Texnologiyalarımızın necə kömək etdiyi barədə bir neçə dəfə yazmışıq hətta istənilən növ sənədlərdən məlumatları emal etmək və məlumatları mühasibat uçotu sistemlərinə daxil etmək. Bu gün sizə necə həyata keçirdiyimizi söyləyəcəyik в - Moskvada ən böyük istilik və isti su tədarükçüsü.
Özünüzü adi bir mühasib yerində təsəvvür edin. Bunun asan olmadığını bilirik, amma yenə də cəhd edin. Hər gün çoxlu sayda kağız faktura, faktura, sertifikat və s. alırsınız. Və xüsusilə çox - hesabatların təqdim edilməsindən əvvəlki günlərdə. Bütün rekvizitlər və məbləğlər tez və diqqətlə yoxlanılmalı, yenidən yazılmalı və mühasibat uçotu sisteminə daxil edilməli, əməliyyatlar əl ilə aparılaraq arxivə göndərilməlidir ki, sonradan daxili auditorlara, vergi xidmətinə, tarif tənzimləmə orqanlarına yoxlanılmaq üçün təqdim olunsun. başqaları. Çətin? Lakin bu, bir çox şirkətlərdə mövcud olan uzunmüddətli iş təcrübəsidir. MIPC ilə birlikdə biz bu zəhmətli işi sadələşdirdik və daha rahat etdik. Əgər bunun necə olduğu ilə maraqlanırsınızsa, pişik altında xoş gəlmisiniz.
Şəkildə Avropanın ən böyük istilik enerjisi istehsalçısı olan Moskva İES-21-dir. Bu stansiyada yaranan istilik MIPC tərəfindən Moskvanın şimalının 3 milyon sakinini təmin edir. .
MIPC-nin Moskvada onlarla filialı var. Onlar 15 min 811 kilometr istilik şəbəkəsinə, 94 istilik stansiyasına və qazanxanaya, 10 min istilik məntəqəsinə və 000 nasos stansiyasına xidmət göstərir, həmçinin yeni istilik sistemləri qurur və sazlayır. Şirkət biznes fəaliyyəti üçün müxtəlif avadanlıq və xidmətlər alır: . Satınalma təşəbbüskarı olan hər bir bölmədə sənədlərlə xüsusi işçilər - müqavilələrin kuratorları məşğul olurlar.
Böyük bir şirkətdə müqavilələrin icrası necə təşkil olunur? Kuratorlar müqavilə bağlayarkən, onlar qarşı tərəflərdən bir çox vacib kağız sənədləri alırlar: yol sənədləri, xidmət aktları, qaimə-fakturalar, sertifikatlar və s.. Adətən, kurator biznes sənədlərini skan edir və sonra skanları müəssisənin resurslarının idarə edilməsi sistemində sifarişə əlavə edir. Maliyyə nəzarətçisi bütün məlumatları əl ilə yoxlayır. Bundan sonra kurator sənədlərin əslini mühasibatlığa aparır. Və ya kuryer bunu edir və sonra sənədlərin ötürülməsi daha uzun çəkə bilər - bir neçə saatdan bir neçə günə qədər.
Və hər şey yaxşı olardı, amma bir çox digər şirkətlərdə olduğu kimi:
- Sənədlər hesabatdan bir neçə gün əvvəl mühasibatlığa gələ bilər. Sonra mühasiblər gecə-gündüz iş yerində qalmalıdırlar. Bütün qaimə-fakturaların, qaimə-fakturaların və s.-nin düzgün doldurulduğunu əl ilə yoxlamaq lazımdır.Sonra hər şey düzgündürsə, işçi məlumatları yenidən mühasibat uçotu sisteminə daxil edir və qeydlər edir. Eyni zamanda, mühasibin vaxtının 90% -i məlumatların təkrar çapına sərf olunur - təfərrüatlar, məbləğlər, tarixlər, maddə nömrələri və s. Bu səbəbdən səhv etmək riski var.
- Sənədlər artıq səhvlərlə gələ bilər. Və bəzən bəzi fakturalar və ya sertifikatlar yoxdur. Bəzən hesabat verməzdən əvvəl son günlərdə ortaya çıxır. Bu səbəbdən sənədlərin təsdiqi müddətləri gecikə bilər.
- Mühasiblər göndərildikdən sonra qaimə-fakturaları, fakturaları və aktları ayrı-ayrı kağız və elektron arxivlərdə saxlayırlar. Niyə çətindir? Məsələn, MIPC tariflər üzərində işləyir, ona görə də mütəmadi olaraq icra hakimiyyəti orqanlarına xərcləri barədə hesabat verməyə borcludur. Və növbəti dövlət və ya vergi yoxlaması mühasibatlığa gələndə işçilər uzun müddət sənədlər axtarmalı olurlar.
MIPC-nin mühasibat şöbəsinin iş sxemi əvvəllər necə görünürdü:
MIPC sövdələşmələri bağlamaq və hesabatları daha sürətli təqdim etmək, satınalmada bazar dəyişikliklərini daha yaxşı qiymətləndirmək və maliyyə strategiyasını planlaşdırmaq üçün enerji sənayesində bu sxemi yenidən dizayn edən və sadələşdirən ilk şirkət oldu. Müstəqil olaraq, mühasibat uçotunun uzunmüddətli qurulmuş iş sxemini dəyişdirmək asan deyildi, buna görə şirkət tərəfdaşı - ABBYY ilə birlikdə onu dəyişdirmək qərarına gəldi.
Daha tez deyildi
ABBYY mütəxəssislərindən ibarət komanda MIPC-də informasiyanın intellektual emalı üçün universal platforma həyata keçirib və konfiqurasiya:
- sənədlərin işlənməsi üçün çevik təsvirlər (məlumatların çıxarılması şablonları). Bunun nə olduğu və nə üçün olduğu haqqında Habré-də ətraflı danışdıq и . MIPC həll yolu ilə 30-dan çox növ sənədləri emal edir (məsələn, quraşdırılmış avadanlıq aktı və ya agentlik haqqı üçün akt) və onlardan 50-dən çox atribut çıxarır (sənədin nömrəsi, ƏDV ilə ümumi məbləğ, alıcının adı, satıcı, podratçı, malların miqdarı və s.);
- ABBYY FlexiCapture, SAP və OpenText-i birləşdirən yoxlamaların aparılması və məlumatların yüklənməsi üçün konnektor. Bağlayıcı sayəsində sifarişdən və müqavilədən məlumatları müxtəlif qovluqlara qarşı avtomatik yoxlamaq mümkün oldu. Bu barədə aşağıda danışacağıq;
- sənədlərin OpenText əsasında elektron arxivə ixracı. İndi bütün sənəd skanları bir yerdə saxlanılır;
- skan edilmiş sənədlərə keçidlərlə SAP ERP-də mühasibat qeydlərinin layihəsi.
Sonra ABBYY və MIPC işçiləri axtarış formasını işləyib hazırladılar ki, mühasib istənilən atribut üzrə vacib hesab-fakturaları elektron arxivdə saniyələr ərzində tapıb vergi yoxlamalarına təqdim edə bilsin.
Axtarış 26 fərqli meyarla mümkündür (şəkil tıklanabilir):
MIPC bütün sistemi uğurla sınaqdan keçirdikdən sonra işə salındı. Təsdiqlər, dəqiqləşdirmələr və təkmilləşdirmələr daxil olmaqla bütün layihə 10 ay ərzində həyata keçirilib.
ABBYY FlexiCapture tətbiqindən sonra iş sxemi:
Heç bir şeyin dəyişmədiyini hiss edirsən? Bəli, iş prosesi əvvəlki kimi qaldı, sadəcə olaraq, funksiyaların əksəriyyətini indi maşın yerinə yetirir.
Kablolama, gəl!
İndi işlər necədir? Tutaq ki, müqavilənin kuratoru istilik elektrik stansiyaları üçün nasosların tədarükü və ya, məsələn, istilik şəbəkələrinin tikintisi üçün sövdələşmə üçün bir sıra ilkin sənədlər aldı. Artıq mütəxəssisin sənədlərin tamlığını və məzmununu özü yoxlamağa, kuryer çağırmağa və sənədlərin əslini mühasibatlığa göndərməsinə ehtiyac yoxdur. Kurator sadəcə imzalanmış ilkin sənədlər toplusunu skan edir, sonra isə texnologiyaları öz üzərinə götürür.
Şəbəkə skan etmə sistemindən istifadə edərək işçi skanları TIFF və ya PDF formatında özünə qaynar qovluqda və ya poçtla göndərir. Sonra o, ABBYY FlexiCapture Capture Veb Stansiyasını açır və emal ediləcək sənədin növünü seçir. Məsələn, “agentlik haqqı ilə işlərin/xidmətlərin satın alınması”, “maddi-texniki resursların alınması (MTR)” və ya “əmlakın uçotu”.
Dəstin növü sistemin təsnif etməli, tanımalı və yoxlamalı olduğu tələb olunan sənədlərin və məlumatların sayını və növlərini müəyyən edir.
Kurator tanınmaq üçün skanları yükləyir. Sistem avtomatik olaraq bütün sənədlərin mövcudluğunu, hər bir kağızın məzmununu yoxlayır və təfərrüatlar serverdə tanınır - müqavilənin tarixi, məbləği, ünvanı, VÖEN, KPP və digər məlumatlar. Yeri gəlmişkən, MIPC Rusiyada bu yanaşmadan istifadə edən ilk enerji şirkətidir.
Kurator bütün sənədləri yükləməyibsə və ya bəzi fakturada bütün məlumatlar yoxdursa, sistem bunu görür və dərhal işçidən xətanı düzəltməyi xahiş edir:
Sistem and içir və çatışmayan sənədləri əlavə etməyi xahiş edir (bundan sonra ekran görüntüləri tıklanabilir):
Sistem sənədin müddətinin bitdiyini qeyd etdi:
Beləliklə, işçinin artıq sənədin düzgün tərtib edilib-edilmədiyini müəyyən etməsinə ehtiyac yoxdur. Hər şey düzgündürsə, məlumat yoxlamalarının əksəriyyəti avtomatik olaraq veb daxiletmə stansiyasında baş verir. SAP ERP-də göstərilən sifariş nömrəsini daxil etmək kifayətdir. Bundan sonra tanınan məlumatlar SAP-da işlənmiş məlumatla müqayisə edilir: VÖEN və qarşı tərəfin KPP, müqavilə nömrələri və məbləğləri, ƏDV, mal və ya xidmətlərin nomenklaturası. Bir sənədin işlənməsi və yoxlanılması cəmi bir neçə dəqiqə çəkir.
Detallara görə - VÖEN və KPP - kataloqdan istədiyiniz şirkəti seçə bilərsiniz:
Əgər qaimə-fakturada və ya qaimə sənədində xəta olarsa, bu, sənədin arxivə ixracına imkan verməyəcək. Məsələn, sənəd səhv tərtib olunarsa və ya simvollardan biri səhv tanınırsa, sistem bunu göstərəcək və işçidən bütün qeyri-dəqiqlikləri düzəltməyi xahiş edəcəkdir. Budur bir nümunə:
Sistem Vasilek QSC-nin MIPC təchizatçıları siyahısına daxil olmadığını müəyyən etdi.
Bu, işçilərə sənəd mühasibatlıq şöbəsinə daxil olmamışdan əvvəl də səhvləri izləməyə imkan verir.
Bütün yoxlamalar uğurla keçərsə, bir kliklə sənədin skan edilmiş nüsxəsi OpenText elektron arxivinə göndərilir və SAP-da onun metadatası olan bir keçid və kart görünür. Mühasib və ya kurator tələb olunan sifariş üçün sənədlərin siyahısına və sənədlərin kimin, hansı müddətdə və hansı nəticə ilə işləndiyi barədə məlumatları həmişə elektron arxivdə axtara bilər.
Pyotr Petroviç elektron arxivə baxdı, ...
…1111 nömrəli sifariş üçün sənədləri kimin yüklədiyini görmək üçün.
Məlumatları və skanları ABBYY FlexiCapture-dan SAP-a yüklədikdən sonra əvvəlcədən doldurulmuş məlumat və sənədlərin skan edilmiş şəkillərinə keçidlər ilə tranzaksiya layihəsi görünür.
Naqil layihəsi:
Sonra mühasib hazır layihəyə keçidi olan e-poçt bildirişi alır və skan edir. Mütəxəssisin artıq kağızla əziyyət çəkməsinə ehtiyac yoxdur. Onun etməli olduğu tək şey skanlarda əməliyyatın yekun məbləğini, möhürün, imzanın olub-olmadığını yoxlamaq və əməliyyatı həyata keçirməkdir. Mühasib indi buna bir dəqiqədən az vaxt sərf edir.
Layihənin nəticələri
- ABBYY texnologiyalarının köməyi ilə MIPC təkcə mühasibat uçotunu deyil, həm də maliyyə nəzarətini sadələşdirib və sürətləndirib. Naqilləri düzəltmək üçün işçilərin daha orijinal sənədləri olan kuryeri gözləməsinə ehtiyac yoxdur - bir kliklə elektron arxivdən artıq təsdiqlənmiş məlumatları skan etmək kifayətdir. Düzdür, hələ də kağız sənəd lazımdır. Amma indi daha sonra mühasibatlığa göndərilə bilər. İşçi ora gələndə mühasibat uçotu sistemində “Orijinal alındı” qutusunu işarələyir.
- İşçilər əməliyyatla bağlı bütün lazımi məlumatları skanlardan dərhal alır, əməliyyatları vaxtında həyata keçirir və bütün sənədləri əvvəlcədən hesabat vermək üçün hazırlayır. İndi nə daxili, nə də xarici yoxlamalardan qorxmurlar.
- Mühasiblər maliyyə əməliyyatlarını 3 dəfə tez aparır, MIPC isə hesabat dövrünü 10 gün tez bağlayır.
- MIPC-nin bütün filialları mühasibat sənədlərini vahid elektron arxivdə saxlayır. Bunun sayəsində siz istənilən hesab-fakturanı, müqaviləni və ya tamamlama sertifikatını, eləcə də onlardan istənilən atributları (məbləğlər, ƏDV, mal və ya xidmətlərin nomenklaturası) əvvəlkindən 4 dəfə tez tapa bilərsiniz.
- Həll ildə 2,6 milyon səhifədən çox sənədi emal edir.
Bunun əvəzinə bir nəticəyə
MIPC istifadə edir 2 il və bu müddət ərzində mən statistika topladım. Məlum oldu ki, mühasiblər 95% elanları qaralamalara dəyişiklik etmədən edirlər. Və bu o deməkdir ki, gələcəkdə bu cür elanlar tamamilə avtomatik olaraq atlana bilər. Elə oldu ki, bu məhsul əslində şirkətin biznes proseslərinə “süni intellekt” elementlərinin tətbiqi yolunda ilk addım oldu: MIPC müvafiq proqram hazırlayır.
Digər Rusiya şirkətləri də mühasibat uçotunun işini avtomatlaşdırır: onlar onu daha sadə və rahat edir. Məsələn, ABBYY texnologiyalarının köməyi ilə maliyyə nəzarəti xidməti "» Kritik biznes məlumatlarını 2 dəfəyə qədər tez əldə edin və düzgün hesab-faktura və çatdırılma qeydlərini axtarmağa 20% daha az vaxt sərf edin. İntellektual informasiya emalı texnologiyaları holdinqin mühasibat departamentinin əməkdaşlarına kömək edir”» kütləvi vergi yoxlamaları zamanı zəruri maliyyə sənədlərini dərhal tapın. 2019-cu ildə şirkətin mütəxəssisləri 10 milyon səhifəyə yaxın sənədin işlənməsini planlaşdırır.
MIPC və ABBYY layihəsi haqqında daha çox öyrənmək istərdinizmi? Aprelin 3-ü saat 11:00-da MIPC İnformasiya Texnologiyaları Mərkəzinin rəis müavini Vladimir Feoktistov pulsuz olaraq işin təfərrüatları barədə danışacaq. . Sual vermək istəyirsinizsə buyurun.
Elizabet Titarenko,
ABBYY korporativ bloq redaktoru
Mənbə: www.habr.com