من الأخطاء الشائعة لرجال الأعمال المبتدئين أنهم لا يولون اهتمامًا كافيًا لجمع البيانات وتحليلها وتحسين إجراءات العمل ومراقبة المؤشرات الرئيسية. ويؤدي هذا إلى انخفاض الإنتاجية وإهدار الوقت والموارد دون المستوى الأمثل. عندما تكون العمليات سيئة، عليك تصحيح نفس الأخطاء عدة مرات. ومع زيادة عدد العملاء، تتدهور الخدمة، وبدون تحليل البيانات لا يكون هناك فهم واضح لما يحتاج إلى تحسين. ونتيجة لذلك، يتم اتخاذ القرارات لمجرد نزوة.
لكي تكون الأعمال التجارية الحديثة قادرة على المنافسة، بالإضافة إلى المنتجات والخدمات عالية الجودة، يجب أن تتمتع بعمليات شفافة وتقوم بجمع البيانات التحليلية. وبدون ذلك، يكون من الصعب فهم الوضع الحقيقي في مجال الأعمال واتخاذ القرارات الصحيحة. لذلك، من المهم أن يكون لديك في ترسانتك الأدوات اللازمة التي ليست ملائمة للاستخدام فحسب، بل تسمح لك أيضًا بتبسيط عملك وإنشاء العمليات الأكثر شفافية قدر الإمكان.
يوجد اليوم عدد كبير من الأدوات والحلول. لكن معظم رواد الأعمال لا يستخدمونها لأنهم إما لا يرون القيمة فيها، أو لا يفهمون كيفية استخدامها، أو لأنها باهظة الثمن، أو معقدة، أو أكثر من 100500. لكن أولئك الذين اكتشفوا ذلك أو وجدوا أو أنشأوا مثل هذه الأدوات لأنفسهم يتمتعون بالفعل بميزة على المدى المتوسط.
منذ أكثر من 10 سنوات، أقوم بإنشاء منتجات وحلول تكنولوجيا المعلومات التي تساعد الشركات على زيادة الأرباح من خلال الأتمتة والتحول الرقمي للعمليات. لقد ساعدت في تأسيس العشرات من الشركات الناشئة وأنشأت العشرات من الأدوات عبر الإنترنت التي يستخدمها مئات الآلاف من الأشخاص حول العالم.
فيما يلي أحد الأمثلة الجيدة في ممارستي التي توضح فوائد التحول الرقمي. بالنسبة لشركة محاماة أمريكية صغيرة، قمت أنا وفريقي بإنشاء أداة لإنشاء المستندات القانونية، مما سمح للمحامين بإنشاء المستندات بشكل أسرع. وفي وقت لاحق، بعد أن قمنا بتوسيع وظائف هذه الأداة، أنشأنا خدمة عبر الإنترنت وقمنا بتحويل الشركة بالكامل. الآن يخدمون العملاء ليس فقط في مدينتهم، ولكن في جميع أنحاء البلاد. على مدار ثلاث سنوات، زادت رسملة الشركة عدة مرات.
في هذه المقالة سوف أشارككم تجربة حقيقية في إنشاء نظام شفاف لمراقبة مؤشرات الأعمال الرئيسية. سأحاول غرس قيمة استخدام الحلول الرقمية، وسأوضح أنها ليست صعبة وليست باهظة الثمن دائمًا. إذا هيا بنا!
كيف بدأ كل شيء
إذا كنت ترغب في الحصول على شيء لم تحصل عليه من قبل، فسيتعين عليك القيام بشيء لم تفعله من قبل.
كوكو شانيل
تعبت زوجتي من إجازة الأمومة، وقررنا فتح مشروع تجاري صغير - غرفة ألعاب للأطفال. وبما أن لدي عملي الخاص، فإن زوجتي تعتني بغرفة الألعاب بالكامل، وأنا أساعد في القضايا الإستراتيجية والتطوير.
تفاصيل فتح مشروع تجاري هي قصة مختلفة تماما، ولكن في مرحلة جمع البيانات وتحليل المنافسين، بالإضافة إلى تسليط الضوء على المشاكل المحددة لهذا العمل، انتبهنا إلى مشاكل العمليات الداخلية التي لم يواجهها معظم المنافسين .
لدهشتي، في القرن الحادي والعشرين تقريبًا لم يكن أحد يحتفظ بإدارة علاقات العملاء بأي شكل من الأشكال، بل احتفظ الكثيرون بسجلات مكتوبة في دفاتر ملاحظات. في الوقت نفسه، اشتكى المالكون أنفسهم من أن الموظفين يسرقون، ويرتكبون أخطاء عند الحساب، وعليهم قضاء الكثير من الوقت في إعادة الحساب والتحقق من الإدخالات في دفتر المحاسبة، وفقدان البيانات المتعلقة بالحجوزات والودائع، ويغادر العملاء لأسباب غير معروفة هم.
ومن خلال تحليل البيانات التي تم جمعها، أدركنا أننا لا نريد تكرار أخطائهم ونحتاج إلى نظام شفاف يقلل من هذه المخاطر إلى الحد الأدنى. في البداية، بدأنا بالبحث عن حلول جاهزة، لكننا لم نتمكن من العثور على حلول تلبي متطلباتنا بالكامل. وبعد ذلك قررت أن أصنع نظامي الخاص، رغم أنه ليس مثاليًا، ولكنه عملي وغير مكلف (مجاني تقريبًا).
عند اختيار الأداة، أخذت في الاعتبار المعايير التالية: يجب أن تكون غير مكلفة، ويجب أن تكون مرنة ويمكن الوصول إليها، ويجب أن تكون سهلة الاستخدام. يمكنني كتابة نظام كامل وقوي ومكلف لهذا العمل، لكن لم يكن لدينا سوى القليل من الوقت وميزانية صغيرة، بالإضافة إلى أننا لم نفهم تمامًا ما إذا كان مشروعنا سينجح، وسيكون من غير المعقول إنفاق الكثير من الموارد عليه هذا النظام. لذلك، في وقت اختبار الفرضية، قررت أن أبدأ بـ MVP (الحد الأدنى للمنتج القابل للتطبيق - الحد الأدنى للمنتج القابل للتطبيق) وإنشاء نسخة صالحة للعمل في أقصر وقت ممكن بأقل قدر ممكن من الاستثمار، وبمرور الوقت، إنهاءها أو إعادتها.
نتيجة لذلك، وقع اختياري على خدمات Google (Drive، جداول البيانات، التقويم). المصدر الرئيسي لمعلومات الإدخال/الإخراج هو جداول بيانات Google، نظرًا لأن زوجتي تتمتع بخبرة في العمل مع جداول البيانات، فيمكنها إجراء تغييرات بنفسها إذا لزم الأمر. كما أخذت في الاعتبار حقيقة أن الأداة سيتم استخدامها أيضًا من قبل الموظفين الذين قد لا يجيدون استخدام الكمبيوتر، كما أن تعليمهم كيفية إدخال البيانات في جدول سيكون أسهل بكثير من تعليمهم كيفية العمل مع بعض المتخصصين برنامج مثل 1C.
تتغير البيانات المدخلة في الجداول في الوقت الفعلي، أي أنه في أي وقت يمكنك رؤية حالة شؤون الشركة، والأمان مدمج، ويمكنك تقييد الوصول إلى أشخاص معينين.
تطوير البنية وبنية البيانات
توفر غرفة ألعاب الأطفال العديد من الخدمات الأساسية.
- زيارة قياسية - عندما يشتري العميل الوقت الذي يقضيه في غرفة ألعاب أطفاله.
- زيارة تحت الإشراف — عندما يشتري العميل الوقت الذي يقضيه في غرفة ألعاب أطفاله ويدفع مبلغًا إضافيًا للإشراف. أي أنه يمكن للعميل ترك الطفل والذهاب إلى عمله، وسوف يقوم عامل الغرفة بمراقبة الطفل واللعب معه أثناء غياب الوالدين.
- عيد ميلاد مفتوح — يستأجر العميل طاولة منفصلة للطعام وجلوس الضيوف ويدفع مقابل الزيارة المعتادة لغرفة الألعاب، بينما تعمل الغرفة كالمعتاد.
- عيد ميلاد مغلق — يقوم العميل بتأجير المبنى بالكامل، وخلال فترة الإيجار لا تقبل الغرفة عملاء آخرين.
من المهم للمالك أن يعرف عدد الأشخاص الذين زاروا الغرفة، وأعمارهم، وكم من الوقت قضوه، وكم كسبوا من المال، وكم عدد النفقات (يحدث غالبًا أن يحتاج المسؤول إلى شراء شيء ما أو الدفع لشيء ما، على سبيل المثال، التوصيل أو الماء)، كم عدد أعياد الميلاد هناك؟
مثل أي مشروع لتكنولوجيا المعلومات، بدأت بالتفكير في بنية النظام المستقبلي والعمل على إنشاء بنية البيانات. وبما أن الزوجة هي المسؤولة عن العمل، فهي تعرف كل ما تحتاج إلى رؤيته والتحكم فيه وحكمه، لذلك قامت بدور العميل. لقد أجرينا معًا عصفًا ذهنيًا ووضعنا متطلبات النظام، والتي على أساسها فكرت في وظائف النظام وأنشأت البنية التالية للملفات والمجلدات في Google Drive:
تحتوي وثيقة "الملخص" على معلومات عامة عن الشركة: الدخل والنفقات والتحليلات
يحتوي مستند المصروفات على معلومات عن نفقات الشركة الشهرية. لمزيد من الشفافية، مقسمة إلى فئات: النفقات المكتبية، الضرائب، نفقات الموظفين، نفقات الإعلان، النفقات الأخرى.
المصاريف الشهرية
جدول ملخص للنفقات لهذا العام
يحتوي مجلد الدخل على 12 ملفًا من جداول بيانات Google، ملف واحد لكل شهر. هذه هي وثائق العمل الرئيسية التي يملأها الموظفون كل يوم. أنها تحتوي على علامة تبويب لوحة القيادة وعلامات التبويب الإلزامية لكل يوم عمل. تعرض علامة التبويب لوحة المعلومات جميع المعلومات اللازمة للشهر الحالي لفهم الأمور بسرعة، كما تتيح لك أيضًا تحديد الأسعار وإضافة الخدمات.
علامة التبويب لوحة القيادة
علامة التبويب اليومية
وفي عملية تطوير الأعمال، بدأت الاحتياجات الإضافية تظهر على شكل خصومات واشتراكات وخدمات إضافية وفعاليات. لقد قمنا أيضًا بتنفيذ كل هذا بمرور الوقت، لكن هذا المثال يوضح الإصدار الأساسي للنظام.
خلق الوظائف
بعد أن اكتشفت المؤشرات الرئيسية، وعملت على البنية وتبادل البيانات بين الكيانات، بدأت في التنفيذ. أول شيء فعلته هو إنشاء مستند Google Sheet في مجلد الدخل الخاص بي. لقد قمت بإنشاء علامتي تبويب فيه: لوحة القيادة واليوم الأول من الشهر، حيث أضفت الجدول التالي.
ورقة العمل الرئيسية
هذه هي ورقة العمل الرئيسية التي سيعمل معها المسؤول. يحتاج فقط إلى ملء الحقول المطلوبة (المميزة باللون الأحمر)، وسيقوم النظام تلقائيًا بحساب جميع المؤشرات الضرورية.
لتقليل أخطاء الإدخال والراحة، تم تنفيذ حقل "نوع الزيارة" كقائمة منسدلة بالخدمات المقدمة، والتي يمكننا تعديلها في صفحة لوحة التحكم. للقيام بذلك، نضيف التحقق من البيانات إلى هذه الخلايا ونشير إلى النطاق الذي سيتم أخذ البيانات منه.
ولتقليل الخطأ البشري في الحسابات، قمت بإضافة حساب تلقائي للساعات التي قضاها العميل في الغرفة والمبلغ المالي المستحق.
للقيام بذلك، يجب على المسؤول ببساطة تحديد وقت وصول العميل (العمود E) ووقت المغادرة (العمود F) بالتنسيق HH: MM. لحساب إجمالي الوقت الذي يقضيه العميل في غرفة الألعاب، أستخدم هذه الصيغة:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)لحساب مبلغ المال تلقائيًا لاستخدام الخدمات، كان علينا استخدام صيغة أكثر تعقيدًا، نظرًا لأن سعر الساعة يمكن أن يختلف اعتمادًا على نوع الخدمة. لذلك، اضطررت إلى ربط البيانات بجدول الخدمات في صفحة لوحة المعلومات باستخدام الدالة QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)بالإضافة إلى الإجراءات الرئيسية، أضفت وظائف إضافية للقضاء على أخطاء IFERROR أو ISBLANK غير المرغوب فيها، بالإضافة إلى وظيفة ROUNDDOWN - حتى لا أزعجك بالأشياء الصغيرة، قمت بتقريب المبلغ النهائي لأسفل، نحو العميل.
بالإضافة إلى الدخل الرئيسي (وقت الإيجار)، يوجد في غرفة ألعاب الأطفال دخل إضافي على شكل خدمات أو بيع الألعاب، ويقوم الموظفون ببعض النفقات الصغيرة، على سبيل المثال، دفع ثمن مياه الشرب أو شراء الحلوى للمجاملات، كل هذا يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار أيضًا.
ولذلك أضفت جدولين آخرين سنسجل فيهما هذه البيانات:
لتسهيل العمل مع العلامات، قمت بتلوينها وإضافة التنسيق الشرطي إلى الخلايا.
الجداول الرئيسية جاهزة، والآن تحتاج إلى وضع المؤشرات الرئيسية في جدول منفصل حتى تتمكن من رؤية المبلغ الذي كسبته في اليوم بوضوح ومقدار هذه الأموال الموجودة في ماكينة تسجيل النقد والمبلغ الموجود على البطاقة.
لإجمالي الأموال حسب نوع الدفع، استخدمت الدالة QUERY مرة أخرى:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")في نهاية يوم العمل، يحتاج المسؤول فقط إلى التحقق مرة أخرى من الإيرادات وليس من الضروري إجراء إعادة الحساب اليدوي. نحن لا نجبر أي شخص على القيام بعمل إضافي، ويمكن للمالك الاطلاع على الوضع والسيطرة عليه في أي وقت.
جميع الجداول اللازمة جاهزة، والآن سنقوم فقط بتكرار علامة التبويب لكل يوم، وترقيمها والحصول على ما يلي.
عظيم! كل شيء جاهز تقريبًا، وكل ما تبقى هو عرض جميع المؤشرات الرئيسية للشهر في علامة تبويب لوحة المعلومات.
للحصول على إجمالي الدخل لهذا الشهر، يمكنك كتابة الصيغة التالية
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1حيث D1 هي الخلية ذات الإيرادات اليومية، و"1" و"2" وما إلى ذلك هي اسم علامة التبويب. بنفس الطريقة تمامًا أحصل على بيانات عن الدخل والنفقات الإضافية.
من أجل الوضوح، قررت عرض إجمالي الربحية حسب الفئة. للقيام بذلك، اضطررت إلى إجراء تحديد وتجميع معقد من جميع علامات التبويب، ثم تصفية وإزالة الأسطر الفارغة وغير الضرورية.
الربحية حسب الفئة
أداة محاسبة الدخل الرئيسية جاهزة، الآن سنقوم فقط بتكرار الملف لكل شهر من أشهر السنة.
بعد أن قمت بإنشاء أداة للمحاسبة ومراقبة الدخل، شرعت في إنشاء جدول مصروفات سنأخذ فيه بعين الاعتبار جميع النفقات الشهرية: الإيجار، الرواتب، الضرائب، شراء البضائع وغيرها من النفقات.
في مجلد العام الحالي، قمت بإنشاء مستند Google Sheet وأضفت إليه 13 علامة تبويب ولوحة تحكم واثني عشر شهرًا.
علامة التبويب لوحة القيادة
للتوضيح، قمت في علامة تبويب لوحة المعلومات بتلخيص جميع المعلومات الضرورية عن النفقات المالية لهذا العام.
وفي كل علامة تبويب شهرية قمت بإنشاء جدول سنتتبع فيه جميع النفقات النقدية للشركة حسب الفئة.
علامة تبويب الشهر
اتضح أن الأمر مريح للغاية، حيث يمكنك الآن رؤية جميع نفقات الشركة والتحكم فيها، وإذا لزم الأمر، يمكنك إلقاء نظرة على السجل وحتى إجراء التحليلات.
نظرًا لأن المعلومات المتعلقة بالدخل والنفقات موجودة في ملفات مختلفة وليس من السهل مراقبتها، فقد قررت إنشاء ملف واحد قمت فيه بتجميع جميع المعلومات ذات الصلة اللازمة للمالك للتحكم في الشركة وإدارتها. لقد قمت بتسمية هذا الملف "الملخص".
جدول محوري
في هذا الملف قمت بإنشاء جدول يتلقى البيانات الشهرية من الجداول، ولهذا استخدمت الدالة القياسية:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")حيث أقوم بتمرير معرف المستند باعتباره الوسيط الأول، والنطاق المستورد باعتباره المعلمة الثانية.
ثم قمت بتجميع الرصيد السنوي: كم تم كسبه، وكم تم إنفاقه، وما هو الربح، والربحية. تصور البيانات اللازمة.
ومن أجل الراحة، حتى يتمكن صاحب العمل من رؤية جميع البيانات في مكان واحد وعدم تشغيلها عبر الملفات، قمت بدمج القدرة على تحديد أي شهر من السنة وعرض المؤشرات الرئيسية في الوقت الفعلي.
للقيام بذلك، قمت بإنشاء رابط بين الشهر ومعرف المستند
ثم قمت بإنشاء قائمة منسدلة باستخدام "البيانات -> التحقق من صحة البيانات"، وحددت نطاق الارتباط وقمت بتكوين الاستيراد باستخدام رابط ديناميكي للمستند
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")اختتام
كما ترون، فإن تحسين العمليات في عملك ليس بالأمر الصعب كما قد يبدو، ولا تحتاج إلى أي مهارات فائقة للقيام بذلك. بالطبع، هذا النظام به الكثير من أوجه القصور، ومع نمو الأعمال التجارية، سيكون من المستحيل استخدامه، ولكن بالنسبة للشركات الصغيرة أو في البداية عند اختبار الفرضية، فهذا حل ممتاز.
تعمل غرفة الألعاب هذه على هذا الحل للعام الثالث، وفي هذا العام فقط، عندما نفهم بالفعل جميع العمليات بوضوح، أصبحنا نعرف عميلنا والسوق. قررنا إنشاء أداة متكاملة لإدارة الأعمال عبر الإنترنت.
PS
إن استخدام جداول بيانات Google لمراقبة أعمالك ليس أمرًا مريحًا للغاية، خاصة من هاتفك. لذلك أنا فعلت ، والذي يعرض جميع مؤشرات الأعمال الرئيسية في الوقت الفعلي بتنسيق مناسب
المصدر: www.habr.com