Əməkdaşlıq ənənəvi ofis alətləri üçün ağrı nöqtəsidir. On nəfər bir fayl üzərində eyni vaxtda işlədikdə, redaktələrə deyil, dəyişikliklərin və onların müəlliflərinin axtarışına daha çox vaxt və səy sərf olunur. Bu, həmişə uyğun olmayan bir çox tətbiq ilə çətinləşir. Bu problemi həll etməyin bir yolu bulud əsaslı ofis paketlərinə keçməkdir. Onların çoxu yoxdur və sizə Forex Club işçilərinin mühafizəkarlığını necə dəf etdiyimizi və cəmi bir neçə ay ərzində yüz ofisi olan paylanmış şirkəti G Suite-ə köçürə bildiyimizi söyləyəcəyik.
Niyə keçid etmək qərarına gəldiniz?
Forex Club adətən xarici valyuta məzənnələri üzrə onlayn ticarət kontekstində yadda qalır. Amma bu şirkət dünyanın müxtəlif ölkələrində bir neçə növ valyuta aləti ilə işləyir. Buna görə də müştərilər üçün öz platforması olan çox mürəkkəb İT infrastrukturuna malikdir.
Görüşdüyümüz zaman şirkətin arxa ofisi bir neçə fərqli platforma və proqramdan istifadə edirdi. İşçilərin əksəriyyəti üçün əsas iş aləti Microsoft ofis paketi və Zimbra-da poçt idi. Bütün bunlardan əlavə, əlavə yaddaşın, ehtiyat nüsxələrin, antivirusun, çoxsaylı bağlayıcıların və inteqrasiyaların üst quruluşu, həmçinin dövri auditlərlə Microsoft və Zimbra lisenziya idarəçiliyi idi.
Bu sistemi saxlamaq Forex Club İT departamentinə baha başa gəldi. Mürəkkəb infrastruktur çoxlu sayda serverin icarəyə verilməsini, bu serverlərin bağlanması və ya İnternet bağlantısının nasazlığı halında DRP planlarını və ehtiyat nüsxələrini tələb edirdi. Problemsiz işləməyi təmin etmək üçün, zaman keçdikcə, hələ də lisenziya yoxlamaları vəzifəsi həvalə edilmiş inzibatçıların xüsusi şöbəsi yaradıldı.
Müxtəlif proqramların bolluğuna görə sıravi Forex Club əməkdaşları arasında problemlər yarandı. Sənəd versiyasının izlənməsi olmadan bəzi düzəlişlərin müəllifini və mətnin və ya cədvəlin son versiyasını tapmaq çətin idi.
Baxım xərclərini azaltmaq üçün Forex Club eyni problemləri həll etmək üçün daha sadə yol axtarırdı. Qarşılıqlı münasibətimiz buradan başladı.
Alternativ tapmaq
Tam hüquqlu əməkdaşlığı həyata keçirmək üçün yanaşmanın özünü dəyişdirmək - yerli yaddaşdan buluda keçmək lazım idi. Forex Club bütün ofis proqramları üçün ümumi bulud həlli axtarmağa başladı. İki namizəd var idi: Office 365 və G Suite.
Office 365 prioritet idi, çünki bir çox Microsoft lisenziyaları Forex Club-dan alınmışdır. Lakin Office 365 bulud üçün ofis dəstinin funksionallığının yalnız bir hissəsini gətirir. İstifadəçilər hələ də proqramı şəxsi hesablarından yükləməli və köhnə sxemə uyğun olaraq sənədlərlə işləmək üçün istifadə etməlidirlər: versiya indeksləri ilə nüsxələri göndərmək və yenidən saxlamaq.
Google Cloud-un G Suite daha çox əməkdaşlıq xüsusiyyətlərinə malikdir və daha ucuzdur. Microsoft məhsullarına gəldikdə, siz Müəssisə Müqaviləsindən istifadə etməli olacaqsınız və bu, tamamilə fərqli bir xərc səviyyəsidir (hətta alınmış proqram təminatı da nəzərə alınmaqla). Və bizim köməyimizlə G Suite-in tətbiqi böyük müştərilərin şirkətin xidmətlərinə keçid xərclərini ödəyən Google proqramı çərçivəsində baş verdi.
İşçilərin istifadə etdiyi xidmətlərin əksəriyyətinin G Suite-ə köçürülməsi planlaşdırılırdı:
- Təqvim və e-poçt (Gmail və Google Calendar);
- Qeydlər (Google Keep);
- Çat və onlayn konfranslar (Chat, Hangouts);
- Ofis paketi və sorğu generatoru (Google Sənədlər, Google Formalar);
- Paylaşılan yaddaş (GDrive).
Neqativliyə qalib gəlmək
Hər hansı bir alətin, hətta ən əlverişlisinin tətbiqi həmişə son istifadəçilərin mənfi reaksiyaları ilə üzləşir. Əsas səbəb mühafizəkarlıqdır, çünki insanlar heç nəyi dəyişmək istəmirlər və işə yeni yanaşmalara alışırlar. Vəziyyət, qeyri-İT işçiləri arasında ümumi olan saytlarda gəzmək (lakin bu saytlarda işləməmək) kimi veb mövcudluğun xüsusi qavrayışı ilə çətinləşdi. Sadəcə onunla necə işləməyi başa düşmürdülər.
Forex CLub tərəfində Dmitri Ostroverxov layihənin həyata keçirilməsinə cavabdeh idi. O, icra mərhələlərini izləyib, istifadəçi rəylərini toplayıb və prioritet tapşırıqları müəyyənləşdirib. Birgə hazırlıq, işçi sorğuları və şirkət qaydalarının izahatları işə başlamağımızı asanlaşdırdı.
Softline-ın bu layihədə əsas vəzifəsi ilk mərhələdə istifadəçiləri və sistem inzibatçılarını öyrətmək və texniki dəstək göstərmək idi. Məhsulun necə işləməli olduğunu bir sıra təlimlər vasitəsilə izah etdik. Ümumilikdə hər biri 15 saat olmaqla 4 təlim keçirdik. Birincisi - pilotdan əvvəl - transformasiya üçün zəmin hazırlayan sistem administratorları üçün. Sonrakılar isə adi işçilər üçündür.
Əsas təlim proqramının bir hissəsi kimi biz üstünlükləri vurğuladıq ki, bu da son istifadəçilərin yeni alətə alışmasında çətinlikləri kompensasiya etdi. Və hər bir təlimin sonunda işçilər işin əvvəlində tələləri aradan qaldıran öz sualları ilə çıxış edə bilərdilər.
Forex Club öz müştəriləri üçün təlim seminarları keçirsə də, lazımi səriştələrə malik müəllimlərin olmaması səbəbindən şirkət təkbaşına G Suite üzrə təlimlərə başlaya bilmədi. Təlimlərimizin təsirini qiymətləndirmək üçün Forex Club təlimdən əvvəl və bir müddət sonra tələbələr arasında sorğular keçirmişdir. Birinci sorğu, qarşıdan gələn dəyişikliklərlə bağlı əsasən mənfi rəyi göstərdi. İkincisi, əksinə, pozitivliyin artmasıdır. İnsanlar bunun onların işlərinə aid olduğunu anlamağa başladılar.
Pilot ofisi
Layihə 2017-ci ilin sonunda, on sistem administratorunun G Suite-ə keçidi ilə başladı. Bu insanlar həllin müsbət və mənfi tərəflərini müəyyən edən və transformasiya üçün zəmin hazırlayan öncüllər olmalı idi. Biz onların rəy və tövsiyələrini nəzərə aldıq və 2018-ci ilin yanvar ayında qeyri-IT işçilərinin ilk sınaq keçidi üçün yerli sistem administratoru ilə orta ölçülü filial seçdik.
Keçid eyni vaxtda edildi. Bəli, insanlar üçün yeni alətlərə keçmək çətindir, ona görə də bulud həlli və masaüstü tətbiqi arasında seçim nəzərə alınmaqla, istifadəçilər daha tanış iş masasına meyl edəcək və qlobal təkmilləşdirmə planlarını yavaşlatacaq. Beləliklə, pilot ofis təlimini başa vurduqdan sonra hamını tez bir zamanda G Suite-ə keçirdik. İlk bir neçə həftə ərzində müəyyən müqavimət oldu, bununla yerli sistem administratoru məşğul oldu, bütün çətin məqamları izah etdi və göstərdi.
Pilot ofisdən sonra biz Forex Club-un bütün İT departamentini tamamilə G Suite-ə köçürdük.
Filial şəbəkəsinin dəyişdirilməsi
Pilot layihənin təcrübəsini təhlil etdikdən sonra Forex Club İT departamenti ilə birlikdə şirkətin qalan hissəsi üçün keçid planı hazırladıq. Əvvəlcə prosesin iki mərhələdə baş tutacağı planlaşdırılırdı. Birinci mərhələdə biz ikinci mərhələ çərçivəsində layihəni öz ofislərində təbliğ edən və həmkarlarının yeni platformaya keçməsinə kömək edən məhsula yalnız ən sadiq olan Forex Club əməkdaşlarını öyrətmək istəyirdik. Şirkətdə “evangelistləri” seçmək üçün biz sorğu keçirdik, nəticələri bütün gözləntiləri üstələdi: bütün Forex Club-un təxminən yarısı cavab verdi. Sonra biz prosesi uzatmamaq qərarına gəldik və “işçilər vasitəsilə həyata keçirmə” mərhələsini atladıq.
Pilot layihədə olduğu kimi, ilk növbədə yerli sistem inzibatçısı olan baş ofislər köçürüldü - o, yaranan çətinliklərin öhdəsindən gəlməyə kömək etdi. Hər bir ofisdə yeni alətlərə keçiddən əvvəl təlim keçirilirdi. Təlim müxtəlif vaxt zonalarını və iş qrafiklərini nəzərə alan çevik cədvələ əsasən planlaşdırılmalı idi. Məsələn, Qazaxıstan və Çindəki ofislər üçün təlim Moskva vaxtı ilə səhər saat 5-də başlamalı idi (yeri gəlmişkən, G Suite Çində nə olursa olsun əla işləyir).
Baş ofislərdən sonra filial şəbəkəsi G Suite-ə keçdi - təxminən 100 nöqtə. Layihənin son mərhələsinin özəlliyi ondan ibarət idi ki, bu filiallarda əsasən elektron tablolarla çox işləyən satış işçiləri çalışır. Məlumatların ötürülməsinə kömək etmək üçün onlar üçün iki həftə təlim keçirdik.
Eyni zamanda, mütəxəssislərimiz Forex Club-un özünü dəstəkləmək üçün "arxada" çalışdılar, çünki G Suite-ə keçiddən dərhal sonra texniki dəstəyə edilən zənglərin sayı gözlənildiyi kimi artdı. Müraciətlərin pik həddi filial şəbəkəsinin keçidi zamanı baş verib, lakin tədricən müraciətlərin sayı azalmağa başlayıb. Ofis məhsullarına və elektron poçta, proqram təminatının lisenziyasının idarə edilməsinə, serverlər və şəbəkə avadanlığı ilə işləməyə, eləcə də ehtiyat kommunikasiya kanallarına müraciətlər xüsusilə azalıb. Yəni, həyata keçirilməsi birinci dəstək xəttinə və arxa ofisə yükü azaldıb.
Ümumilikdə, ofislərin köçürülməsi təxminən iki ay çəkdi: 2018-ci ilin fevral ayında baş şöbələrdə, mart ayında isə bütün filial şəbəkəsində işlər tamamlandı.
Pitfalls
E-poçt miqrasiyasının sürəti böyük problemə çevrildi. IMAP Sync istifadə edərək, bir e-poçtu Zimbra-dan Gmail-ə köçürmək 1 saniyə çəkdi. Yüz Forex Club ofisində 700-ə yaxın işçi çalışır və onların hər birində minlərlə məktub var (ümumilikdə onlar 2 milyondan çox müştəriyə xidmət edir). Beləliklə, miqrasiyanı sürətləndirmək üçün biz G Suite Miqrasiya Alətindən istifadə etdik; onunla e-poçtların kopyalanması prosesi daha sürətli getdi.
Təqvimlərdən və tapşırıqlardan məlumat ötürməyə ehtiyac yox idi. Köhnə infrastrukturda bəzi həll yolları olsa da, işçilər onlardan tam istifadə etməyiblər. Məsələn, korporativ təqvimlər Bitrix-də portal şəklində həyata keçirilirdi ki, bu da əlverişsizdir, buna görə işçilərin öz alətləri var idi və işçilər məlumat ötürülməsini özləri həyata keçirirdilər.
Həmçinin, əməliyyat sənədlərinin ötürülməsi istifadəçilərin əlində idi (söhbət yalnız cari iş haqqında məlumatlardan gedir - şirkətin bilik bazası üçün fərqli bir həll istifadə olunur). Burada heç bir sual yox idi. Sadəcə olaraq, müəyyən bir nöqtədə inzibati xətt çəkildi - yerli olaraq saxlanılan məlumatlara görə məsuliyyət istifadəçilərin özlərinə keçdi, Google Diskdəki məlumatların təhlükəsizliyinə və təhlükəsizliyinə isə artıq İT departamenti nəzarət edirdi.
Təəssüf ki, bütün iş axınları üçün G Suite-də analoq tapmaq mümkün olmadı. Məsələn, Forex Club əməkdaşlarının istifadə etməyə öyrəşdiyi ümumi poçt qutularında Gmail-də filtrlər yoxdur, ona görə də konkret məktub tapmaq çətindir. Google Chat-da SSO icazəsi ilə bağlı oxşar çətinlik var idi, lakin bu problem Google dəstəyinə sorğu vasitəsilə həll edildi.
İstifadəçilər üçün əsas problemlər Google xidmətlərinin hələ də rəqiblərin bəzi funksiyalarına, məsələn, Skype və ya Office 365-ə malik olmaması ilə bağlı idi. Hangouts yalnız sizə zəng etməyə imkan verir, Google Chat-da sitat yoxdur, Google Sheets-də isə dəstək yoxdur. Microsoft Excel makroları üçün.
Bundan əlavə, Microsoft və Google Cloud məhsulları cədvəl redaktə alətlərinə fərqli yanaşır. Cədvəllərdən ibarət Word faylları bəzən səhv formatlaşdırma ilə Google Sənədlərdə açılır.
Yeni infrastruktura alışdıqca bəzi çətinliklər alternativ yanaşmalarla aradan qaldırıldı. Məsələn, elektron cədvəllərdə makrolar əvəzinə, Forex Club əməkdaşlarının daha rahat hesab etdiyi skriptlərdən istifadə olunur. Yalnız Forex Club-un 1C hesabatları ilə (skriptlərlə, mürəkkəb formatlaşdırma ilə) məşğul olan maliyyə şöbəsi üçün analoq tapmaq mümkün olmadı. Beləliklə, o, yalnız əməkdaşlıq üçün Google Sheet-ə keçdi. Digər sənədlər üçün ofis paketi (Excel) hələ də istifadə olunur.
Ümumilikdə, Forex Club Microsoft Office lisenziyalarının təxminən 10% -ni saxladı. Bu cür layihələr üçün bu normal təcrübədir: işçilərin azlığı ofis dəstlərinin qabaqcıl funksiyalarından istifadə edir, ona görə də qalanları əvəzetməni asanlıqla qəbul edirlər.
Qeyd edək ki, infrastrukturun qalan hissəsində heç bir irimiqyaslı transformasiya aparılmayıb. Forex Club, əməliyyat tapşırıqları üçün Google Keep tətbiq etsə də, Jira və Confluence-dən imtina etməyib. Jira və Confluence-i G Suite ilə inteqrasiya etmək üçün biz sizə məlumatı tez ötürməyə imkan verən plaginləri yerləşdirdik. Monitorinq sistemi, eləcə də bir çox əlavə alətlər qorunub saxlanılıb: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS və s. Təbii ki, sistem administratorları filiallarda qalıb.
Chromebook təcrübəsi
Xərcləri azaltmaq üçün bir yol axtaran Forex Club, hər kəsi Chromebook-larla təchiz edilmiş mobil iş stansiyalarına köçürməyi nəzərdə tuturdu. Qurğunun özü olduqca ucuzdur və bulud xidmətlərindən istifadə etməklə onun üzərində tez bir zamanda iş stansiyası yerləşdirmək mümkün idi.
Biz mobil iş stansiyalarını satış departamentində 25 nəfərdən ibarət kiçik bir qrup istifadəçi üzərində sınaqdan keçirdik. Bu şöbənin işçilərinin yalnız internet vasitəsilə işləməsinə mane olacaq tapşırıqları yox idi, ona görə də bu köç onlar üçün problemsiz olmalı idi. Lakin testin nəticələrinə əsasən məlum oldu ki, ucuz Chromebook-un avadanlıqları bütün Forex Club korporativ proqramlarının düzgün işləməsi üçün kifayət etmir. Texniki parametrlərə uyğun gələn daha bahalı modellər klassik Windows əsaslı noutbuklarla müqayisə oluna bilər. Nəticədə onlar layihədən imtina etmək qərarına gəliblər.
G Suite-in gəlişi ilə nə dəyişdi
Bütün qərəzlərin və inamsızlığın əksinə olaraq, təlimdən 3 ay sonra işçilərin 80%-i sorğularda qeyd ediblər ki, G Suite həqiqətən onlara sənədlərlə işləməyi asanlaşdırır. Keçiddən sonra işçilərin hərəkətliliyi artdı və daha çox geyilə bilən cihazlardan istifadə etməyə başladılar:
Forex Club-a əsasən mobil cihazdan istifadə statistikası
Google Forms böyük populyarlıq qazandı. Şöbələr daxilində onlar əvvəllər poçtdan istifadəni tələb edən sorğuları tez bir zamanda keçirməyə, nəticələri əl ilə toplaymağa imkan verir. Google Chat və Hangouts Meet-ə keçid ən çox sual və şikayətlərə səbəb oldu, çünki onların ümumiyyətlə daha az funksiyaları var, lakin onların istifadəsi şirkət daxilində bir çox ani mesajlaşmadan imtina etməyə imkan verdi.
Layihənin nəticələrini birlikdə işlədiyimiz Dmitri Ostroverxov tərtib etdi: “Layihə Forex Club-ın İT infrastrukturu üçün xərclərini azaldıb və onun dəstəyini sadələşdirib. Bu problemlər Google tərəfində həll olunduğundan, proses baxım tapşırıqlarının bütün təbəqəsi yoxa çıxdı. İndi bütün xidmətlər uzaqdan konfiqurasiya edilə bilər, onlar bir neçə Google administratoru tərəfindən dəstəklənir və İT departamenti başqa şeylər üçün vaxt və resursları boşaldıb”.
Mənbə: www.habr.com