مرحبًا بالجميع، اسمي كونستانتين كوزنتسوف، أنا الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة RocketSales. في مجال تكنولوجيا المعلومات، هناك قصة شائعة جدًا عندما يعيش قسم التطوير في عالمه الخاص. في هذا الكون، توجد أجهزة ترطيب الهواء على كل سطح مكتب، ومجموعة من الأدوات الذكية ومنظفات الشاشات ولوحات المفاتيح، وعلى الأرجح، نظام إدارة المهام والمشاريع الخاص بها.
ماذا يوجد بداخلها؟
ربما بالنسبة للبعض لا شيء. لكننا واجهنا مشكلة. نقوم ببناء أنظمة المبيعات وأتمتتها، وتنفيذ إدارة علاقات العملاء (CRM)، وإنشاء بنية تحتية سحابية للأعمال. بالإضافة إلى أقسام التطوير والإنتاج، غالبًا ما تشمل مشاريع العملاء المسوقين ومندوبي المبيعات والمحاسبين وغيرهم من الموظفين. وبدأنا بالتفكير في كيفية تنظيم عملية فعالة لإدارة المشروع.
إذا تم تنظيم عملية التطوير والإنتاج في منصة مثل Jira أو GitLab، إذن لا أحد غير التنمية يفهم ما هو. لإشراك موظف طرف ثالث في مشروع ما، عليك مقابلته، وشرح السياق، وتسجيل المهمة في مكان ما، ثم مراقبة درجة الاستعداد في محادثات العمل، والحصول على النتيجة من خلال الدردشة، وإدخالها في Jira. وهكذا في كل مرة.
التطوير معزول عن الأقسام الأخرى في الشركة، وهم لا يعرفون كيفية إشراكنا، ولا نعرف ما إذا كانوا بحاجة إلى مشاركتنا.
منذ عامين اكتشفنا منصة Asana. أريد في هذه المادة أن أخبرك كيف قمنا بتنظيم عملية التطوير وإدارة الإنتاج من أجل:
- عملت الشركة بأكملها في نظام بيئي واحد،
- كان لدى الجميع وظائف كافية،
- أمكن تقدير تكلفة كل مشروع بالساعات والمال،
- كان العمل مع العملاء طويل الأمد: ليس في إطار مهمة واحدة، ولكن في إطار مشروع كامل مع تراكم مستمر للأفكار.
قليلا عن التعرف على أسانا
قضيت 10 سنوات في البحث عن برنامج مناسب لإدارة المشاريع. Trello وJira وPlanfix وMegaplan وBitrix24 والعشرات من أدوات تتبع المهام الأخرى لم تنجح في اجتياز اختبار القوة. ثم وجدت أسانا. وعمل كل شيء على ما يرام.
في رأينا، هذه هي المنصة الأفضل والأسرع نموًا لإدارة المهام والمشاريع. تعد Asana اليوم الشركة الرائدة عالميًا من حيث الشعبية ورضا المستخدمين. ويتجلى ذلك من خلال مخطط تصنيف G2.
نحن معجبون بـ Asana، وقد حصلنا على شهادة حتى نتمكن من تنفيذها لعملائنا.
سأصف بإيجاز العملية من البيع إلى تنفيذ المشروع
نظرًا لأننا نبيع خدمات تكنولوجيا المعلومات، فإن مسار التحويل لدينا طويل جدًا، وفي النهاية، يدخل إلى قسم الإنتاج وأحيانًا قسم التطوير.
يقوم قسم المبيعات بإجراء عمليات معالجة قياسية: التدقيق، الموافقة على الإنتاج الأنظف، توقيع اتفاقية، نقل المعاملة إلى الإنتاج. لا يجوز أن يقبل الإنتاج العقد: يجب أن يشير إلى الميزانية وتاريخ الانتقال إلى الإنتاج والوقت المقدر لتنفيذ المشروع.
بفضل مجموعة amoCRM + Asana، عند نقل معاملة من قسم المبيعات إلى الإنتاج والعودة، لا ينقطع العمل في أي مكان. يشير اللون الأزرق إلى منطقة مسؤولية قسم المبيعات، والبرتقالي يشير إلى قسم الإنتاج، والوردي يشير إلى قسم التطوير.
من المهم ألا يشارك قسم التطوير، على عكس قسم التصميم، في كل مشروع. في بعض الأحيان، لا يتطلب إعداد النظام حلولاً مخصصة.
لذلك، عندما يقبل المدير المشروع للإنتاج، يذهب مدير المبيعات إلى Asana بنقرة واحدة (لقطة شاشة). من amoCRM، يتم إنشاء المشروع تلقائيًا في Asana.
يتم إنشاء مهمة (مهمة) مع خريطة المشروع والمقترحات التجارية تلقائيًا على لوحة مشروع العميل المشترك. يتم عرض جميع العملاء الموجودين حاليًا في مرحلة الإنتاج هنا. هنا يتم تعيين مدير مسؤول وتحديد المواعيد النهائية واختيار نوع العمل وتغيير حالات المهام.
يمكن للمدير تشغيل أي من عمليات الأعمال التلقائية المقترحة في المهمة:
- البحث عن/إنشاء مشروع عميل + إرفاق مهمة هناك
- املأ المهمة بمعلومات المعاملة
- إنشاء صفقة من المهمة الحالية
المشروع مليء بجميع البيانات المحددة في amoCRM. اعتمادًا على نوع الخدمة، يتم إنشاء مجموعة من المهام الفرعية على الفور لتنفيذ كتل العمل الفعلية. يبقى على مدير المشروع تحليل المهام التفصيلية، وتعيين المسؤوليات والمواعيد النهائية.
يساعد هذا المنتدى على تنفيذ مشاريع جديدة. لكن مراقبة الأوضاع الحالية ووجود مشاريع معرضة للخطر أمر غير مريح.
كيف نقوم بتجميع مهام العملاء ومشاريعهم
من اللوحة العامة لجميع المشاريع، يضيف المدير المشروع إلى 3 لوحات أخرى:
- اللوحة الشخصية للعميل؛
- مجموعة من العملاء النشطين؛
- محفظة المدير.
دعونا نكتشف لماذا نحتاج إلى كل كيان.
في لقطة الشاشة ترى اللوحة الشخصية للعميل.
لماذا هذا المجلس؟
في السابق، كنا نفكر في المهام. أكملت المهمة وذهبت للقيام بمهمة أخرى. اتضح أننا كنا نقوم للعميل بالضبط بمقدار العمل الذي طلبه. ولكننا أردنا بناء علاقات طويلة الأمد، لذلك انتقلنا من العمل مع المهام إلى العمل مع العملاء.
نتأكد من تدوين جميع الأفكار الخاصة بالتحسينات للعميل. حتى لو كانت فكرة طرحها العميل في الهواء عن طريق الخطأ، فإننا نصلحها وننهيها. هذه هي الطريقة التي يتم بها تشكيل تراكم المهام، ولا ينتهي العمل مع العميل.
ماذا يوجد في هذا المجلس؟
ترتبط Asana الخاصة بنا بالعديد من الخدمات:
- نظام CRM (للتفاعل مع قسم المبيعات)،
- TimeDoctor (لتتبع الوقت)،
- نظام ERP (لتجميع كافة البيانات في واجهة واحدة).
لقد قدمنا لوحة تحكم سريعة للموارد في Asana. يمكنك الإشارة إلى اللوحة الموجودة أعلى المهمة ومعرفة من عمل في المهمة وإلى متى والمكافأة التي حصلوا عليها.
يتم تقدير عمل قسم الإنتاج بالساعة، لذلك كان من المهم بالنسبة لنا أن نراقب بدقة مقدار الوقت الذي يقضيه كل موظف في حل مشاكل العميل.
ما هي فوائد استخدام اللوحة؟
ونتيجة لذلك، في نظام تخطيط موارد المؤسسات نرى تقرير المشروع. حالة المعاملة والمشاركين في المشروع وميزانية المشروع وعدد ساعات العمل والمواعيد النهائية.
يمكننا التنبؤ بتكلفة مشاريع التطوير المماثلة، وتصبح حسابات مؤشرات الأداء الرئيسية شفافة تمامًا ولا يوجد مجال للأوهام بأن التطوير يستغرق بضع ساعات فقط. إذا لزم الأمر، لدينا دائمًا واجهة يمكننا عرضها للعميل لإعداد التقارير.
حقائب أسانا
تم تنفيذ هذه الوظيفة في Asana لفترة طويلة. لكننا لم نقدر ذلك على الفور. في البداية، قمنا ببساطة بجمع جميع مشاريع مديرينا في محافظ. اتضح أنه خلال فترة وجوده في الشركة، عمل دينيس كيسيليف مع 61 عميلاً.
من الرائع معرفة ذلك، ولكن ليس كافيًا لتبرير الوقت الذي أمضيته في جمعها. وسجلنا على الحقائب. لقد تغير كل شيء عندما قمنا بمساواة مشروع في Asana بمعاملة واحدة في نظام CRM.
في السابق، اشترك المدير في جميع المشاريع وتلقى إخطارات بجميع التغييرات في البريد الوارد (موجز الإشعارات). تم عرض كل تحديث للحالة وتعليق جديد في الموجز، بدءًا من الأحدث. يوم الاثنين، جلس المدير وأكمل المهام من البريد الوارد بالتسلسل. ولم يكن هناك حديث عن الأولويات، وفي بعض الأحيان لم يتم التوصل إلى مهام مهمة على الإطلاق.
الآن هناك محفظة الموظفين ومحفظة قسم المشاريع. في الأول، يدير المدير مشاريعه، والثاني يمنح المدير وظيفة التحكم فيما يتعلق بعبء العمل الحالي لجميع الموظفين.
محفظة قسم التصميم
في لقطة الشاشة يمكنك رؤية المشاريع مرتبة حسب الموظف.
مرة واحدة في الأسبوع، يقوم مدير المشروع بتحديث حالة كل مشروع. يكتب ما تم إنجازه في الأسبوع الماضي وما تم التخطيط له في الأسبوع التالي. يعين واحدة من ثلاث علامات: تحت السيطرة، في خطر، هناك مشاكل.
يمكن للمدير تقييم ما يلي بسرعة:
- الحجم الحالي للعملاء في قسم التصميم،
- عدد المشاريع في العمل لكل مدير،
- عدد المهام المتأخرة في المشاريع،
- وجود المشاكل والحاجة إلى المشاركة في المشاريع ،
- المواعيد النهائية للمشروع، والوقت المستغرق، ومرحلة مسار التحويل، وأولوية المشروع.
تساعدنا المحافظ أيضًا في إعداد التقارير. بعد تحديث حالة المشروع، يتم إرسال تقرير عن العمل المكتمل والمخطط له تلقائيًا إلى دردشة العميل.
محفظة الموظف
حتى رئيس قسم التصميم لديه محفظته الخاصة. إذا قام pah-pah-pah بإزالة سلطته، فسيرى الشخص الجديد جميع المشاريع الخاضعة لسيطرته، والتي يجب عليه الاستمرار في مراقبتها.
أعرب موظفو الخط أيضًا عن تقديرهم لراحة تخطيط الأحمال في المحفظة. في علامة التبويب "تحميل"، يقوم Asana بتحليل حجم المهام مع الأخذ في الاعتبار المواعيد النهائية ويحذر إذا كان الموظف قد خطط لحجم مفرط من المهام. يمكنك تغيير المواعيد النهائية وضبط التفاصيل دون مغادرة علامة التبويب هذه.
حل الأخطاء والتطوير المخصص
لدينا فريق منفصل مسؤول عن التطوير. وكجزء من عملية الأعمال، فإنه يتلقى مهام من نوعين:
- حشرة،
- تطور جديد.
يتم فحص الأخطاء وتقييم مدى أهميتها ونقلها إلى العمل من خلال خدمة الدعم الفني.
تأتي مهام التطوير إما من تراكم المنتجات الداخلية للشركة أو من مدير المشروع إذا كان هناك طلب مقابل من العميل.
تبدو عملية التطوير بشكل عام هكذا.
تقع المهام على عاتق مجلس التطوير في أسانا. ها هي.
يقوم مدير المهمة بتحديد نوع "الخطأ" أو "الميزة"، ويحدد درجة الأهمية، ويشير إلى العميل، والأقسام الداخلية للشركة التي تؤثر عليها المهمة. عندما تستوفي المهمة جميع متطلبات اللائحة الداخلية، يقوم المدير بالضغط على أيقونة البرق في الشريط العلوي أعلى المهمة ويبدأ عملية الأعمال التلقائية "التقييم قيد التطوير".
يتلقى رئيس قسم التطوير إشعارًا بمهمة جديدة للتقييم، ويتم نقل المهمة نفسها إلى لوحة منفصلة تحمل نفس الاسم طوال مدة التقييم.
بعد التقييم، ينقل المدير المهمة إلى سباق سريع يتوافق مع شهر الإنجاز المخطط له. تكون المهام دائمًا على عدة لوحات في نفس الوقت:
- في المجلس الشخصي لمدير المشروع،
- في لوحة الدعم الفني،
- في مجلس التطوير.
يرى جميع المشاركين والموظفين الذين يراقبون المهمة مدى تقدم المهمة، ويتلقون إشعارات، ويجرون المناقشات مباشرة في التعليقات على المهمة. عند اكتمال المهمة، "يأخذها" مدير المشروع أو أخصائي الدعم الفني المسؤول إلى جانبه لمواصلة العمل في المشروع.
ماذا حدث عندما قمنا بإعادة أقسام التطوير والإنتاج إلى بيئة واحدة مع الفريق؟
أولا، أصبحت مشاريع العملاء أكثر طويلة الأجل. بسبب التراكم المستمر الذي يتم تجديده، ارتفع متوسط الفاتورة.
الثاني، لقد تحسنت جودة المشاريع بشكل كبير، حيث يمكن لقسم التطوير طرح الأسئلة على التسويق والمبيعات والمحاسبة وما إلى ذلك في أي وقت. تمكنا من ربط الكفاءات اللازمة للفريق في الوقت المناسب وتقديم حلول على مستوى مختلف تمامًا.
الثالثة، حصل الموظفون والمديرون والعملاء على الشفافية الكاملة في المهام المخططة والمكتملة. لقد تعلمنا كيفية إدارة المشاريع وأدركنا أن هذه عملية فنية تمامًا يمكن من خلالها التخلص من العامل البشري بالكامل تقريبًا.
الرابعة، أصبح الفريق أكثر اتحادًا. في السابق، لم يكن لدى الموظفين سوى فكرة قليلة عما تفعله أقسام التطوير والإنتاج الأسطورية.
الآن، رؤية عملية التطوير والتكوين الفني للأنظمة:
- يجد قسم المبيعات فيه أفكارًا وإلهامًا حول كيفية البيع،
- يأخذ المسوقون بانتظام محتوى مفيدًا للمشاركات والمقالات وتحديد المواقع والنصوص الإعلانية،
- يقوم المديرون بتحليل احتياجات العملاء وسلوكهم، وتعديل الإستراتيجية.
وكانت النتيجة تحولاً مربحاً للجانبين استفدنا منه نحن وعملاؤنا وشركاؤنا. سأكون سعيدًا إذا شاركت رأيك في التعليقات: هل كان هناك أي شيء مفيد في مقالتي وما هي أساليب إدارة المشروع التي تستخدمها في التطوير!
المصدر: www.habr.com