة الشركة أو الهاتف الرقمي.
من أين تأتي أرجل المشكلة؟
اليوم، كل شركة لديها مجموعة كاملة من البرامج المثبتة (نحن نأخذ الحالة العامة، لأن كمية البرامج في شركات تكنولوجيا المعلومات تكون مضاعفة أو ثلاثة أضعاف، ومشاكل التكيف تتداخل جزئيًا وتكون محددة للغاية): أنظمة إدارة المشاريع، CRM/ERP، عملاء البريد الإلكتروني، والمراسلين الفوريين، وبوابة الشركات، وما إلى ذلك. وهذا لا يشمل حقيقة أن هناك شركات يتم فيها الانتقال من المتصفح إلى المتصفح بواسطة الفريق بأكمله دون استثناء (وهناك أيضًا فرق تعتمد بالكامل على Internet Explorer Edge). بشكل عام، هناك العديد من المواقف التي قد تكون مقالتنا مفيدة لها:
- تجري عملية الأتمتة الأولية لمجموعة معينة من المهام: يتم تنفيذ أول CRM/ERP، ويتم فتح بوابة الشركة، ويتم تثبيت نظام للدعم الفني، وما إلى ذلك؛
- يتم استبدال أحد البرامج بآخر لسبب ما: التقادم، أو المتطلبات الجديدة، أو التوسع، أو تغيير النشاط، وما إلى ذلك؛
- يتم إنشاء وحدات النظام الحالي لأغراض التطوير والنمو (على سبيل المثال، فتحت شركة الإنتاج وقررت التحول من في مع أقصى قدر من الوظائف)؛
- يتم الآن إجراء تحديث رئيسي للواجهة والبرنامج الوظيفي.
وبطبيعة الحال، فإن الحالتين الأولين أكثر حدة ونموذجية في مظاهرهما، وإيلاء اهتمام خاص لهما.
لذا، قبل أن تبدأ العمل مع الفريق (الذي اشتبه بالفعل في حدوث تغييرات قريبًا)، حاول أن تفهم الأسباب الحقيقية لتغيير البرنامج وما إذا كنت توافق على أن التغييرات ضرورية للغاية.
- يصعب التعامل مع البرنامج القديم: فهو مكلف، وغير مريح، وغير فعال، ولم يعد يلبي متطلباتك، وغير مناسب لمقياسك، وما إلى ذلك. وهذه ضرورة موضوعية.
- توقف البائع عن دعم النظام، أو تحول الدعم والتعديلات إلى سلسلة لا نهاية لها من الموافقات واستنزاف الأموال. إذا زادت تكاليفك بشكل كبير، وفي المستقبل يعدون بزيادة أكثر، فلا يوجد شيء ينتظره، فأنت بحاجة إلى خفضه. نعم، سيكلف النظام الجديد أموالاً أيضًا، ولكن في النهاية سيكلف التحسين أقل من هذا الدعم.
- إن تغيير البرنامج هو نزوة لشخص واحد أو مجموعة من الموظفين. على سبيل المثال، يريد CTO التراجع ويمارس الضغط من أجل إدخال نظام جديد أكثر تكلفة - وهذا يحدث في الشركات الكبيرة. مثال آخر: يدعو مدير المشروع إلى تغيير Asana إلى Basecamp، ثم Basecamp إلى Jira، ومن Jira المعقد إلى Wrike. غالبًا ما يكون الدافع الوحيد لمثل هذه الهجرات هو إظهار عملهم المزدحم والاحتفاظ بمكانتهم. في مثل هذه الحالات، من الضروري تحديد درجة الضرورة والدوافع والمبررات، وكقاعدة عامة، بقرار قوي الإرادة برفض التغييرات.
نحن نتحدث عن أسباب الانتقال من برنامج إلى آخر، وليس عن الأتمتة الأولية - فقط لأن الأتمتة ضرورية بشكل مسبق. إذا كانت شركتك تقوم بشيء ما يدويًا وروتينيًا، ولكن من الممكن أن يكون آليًا، فأنت ببساطة تهدر الوقت والمال، وعلى الأرجح، بيانات الشركة القيمة. أتمتة ذلك!
كيف يمكنك العبور: القفزة العظيمة أو النمر الرابض؟
في الممارسة العالمية، هناك ثلاث استراتيجيات رئيسية للتحول إلى البرامج الجديدة والتكيف معها - وهي تبدو مناسبة جدًا بالنسبة لنا، لذلك دعونا لا نعيد اختراع العجلة.
الانفجار الكبير
يعد الاعتماد باستخدام طريقة "الانفجار الكبير" أصعب عملية انتقال ممكنة، عندما تحدد تاريخًا محددًا وتقوم بإجراء ترحيل حاد، مما يؤدي إلى تعطيل البرنامج القديم بنسبة 100%.
الايجابيات
+ يعمل الجميع في نظام واحد، ليست هناك حاجة لمزامنة البيانات، ولا يحتاج الموظفون إلى مراقبة واجهتين في وقت واحد.
+ البساطة بالنسبة للمسؤول - ترحيل واحد، مهمة واحدة، دعم نظام واحد.
+ تحدث جميع التغييرات المحتملة في وقت واحد ويمكن ملاحظتها على الفور تقريبًا - ليست هناك حاجة لعزل ماهية وبأي نسبة أثرت على الإنتاجية وسرعة التطوير والمبيعات وما إلى ذلك.
سلبيات
— يعمل بنجاح فقط مع البرامج البسيطة: المحادثات، وبوابة الشركة، والمراسلة الفورية. حتى البريد الإلكتروني يمكن أن يفشل بالفعل، ناهيك عن أنظمة إدارة المشاريع، وCRM/ERP وغيرها من الأنظمة الخطيرة.
— إن الهجرة المتفجرة من نظام كبير إلى آخر ستؤدي حتماً إلى الفوضى.
أهم شيء لهذا النوع من الانتقال إلى بيئة عمل جديدة هو التدريب.
الجري الموازي
يعد التكيف الموازي مع البرامج طريقة انتقالية أكثر ليونة وعالمية، حيث يتم تحديد فترة زمنية يعمل خلالها كلا النظامين في وقت واحد.
الايجابيات
+ لدى المستخدمين ما يكفي من الوقت للتعود على البرنامج الجديد أثناء العمل بسرعة في البرنامج القديم، والعثور على أوجه التشابه، وفهم المنطق الجديد للتفاعل مع الواجهة.
+ في حالة حدوث مشاكل مفاجئة يستمر الموظفون في العمل بالنظام القديم.
+ تدريب المستخدم أقل صرامة وأرخص بشكل عام.
+ لا يوجد عمليا أي رد فعل سلبي من الموظفين - بعد كل شيء، لم يُحرموا من أدواتهم المعتادة أو طريقة عمل الأشياء (في حالة حدوث الأتمتة لأول مرة).
سلبيات
- المشاكل الإدارية: دعم كلا النظامين، مزامنة البيانات، إدارة الأمن في تطبيقين في وقت واحد.
— تمتد عملية الانتقال إلى ما لا نهاية - يدرك الموظفون أن أمامهم ما يقرب من الأبد، ويمكنهم توسيع استخدام الواجهة المألوفة أكثر قليلاً.
- ارتباك المستخدم - الواجهتان مربكتان وتتسببان في حدوث أخطاء تشغيلية وأخطاء في البيانات.
- مال. أنت تدفع مقابل كلا النظامين.
التبني المرحلي
يعد التكيف خطوة بخطوة هو الخيار الأسهل للتبديل إلى البرنامج الجديد. يتم تنفيذ النقل وظيفيًا، خلال فترات زمنية محددة وحسب القسم (على سبيل المثال، اعتبارًا من 1 يونيو نضيف عملاء جدد فقط إلى نظام إدارة علاقات العملاء الجديد، ومن 20 يونيو نقوم بإجراء المعاملات في النظام الجديد، وحتى 1 أغسطس نقوم بنقل التقاويم والحالات، وبحلول 30 سبتمبر، نكمل الهجرة، وهو وصف تقريبي للغاية، ولكنه واضح بشكل عام).
الايجابيات
+ انتقال منظم، وتوزيع الحمل بين المسؤولين والخبراء الداخليين.
+ المزيد من التعلم المدروس والمتعمق.
+ ليس هناك مقاومة للتغيير، لأنه يحدث بلطف قدر الإمكان.
سلبيات - تقريبًا نفس الشيء بالنسبة للانتقال الموازي.
والآن، مجرد انتقال تدريجي؟
سؤال منطقي، سوف توافق. لماذا تواجه بعض المتاعب الإضافية عندما يمكنك وضع جدول زمني والتصرف وفقًا لخطة واضحة؟ في الواقع، ليس كل شيء بهذه البساطة.
- تعقيد البرمجيات: إذا كنا نتحدث عن برامج معقدة (على سبيل المثال، )، فإن التكيف المرحلي أكثر ملاءمة. إذا كان البرنامج بسيطًا (برنامج المراسلة، بوابة الشركة)، فالنموذج المناسب هو عندما تعلن عن التاريخ وتعطيل البرنامج القديم في اليوم المحدد (إذا كنت محظوظًا، فسيكون لدى الموظفين الوقت لسحب جميع المعلومات التي يحتاجونها ، وإذا كنت لا تعتمد على الحظ، فأنت بحاجة إلى توفير البيانات اللازمة لاستيراد البيانات تلقائيًا من النظام القديم إلى النظام الجديد، إذا كان ذلك ممكنًا من الناحية الفنية).
- درجة المخاطرة بالنسبة للشركة: كلما كان التنفيذ أكثر خطورة، كلما كان أبطأ. من ناحية أخرى، يعد التأخير أيضًا خطرًا: على سبيل المثال، تقوم بالتبديل من نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) إلى نظام آخر، وخلال الفترة الانتقالية تضطر إلى دفع ثمن كليهما، وبالتالي زيادة تكاليف وتكلفة تنفيذ النظام الجديد، الأمر الذي يعني تم تمديد فترة الاسترداد.
- عدد الموظفين: من المؤكد أن Big Bang ليس مناسبًا إذا كنت بحاجة إلى توسيع نطاق العديد من ملفات تعريف المستخدمين وتكوينها. على الرغم من وجود حالات يكون فيها التنفيذ فائق السرعة مفيدًا لشركة كبيرة. قد يكون هذا الخيار مناسبًا للأنظمة التي يستخدمها العديد من الموظفين، ولكن قد لا يكون له متطلبات لأن التخصيص غير مقصود. ولكن مرة أخرى، يعد هذا بمثابة ضجة كبيرة للمستخدمين النهائيين وعمل ضخم خطوة بخطوة لنفس خدمة تكنولوجيا المعلومات (على سبيل المثال، نظام الفوترة أو الوصول).
- ميزات تنفيذ البرنامج المحدد (المراجعة، وما إلى ذلك). في بعض الأحيان يتم التنفيذ في البداية على مراحل - مع جمع المتطلبات، وتحسينها، والتدريب، وما إلى ذلك. على سبيل المثال، يتم تنفيذه دائمًا بشكل تدريجي، وإذا وعدك شخص ما "بالتنفيذ والتكوين في 3 أيام أو حتى 3 ساعات" - تذكر هذه المقالة وتجاوز هذه الخدمات: التثبيت ≠ التنفيذ.
مرة أخرى، حتى مع معرفة المعلمات المدرجة، لا يمكن للمرء بالتأكيد أن يسلك مسارًا أو آخر. قم بتقييم بيئة شركتك - سيساعدك هذا على فهم توازن القوى وتحديد النموذج (أو مجموعة من بعض عناصرها) المناسب لك.
وكلاء التأثير: الثورة أو التطور
أول شيء يجب عليك الانتباه إليه هو الموظفين الذين سيتأثرون بتنفيذ البرامج الجديدة. في الواقع، المشكلة التي ندرسها الآن هي عامل بشري بحت، لذلك لا يمكن تجنب تحليل التأثير على الموظفين. لقد ذكرنا بالفعل بعضًا منها أعلاه.
- يحدد قادة الشركة كيفية قبول البرنامج الجديد بشكل عام. وهذا ليس المكان المناسب للخطب الترويجية والخطب النارية - من المهم إظهار الحاجة إلى التغيير بالضبط، لنقل فكرة أن هذا مجرد اختيار أداة أكثر برودة وأكثر ملاءمة، مثل استبدال جهاز كمبيوتر محمول قديم. أكبر خطأ ترتكبه الإدارة في مثل هذه الحالة هو غسل أيديهم والانسحاب من أنفسهم: إذا كانت الإدارة لا تحتاج إلى أتمتة الشركة، فلماذا تكون مهتمة بالموظفين؟ كن في هذه العملية.
- يعد رؤساء الأقسام (مديرو المشاريع) بمثابة حلقة وسيطة يجب أن تشارك في جميع العمليات، وإدارة عدم الرضا، وإظهار الإرادة والعمل من خلال كل اعتراض من الزملاء، وإجراء تدريب عالي الجودة ومتعمق.
- خدمة تكنولوجيا المعلومات (أو مسؤولو النظام) - للوهلة الأولى، هؤلاء هم من هم في وقت مبكر، والأكثر قدرة على التكيف والتكيف، ولكن... لا. في كثير من الأحيان، وخاصة في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، يعارض مسؤولو النظام أي تغييرات (تعزيز) في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، وهذا ليس بسبب أي مبرر تقني، بل بسبب الكسل والتردد في العمل. من منا لم يبحث عن طرق لتجنب العمل؟ لكن لا ينبغي أن يكون هذا على حساب الشركة بأكملها.
- المستخدمون النهائيون، كقاعدة عامة، يريدون العمل بشكل جيد ومريح من ناحية، ومثل أي شخص حي، يخافون من التغيير. الحجة الرئيسية بالنسبة لهم صادقة وبسيطة: لماذا نقوم بإدخال/تغيير، ما هي حدود الرقابة، كيف سيتم تقييم العمل، ما الذي سيتغير وما هي المخاطر (بالمناسبة، يجب على الجميع تقييم المخاطر - على الرغم من أننا البائعين لكننا لا نتعهد بالقول إن كل شيء يسير دائمًا بسلاسة: هناك مخاطر في أي عملية داخل الشركة).
- "السلطات" داخل الشركة هم أنصار يمكنهم التأثير على الموظفين الآخرين. هذا ليس بالضرورة شخصًا يتمتع بمكانة عالية أو خبرة واسعة - في حالة العمل مع البرامج، قد تكون "السلطة" شخصًا متقدمًا يعرف كل شيء، والذي، على سبيل المثال، أعاد قراءة حبر وسيبدأ في التخويف الجميع عن مدى سوء كل شيء سيصبح. وقد لا يكون لديه حتى هدف تدمير عملية التنفيذ أو الانتقال - فقط التباهي وروح المقاومة - وسوف يصدقه الموظفون. أنت بحاجة إلى العمل مع هؤلاء الموظفين: اشرح لهم واسألهم، وفي الحالات الصعبة بشكل خاص، ألمح إلى العواقب.
هناك وصفة عالمية للتحقق مما إذا كان المستخدمون خائفين حقًا من شيء ما أو ما إذا كانوا يعانون من جنون العظمة الجماعي بقيادة قائد ماهر. اسألهم عن أسباب عدم الرضا، حول المخاوف - إذا لم تكن هذه تجربة شخصية أو رأي، فستبدأ الحجج في التدفق بعد 3-4 أسئلة توضيحية.
عاملان مهمان للتغلب بنجاح على "حركة المقاومة".
- توفير التدريب: البائع والداخلي. تأكد من أن الموظفين يفهمون كل شيء حقًا، وقد أتقنوه، وبغض النظر عن مستوى تدريبهم، فإنهم على استعداد لبدء العمل. السمة الإلزامية للتدريب هي التعليمات المطبوعة والإلكترونية (اللوائح) والوثائق الأكثر اكتمالا على النظام (يقوم البائعون الذين يحترمون أنفسهم بإصدارها مع البرنامج وتوفيرها مجانًا).
- ابحث عن الداعمين واختر المؤثرين. الخبراء الداخليون والمتبنون الأوائل هم نظام الدعم الخاص بك، حيث يقومون بتثقيف وتبديد الشكوك. كقاعدة عامة، يسعد الموظفون أنفسهم بمساعدة زملائهم وتعريفهم بالبرامج الجديدة. مهمتك هي إعفائهم مؤقتًا من عملهم أو منحهم مكافأة مناسبة مقابل عبء عملهم الجديد.
ما تحتاج إلى الالتفات إليه؟
- ما مدى تقدم الموظفين المتأثرين بالتغييرات؟ (نسبيًا، إذا اخترعوا برنامجًا محاسبيًا جديدًا غدًا، لا سمح الله أن تدخل أنفك إلى قسم المحاسبة مع سيدات فوق سن الخمسين وتقترح الانتقال من 50C، فلن تخرج حيًا).
- إلى أي مدى سيتأثر سير العمل؟ يعد تغيير برنامج المراسلة في شركة تضم 100 شخص أمرًا واحدًا، وشيء آخر هو تنفيذ نظام CRM جديد يعتمد على العمليات الرئيسية في الشركة (وهذا لا يقتصر على المبيعات، على سبيل المثال، في الإصدارات الأقدم، يؤثر هذا على الإنتاج والمستودعات والتسويق وكبار المديرين الذين سيقومون، جنبًا إلى جنب مع الفريق، ببناء عمليات تجارية آلية).
- هل تم توفير التدريب وعلى أي مستوى؟
التحول المنطقي الوحيد في نظام التفكير المؤسسي
ما الذي سيوفر عملية الانتقال/تنفيذ البرامج الجديدة؟
قبل أن نخبرك بالنقاط الرئيسية التي ستساعدك على الانتقال بشكل مريح إلى البرامج الجديدة، دعنا نلفت انتباهك إلى نقطة واحدة. هناك شيء لا ينبغي القيام به بالتأكيد - ليست هناك حاجة للضغط على الموظفين و"تحفيزهم" بحرمانهم من المكافآت والعقوبات الإدارية والتأديبية. لن يجعل هذا العملية أفضل، لكن موقف الموظفين سوف يزداد سوءًا: إذا دفعوا، فستكون هناك سيطرة؛ إذا أجبروك، فهذا يعني أنهم لا يحترمون مصلحتنا؛ وإذا فرضوها بالقوة، فهذا يعني أنهم لا يثقون بنا وبعملنا. ولذلك، فإننا نفعل كل شيء بطريقة منضبطة وواضحة وكفؤة، ولكن دون ضغوط أو إجبار غير ضروري.
يجب أن يكون لديك خطة عمل مفصلة
كل شيء آخر قد لا يكون موجودا، ولكن يجب أن تكون هناك خطة. علاوة على ذلك، فإن الخطة قابلة للتعديل، ومحدثة، وواضحة ولا مفر منها، وفي نفس الوقت قابلة للمناقشة وشفافة لجميع الموظفين المهتمين. من المستحيل أن ننقل بشكل مباشر أنه من الساعة 8 صباحًا إلى الساعة 10 صباحًا هناك عمل فذ، وفي الساعة 16:00 هناك حرب مع إنجلترا؛ من المهم رؤية الخطة بأكملها في منظورها الصحيح.
يجب أن تعكس الخطة بالضرورة متطلبات الموظفين الذين سيكونون مستخدمين نهائيين - وبهذه الطريقة سيعرف كل موظف بالضبط ما هي الميزة المطلوبة وفي أي وقت سيكون قادرًا على استخدامها. وفي الوقت نفسه، فإن خطة الانتقال أو التنفيذ ليست نوعًا ما من قطعة واحدة غير قابلة للتغيير؛ فمن الضروري ترك إمكانية الانتهاء من الخطة وتغيير سماتها (ولكن ليس في شكل دفق لا نهاية له من التعديلات و"الرغبات" الجديدة. وليس على شكل تغيير مستمر في المواعيد النهائية).
ماذا يجب أن يكون في الخطة؟
- معالم التحول الرئيسية (المراحل) - ما يجب القيام به.
- نقاط انتقالية مفصلة لكل مرحلة - كيف ينبغي القيام بها.
- النقاط الرئيسية والإبلاغ عنها (مطابقة الساعات) - كيف سيتم قياس ما تم ومن يجب أن يكون في نقطة المراقبة.
- الأشخاص المسؤولون هم الأشخاص الذين يمكنك اللجوء إليهم وطرح الأسئلة عليهم.
- المواعيد النهائية هي بداية ونهاية كل مرحلة والعملية برمتها.
- العمليات المتأثرة - ما هي التغييرات التي ستحدث في العمليات التجارية، وما الذي يجب تغييره مع التنفيذ/الانتقال.
- التقييم النهائي عبارة عن مجموعة من المؤشرات والمقاييس أو حتى التقييمات الذاتية التي ستساعد في تقييم التنفيذ/التحول الذي حدث.
- إن بدء التشغيل هو التاريخ المحدد الذي ستنضم فيه الشركة بأكملها إلى العملية الآلية المحدثة وتعمل في النظام الجديد.
لقد صادفنا عروضًا تقديمية لمنفذين كان الخط الأحمر فيها هو النصيحة: نفذ بالقوة، وتجاهل رد الفعل، ولا تتحدث مع الموظفين. نحن ضد هذا النهج، وهذا هو السبب.
ننظر إلى الصورة أدناه:
فأر جديد، ولوحة مفاتيح جديدة، وشقة، وسيارة، وحتى وظيفة، هي أحداث ممتعة ومبهجة، بل إن بعضها يعد إنجازات. ويذهب المستخدم إلى Yandex لمعرفة كيفية التعود عليه والتكيف معه. كيف تدخل شقة جديدة وتفهم أنها ملكك، افتح الصنبور لأول مرة، اشرب الشاي، اذهب إلى السرير لأول مرة. كيف تجلس خلف عجلة القيادة وتكوّن صداقات مع سيارة جديدة، ملكك، ولكنها حتى الآن غريبة جدًا. لا تختلف البرامج الجديدة في مكان العمل عن المواقف الموضحة: لن تظل وظيفة الموظف كما كانت أبدًا. لذلك، قم بالتنفيذ والتكيف والنمو باستخدام البرامج الفعالة الجديدة. وهذا هو الوضع الذي يمكننا أن نقول عنه: أسرع ببطء.
المصدر: www.habr.com