مرحبا مجددا. هذا استمرار للمقال حول تنظيم هاكاثون للطلاب.
سأخبركم هذه المرة عن المشكلات التي ظهرت أثناء الهاكاثون وكيف قمنا بحلها، والأحداث المحلية التي أضفناها إلى المعيار "كود كثيرًا وتناول البيتزا" وبعض النصائح حول التطبيقات التي يجب استخدامها بسهولة أكبر تنظيم أحداث بهذا الحجم.
بعد الانتهاء من جميع الاستعدادات المالية، تبدأ المرحلة الأكثر إثارة للاهتمام: إعداد الموقع. هنا يمكنك أن تجد أكبر عدد من المشاكل والمشكلات التي لا تفكر فيها حتى. لنبدأ بطلب وجبات خفيفة ومعدات مختلفة. يؤدي هذا على الفور إلى مشكلتين رئيسيتين: من سيستقبلهم وأين يضع كل شيء؟ اسمحوا لي أن أذكركم مرة أخرى أن جميع المنظمين هم من الطلاب، وقد أقيم الهاكاثون نفسه في الفترة من 26 إلى 27 يناير، وهو بالضبط في منتصف الفصل الدراسي. كنا بحاجة إلى 4-5 أشخاص لكل طلب (نظرًا لحجم الحدث، يمكننا بسهولة الحصول على 20-30 صندوقًا من المشروبات في المرة الواحدة) وكان خيارنا الوحيد هو البحث عن متطوعين من بين الدورات الأخرى. يمكنك بالطبع استخدام مجموعات فيسبوك للعثور عليهم، لكن Slack هو مرشح شعبنا. يمكنك إنشاء قناة منفصلة لكل تسليم، ودمجها في Trello (تطبيق لإنشاء قوائم الإجراءات) ثم إضافة من وافقوا على المساعدة وتسجيل كل ما تم استلامه في Trello. لذلك، تم استلام كل شيء، حتى لنفترض أن التسليم تم إلى مبنى الجامعة الصحيح (تم تسليمه عدة مرات إلى مباني أخرى، حسنًا، كان فندق Imperial يقع بالكامل تقريبًا في جنوب كنسينغتون في لندن، وكان من الممكن تسليمه إلى جامعة لندن عن طريق الخطأ) وأن لدينا ما يكفي من الأشخاص وعدة عربات لنقل الأحمال الثقيلة بشكل خاص، فماذا بعد؟ أين يجب أن تذهب كل هذه البضائع؟ يمتلك كل مجتمع جامعي كبير مستودعًا صغيرًا خاصًا به لمثل هذه الأحداث. لسوء الحظ، ربما لن يتناسب كل شيء مع غرفة 2 × 3. هذا هو المكان الذي جاء فيه رعاة الجامعة لمساعدتنا. تم تسليم عدة أطنان (!) من المشروبات والوجبات الخفيفة إلى شريكنا من اتحاد الطلاب. انحراف صغير. لكل كلية اتحادها الخاص: الهندسي والطبي والعلمي والجيولوجي. يحتوي قسم الهندسة لدينا على حوالي غرفتين مجانيتين (لكن لا أعرف إلى أي مدى يتوافق هذا مع قواعد الجامعة) وقد تم تحويلهما بالكامل (!) إلى مستودعات لحدث واحد. بعد ذلك، سيكون هناك مرور زمني لكيفية إخراج هذه الأشياء من هناك. ظهري لم يشكرني على الإطلاق بعد ذلك.
من الصعب جدًا العثور على مكان للاحتفاظ بكل هذه الأشياء، والأصعب توزيعها بشكل صحيح. كمرجع: هناك 3 مناطق في المجمل: هاكاثون سفلي و2 هاكاثون علوي. الأحجام متساوية تقريبًا وبشكل عام لا توجد مشاكل في التوزيع. حتى يظهر الأشخاص الذين لديهم تفضيلات غذائية خاصة. النباتيين والنباتيين وغيرهم الكثير. نرسل دائمًا استبيانًا مسبقًا حتى نعرف المبلغ الذي يجب طلبه. بطبيعة الحال، يتم نسيان رسائل البريد الإلكتروني وفقدانها. ولهذا السبب نضيف دائمًا 20% إلى الطلب الرئيسي على شكل خيارات خاصة احتياطية، مثل المارجريتا بالعجين الخالي من الغلوتين. غالي؟ مما لا شك فيه. لكن آخر ما نحتاجه هو النباتيون المتشددون الذين لا يستطيعون الحصول على ما يكفي من الطعام الخالي من الحيوانات. المشاكل الحديثة تتطلب حلولا حديثة.
لنفترض أن كل شيء يناسب بأعجوبة. السحر، لا أقل. حتى أن كل شيء تم نقله إلى مكانه بين عشية وضحاها. ماذا بعد؟ هل تتذكر ما قلته عن "غنيمة"؟ نعم، وبالمناسبة، كل راعي لديه واحد. وجميعها مصممة لما لا يقل عن 200 شخص، وبالنسبة لكبار الرعاة، فهي عمومًا تتسع لـ 300 شخص. كما يجب تخزينها، لكن هذا ليس هو الشيء الرئيسي. لقد قلت أيضًا أن لدينا "غنيمة" خاصة بنا. وهنا هو ل500 شخص. والمشكلة هي تجزئتها. وصلت أشياء كثيرة في المساء الذي سبق الهاكاثون، ولم تكن هناك فرصة للاستعداد له. علاوة على ذلك، يجب تعبئة كل هذه الأشياء بعناية في أكياس. 500 قطعة. 500، كارل. لذلك اضطررنا إلى تنظيم ناقل مرتجل: كانت هناك قسائم للمشروبات الكحولية في البار، وقمصان، وأطقم بها معجون أسنان وفرشاة، وأكواب، وملصقات، ولا أتذكر حتى عدد الأشياء الأخرى. وعلى الرغم من أننا طلبنا هذا الجمال من موردين مختلفين ووصلوا جميعًا في أوقات مختلفة. كان علي أن أعمل بجد، وكمكافأة لتنظيم الحدث نفسه، عملت أيضًا بدوام جزئي في أحد المصانع. المفسد: انتهينا من التحضير في الساعة 4 صباحا، وبدأنا في الساعة 8:30. بقيت فقط حتى منتصف الليل حتى أتمكن من البقاء في الخدمة لبقية الليل. ثم يأتي الجزء الممل إلى حد ما حول ترتيب الطاولات، وترتيب أسلاك التمديد وغيرها من القمامة الإلزامية.
لقد حانت الساعة X. ويأتي الرعاة مبكرًا، ويستقرون، ويطرحون "غنائمهم" تكتيكيًا لجذب المزيد من الطلاب. لا يُنسى: قالت إحدى الشركات أثناء الافتتاح أن هناك نوعين من أصحاب العمل. أولئك الذين يدفعون جيدًا يحترمون موظفيهم ويسمحون لهم بالتطور بشكل إبداعي. مثل (اسم الشركة). ويمكن لجميع الرعاة الآخرين أن يتحدثوا عن الأخير باستخدام مثالهم الخاص. أصبحت هذه العبارة مرشحة لجائزة أفضل ميم (حول جائزتها في نهاية المقال الأخير). يصل الطلاب في أقرب وقت ممكن للحصول على أكبر عدد ممكن من الأشياء مجانًا. فيما يلي بضع كلمات حول كيفية السماح لهم بالدخول. يتم شراء التذاكر من Eventbride ولدى جميع المنظمين تطبيق للمسح الضوئي. تبدأ المشاكل عندما لا يقرأ المشاركون الشروط: الحد الأدنى للعمر هو 18 سنة مثلاً، أو إحضار جواز السفر معك، أو حتى التذاكر لا يمكن نقلها بعد الموعد النهائي (قبل ثلاثة أيام من الهاكاثون). كثيرون، للأسف، يجب أن يتم رفضهم. لكن مما أتذكره: اثنان نسيا جوازي سفرهما من لندن، فعادا إلى المنزل وأخذاهما معهم. لقد سمحنا لأولئك الذين تم منحهم التذاكر بالمرور بعد أي شخص آخر، وقاموا بمسح التذاكر ضوئيًا حتى لا يحاول مالكها لاحقًا التسلل للحصول على مكافأة.
الآن القليل عن مشاكل التذاكر نفسها: هناك حوالي 400 تذكرة فقط، بالإضافة إلى عدد قليل منها للخريجين كهدية فراق. في البداية، احتفظنا بها على موقع الجامعة، لكنها انخفضت بشكل مطرد قبل 10 دقائق من بدء المبيعات حتى 30 دقيقة بعد البداية، وتم توزيعها بشكل عشوائي تمامًا على المشاركين. أنا صامت بالفعل بشأن ظروف السباق التي بسببها قمنا ببيع ما متوسطه 20-30 أكثر مما ينبغي. وكان الحل هو موقع Eventbride. إنه يتعامل مع الحمل بشكل مثالي، حيث تطير التذاكر في المتوسط خلال 1-3 ثوانٍ لكل دفعة، ويتم إصدارها في الموعد المحدد تمامًا. ولكن هنا تظهر مشكلة أخرى: صدق المشاركين. من خلال رابط Google الأول، يمكنك تنزيل الروبوت وتكوينه، ومن الأفضل أن نحاول تخويف هؤلاء الأشخاص الأذكياء لإلغاء تذاكرهم. في الواقع، يكاد يكون من المستحيل إثبات أنك لم تستخدم/تستخدم الروبوت. التذاكر، بدورها، مقسمة إلى إمبراطوري/جميع التذاكر الأخرى و(تمييز طفيف) بالنسبة لطلابنا يوجد عدد أكبر قليلاً منها. لكي يساعد القسم، هذه هي القواعد.
التالي هي مشاكل إعداد أكثر تحديدا. أحد الأحداث التي نقيمها بالقرب من منتصف الليل هي الحانة المفتوحة. بطبيعة الحال، في ظل ثقافة الهاكاثون وقلة النوم، لا تعد هذه فكرة جيدة دائمًا. ولهذا السبب يزورها عدد قليل من الناس. لكن أولئك الذين يأتون سعداء دائمًا، فالمشروبات مجانية (تصل إلى 5 جنيهات إسترلينية شاملة)، وهي كمية كبيرة إلى حد ما من القسائم، بالإضافة إلى أنها طريقة رائعة للاسترخاء بعد يوم كامل من الهاكاثون بدون توقف. من المرجح أن تكون العيوب بالنسبة للمنظمين: فالكثيرون، في هدوء، بينما سئم المنظمون من مشاهدة كل شيء، تمكنوا من السكر تمامًا. وبطبيعة الحال، الأمر متروك لنا للتعامل معهم. لكنها لم تصل إلى أي مشاكل خطيرة. من المهم ملاحظة أنه، مثل الهاكاثون، فإن البار المسائي لديه راعي. وفي هذا العام استمتعوا بشراء "قنابل جايجر" لجميع الحاضرين. كان من الصعب جدًا أن أشرح (وهذا ما أؤيده تمامًا، أسكب المزيد) أن المشاركين نصف الموتى في الحرم الجامعي يختلفون قليلاً عن أولئك الذين يرغبون في توظيفهم في شركتهم وإيقاف هذه الفوضى عند الكوكتيل الثلاثين تقريبًا. بعد ذلك كان هناك توصيل دجاج ناندوز الأسطوري.
إنه أمر أسطوري لأن أصحاب المطاعم المحلية جاءوا مع رجال التوصيل لمعرفة من قرر إنفاق عدة آلاف على الدجاج في ليلة السبت. في المجمل، استغرقنا ساعتين و2 متطوعًا لتفريغ كل شيء وتوزيعه بين المناطق. الصور مرفقة. لا تنس أن تصرخ "النباتيون هنا"، وإلا فسوف يأكلون طعامًا نباتيًا بدلاً من الطعام النباتي ثم يلعنونك. حدث آخر لا يُنسى كان الكاريوكي. كان الجميع يحتفلون هناك بالفعل، بما في ذلك نحن. فقط تخيل: 30 شخص يحتلون قاعة المحاضرات في الساعة الثانية صباحًا، ويغنون أغاني عشوائية تمامًا (لقد غنيت Let It Go، ستكون أختي فخورة). لقد كان الأمر رائعًا، ولكن مرة أخرى كانت هناك مشكلات نموذجية: إحضار المعدات، وإعدادها، والتفاوض مع الأمن والمكتبة (ليلة السبت هي وقت الزيارة الشائع جدًا) حتى لا يتم طردنا. وطلب من الأمن الغناء لكنهم رفضوا.
وهذا كله ممتع بالطبع. لكن. يستمر الهاكاثون لمدة يومين: يمكن للمشاركين الحضور والذهاب. المنظمون ليسوا كذلك. في المجمل، كنت أنام 3.5 ساعة في يومين و5 ساعات في اليوم السابق. وذلك لأن متطوعين آخرين أجبروا على ذلك (وكان الذهاب إلى الحانة أمرًا محسوسًا). يمكنك النوم إما في غرفة منفصلة بها سجادات اليوجا، أو في أي مكان آخر. نمت على كرسي، هذا ليس محظورًا بموجب القانون، أنام أينما أريد. الشيء الرئيسي هو أنه يجب أن يكون هناك 3 أشخاص مستيقظين لكل منطقة اختراق. وكانت المهمة الأخرى هي فحص جهاز العرض بشكل دوري، لأنه قد يسخن بشكل مفرط ولم يكن لدينا بالتأكيد أي أموال إضافية للإصلاحات. لتركيبها، كنا بحاجة إلى 6 أشخاص وعربتين. بشكل عام، كانت اللوزتين مشغولتين طوال الوقت تقريبًا. في مرحلة ما، بدأنا بتوزيع الفشار وحلوى القطن، ومرة أخرى، كنا نحن من نقوم بالطهي. انخفض تصنيف السلامة من الحرائق بشكل ملحوظ عندما أخرجت الفشار أثناء الإحماء "لأنهم الآن سيطيرون ولن يتبقى لي أي شيء".
لقد مر هذا الجزء بالعديد من المشاكل في المنظمة وحلولها. المهندسين بعد كل شيء. لكن بقي عدد كبير من الأشياء خلف الكواليس: ما هي المشاكل التي حدثت أثناء الهاكاثون نفسه، واختيار الجوائز والمكافآت، وكيفية عمل التصويت "الذكي"، ومراجعات الرعاة، وكيف تعاملنا مع تنظيف المبنى بعد أسبوع من الهاكاثون. الحدث. وأيضًا ملاحظة صغيرة: هذا هو أول هاكاثون طلابي يحظى بتغطية على قناة بي بي سي. سأكتب أيضًا عن هذا في الحلقة القادمة من ملحمة الهاكاثون هذه. سأبدأ بالكتابة قريبًا، لكن الآن إليك بريدي الإلكتروني: [البريد الإلكتروني محمي] و موقع المشروع :
المصدر: www.habr.com