Yəqin ki, 20-25 dəfə tapşırıqları sistemli şəkildə idarə etməyə çalışdım. Və hər cəhd, indi başa düşdüyüm kimi, iki səbəbdən uğursuz oldu.
Birincisi, tapşırıqları yerinə yetirməyə vaxt ayırmaq üçün bunun niyə edildiyini başa düşməlisiniz.
Tapşırıqları idarə etməyə, onlara vaxt sərf etməyə, daha az iş görməyə başlayırsınız, hamısı yığılmağa başlayır - nəyə görə?
Səbəbini anlamadığınız zaman hər hansı bir işi görmək çətindir. "Həyatınızı nizamlamaq" ən adekvat məqsəd deyil, çünki "nizamlı həyat" olduqca qeyri-müəyyən bir fenomendir. Ancaq "qeyri-müəyyənlik səviyyəsini azaltmaqla narahatlıq səviyyəsini azaltmaq" gündə bir saat asanlıqla sərf edilə bilən daha spesifik və daha yaxşı bir məqsəddir.
İkincisi, oxuduğum bütün metodologiyalar prosesin son vəziyyətini dərhal təsvir edir. “ToDoIst-i götürməli, onu layihələrə ayırmalı, təqvimlə inteqrasiya etməli, həftə üçün tapşırıqları nəzərdən keçirməli, onlara üstünlük verməlisən...” Bunu dərhal etməyə başlamaq çətindir. Proqram təminatının hazırlanmasında olduğu kimi, istifadə etməyiniz lazım olduğuna inanıram - təkrarlanan şəkildə.
Buna görə də, mən "təkrarlarımdan" keçəcəyəm və bəlkə də eyni formada sizin üçün faydalı olacaq. Axı, (nisbətən) yeni paradiqmadan istifadə edərək işə qayıtmaq üçün may tətillərindən istifadə etmək üçün yaxşı səbəb nədir?
Buna necə gəldiyimi oxuya bilərsiniz .
Trello, bir neçə siyahı
Biz yalnız 4 siyahı yaradırıq, masa üstü və mobil proqramlardan istifadə edirik.
Siyahılar:
- Görüləcək işlər - ağlınıza gələn bütün tapşırıqları buraya yazın. Və ağlına gələn kimi onları yazın. “Zibil atmaq” bir vəzifədir. “Qabları yumaq” bir vəzifədir. “Planlaşdırma görüşünü planlaşdırın” bir vəzifədir. Yaxşı, və s. Gözlənilməz bir şey baş verərsə və ya sadəcə çətin bir gün keçirsəniz, ən açıq və ya vacib şeylər belə unudula bilər.
- Bu gün üçün görüləcək işlər - hər axşam "To-do" lövhəsindən "Bu gün üçün görüləcək işlər" lövhəsinə köçürürəm. Axşam işinizin bir hissəsi orada qalırsa, bu normaldır; daha çox aşağıda. Vaxt keçdikcə siyahıda nə qədər tapşırıq ola biləcəyini anlamağa başlayırsınız ki, onların əksəriyyəti planlaşdırılan gündə yerinə yetirilsin.
- Bu gün hazırlanmışdır. Bu lövhə "Bu gün heç nə etmədim" narahatlığını azaltmağın əsas yolu və özünü təşkil etmək haqqında daha çox düşünmək üçün yaxşı bir yoldur. Bu gün gördüyüm bütün işləri, hətta planlaşdırılan siyahıda olmayanları da yazıram. "Mən sənədlərlə bağlı Vasyaya zəng etdim" dedi. “Məndən sənədləri imzalamamı istədilər” dedim. "Biz Antonla razılaşmanı müzakirə etdik" dedi. Beləliklə, günün sonuna qədər siz əslində nəyə vaxt sərf etdiyinizi və planı tamamlamaq üçün bu işlərdən nələri kənarda qoya biləcəyinizi başa düşəcəksiniz.
- Tamamlandı - bütün tamamlanmış tapşırıqların siyahısı. Günün əvvəlində və ya sonunda onları “Bu gün tamamlandı”dan “Bitti”yə köçürürəm. Əslində, bu, sadəcə tamamlanmış vəzifələri tapa biləcəyiniz bir zibil qutusudur və buna görə də müntəzəm təmizliyə ehtiyac duyur.
Trello, "mini təqvim"
Bəzi məqamlarda aydın olur ki, bəzi tapşırıqlar dəqiq vaxtla bağlıdır və bu müddət üçün başqa bir şey planlaşdırmamaq üçün həftə ərzində onları unutmaq istəmirsiniz. Həmişə təqvimlə bağlı çətinlik çəkmişəm, ona görə də “Bazar ertəsi üçün görüləcək işlər”, “Çərşənbə axşamı üçün görüləcək işlər” və s. adları olan bir neçə lövhə əlavə etdim. dos.
Beləliklə, insanlar məndən “Cümə axşamı saat 16:00-da danışa bilərikmi?” deyə soruşanda. - Mən sadəcə olaraq müvafiq lövhəyə gedib baxıram ki, bu dəfə orada nələr yazmışıq. Və biz həftə ərzində tapşırıqları siyahılar arasında vaxtında köçürməyi unutmamalıyıq: məsələn, cümə axşamı günü gələndə "Cümə axşamı üçün görüləcək işlər" - "bu gün üçün görüləcək işlər".
Niyə təqvim olmasın? Mənim üçün eyni anda iki kommunaldan istifadə etmək olduqca çətindir. Bunun üçün təqvimdən istifadə etsəm, ona daxil olmalı, onu doldurmalı, nəyisə unutduğumu yoxlamaq üçün mütəmadi olaraq yoxlamalı olacağam...
Bu nöqtədə mən Trellonun hüdudlarına çatdım. Əsas problem o idi ki, gündə 50-dən çox tapşırıq qeydə alınırdı və həm ümumi siyahıya, həm də günlərə bağlı siyahılara bağlı kifayət qədər böyük tapşırıqlar hovuzu var idi. Görməli olduğum tapşırığı artıq qeyd etdiyimi necə başa düşmək olar? Dublikatlar görünməyə başladı. Layihələrdən biri üçün bütün tapşırıqları eyni vaxtda necə prioritetləşdirmək olar? Başqalarına təqvim planlarınızı görmək imkanı necə vermək olar?
Mənə nisbi rahatlığı qoruyan bir sistem lazım idi:
- Tapşırıqları layihələrə görə qruplaşdıra bilirdim.
- Təqvim linkinə sahib olun (sabah edin) və gün gələndə bunu avtomatik olaraq bu günün tapşırıqlarına köçürün.
- Google təqvimi ilə inteqrasiya olunacaq.
Mən ToDoist-ə qayıtdım və bu mərhələdə ən uyğun həll olduğu ortaya çıxdı.
ToDoist-də cari mövzu
Gələnlər
Gələnlər qutusuna daxil olan tapşırıqları yazıram, onları dərhal həll etməyə çalışıram. Təhlil deməkdir:
- Tapşırığın tamamlanacağı tarixin müəyyən edilməsi (qısa tapşırıqlar üçün mən ən çox Bu gün təyin edirəm və axşama qədər bunun nə vaxt edilə biləcəyini başa düşürəm).
- Tapşırığın aid edilə biləcəyi layihənin müəyyən edilməsi (statistika və layihədəki bütün tapşırıqların prioritetini bir şəkildə dəyişdirmək imkanı üçün).
Ağlına gələn və yaxın gələcəkdə edilməsi lazım olmayan vəzifələr layihələrə keçir Kateqoriyasız Şəxsi (“stəkan tutacaqlarını avtomobilə aparın”) və Kateqoriyasız İş (“strateji PR sessiyasını nə vaxt təşkil edə biləcəyimizi düşünün”). ToDoist sizə təkrarlanan tapşırıqlar təyin etməyə imkan verir, ona görə də hər həftə sonu mənim “Kateqoriyasız Şəxsi” və hər bazar ertəsi “Kateqoriyasız İş” adlı tapşırığım var.
Təqvim inteqrasiyası
ToDoist hər iki istiqamətdə Google Təqvimlə mükəmməl birləşir. Təqvimi həmkarlarımla bölüşürəm ki, onlar mütləq mənimlə əlaqə saxlaya bilməyəcəklərini görə bilsinlər.
Eyni zamanda, təqvimdəki tapşırıqlar əks istiqamətə ötürülür: "Seryoga, cümə günü vaxtıma baxın və orada bir görüşü yazın" deyə bilərəm, həm təqvimdə, həm də ToDoist-də görünəcək. Beləliklə, əslində mən ilk dəfə təqvimdə hadisələr yaratmadan istifadə etməyə başladım.
Qeyri-operativ daxil olan tapşırıqların işlənməsi
Yanğının aşkar olduğu işlər istisna olmaqla, dərhal tapşırıqları yerinə yetirməyə tələsmirəm. "Biz təcili olaraq ABC şirkətinin rəhbərliyi ilə əlaqə saxlamalıyıq, çünki server işləmir və işçilərindən heç bir cavab yoxdur" açıq şəkildə təxirə salına bilməyən aktual bir işdir, amma "Zhenya, bir şey haqqında danışmaq üçün indi sizə zəng edə bilərəmmi? yeni layihə” artıq “X ilə Y haqqında danışa biləcəyiniz vaxt cədvəli”nə çevrilir ki, bu da artıq “X-ə o zaman danışa biləcəyimizi deyin” və “X ilə Y haqqında danışın” tapşırığına çevriləcək. Demək olar ki, hər hansı bir gələn tapşırıq əvvəlcə “Cədvəl...”ə çevrilir.
Tapşırıqların prioritetləşdirilməsi
Günə daxil edilmiş bütün tapşırıqlar tamamlana bilməz. Özümü müşahidə edərək aşağıdakıları başa düşdüm (hər nömrə fərqli olacaq, amma əsas odur ki, nəticəyə gəlmək).
- Hər gün təxminən 50-70 tapşırıq yazıram.
- 30-a qədər işi rahatlıqla yerinə yetirə bilirəm (günün sonunda tamamilə yorğunluq hiss etmədən).
- 50-yə qədər tapşırığı yerinə yetirdikdən sonra yorulacağam, amma tənqidi deyil.
- 70 tapşırığı yerinə yetirə bilərəm, amma bundan sonra “işgüzarlıq axınından” çıxmaqda çətinlik çəkəcəyəm, yuxuya getməkdə çətinlik çəkəcəyəm və ümumiyyətlə, bir az sosial olacağam.
Buna əsaslanaraq bu gün nə edəcəyimə qərar verirəm. ToDoist-də hər bir tapşırığın prioriteti var, ona görə də səhər mən yerinə yetirmək üçün kritik tapşırıqları seçirəm, qalanlarını isə öz imkanlarım və istəklərimə əsasən tamamlayıram. Hər gün təxminən 40-20 tapşırığı digərinə köçürürəm: maraqlısı odur ki, növbəti günün tapşırıqları yenidən 60-70 olur.
Statistikanın aparılması
Mən, həqiqətən, bu gün işlə bağlı məsələlərə nə qədər vaxt sərf edildiyini və hansıların olduğunu başa düşmək istəyirəm. Bunun üçün proqramdan istifadə edirəm həm telefonda, həm də noutbukda olan , və Google Xəritələrin Yer Tarixçəsi (bəli, mən paranoyak deyiləm).
Biz şəhərdən kənarda yaşayırıq, ona görə də yolda sərf olunan vaxtdan səmərəli istifadə etmək olar. İndi yorulmayanda yolda audiokitablara qulaq asıram ki, bu 40 dəqiqədən bir növ istifadə edim.
Mən hələ bir növ şəxsi Məlumat Gölü yaradaraq məlumatları birləşdirmirəm; Vaxtı gələndə mən də buna çatacağam.
Heç bir nəticə olmayacaq
- Müasir bir insanın həyatı gələn vəzifələrin böyük bir axınıdır. Onu azaltmaq mümkün olmayacaq; bu axını idarə etməyi öyrənməliyik.
- Narahatlığın çoxu gələcəyin bilinməzliyindən qaynaqlanır. Önümüzdəki günlərdə bizi nə gözlədiyini başa düşsək, narahatlıq əhəmiyyətli dərəcədə azalacaq.
- Bu səbəbdən gününüzü təşkil etməyə vaxt ayıra bilərsiniz. Bu gün nə olacağını, sabah nə olacağını bilirəm və əvvəllər unutduğum işləri unutmuram.
- Tapşırıqların izlənməsinin aparılması özlüyündə son deyil, istəsəniz, özünütəhsil üsuludur. Əvvəllər etmək üçün çox tənbəl olduğunuz və ya heç vaxt edə bilmədiyiniz şeylər etmək daha asan olur. Bir çox insanlar (mən də daxil olmaqla) xarici dünyadan tapşırıqlar qoyulduqda özlərini daha yaxşı hiss edirlər. Tapşırıqların izlənməsi özünüz üçün tapşırıqlar təyin etməyin və istəklərinizlə yaşamağı öyrənməyin bir yoludur.
- İş özlüyündə son deyil. Məqsəd iş qrafikinizi elə təşkil etməkdir ki, özünüzə, ailənizə və maraqlarınıza qayğı göstərə biləcəyiniz zaman proqnozlaşdırıla bilən boş vaxtınız olsun.
Mənbə: www.habr.com