Texnologiyalarımızın necə kömək etdiyini bir neçə dəfə yazmışıq və hətta hər cür sənədlərdən məlumatları işləmək və giriş sistemlərinə daxil etmək üçün. Bu gün sizə izah edəcəyik ki, necə tətbiq etdik daxilindədir. Moskvanın ən iri istilik və isti su təchizatçısıdır.
Adi bir mühasibin yerində olmağı təsəvvür edin. Anlayırıq, bu asan deyil, amma buna baxmayaraq, cəhd edin. Hər gün sizə çoxlu kağız hesab-fakturalar, yükləmə sənədləri, sertifikatlar və s. gəlir. Xüsusilə hesabat təqdim etmə günlərində çox olur. Bütün rekvizitləri və məbləğləri sürətlə və diqqətlə yoxlamaq, yenidən yazmaq və giriş sisteminə daxil etmək, əl ilə tranzaksiyaları həyata keçirmək və sənədləri arxivə göndərmək lazımdır ki, sonra daxili auditlər, vergi xidməti, tarif tənzimləmə orqanları və digərləri üçün vaxtında təqdim olunsun. Çətinmi? Ancaq bu, bir çox şirkətlərdə mövcud olan illərlə davam edən biznes praktikasıdır. MOЭK ilə birlikdə bu zəhmətli işi asanlaşdırdıq və daha rahat etdik. Bunun necə olduğunu maraqlandırırsa, xoş gəlmisiniz!
Şəkildə – Moskva TЭЦ-21, Avropanın ən iri istilik enerjisi istehsalçısıdır. Bu stansiyadan yaranan istiliyi MOЭK Moskvanın şimalında 3 milyon sakinə təqdim edir. .
MOЭK-in Moskva və ətrafında on beşdən çox filialı var. Onlar 15,811 km istilik şəbəkələri, 94 istilik stansiyası və qaz istehsalçıları, 10,000 istilik məntəqəsi və 24 nasos stansiyası ilə xidmət edir, həmçinin yeni istilik sistemləri qurur və quraşdırır. Şirkət iqtisadi fəaliyyət üçün çoxlu avadanlıq və xidmətlər satın alır: . Hər bir satınalma təşəbbüskarının sənədləşməsi ilə xüsusi əməkdaşlar – müqavilə kuratorları məşğuldur.
Böyük bir şirkətdə müqavilələrin necə hazırlanması təşkil olunur? Kuratorlar müqavilə bağladıqda, qarşı tərəfdən çoxlu vacib kağız sənədləri alırlar: yük sənədləri, xidmət göstərmə aktları, hesab-fakturalar, sertifikatlar və s. Adətən, kurator biznes sənədlərini skan edir, sonra isə skanları müəssisə resurslarının idarə edilmə sistemindəki sifarişə əlavə edir. Maliyyə monitoru bütün məlumatları əl ilə yoxlayır. Sonra kurator sənədlərin orijinallarını mühasibatlığa aparır. Ya da bunu kuryer edir, o zaman sənədlərin hərəkəti daha uzun vaxt apara bilər - bir neçə saatdan bir neçə günə qədər.
Və hər şey normal olardı, amma, digər şirkətlərdə olduğu kimi:
- Kağızlar mühasibatlığa hesabat təqdim etmə günlərində gələ bilər. Bununla, mühasiblərin iş yerində gününü gecələməsi lazım olur. Bütün hesab, qaimə və s. düzgün doldurulub-doldurulmadığını əl ilə yoxlamaq lazımdır. Sonra, hər şey doğru olarsa, işçi məlumatları uçot sisteminə yazır və daxil etmələr edir. Bu zaman mühasibin 90% vaxtı məlumatların - tələblərin, məbləğlərin, tarixlərin, nomenklatura nömrələrinin və s. yazılması ilə keçir. Bu səbəbdən səhv etmə riski yaranır.
- Sənədlər artıq səhvlərlə gələ bilər. Bəzən isə bəzi hesablar və ya arayışlar çatışmır. Bəzən bu, hesabat təqdim edilməsi üçün son günlərdə məlum olur. Bu səbəbdən sənədlərin razılaşdırılması müddətləri uzana bilər.
- Daxil etmələr həyata keçirildikdən sonra mühasiblər qaimələri, hesabları və aktları parçalı kağız və elektron arxivlərdə saxlayırlar. Bu, niyə çətinliklərə səbəb olur? Məsələn, МОЭК tariflərə əsasən fəaliyyət göstərdiyi üçün icra hakimiyyətlərinə qarşı xərclərini mütəmadi olaraq hesabat verməyə borcludur. Və mühasibatlığa yeni bir dövlət və ya vergi yoxlaması gəldiyində, əməkdaşların sənədləri uzun müddət axtarması lazım olur.
MOЭК-nin mühasibatlıq işinin əvvəlki sxemi belə görünürdü:
MOЭК, enerji sektorunda ilk olaraq, bu sxemi yenidən qurmaq və sadələşdirmək qərarına gəldi ki, müqavilələri daha sürətli bağlayıb hesabatları təqdim etsin, alış zamanı bazar dəyişikliklərini daha yaxşı qiymətləndirsin və maliyyə strategiyasını planlaya bilsin. Özbaşına, tək başına, uzun illər formalaşmış mühasibat iş sxemini dəyişmək çətin olduğu üçün, şirkət bunu ABBYY ilə birlikdə transformasiya etməyə qərar verdi.
Dedi və etdi
ABBYY mütəxəssisləri komandası MOЭК-də məlumatın intellektual emalı üçün universal platforma tətbiq etdi və konfiqurasiya etdi:
- sənədlərin emalı üçün çevik təsvirlər (məlumat çıxarılması şablonları). Bu nədir və nəyə lazımdır, biz bunu Хабр-da ətraflı izah etmişik və . MOЭК, bu həll vasitəsilə 30-dan çox sənəd növünü (məsələn, quraşdırılan avadanlıq aktı və agent haqqı aktı) emal edir və onlardan 50-dən çox atribut çıxarır (sənəd nömrəsi, ÜNV ilə cəmi, alıcının, satıcının, podratçının adı, malın miqdarı və s.);
- ABBYY FlexiCapture, SAP və OpenText arasında əlaqələri təmin edən məlumat yoxlamaları və yüklənmələri həyata keçirmək üçün konnektor. Bu konnektor sayəsində sifariş və müqavilədən məlumatların müxtəlif kataloqlara görə avtomatik yoxlanması mümkün oldu. Bununla bağlı biz bir az aşağıda danışacağıq;
- sənədlərin OpenText bazasında elektron arxivə ixracı. İndi bütün sənəd skanları bir yerdə saxlanılır;
- SAP ERP-də sənəd skan şəkillərinə göndərmələrlə mühasibat daxil etmələrinin ilkin versiyaları.
Sonra ABBYY və MOEK əməkdaşları, mühasibin elektron arxivdə istənilən atributa görə mühüm fakturaları bir neçə saniyə içində tapa bilməsi üçün axtarış forması hazırladılar.
Axtarış 26 müxtəlif kriteriya üzrə mümkündür (şəkil tıklanabilir):
MOEK bütün sistemi uğurla test etdikdən sonra istifadəyə verildi. Bütün layihə, razılaşmalar, dəqiqləşdirmələr və düzəlişlər daxil olmaqla, 10 ay ərzində icra olundu.
ABBYY FlexiCapture tətbiq edildikdən sonra iş prinsipi:
Sizə elə gəlir ki, heç bir dəyişiklik yoxdur? Bəli, iş prosesi eynidir, sadəcə artıq əksər funksiyaları maşın yerinə yetirir.
Auditoriya, başlansın!
İndi işlər necədir? Tutaq ki, müqavilə rəhbəri istilik elektrik stansiyası üçün nasosların tədarükü ilə bağlı ilkin sənədlər toplusunu alıb, ya da məsələn, isitmə şəbəkələrinin tikintisi ilə. Mütəxəssis artıq sənədlərin tamlığını və içeriğini özü yoxlamaq, kuryer çağırmaq və sənədlərin orijinallarını mühasibatlığa göndərmək zorunda deyil. Rəhbər sadəcə imzalanmış ilkin sənəd toplusunu skan edir, daha sonra isə texnologiyalar işə başlayır.
Şəbəkə skaner sistemi vasitəsilə əməkdaş TIFF və ya PDF formatında skanları öz qızıl qovluğuna və ya e-mailinə göndərir. Sonra ABBYY FlexiCapture giriş veb-stansiyasını açır və emal üçün sənəd toplusunun növünü seçir. Məsələn, "işlər/xidmətlər alışı agent proviziyası ilə", "material-texniki resursların (MTR) qəbulu" və ya "əmlakın hesablanması".
Toplunun növündən asılı olaraq, sistemin təsnifləşdirməli, tanımalı və yoxlamalı olduğu sənəd və məlumatların sayı və növləri dəyişir.
Rəhbər tanıma üçün skanları yükləyir. Sistem avtomatik olaraq bütün sənədlərin mövcudluğunu, hər sənədin içəriyini yoxlayır və serverdə müqavilənin tarixi, məbləği, ünvanı, TIN, KPP və digər məlumatların tanınması həyata keçirilir. Qeyd edək ki, MOEK Rusiyada bu yanaşmanı istifadə edən ilk energetika şirkətidir.
Əgər rəhbər bütün sənədləri yükləməyibsə və ya hansısa qaimədə bütün məlumatlar qeyd olunmayıbsa, sistem bunu qeyd edir və dərhal əməkdaşdan səhvi düzəltməsini xahiş edir:
Sistem qüsur bildirir və çatışmayan sənədləri əlavə etməyə çağırır (burada və daha sonra ekran görüntüləri tıklanabilir):
Sistem sənədin vaxtının dolduğunu gördü:
Beləliklə, işçiyə sənədin düzgün tərtib edilib-edilmədiyini müəyyən etməyə ehtiyac qalmir. Əgər hər şey doğrudursa, sonra giriş veb-stansiyasında avtomatik olaraq məlumatların əksər yoxlama prosesi həyata keçirilir. Sadəcə SAP ERP-də göstərilən sifariş nömrəsini daxil etmək lazımdır. Bundan sonra tanınmış məlumatların SAP-də işlənən məlumatlarla uyğunluğu yoxlanılır: tərəfdaşın İNN və KPP nömrələri, müqavilənin rəqəmləri və məbləğləri, ƏDV, mal və ya xidmət nomenklaturası. Bir sənədin işlənməsi və yoxlanması cəmi bir neçə dəqiqə çəkir.
Rekvizitlər – İNN və KPP – əsasında lazımi şirkəti kataloqdan seçmək mümkündür:
Əgər faktura və ya yüklənmiş sənəd də səhv varsa, o, sənədin arxivə ixrac olunmasına icazə verməyəcək. Məsələn, əgər sənəd düzgün tərtib edilməyibsə və ya simvollardan biri yanlışdırsa, sistem bunu göstərəcək və işçidən bütün dəqiqlikləri düzeltməsini tələb edəcək. Məsələn:
Sistem aşkar etdi ki, ZAO "Vasilok" MOEK-in təchizatçıları siyahısına daxil deyil.
Bu, işçilərə sənəd mühasibatlığa daxil olmadan əvvəl səhvləri izləməyə imkan tanıyır.
Bütün yoxlamalar uğurla keçildiyi təqdirdə, bir kliklə sənədin skan-kopiyası OpenText-in elektron arxivinə göndərilir, SAP-də isə bu sənədin meta məlumatları ilə bir bağlantı və kartça meydana gəlir. Mühasib və ya kurator hər zaman elektron arxivdə lazım olan sifarişin sənədlər siyahısına və kimlərin, hansı müddət ərzində, hansı nəticə ilə sənədləri işlədiyini görə bilər.
Pyotr Petrovich elektron arxivə baxdı, …
…sifariş №1111 üzrə sənədləri kimlərin yüklədiyini görmək üçün.
ABBYY FlexiCapture-dən SAP-yə məlumatların və skanların ixracından sonra əvvəlcədən doldurulmuş məlumatlarla və sənədlərin skan görüntülərinə bağlantılarla bir təqdimat draftı meydana gəlir.
Təqdimat draftı:
Sonra mühasibin poçtuna hazır draft və skanlarla bağlı bir xəbərdarlıq gəlir. İxtisas sahibləri artıq kağızla baş ağrısı çəkmək məcburiyyətində deyillər. Onlara yalnız skanlarda əməliyyatın yekun məbləğini, möhür və imza olub-olmadığını təsdiqləmək və təqdimatını həyata keçirmək lazımdır. İndi mühasib bunu bir dəqiqədən az vaxt alır.
Layihənin nəticələri
- ABBYY texnologiyaları ilə MOEK yalnız mühasibatlıq deyil, maliyyə nəzarətini də sadələşdirdi və sürətləndirdi. İndi işçilərin təqdimatı etmək üçün sənədlərin orijinalını gətirmək üçün kurye gözləmələri lazım deyil – bir kliklə artıq yoxlanılmış məlumatlarla skanı əldə etmək kifayətdir. Həqiqətən, kağız sənəd hələ də lazımdır. Amma indi onu mühasibatlığa sonra göndərmək olar. Oraya daxil olduqda, işçi mühasibat sistemində "Orijinal alındı" işarəsini qoyacaq.
- İşçilər skanlardan bütün lazımi ticarət məlumatlarını dərhal alır, vaxtında təqdimatlar həyata keçirir və hesabatlar üçün bütün sənədləri əvvəlcədən hazır edir. İndi onlara nə daxili, nə də xarici yoxlamalar qorxu yaradır.
- Müəllimlər maliyyə əməliyyatlarını 3 dəfə daha sürətli həyata keçirirlər və МОЭК hesabat dövrünü 10 gün əvvəl tamamlayır.
- Bütün МОЭК filialları mühasibat sənədlərini tək elektron arxivdə saxlayır. Bunun sayəsində, istənilən hesab-faktura, müqavilə və ya icra aktını, eləcə də onlardan hər hansı atributu (mübləğlər, ƏDV, malların və ya xidmətlərin nomenklaturası) 4 dəfə daha sürətli tapmaq mümkündür.
- Hər il bu həll 2.6 milyon sənəd səhifəsini emal edir.
Nəticə olaraq
МОЭК istifadə edir artıq 2 ildir və bu müddətdə statistikalarını topladı. Aydındır ki, mühasiblər 95% əməliyyatları yekun layihələrə dəyişiklik etmədən həyata keçirirlər. Bu, gələcəkdə belə əməliyyatların tamamilə avtomatik keçirilməsinə imkan verəcək. Beləliklə, bu məhsul şirkətin biznes proseslərinə "süni intellekt" elementlərini daxil etməyə doğru atdığı birinci addım oldu: МОЭК müvafiq proqramı özündə inkişaf etdirir.
Digər Rus şirkətləri də mühasibat işini avtomatlaşdırır: onu daha sadə və rahat edir. Məsələn, ABBYY texnologiyaları ilə "" maliyyə nəzarəti xidməti iki dəfə daha sürətli vacib iş məlumatlarını əldə edir və lazım olan hesab-faktura və mal qəbzlərini tapmaq üçün 20% daha az vaxt sərf edir. İntellektual məlumat emalı texnologiyaları "" holdinqinin mühasiblərinə kütləvi vergi yoxlamaları zamanı lazım olan maliyyə sənədlərini dərhal tapmağa kömək edir. 2019-cu ildə şirkət mütəxəssisləri təxminən 10 milyon sənəd səhifəsini emal etməyi planlaşdırır.
МОЭК və ABBYY layihəsi haqqında daha çox məlumat əldə etmək istərsinizmi? Aprelin 3-də saat 11:00-da МОЭК-in İT Mərkəzinin müavin rəhbəri Vladimir Feoktistov bu işin detalları haqqında pulsuz mövzusunda danışacaq. Sual vermək istəyirsinizsə, qoşulun.
Yelizaveta Titarenkо,
ABBYY korporativ bloqunun redaktoru
Mənbə: habr.com
