Hər kəsə salam, mənim adım Konstantin Kuznetsov, mən RocketSales şirkətinin baş direktoru və təsisçisiyəm. İT sahəsində, inkişaf departamentinin öz kainatında yaşadığı zaman olduqca ümumi bir hekayə var. Bu kainatda hər bir iş masasında hava nəmləndiriciləri, monitorlar və klaviaturalar üçün bir dəstə qadcet və təmizləyicilər və çox güman ki, öz vəzifəsi və layihə idarəetmə sistemi var.
Böyük məsələ nədir?
Bəlkə də bəziləri üçün heç bir şey deyil. Ancaq problemlə üzləşdik. Biz satış sistemlərini qurur və avtomatlaşdırırıq, CRM tətbiq edirik və biznes üçün bulud infrastrukturu yaradırıq. İnkişaf və istehsal şöbələrinə əlavə olaraq, müştəri layihələri tez-tez marketoloqlar, satıcılar, mühasiblər və digər işçiləri əhatə edir. Və biz effektiv layihə idarəetmə prosesini necə təşkil etmək barədə düşünməyə başladıq.
Əgər inkişaf və istehsal prosesi Jira və ya GitLab kimi platformada təşkil olunubsa, o zaman inkişafdan başqa heç kim nəyin nə olduğunu başa düşmür. Üçüncü tərəf işçisini layihəyə cəlb etmək üçün onunla görüşməli, kontekstini izah etməli, tapşırığı hardasa qeyd etməli, sonra iş çatlarında hazırlıq dərəcəsinə nəzarət etməli, çat vasitəsilə nəticə əldə etməli və onu Jira-ya daxil etməlisiniz. Və hər dəfə belə.
İnkişaf şirkətin digər şöbələrindən kəsilib, onlar bizi necə cəlb edəcəklərini bilmirlər və bizim iştirakımıza ehtiyacları olub-olmadığını bilmirik.
Bir neçə il əvvəl biz Asana platformasını kəşf etdik. Bu materialda sizə aşağıdakılar üçün inkişaf və istehsalın idarə edilməsi prosesini necə təşkil etdiyimizi söyləmək istəyirəm:
- bütün şirkət vahid ekosistemdə işləyirdi,
- hər kəsin kifayət qədər funksionallığı var idi,
- hər bir layihənin dəyərini saatlarla və pulla qiymətləndirmək mümkün idi,
- müştərilərlə iş uzunmüddətli idi: bir tapşırıq çərçivəsində deyil, daimi ideya geriliyi olan bütöv bir layihə çərçivəsində.
Asananı tanımaq haqqında bir az
Layihənin idarə edilməsi üçün rahat proqram təminatı axtarışına 10 il sərf etdim. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 və onlarla digər tapşırıq izləyiciləri güc testindən keçməyib. Sonra Asananı tapdım. Və hər şey alındı.
Fikrimizcə, bu, tapşırıq və layihənin idarə edilməsi üçün ən yaxşı və sürətlə inkişaf edən platformadır. Bu gün Asana populyarlıq və istifadəçi məmnuniyyəti baxımından dünya lideridir. Bunu g2 reytinq cədvəli sübut edir.
Biz Asana-nın pərəstişkarlarıyıq, hətta bunu müştərilərimiz üçün həyata keçirə bilmək üçün sertifikat almışıq.
Satışdan layihənin icrasına qədər olan prosesi qısaca təsvir edəcəyəm
İT xidmətləri satdığımız üçün hunimiz kifayət qədər uzundur və sona doğru istehsal və bəzən inkişaf şöbəsinə daxil olur.
Satış şöbəsi standart manipulyasiyalar həyata keçirir: audit, CP-nin təsdiqi, müqavilənin imzalanması, əməliyyatın istehsala ötürülməsi. İstehsalat müqaviləni qəbul etməyə bilər: burada büdcə, istehsalata köçürülmə tarixi və layihənin həyata keçirilməsi üçün təxmini vaxt fondu göstərilməlidir.
amoCRM + Asana birləşməsi sayəsində əməliyyatı satış şöbəsindən istehsala və geriyə köçürərkən iş heç bir yerdə kəsilmir. Mavi satış şöbəsinin məsuliyyət sahəsini, narıncı istehsal şöbəsini, çəhrayı isə inkişaf şöbəsini göstərir.
Dizayn şöbəsindən fərqli olaraq inkişaf şöbəsinin hər layihədə iştirak etməməsi vacibdir. Bəzən sistemin qurulması xüsusi həllər tələb etmir.
Beləliklə, menecer layihəni istehsala qəbul etdikdə, satış meneceri 1 kliklə Asana gedir (skrinshot). amoCRM-dən layihə avtomatik olaraq Asana-da yaradılır.
Ümumi müştəri layihə lövhəsində avtomatik olaraq layihə xəritəsi və kommersiya təklifləri olan tapşırıq (tapşırıq) yaradılır. Hazırda istehsalda olan bütün müştərilər burada göstərilir. Burada məsul menecer təyin olunur, müddətlər təyin olunur, iş növü seçilir və tapşırıq statusları dəyişdirilir.
Menecer tapşırıqda təklif olunan avtomatik iş proseslərindən hər hansı birini işə sala bilər:
- Müştəri layihəsini tapın/yaratın + Orada tapşırıq əlavə edin
- Tapşırığı əməliyyat məlumatları ilə doldurun
- Cari tapşırıqdan müqavilə yaradın
Layihə amoCRM-də göstərilən bütün məlumatlar ilə doldurulur. Xidmətin növündən asılı olaraq, faktiki iş bloklarını həyata keçirmək üçün dərhal bir sıra alt tapşırıqlar yaradılır. Layihə meneceri təfərrüatlı tapşırıqları parçalamaq, məsuliyyətlər və son tarixlər təyin etmək üçün qalır.
Bu şura yeni layihələrin həyata keçirilməsinə kömək edir. Lakin mövcud vəziyyətlərin monitorinqi və bununla bağlı risk altında olan layihələrin olması əlverişsizdir.
Müştərilərin tapşırıqlarını və layihələrini necə qruplaşdırırıq
Bütün layihələrin ümumi şurasından menecer layihəni daha 3 şuraya əlavə edir:
- müştərinin şəxsi lövhəsi;
- aktiv müştərilərin portfeli;
- menecer portfeli.
Müəssisələrin hər birinə niyə ehtiyacımız olduğunu anlayaq.
Gördüyünüz ekran görüntüsündə müştərinin şəxsi lövhəsi.
Niyə bu lövhə?
Əvvəllər biz tapşırıqlar baxımından düşünürdük. Tapşırığı tamamladım və başqa bir işə getdim. Məlum oldu ki, biz müştəri üçün onun istədiyi qədər iş görürük. Lakin biz uzunmüddətli əlaqələr qurmaq istəyirdik, ona görə də tapşırıqlarla işləməkdən müştərilərlə işləməyə keçdik.
Müştəri üçün təkmilləşdirmələr üçün bütün fikirləri yazmağa əminik. Müştərinin təsadüfən havaya atdığı fikir olsa belə, onu düzəldib bitiririk. Tapşırıqların arxa planı belə formalaşır, müştəri ilə iş bitmir.
Bu lövhədə nə var?
Asanamız bir neçə xidmətə bağlıdır:
- CRM sistemi (satış şöbəsi ilə qarşılıqlı əlaqə üçün),
- TimeDoctor (vaxt izləmək üçün),
- ERP sistemi (bütün məlumatların vahid interfeysdə toplanması üçün).
Asana-da sürətli resurs idarəetmə panelini təqdim etdik. Tapşırığın üstündəki boşqabı göstərirsiniz və kimin tapşırığın üzərində nə qədər işlədiyini və hansı bonus qazandığını görürsünüz.
İstehsalat şöbəsinin işi saatlarla qiymətləndirilir, buna görə də hər bir işçinin müştəri problemlərinin həllinə nə qədər vaxt sərf etdiyinə ciddi nəzarət etmək bizim üçün vacib idi.
Lövhədən istifadə etməyin faydaları nələrdir?
Nəticədə ERP sistemində görürük Layihə hesabatı. Əməliyyat vəziyyəti, layihə iştirakçıları, layihənin büdcəsi, işlənmiş saatların sayı və son tarixlər.
Biz oxşar inkişaf layihələrinin dəyərini proqnozlaşdıra bilərik, KPI hesablamaları tamamilə şəffaf olur və inkişafın cəmi bir neçə saat çəkdiyi illüziyalarına yer yoxdur. Lazım gələrsə, həmişə hesabat vermək üçün müştəriyə göstərə biləcəyimiz bir interfeysimiz var.
Asana portfelləri
Bu funksionallıq Asana-da uzun müddətdir həyata keçirilir. Amma biz bunu dərhal dəyərləndirmədik. Əvvəlcə menecerlərimizin bütün layihələrini portfellərə yığdıq. Məlum olub ki, şirkətdə işlədiyi müddətdə Denis Kiselev 61 müştəri ilə işləyib.
Bilmək gözəldir, lakin onu toplamaq üçün sərf olunan vaxtı əsaslandırmaq üçün kifayət deyil. Və biz portfellərdə qol vurduq. Asanadakı bir layihəni CRM sistemindəki bir əməliyyata bərabərləşdirəndə hər şey dəyişdi.
Əvvəllər menecer bütün layihələrə abunə idi və Gələnlər qutusunda (bildiriş lenti) bütün dəyişikliklər barədə bildirişlər aldı. Hər bir status yeniləməsi və yeni şərh ən yenisindən başlayaraq lentdə göstərildi. Bazar ertəsi menecer oturdu və gələnlər qutusundan tapşırıqları ardıcıl olaraq tamamladı. Prioritetlərdən söhbət getmirdi, bəzən mühüm vəzifələrə də nail olunmur.
İndi bir işçi portfeli və bir layihə departamenti portfeli var. Birincisi, menecer öz layihələrini idarə edir, ikincisi menecerə bütün işçilərin cari iş yükü ilə bağlı nəzarət funksiyasını verir.
Dizayn şöbəsinin portfeli
Ekran görüntüsündə işçilərə görə sıralanmış layihələri görə bilərsiniz.
Həftədə bir dəfə layihə meneceri hər bir layihənin vəziyyətini yeniləyir. Keçən həftə nə edildiyini və növbəti həftə üçün nələrin planlaşdırıldığını yazır. Üç teqdən birini təyin edir: nəzarət altında, risk altında, problemlər var.
Menecer tez qiymətləndirə bilər:
- dizayn departamentində müştərilərin cari həcmi,
- hər bir menecer üçün işləyən layihələrin sayı,
- layihələr üzrə vaxtı keçmiş tapşırıqların sayı,
- problemlərin olması və layihələrdə iştirak etmək ehtiyacı,
- layihənin son tarixləri, sərf olunan vaxt, huni mərhələsi və layihənin prioriteti.
Portfoliolar da hesabat verməkdə bizə kömək edir. Layihə statusu yeniləndikdən sonra başa çatmış və planlaşdırılan işlər haqqında hesabat avtomatik olaraq müştəri çatına göndərilir.
İşçi portfeli
Hətta dizayn şöbəsinin müdirinin də öz portfeli var. Əgər, pah-pah-pah, səlahiyyətlərini götürsə, yeni adam nəzarətində olan bütün layihələri görəcək, onlara nəzarət etməyə davam etməlidir.
Xətt işçiləri portfeldə yük planlaşdırmasının rahatlığını da yüksək qiymətləndirdilər. "Yük" sekmesinde Asana, son tarixləri nəzərə alaraq tapşırıqların həcmini təhlil edir və bir işçinin həddən artıq iş həcmini planlaşdırdığı təqdirdə xəbərdarlıq edir. Siz bu nişanı tərk etmədən son tarixləri dəyişdirə və təfərrüatları tənzimləyə bilərsiniz.
Səhvlərin həlli və fərdi inkişaf
İnkişafa cavabdeh olan ayrıca komandamız var. Biznes prosesinin bir hissəsi olaraq o, iki növ tapşırıq alır:
- böcək,
- yeni inkişaf.
Səhvlər yoxlanılır, kritikliyi qiymətləndirilir və texniki dəstək xidməti tərəfindən işə köçürülür.
İnkişaf tapşırıqları ya şirkətin daxili məhsul ehtiyatı hesabına, ya da müştəridən müvafiq sorğu olarsa, layihə menecerindən gəlir.
İnkişaf prosesi, ümumiyyətlə, belə görünür.
Tapşırıqlar Asanadakı inkişaf şurasına düşür. Budur o.
Tapşırıq direktoru "Səhv" və ya "Xüsusiyyət" növünü seçir, kritiklik dərəcəsini təyin edir, müştərini və tapşırığın təsir etdiyi şirkətin daxili şöbələrini göstərir. Tapşırıq daxili qaydaların bütün tələblərinə cavab verdikdə, direktor tapşırığın yuxarı hissəsindəki ildırım işarəsinə klikləyir və "İnkişafda qiymətləndirin" avtomatik iş prosesini işə salır.
İnkişaf şöbəsinin rəhbəri qiymətləndirmə üçün yeni tapşırıq haqqında bildiriş alır və tapşırığın özü qiymətləndirmə müddətində eyni adlı ayrıca lövhəyə köçürülür.
Qiymətləndirmədən sonra menecer tapşırığı planlaşdırılan tamamlanma ayına uyğun sprintə keçir. Tapşırıqlar həmişə eyni anda bir neçə lövhədə olur:
- layihə menecerinin şəxsi lövhəsində,
- texniki dəstək lövhəsində,
- inkişaf lövhəsində.
Tapşırığı izləyən bütün iştirakçılar və işçilər tapşırığın gedişatını görür, bildirişlər alır və birbaşa tapşırığa verilən şərhlərdə müzakirələr aparır. Tapşırıq tamamlandıqda, layihə meneceri və ya məsul texniki dəstək mütəxəssisi layihə üzərində işləməyə davam etmək üçün onu öz tərəfinə "götürür".
İnkişaf və istehsal şöbələrini komanda ilə yenidən vahid mühitə gətirəndə nə baş verdi?
Birincisi, müştəri layihələri daha uzunmüddətli oldu. Daim doldurulan geriləmə səbəbindən orta hesab artdı.
İkincisi, layihələrin keyfiyyəti xeyli yaxşılaşmışdır, çünki inkişaf departamenti istənilən vaxt marketinq, satış, mühasibat və s. suallar verə bilər. Biz komandanın lazımi səriştələrini vaxtında birləşdirə və tamamilə fərqli səviyyəli həllər təklif edə bildik.
Üçüncüsü, işçilər, menecerlər və müştərilər planlaşdırılmış və tamamlanmış tapşırıqlarda tam şəffaflıq əldə etdilər. Biz layihələri idarə etməyi öyrəndik və başa düşdük ki, bu, insan faktorunun demək olar ki, tamamilə aradan qaldırıla biləcəyi tamamilə texniki bir prosesdir.
Dördüncüsü, komanda daha birləşdi. Əvvəllər işçilər mifik inkişaf və istehsal şöbələrinin nə işlə məşğul olduqları barədə çox az təsəvvürə malik idilər.
İndi sistemlərin inkişafı və texniki konfiqurasiyası prosesini görəndə:
- satış departamenti orada necə satmaq barədə fikir və ilham tapır,
- marketoloqlar müntəzəm olaraq yazılar, məqalələr, yerləşdirmə və reklam mətnləri üçün faydalı məzmun götürür,
- menecerlər müştərilərin ehtiyaclarını və davranışlarını təhlil edir, strategiyanı tənzimləyir.
Nəticə bizim, müştərilərimizin və tərəfdaşlarımızın faydalandığı bir qazan-qazan-qazan transformasiyası oldu. Şərhlərdə öz fikrinizi bölüşsəniz, şad olaram: məqaləmdə faydalı bir şey var idimi və inkişafda hansı layihə idarəetmə üsullarından istifadə edirsiniz!
Mənbə: www.habr.com