حاولت إدارة المهام بشكل منهجي ربما 20-25 مرة. وكل محاولة باءت بالفشل، كما أفهم الآن، لسببين.
أولا، من أجل دفع الوقت لإكمال المهام، عليك أن تفهم سبب القيام بذلك.
تبدأ في إدارة المهام، وقضاء الوقت عليها، والقيام بمهام أقل، ويبدأ كل ذلك في التراكم - من أجل ماذا؟
يصعب القيام بأي عمل عندما لا تفهم السبب. "ترتيب حياتك" ليس هو الهدف الأنسب، لأن "الحياة المنظمة" ظاهرة غامضة إلى حد ما. لكن "تقليل مستوى القلق عن طريق تقليل مستوى عدم اليقين" هو هدف أكثر تحديدًا وأفضل بكثير، ويمكن بسهولة قضاء ساعة يوميًا فيه.
ثانيًا، تصف جميع المنهجيات التي قرأتها على الفور الحالة النهائية للعملية. "أنت بحاجة إلى أخذ ToDoIst، وتقسيمه إلى مشاريع، والتكامل مع التقويم، ومراجعة المهام للأسبوع، وتحديد أولوياتها..." من الصعب البدء في القيام بذلك على الفور. كما هو الحال في تطوير البرمجيات، أعتقد أنك بحاجة إلى استخدامها - بشكل متكرر.
لذلك، سأقوم باستعراض "التكرارات"، وربما يكون ذلك مفيدًا لك بنفس الشكل. ففي نهاية المطاف، ما هو السبب الوجيه لاستخدام عطلة مايو للعودة إلى العمل باستخدام نموذج جديد (نسبياً)؟
يمكنك أن تقرأ كيف وصلت إلى هذا .
Trello، بضع قوائم
نقوم بإنشاء 4 قوائم فقط، ونستخدم تطبيقات سطح المكتب والهاتف المحمول.
القوائم:
- المهام - اكتب جميع المهام التي تتبادر إلى ذهنك هنا. واكتبها بمجرد أن تتبادر إلى ذهنك. "رمي القمامة" مهمة. "غسل الأطباق" مهمة. "تحديد موعد لاجتماع التخطيط" هي مهمة. حسنًا ، وما إلى ذلك. حتى الأشياء الأكثر وضوحًا أو أهمية يمكن نسيانها إذا حدث شيء غير متوقع أو كنت تمر بيوم شاق.
- المهام لهذا اليوم - كل مساء أقوم بنقل الأشياء من لوحة "المهام" إلى لوحة "المهام التي يجب القيام بها لهذا اليوم". إذا بقي بعض عملك هناك في المساء، فهذا طبيعي، المزيد عن ذلك أدناه. بمرور الوقت، تبدأ في فهم عدد المهام التي يمكن أن تكون في القائمة بحيث يمكن إكمال معظمها في اليوم المخطط له.
- صنع اليوم. هذه اللوحة هي الطريقة الرئيسية لتقليل القلق الناتج عن "لم أنجز أي شيء اليوم" وطريقة جيدة لمزيد من التفكير حول التنظيم الذاتي. أكتب هنا جميع المهام التي قمت بها اليوم، حتى تلك التي لم تكن مدرجة في القائمة المخطط لها. كتبت: "اتصلت بفاسيا بخصوص الوثائق". كتبت: "لقد طلبوا مني التوقيع على الأوراق". وكتب: "لقد ناقشنا الاتفاقية مع أنطون". بهذه الطريقة، بحلول نهاية اليوم، ستفهم ما قضيت وقتك فيه بالفعل وما كان يمكنك استبعاده من تلك المهام فقط من أجل إكمال الخطة.
- تم — قائمة بجميع المهام المكتملة. في بداية اليوم أو نهايته، أنقلهم من "تم اليوم" إلى "تم". في الأساس، إنها سلة مهملات حيث يمكنك ببساطة العثور على المهام المكتملة، وبالتالي تحتاج إلى تنظيف منتظم.
Trello، "التقويم المصغر"
في مرحلة ما، يصبح من الواضح أن بعض المهام محددة بوقت محدد، ولا تريد أن تنساها خلال الأسبوع، حتى لا تخطط لشيء آخر في هذا الوقت. لقد واجهت دائمًا صعوبة في التقويم، لذلك أضفت العديد من اللوحات بأسماء "المهام ليوم الاثنين"، و"المهام ليوم الثلاثاء"، وما إلى ذلك، حيث بدأت في إدراج قائمة محددة بوقت لـ- دوس.
ولذلك، عندما يسألني الناس: "هل يمكننا التحدث يوم الخميس الساعة 16:00 مساءً؟" - أنا فقط أذهب إلى اللوحة المناسبة وأرى ما كتبناه هناك في هذا الوقت. ويجب ألا ننسى نقل المهام بين القوائم في الوقت المحدد خلال الأسبوع: على سبيل المثال، "المهام ليوم الخميس" عندما يأتي الخميس - إلى "المهام لهذا اليوم".
لماذا لا يوجد تقويم؟ بالنسبة لي، من الصعب جدًا استخدام أداتين مساعدتين في نفس الوقت. إذا استخدمت تقويمًا لهذا الغرض، فسأحتاج إلى الدخول فيه، وتعبئته، والتحقق منه بانتظام للتحقق مما إذا كنت قد نسيت شيئًا ما...
عند هذه النقطة وصلت إلى حدود Trello. كانت المشكلة الرئيسية هي أنه تم تسجيل أكثر من 50 مهمة يوميًا، وكان هناك مجموعة كبيرة إلى حد ما من المهام المرتبطة بكل من القائمة العامة والقوائم المرتبطة بالأيام. كيف أفهم أنني قد قمت بالفعل بكتابة المهمة التي يجب علي القيام بها؟ بدأت التكرارات في الظهور. كيفية تحديد أولويات جميع المهام لأحد المشاريع في وقت واحد؟ كيف تمنح الآخرين الفرصة لرؤية خطط التقويم الخاصة بك؟
كنت بحاجة إلى نظام، مع الحفاظ على السهولة النسبية:
- يمكنني تجميع المهام حسب المشاريع.
- احصل على رابط تقويم (افعل ذلك غدًا)، وقم بنقله تلقائيًا إلى مهام اليوم، عندما يحين ذلك اليوم.
- سوف تتكامل مع تقويم جوجل.
هذا هو المكان الذي عدت فيه إلى ToDoist، وفي هذه المرحلة تبين أنه الحل الأنسب.
الموضوع الحالي في ToDoist
الرسائل
أكتب أي مهام واردة في Inbox، وأحاول حلها على الفور. التحليل يعني:
- تحديد التاريخ الذي سيتم فيه إكمال المهمة (بالنسبة للمهام القصيرة، غالبًا ما أقوم بتعيين اليوم، وبحلول المساء أفهم متى يمكن القيام بذلك في الواقع).
- تحديد المشروع الذي يمكن إسناد المهمة إليه (للإحصائيات والقدرة على تغيير أولوية جميع المهام في المشروع بطريقة أو بأخرى).
المهام التي تتبادر إلى ذهنك والتي لا يلزم القيام بها في المستقبل القريب تدخل في المشاريع شخصية غير مصنفة ("خذ حاملي الأكواب إلى السيارة") و عمل غير مصنف ("فكر في الوقت الذي يمكننا فيه ترتيب جلسة علاقات عامة استراتيجية"). يتيح لك ToDoist تعيين مهام متكررة، لذلك لدي في نهاية كل أسبوع مهمة تسمى "شخصية غير مصنفة" وكل يوم اثنين "عمل غير مصنف".
تكامل التقويم
يتكامل ToDoist بشكل مثالي مع تقويم Google في كلا الاتجاهين. أشارك التقويم الخاص بي مع زملائي حتى يتمكنوا من معرفة متى لن يتمكنوا بالتأكيد من الوصول إلي.
في الوقت نفسه، يتم نقل المهام من التقويم في الاتجاه المعاكس: يمكنني أن أقول "Seryoga، انظر إلى وقتي ليوم الجمعة واكتب اجتماعًا هناك"، والذي سيظهر في التقويم وفي ToDoist. لذا، في الواقع، بدأت باستخدام التقويم لأول مرة دون الحاجة إلى إنشاء أحداث فيه.
معالجة المهام الواردة غير المنطوقة
أنا لا أتعجل بالقوة للقيام بالمهام على الفور، باستثناء تلك المهام التي تكون فيها النار واضحة. "نحن بحاجة ماسة إلى الاتصال بإدارة شركة ABC، نظرًا لأن الخادم معطل ولا يوجد رد من موظفيها" من الواضح أنها مهمة ملحة لا يمكن تأجيلها، ولكن "Zhenya، هل يمكنني الاتصال بك الآن للحديث عن أ" "مشروع جديد" يتحول إلى "جدولة الوقت الذي يمكنك فيه التحدث إلى X حول Y"، والذي سيتحول بالفعل إلى المهمة "أخبر X أنه يمكننا التحدث بعد ذلك" والمهمة "التحدث إلى X حول Y"، محددة زمنيًا بالفعل. تقريبًا أي مهمة واردة تتحول أولاً إلى "جدول...".
تحديد أولويات المهام
لا يمكن إكمال كافة المهام المدرجة في اليوم. من خلال مراقبة نفسي، أدركت ما يلي (سيكون كل رقم مختلفًا، ولكن الشيء الرئيسي هو التوصل إلى استنتاجات).
- في كل يوم أكتب حوالي 50-70 مهمة.
- يمكنني القيام بما يصل إلى 30 مهمة بشكل مريح (دون الشعور بالتعب التام في نهاية اليوم).
- بعد إكمال ما يصل إلى 50 مهمة، سأشعر بالتعب، ولكن ليس بشكل خطير.
- يمكنني إكمال 70 مهمة، ولكن بعد ذلك سأواجه صعوبة في الخروج من "تدفق إدمان العمل"، وأجد صعوبة في النوم، وبشكل عام، سأكون اجتماعيًا بعض الشيء.
وعلى هذا الأساس، أقرر ما سأفعله اليوم. لدى ToDoist أولوية لكل مهمة، لذا في الصباح أختار المهام المهمة لإكمالها، وأكمل الباقي بناءً على قدراتي ورغباتي. كل يوم أقوم بنقل حوالي 40-20 مهمة إلى اليوم التالي: المثير للاهتمام هو أن مهام اليوم التالي تصبح مرة أخرى 60-70.
الحفاظ على الإحصائيات
أريد حقًا أن أفهم بشكل عام مقدار الوقت الذي أمضيته اليوم في الأمور المتعلقة بالعمل، وفي أي منها. لهذا أستخدم التطبيق ، الموجود على كل من الهاتف والكمبيوتر المحمول، وسجل المواقع على خرائط Google (نعم، لست مصابًا بجنون العظمة).
نحن نعيش خارج المدينة، لذلك يمكن استغلال الوقت الذي نقضيه على الطريق بحكمة. الآن، عندما لا أشعر بالتعب، أستمع إلى الكتب الصوتية أثناء التنقل حتى أتمكن بطريقة ما من استخدام هذه الدقائق الأربعين.
لا أقوم بتجميع البيانات بعد، مما يؤدي إلى إنشاء نوع من بحيرة البيانات الشخصية؛ عندما يحين الوقت، سأصل إليه.
لن يكون هناك استنتاج
- حياة الإنسان المعاصر عبارة عن مجموعة كبيرة من المهام القادمة. لن يكون من الممكن الحد منه. يجب أن نتعلم كيفية إدارة هذا التدفق.
- معظم القلق يأتي من مجهول المستقبل. إذا فهمنا ما ينتظرنا في الأيام المقبلة، فسيكون القلق أقل بكثير.
- لهذا السبب، يمكنك قضاء بعض الوقت في تنظيم يومك. أعرف ما سيحدث اليوم، وما سيحدث غدًا، ولا أنسى تلك المهام التي كنت أنساها.
- إن إجراء تتبع المهام ليس غاية في حد ذاته، ولكنه، إذا أردت، وسيلة للتعليم الذاتي. الأشياء التي كنت في السابق كسولًا جدًا للقيام بها أو الأشياء التي لم تتمكن أبدًا من القيام بها، أصبحت أسهل بكثير للقيام بها. يشعر العديد من الأشخاص (بما فيهم أنا) عمومًا بالتحسن عندما يتم تعيين المهام من العالم الخارجي. يعد تتبع المهام طريقة لتعيين المهام لنفسك وتعلم كيفية العيش وفقًا لرغباتك.
- العمل ليس غاية في حد ذاته. الهدف هو تنظيم جدول عملك بحيث يكون لديك وقت فراغ يمكن التنبؤ به حيث يمكنك الاهتمام بنفسك وعائلتك واهتماماتك.
المصدر: www.habr.com