Yeni başlayan iş adamlarının ümumi səhvi məlumatların toplanmasına və təhlilinə, iş proseslərinin optimallaşdırılmasına və əsas göstəricilərin monitorinqinə kifayət qədər diqqət yetirməmələridir. Bu, məhsuldarlığın azalmasına və vaxt və resursların optimal olmayan itkisinə səbəb olur. Proseslər pis olduqda, eyni səhvləri bir neçə dəfə düzəltməlisiniz. Müştərilərin sayı artdıqca xidmət pisləşir və məlumatların təhlili olmadan nəyin təkmilləşdirilməsi lazım olduğuna dair aydın bir anlayış yoxdur. Nəticədə qərarlar şıltaqlıqla qəbul edilir.
Rəqabətli olmaq üçün müasir biznes keyfiyyətli məhsul və xidmətlərlə yanaşı, şəffaf proseslərə malik olmalı və analitik məlumatlar toplamalıdır. Bunsuz biznesin real vəziyyətini anlamaq və düzgün qərarlar qəbul etmək çətindir. Buna görə də, arsenalınızda nəinki istifadə etmək rahat, həm də işinizi sadələşdirməyə və mümkün olan ən şəffaf prosesləri yaratmağa imkan verən zəruri alətlərin olması vacibdir.
Bu gün çox sayda vasitə və həll yolu var. Amma əksər sahibkarlar onlardan istifadə etmirlər, çünki ya onlarda dəyəri görmürlər, ya da onlardan necə istifadə edəcəyini başa düşmürlər, ya da bahalıdır, mürəkkəbdir və ya 100500 daha çoxdur. Amma bunu başa düşmüş, özləri üçün bu cür alətləri tapmış və ya yaradanlar artıq ortamüddətli perspektivdə üstünlüyə malikdirlər.
10 ildən artıqdır ki, mən proseslərin avtomatlaşdırılması və rəqəmsal transformasiyası vasitəsilə biznesə mənfəəti artırmağa kömək edən İT məhsulları və həlləri yaradıram. Mən onlarla startapın tapılmasına kömək etmişəm və bütün dünyada yüz minlərlə insanın istifadə etdiyi onlarla onlayn alət yaratmışam.
Təcrübəmdə rəqəmsal transformasiyanın faydalarını göstərən yaxşı nümunələrdən biri budur. Kiçik bir Amerika hüquq firması üçün komandam və mən hüquqi sənədlərin yaradılması üçün alət yaratdıq, bu, hüquqşünaslara sənədləri daha sürətli yaratmağa imkan verdi. Və daha sonra, bu alətin funksionallığını genişləndirərək, onlayn xidmət yaratdıq və şirkəti tamamilə dəyişdirdik. İndi onlar təkcə öz şəhərlərində deyil, bütün ölkə üzrə müştərilərə xidmət göstərirlər. Üç il ərzində şirkətin kapitallaşması bir neçə dəfə artıb.
Bu yazıda mən sizinlə əsas biznes göstəricilərinin monitorinqi üçün şəffaf sistemin yaradılması üzrə real təcrübəni bölüşəcəyəm. Rəqəmsal həllərdən istifadənin dəyərini aşılamağa çalışacağam, bunun çətin olmadığını və həmişə bahalı olmadığını göstərəcəyəm. Beləliklə, gedək!
Bütün bunlar necə başladı
Heç vaxt etmədiyiniz bir şeyə sahib olmaq istəyirsinizsə, heç vaxt etmədiyiniz bir şeyi etməli olacaqsınız.
Coco Chanel
Həyat yoldaşım analıq məzuniyyətində olmaqdan yorulmuşdu və biz kiçik bir müəssisə - uşaq oyun otağı açmaq qərarına gəldik. Mənim şəxsi biznesim olduğu üçün həyat yoldaşım oyun otağına tamamilə baxır, mən isə strateji məsələlərdə və inkişafda köməklik edirəm.
Biznesin açılmasının təfərrüatları tamamilə fərqli bir hekayədir, lakin məlumatların toplanması və rəqiblərin təhlili mərhələsində bu biznesin spesifik problemlərini vurğulamaqla yanaşı, əksər rəqiblərin mübarizə aparmadığı daxili proseslərin problemlərinə diqqət yetirdik. .
Məni təəccübləndirən odur ki, XNUMX-ci əsrdə demək olar ki, heç kim CRM-ni hər hansı formada saxlamırdı; bir çoxları qeydləri yazılı şəkildə, dəftərlərdə saxlayırdılar. Eyni zamanda, sahiblər özləri işçilərin oğurluq etməsindən, hesablama zamanı səhvlərə yol vermələrindən və mühasibat kitabçasındakı qeydlərlə yenidən hesablamaq və yoxlamaq üçün çox vaxt sərf etməli olduqlarından, rezervasiyalar və depozitlər haqqında məlumatların itirildiyindən, müştərilərin naməlum səbəblərdən getdiklərindən şikayətlənirlər. onlar.
Toplanmış məlumatları təhlil edərək anladıq ki, onların səhvlərini təkrarlamaq istəmirik və bu riskləri minimuma endirəcək şəffaf sistem lazımdır. İlk növbədə, biz hazır həllər axtarmağa başladıq, lakin tələblərimizə tam cavab verən həllər tapa bilmədik. Və sonra ideal olmasa da, işləyən və ucuz (demək olar ki, pulsuz) öz sistemimi düzəltməyə qərar verdim.
Alət seçərkən aşağıdakı meyarları nəzərə aldım: o, ucuz olmalı, çevik və əlçatan olmalı, istifadəsi asan olmalıdır. Mən bu biznes üçün tam hüquqlu, güclü və bahalı bir sistem yaza bilərdim, amma vaxtımız az idi və büdcəmiz az idi, üstəlik layihəmizin işləyəcəyini tam başa düşmədik və bunun üçün çoxlu resurs xərcləmək ağılsızlıq olardı. bu sistem. Buna görə də, fərziyyəni sınaqdan keçirən zaman mən MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) ilə başlamaq və minimum sərmayə ilə ən qısa müddətdə işlək versiya hazırlamaq və zaman keçdikcə onu bitirmək və ya yenidən etmək qərarına gəldim.
Nəticədə seçimim Google xidmətlərinə düşdü (Drive, Sheets, Calendar). Giriş/çıxış məlumatlarının əsas mənbəyi Google Cədvəldir, çünki həyat yoldaşım elektron cədvəllərlə işləmək təcrübəsinə malikdir, lazım gələrsə, özü dəyişikliklər edə bilər. Həm də nəzərə aldım ki, alət kompüterdən istifadə etməkdə çox yaxşı olmayan işçilər tərəfindən də istifadə olunacaq və onlara cədvələ məlumat daxil etməyi öyrətmək onlara bəzi ixtisaslaşdırılmış işçilərlə işləməyi öyrətməkdən daha asan olacaq. 1c kimi proqram.
Cədvəllərə daxil edilmiş məlumatlar real vaxt rejimində dəyişir, yəni istənilən vaxt şirkətin işlərinin vəziyyətini görə bilərsiniz, təhlükəsizlik qurulub, müəyyən şəxslərə girişi məhdudlaşdıra bilərsiniz.
Arxitektura və verilənlər strukturunun inkişafı
Uşaq oyun otağı bir neçə əsas xidmət göstərir.
- Standart ziyarət — müştəri uşaqlarının oyun otağında vaxt keçirdikdə.
- Nəzarət edilən ziyarət — müştəri uşaqlarının oyun otağında vaxt sərf etdikdə və nəzarət üçün əlavə pul ödədikdə. Yəni, müştəri uşağı tərk edib öz işi ilə məşğul ola bilər, otaq işçisi isə valideynin olmadığı müddətdə uşağa baxıb onunla oynayacaq.
- Açıq ad günü — müştəri yemək və qonaqların oturması üçün ayrıca masa icarəyə götürür və oyun otağına standart ziyarət üçün pul ödəyir, bu zaman otaq həmişəki kimi işləyir.
- Bağlı ad günü — müştəri bütün binanı icarəyə verir, icarə müddətində otaq digər müştəriləri qəbul etmir.
Sahibinin otağa neçə nəfərin gəldiyini, neçə yaşda olduqlarını, nə qədər vaxt keçirdiklərini, nə qədər pul qazandıqlarını, nə qədər xərclər olduğunu bilməsi vacibdir (tez-tez olur ki, administrator bir şey almaq və ya ödəmək lazımdır). bir şey üçün, məsələn, çatdırılma və ya su), Neçə ad günü var idi?
Hər hansı bir İT layihəsi kimi, mən də gələcək sistemin arxitekturasını düşünərək və məlumat strukturunu işləməklə başladım. Arvad işin başında olduğu üçün görmək, idarə etmək və idarə etmək üçün lazım olan hər şeyi bilir, ona görə də müştəri kimi çıxış edib. Birlikdə beyin fırtınası keçirdik və sistem üçün tələblər tərtib etdik, bunun əsasında sistemin funksionallığı üzərində düşündüm və Google Diskdə aşağıdakı fayl və qovluq strukturunu yaratdım:
"Xülasə" sənədində şirkət haqqında ümumi məlumatlar var: gəlirlər, xərclər, analitika
Xərclər sənədində şirkətin aylıq xərcləri haqqında məlumatlar var. Daha çox şəffaflıq üçün kateqoriyalara bölünür: ofis xərcləri, vergilər, kadr xərcləri, reklam xərcləri, digər xərclər.
Aylıq xərclər
İl üçün ümumi xərclərin cədvəli
Gəlir qovluğunda hər ay üçün bir olmaqla 12 Google Cədvəl faylı var. Bunlar işçilərin hər gün doldurduğu əsas iş sənədləridir. Onlar hər iş günü üçün məcburi tablosuna nişanı və nişanları ehtiva edir. Panel nişanı işləri tez başa düşmək üçün cari ay üçün bütün lazımi məlumatları göstərir, həmçinin qiymətləri təyin etməyə və xidmətlər əlavə etməyə imkan verir.
İdarə paneli nişanı
Gündəlik tab
Biznesin inkişafı prosesində endirimlər, abunələr, əlavə xidmətlər, tədbirlər şəklində əlavə ehtiyaclar meydana çıxmağa başladı. Bütün bunları biz də zamanla həyata keçirdik, lakin bu nümunə sistemin əsas versiyasını göstərir.
Funksionallığın yaradılması
Mən əsas göstəriciləri müəyyən etdikdən, arxitektura və qurumlar arasında məlumat mübadiləsini işləyib hazırladıqdan sonra həyata keçirməyə başladım. Etdiyim ilk şey Gəlir qovluğunda Google Cədvəl sənədi yaratmaq oldu. Mən orada iki tab yaratdım: tablosuna və ayın ilk günü, ona aşağıdakı cədvəli əlavə etdim.
Əsas iş vərəqi
Bu, Administratorun işləyəcəyi əsas iş vərəqidir. O, sadəcə tələb olunan sahələri (qırmızı ilə işarələnmiş) doldurmalıdır və sistem bütün lazımi göstəriciləri avtomatik olaraq hesablayacaqdır.
Daxiletmə səhvlərini və rahatlığı azaltmaq üçün "Ziyarət növü" sahəsi təqdim olunan xidmətlərin aşağı açılan siyahısı kimi tətbiq edilmişdir, biz bunu tablosunun səhifəsində redaktə edə bilərik. Bunun üçün biz bu xanalara verilənlərin yoxlanılmasını əlavə edirik və məlumatların hansı diapazondan götürüləcəyini göstəririk.
Hesablamalarda insan səhvini azaltmaq üçün müştərinin otaqda keçirdiyi saatların və ödənilməli pul məbləğinin avtomatik hesablanmasını əlavə etdim.
Bunun üçün Administrator sadəcə olaraq müştərinin gəliş vaxtını (E sütunu) və gediş vaxtını (F sütunu) HH: MM formatında qeyd etməlidir. Müştərinin oyun otağında keçirdiyi ümumi vaxtı hesablamaq üçün bu düsturdan istifadə edirəm:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Xidmətlərdən istifadə üçün pulun məbləğini avtomatik hesablamaq üçün daha mürəkkəb düsturdan istifadə etməli olduq, çünki bir saatın qiyməti xidmət növündən asılı olaraq dəyişə bilər. Buna görə də QUERY funksiyasından istifadə edərək məlumatları tablosunun səhifəsindəki xidmətlər cədvəlinə bağlamalı oldum:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Əsas hərəkətlərə əlavə olaraq, arzuolunmaz IFERROR və ya ISBLANK səhvlərini aradan qaldırmaq üçün əlavə funksiyalar, həmçinin ROUNDDOWN funksiyası əlavə etdim - xırda şeylərlə narahat olmamaq üçün son məbləği müştəriyə doğru yuvarlaqlaşdırdım.
Əsas gəlirə (icarə müddətinə) əlavə olaraq, uşaq oyun otağında xidmətlər və ya oyuncaqların satışı şəklində əlavə gəlir var və işçilər bəzi kiçik xərclər edirlər, məsələn, içməli su üçün pul ödəmək və ya komplimentlər üçün konfet almaq, bütün bunlar da nəzərə alınmalıdır.
Buna görə də, bu məlumatları qeyd edəcəyimiz daha iki cədvəl əlavə etdim:
İşarələrlə işləməyi asanlaşdırmaq üçün onları rənglədim və xanalara şərti format əlavə etdim.
Əsas cədvəllər hazırdır, indi əsas göstəriciləri ayrıca cədvələ qoymaq lazımdır ki, siz bir gündə nə qədər qazandığınızı və bu pulun nə qədərinin kassada, nə qədərinin kartda olduğunu aydın görə biləsiniz.
Ödəniş növünə görə pulu ümumiləşdirmək üçün yenidən QUERY funksiyasından istifadə etdim:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")İş gününün sonunda administrator yalnız gəliri iki dəfə yoxlamalıdır və əl ilə yenidən hesablama aparmaq məcburiyyətində deyil. Biz insanı əlavə iş görməyə məcbur etmirik və sahibi istənilən vaxt vəziyyətə baxıb nəzarət edə bilər.
Bütün lazımi cədvəllər hazırdır, indi biz sadəcə hər gün üçün nişanı dublikat edəcəyik, nömrələyib aşağıdakıları əldə edəcəyik.
Əla! Demək olar ki, hər şey hazırdır, ayın bütün əsas göstəricilərini tablosuna daxil etmək qalır.
Ayın ümumi gəlirini əldə etmək üçün aşağıdakı düsturu yaza bilərsiniz
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1burada D1 gündəlik gəliri olan xanadır və '1', '2' və s. nişanın adıdır. Eyni şəkildə əlavə gəlir və xərclər haqqında məlumat əldə edirəm.
Aydınlıq üçün mən ümumi gəlirliliyi kateqoriyalar üzrə göstərmək qərarına gəldim. Bunun üçün bütün tablardan kompleks seçim və qruplaşdırma aparmalı, sonra boş və lazımsız sətirləri süzüb silməli oldum.
Kateqoriya üzrə gəlirlilik
Əsas gəlir uçotu aləti hazırdır, indi biz ilin hər ayı üçün faylın dublikatını çıxaracağıq.
Gəlirlərin uçotu və monitorinqi üçün alət yaratdıqdan sonra bütün aylıq xərcləri nəzərə alacağımız bir xərc cədvəli yaratmağa başladım: icarə, əmək haqqı, vergilər, malların alınması və digər xərcləri.
Cari il qovluğunda mən Google Cədvəl sənədi yaratdım və ona 13 tab, idarə paneli və on iki ay əlavə etdim.
İdarə paneli nişanı
Aydınlıq üçün, tablosunda sekmesinde il üçün maliyyə xərcləri haqqında bütün lazımi məlumatları ümumiləşdirdim.
Və hər aylıq tabda şirkətin bütün nağd xərclərini kateqoriyalar üzrə izləyəcəyimiz bir cədvəl yaratdım.
Ay nişanı
Çox rahat olduğu ortaya çıxdı, indi şirkətin bütün xərclərini görə və idarə edə bilərsiniz, lazım gələrsə, tarixə baxın və hətta analitik aparın.
Gəlir və xərclər haqqında məlumatlar müxtəlif fayllarda yerləşdiyindən və onlara nəzarət etmək çox əlverişli olmadığından, sahibin şirkətə nəzarət etmək və idarə etmək üçün lazım olan bütün müvafiq məlumatları topladığım bir fayl yaratmağa qərar verdim. Mən bu faylı “Xülasə” adlandırdım.
dönmə cədvəli
Bu faylda cədvəllərdən aylıq məlumat alan bir cədvəl yaratdım, bunun üçün standart funksiyadan istifadə etdim:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")burada mən sənəd identifikatorunu birinci arqument kimi, idxal edilmiş diapazonu isə ikinci parametr kimi ötürürəm.
Sonra illik balansı tərtib etdim: nə qədər qazanıldı, nə qədər xərcləndi, qazanc nə qədər oldu, rentabellik. Lazımi məlumatları vizuallaşdırdı.
Rahatlıq üçün, biznes sahibinin bütün məlumatları bir yerdə görə bilməsi və fayllardan keçməməsi üçün ilin istənilən ayını seçmək və real vaxt rejimində əsas göstəriciləri göstərmək qabiliyyətini birləşdirdim.
Bunun üçün ay və sənəd ID arasında əlaqə yaratdım
Sonra “Data -> Data Validation” istifadə edərək açılan siyahı yaratdım, linkin diapazonunu təyin etdim və sənədə dinamik keçidlə idxalı konfiqurasiya etdim.
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Nəticə
Gördüyünüz kimi, biznesinizdə prosesləri təkmilləşdirmək göründüyü qədər çətin deyil və bunu etmək üçün heç bir super bacarıqlara ehtiyacınız yoxdur. Əlbəttə ki, bu sistemin bir çox çatışmazlıqları var və biznes böyüdükcə ondan istifadə etmək mümkün olmayacaq, lakin kiçik biznes üçün və ya başlanğıcda bir fərziyyəni sınaqdan keçirərkən bu əla bir həlldir.
Bu oyun otağı üçüncü ildir ki, bu həll üzərində işləyir və yalnız bu il, biz artıq bütün prosesləri aydın başa düşəndə, müştərimizi və bazarı tanıyırıq. Biz tam hüquqlu onlayn biznes idarəetmə aləti yaratmağa qərar verdik.
PS
Biznesinizi izləmək üçün Google Cədvəldən istifadə, xüsusən də telefonunuzdan çox rahat deyil. Mən belə etdim , bütün əsas biznes göstəricilərini real vaxt rejimində rahat formatda nümayiş etdirir
Mənbə: www.habr.com