يعود تاريخ البريد الإلكتروني إلى عدة عقود. خلال هذا الوقت، لم يصبح هذا المعيار للاتصالات المؤسسية قديما فحسب، بل أصبح أكثر وأكثر شعبية كل عام بسبب إدخال أنظمة التعاون في مختلف المؤسسات، والتي، كقاعدة عامة، تعتمد على البريد الإلكتروني على وجه التحديد. ومع ذلك، نظرًا لعدم كفاءة البريد الإلكتروني، يتخلى المزيد والمزيد من المستخدمين عنه لصالح المحادثات النصية والمكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو ومؤتمرات الفيديو. تساعد أساليب التواصل المؤسسي هذه الموظفين على توفير الكثير من الوقت، ونتيجة لذلك، يصبحون أكثر كفاءة ويجلبون المزيد من الأموال للشركة.
ومع ذلك، فإن استخدام المحادثات واتصالات الفيديو لحل مشكلات العمل غالبًا ما يؤدي إلى ظهور تهديدات جديدة لأمن المعلومات في المؤسسة. والحقيقة هي أنه في حالة عدم وجود حل مؤسسي مناسب، يمكن للموظفين البدء بشكل مستقل في المراسلة والتواصل في الخدمات العامة، مما قد يؤدي إلى تسرب معلومات مهمة. من ناحية أخرى، فإن إدارة المؤسسات ليست دائما على استعداد لتخصيص الأموال لتنفيذ منصات الشركات لعقد مؤتمرات الفيديو والمحادثات، حيث أن الكثيرين واثقون من أنها تصرف انتباه الموظفين عن العمل أكثر من زيادة كفاءتهم. قد يكون أحد السبل للخروج من هذا الموقف هو نشر الدردشة المؤسسية ومؤتمرات الفيديو بناءً على أنظمة المعلومات الحالية. أولئك الذين يستخدمون Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition كمنصة تعاون يمكنهم حل مشكلة إنشاء دردشة مؤسسية ومؤتمرات فيديو مع Zextras Team، وهو الحل الذي يضيف الكثير من الميزات الجديدة المتعلقة بالاتصالات عبر الإنترنت للشركات إلى Zimbra OSE.
يأتي فريق Zextras في نسختين: Zextras Team Basic وZextras Team Pro، ويختلفان في مجموعة الوظائف المقدمة. خيار التسليم الأول مجاني تمامًا ويسمح لك بتنظيم الدردشات النصية بتنسيقات الدردشة الفردية والجماعية، بالإضافة إلى محادثات الفيديو والمكالمات الصوتية الفردية استنادًا إلى Zimbra OSE. في هذه الحالة، ستكون جميع هذه الوظائف متاحة مباشرةً من عميل الويب Zimbra OSE. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمستخدمي Zextras Team Basic استخدام تطبيق الهاتف المحمول المتوفر على منصات iOS وAndroid. تتيح لك هذه التطبيقات الوصول إلى الدردشات الخاصة والنصية، وستسمح لك في المستقبل بإجراء مكالمات فيديو. دعونا نلاحظ على الفور أنه بالنسبة لمحادثات الفيديو والمكالمات الصوتية، سيحتاج مستخدمو فريق Zextras إلى كاميرا ويب و/أو ميكروفون يعمل بشكل صحيح.
لكن Zextras Team Pro يوفر وظائف أكثر ثراءً. بالإضافة إلى الإمكانيات المذكورة بالفعل، ستتاح لمستخدمي Zextras Team الفرصة لإنشاء مؤتمرات فيديو لعدد كبير من الموظفين. يتيح لك ذلك عقد اجتماعات بين الموظفين الموجودين جغرافيًا في أماكن مختلفة وبالتالي توفير الوقت الذي تم إنفاقه مسبقًا على جمع المشاركين في الاجتماع في غرفة واحدة، وإنفاقه في دراسة أكثر تعمقًا للقضايا أو حل مهام عمل محددة.
يتيح لك Zextras Team Pro أيضًا إنشاء مساحات افتراضية واجتماعات افتراضية للموظفين. يمكن أن تحتوي المساحة على عدة غرف اجتماعات في وقت واحد، حيث يمكن للمشاركين المختلفين في المساحة مناقشة موضوعات مشتركة. على سبيل المثال، لنفترض مؤسسة لديها قسم مبيعات يضم 16 شخصًا. من بين هؤلاء، يعمل 5 موظفين في مبيعات b2c، و5 موظفين ينفذون مبيعات b2b، و5 موظفين آخرين يعملون في b2g. ويرأس القسم بأكمله رئيس قسم المبيعات.
وبما أن جميع الموظفين يعملون في نفس القسم، فمن الحكمة إنشاء مساحة مشتركة لهم لمناقشة جميع المواضيع التي تهم كل موظف مبيعات. في الوقت نفسه، غالبا ما تنشأ المواضيع التي تهم فقط القسم الذي يعمل، على سبيل المثال، مع B2B. وبطبيعة الحال، لا يحتاج موظفو قسم المبيعات الذين يعملون في مجالات أخرى إلى المشاركة في مناقشات مثل هذه المواضيع، ولكن يجب على رئيس القسم أن يشارك في مناقشات كل قسم. ولهذا يمكن تخصيص اجتماعات افتراضية منفصلة لكل اتجاه ضمن المساحة المخصصة لاحتياجات قسم المبيعات، ليتمكن الموظفون في كل منها من التواصل مع بعضهم البعض ومع رئيس القسم. وفي الوقت نفسه، سيجمع المدير نفسه الاجتماعات الافتراضية الثلاثة بشكل ملائم في مساحة منفصلة. وإذا كنت تعتقد أن جميع الاتصالات تتم على خوادم الشركة ولا يتم نقل البيانات منها في أي مكان، فيمكن تسمية هذه الدردشات بأنها آمنة تمامًا من حيث سلامة المعلومات. وبعيدًا عن قسم المبيعات، يمكن تطبيق مفهوم المساحات وقاعات الاجتماعات الافتراضية على المؤسسة بأكملها.
بالإضافة إلى اجتماعات الفيديو، تتوفر أيضًا المكالمات الصوتية للمستخدمين. بالإضافة إلى حقيقة أنهم يقومون بتحميل قنوات الاتصال بشكل أقل بكثير، غالبًا ما يشعر العديد من الموظفين بالحرج من التواصل بتنسيق الفيديو وغالبًا ما يقومون بتغطية كاميرا الويب على أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم.
بالإضافة إلى محادثات الفيديو والمكالمات الصوتية مع الموظفين، يتيح لك فريق Zextras إمكانية إنشاء محادثات فيديو ومكالمات صوتية مع أي مستخدم ليس موظفًا في المؤسسة من خلال إنشاء رابط خاص له وإرساله للانضمام إلى الاجتماع. نظرًا لأن Zextras Team لا يتطلب سوى متصفح حديث، فباستخدام هذه الوظيفة يمكنك دائمًا التواصل بسرعة مع العميل أو الطرف المقابل في الحالات التي تستغرق فيها المراسلات المنتظمة الكثير من الوقت. بالإضافة إلى ذلك، يدعم فريق Zextras مشاركة الملفات، والتي يمكن للموظفين إرسالها لبعضهم البعض مباشرة أثناء مكالمة فيديو أو محادثة نصية.
ومن المستحيل عدم ذكر تطبيق Zextras Team الخاص بالهاتف المحمول، والذي يسمح للموظفين بالمشاركة في محادثات الشركة أثناء تواجدهم خارج مكان عملهم. التطبيق متاح لمنصات iOS وAndroid، ويتيح حاليًا للمستخدمين:
- قم بإجراء المراسلات من خلال تلقي وإرسال الرسائل على هاتفك الذكي
- إنشاء وحذف والانضمام إلى الدردشات الخاصة
- إنشاء وحذف والانضمام إلى الدردشات الجماعية
- الانضمام إلى المساحات والمحادثات الافتراضية، بالإضافة إلى إنشائها وحذفها
- قم بدعوة المستخدمين إلى المساحات والمحادثات الافتراضية، أو العكس، قم بإزالتهم من هناك
- تلقي إشعارات الدفع وإنشاء اتصال آمن مع خادم الشركة.
وفي المستقبل، سيضيف التطبيق إمكانات لاتصالات الفيديو الخاصة، بالإضافة إلى مؤتمرات الفيديو ووظيفة مشاركة الملفات.
ميزة أخرى مثيرة للاهتمام في Zextras Team هي القدرة على بث محتويات شاشة الكمبيوتر في الوقت الحقيقي، وكذلك نقل التحكم فيها إلى مستخدم آخر. يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة جدًا عند إجراء ندوات تدريبية عبر الإنترنت، حيث يكون من الضروري تعريف الموظفين بالواجهة الجديدة. يمكن أن تساعد هذه الميزة أيضًا قسم تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة على مساعدة الموظفين على حل المشكلات المتعلقة بأجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم دون التواجد الفعلي لشخص متخصص في تكنولوجيا المعلومات.
وبالتالي، يعد فريق Zextras حلاً كاملاً لتنظيم الاتصال المريح عبر الإنترنت بين الموظفين داخل الشبكة الداخلية للمؤسسة وخارجها. نظرًا لحقيقة أن Zextras Backup قادر على عمل نسخة احتياطية كاملة لجميع المعلومات التي تم إنشاؤها في فريق Zextras، فلن يتم فقدان المعلومات من هناك في أي مكان، واعتمادًا على مدى خطورة السياسات الأمنية، سيتمكن مسؤول النظام من تكوين مختلف بشكل مستقل القيود للمستخدمين.
لجميع الأسئلة المتعلقة بـ Zextras Suite ، يمكنك الاتصال بممثل Zextras Ekaterina Triandafilidi عن طريق البريد الإلكتروني [البريد الإلكتروني محمي]
المصدر: www.habr.com