Гэта быў 2013 год. Я прыйшоў працаваць у адну з кампаній-распрацоўшчыкаў, якія ствараюць ПЗ для прыватных карыстальнікаў. Мне казалі рознае, але менш за ўсё я чакаў убачыць тое, што ўбачыў: 32 непагашаных віртуалкі на арандаваным тады яшчэ непрыстойна дарагім VDS, тры "вольных" ліцэнзіі Photoshop, 2 Corel, аплачаная і невыкарыстоўваная магутнасць IP-тэлефаніі і іншае па дробязі. У першы месяц я "патанніў" інфраструктуру на 230 тысяч рублёў, у другой амаль на 150 (тысяч), потым геройства скончылася, пачаліся аптымізацыі і ў выніку мы наэканомілі паўмільёна за паўгода.
Досвед нас натхніў і мы сталі шукаць новыя шляхі эканоміі. Цяпер я працую ў іншым месцы (адгадайце, дзе), таму з чыстым сумленнем магу распавесці аб сваім досведзе міру. І вы дзеліцеся, давайце рабіць IT-інфраструктуру танней і больш эфектыўна!
"Апошнюю поўсць абскублі з вашымі выдаткамі на серверы, ліцэнзіі, ІТ-актывы і аўтсорсінг", – бурчаў фінансавы дырэктар і патрабаваў планавання і бюджэтавання
1. Будзьце занудамі - плануйце і бюджэтуйце
Планаванне бюджэту IT-акружэння вашай кампаніі - справа сумнае, а ўзгадненне - месцамі нават небяспечнае. Але сам факт наяўнасці бюджэту практычна гарантавана абараняе вас ад:
- зразання выдаткаў на развіццё парка тэхнікі і софту (хоць бываюць квартальныя аптымізацыі, але там можна абараніць сваю пазіцыю)
- незадаволенасці фінансавага дырэктара або бухгалтэрыі ў момант пакупкі або арэнды чарговага элемента інфраструктуры
- гневу кіраўніка з-за незапланаваных марнаванняў.
Складаць бюджэт трэба не толькі ў буйных кампаніях - літаральна ў любых. Збярыце патрабаванні па ПЗ і жалезу з усіх падраздзяленняў, разлічыце неабходныя магутнасці, улічыце дынаміку змены колькасці персаналу (напрыклад, у вас колл-цэнтр або саппорт павялічваюцца ў нагружаны сезон і скарачаюцца ў вольны), абгрунтуйце марнаванні і распрацуйце бюджэтны план з разбіўкай па перыядах ( ідэальна - па месяцах). Такім чынам вы будзеце дакладна ведаць, колькі грошай вы атрымаеце для сваіх рэсурсаёмістых задач, і аптымізуеце выдаткі.
2. Выкарыстоўвайце бюджэт правільна
Пасля таго, як бюджэт узгоднены і падпісаны, з'яўляецца пякельная спакуса пераразмеркаваць выдаткі і, напрыклад, убухаць увесь бюджэт у дарагі сервер, на якім можна разгарнуць увесь DevOps з маніторынгам і шлюзамі 🙂 У такім выпадку вы можаце апынуцца ў рэжыме дэфіцыту рэсурсаў для астатніх задач атрымаць перарасход. Таму арыентуйцеся выключна на рэальныя запатрабаванні і бізнэс-задачы, для рашэння якіх патрэбныя вылічальныя магутнасці.
3. Мадэрнізуйце сервера своечасова
Састарэлыя жалезныя серверы, роўна як і віртуальныя, не прыносяць арганізацыі ніякай карысці - яны выклікаюць пытанні ў плане бяспекі, хуткасці і інтэлектуальнасці. Вы марнуеце больш часу, сіл і грошай на кампенсацыю недастатковай функцыянальнасці, на ліквідацыю праблем з бяспекай, на нейкія латкі для паскарэння. Таму абнаўляйце свае жалезныя і віртуальныя рэсурсы — напрыклад, можаце зараз гэта зрабіць па нашай акцыі , кошты не сорамна паказаць на Хабры.
Дарэчы, я не раз сутыкаўся з сітуацыямі, калі жалезны сервер у офісе быў зусім неапраўданым рашэннем: большасць кампаній малога і сярэдняга бізнэсу могуць вырашыць усе задачы на віртуальных магутнасцях і зэканоміць вельмі шмат грошай.
4. Аптымізуйце працу звычайных карыстальнікаў
Прывучыць усіх вашых карыстальнікаў эканоміць электрычнасць выкарыстоўваць інфраструктуру беражліва. Вось прыклады тыповага перарасходу на карыстацкім баку:
- Усталёўка непатрэбных прыкладных праграм па прынцыпе "на ўвесь аддзел" - карыстачы просяць паставіць софт як у суседа, таму што трэба ці проста фармуецца заяўка тыпу "7 ліцэнзій Photoshop на аддзел дызайну". Пры гэтым у аддзеле дызайну з фоташопам працуюць чацвёра, а астатнія трое - вярстальнікі, і выкарыстоўваюць яго раз у паўгода. У такім выпадку лепш закупіць 4 ліцэнзіі, а 1-2 задачы за год вырашаць з дапамогай калегаў. Але часцей за такая гісторыя здараецца з офісным ПА (у прыватнасці, пакетам MS Office, які патрэбен абсалютна ўсім у поўным аб'ёме). Насамрэч, пераважная колькасць супрацоўнікаў могуць абыйсціся open source рэдактарамі ці практычным Google Docs.
- Карыстальнікі займаюць віртуальныя рэсурсы і метадычна выядаюць усе арандаваныя магутнасці - напрыклад, тэсціроўшчыкі любяць натвараць нагружаныя віртуалкі і забыцца іх хаця б пагасіць, не грэбуюць гэтым і распрацоўшчыкі. Рэцэпт просты: сыходзячы, гасіце ўсіх 🙂
- Карыстальнікі выкарыстоўваюць сервера кампаніі як глабальнае файласховішча: заліваюць фатаграфіі (у RAW), відэа, выкладваюць гігабайты музыкі, асабліва адпетыя могуць нават стварыць невялікі гульнявы сервачок на працоўных магутнасцях (такіх мы ганілі на карпаратыўным партале ў гумарыстычнай форме – вельмі класна працавала).
- Дарагія ва ўсіх сэнсах супрацоўнікі цягнуць на працу пірацкі софт, і вось, яны, штрафы, праблемы з паліцыяй і вендарамі. Працуйце з доступамі і палітыкамі, таму што ўсё роўна прыцягнуць, нават калі вы будзеце штурхаць слёзныя прамовы ў карпаратыўнай сталовай і пісаць матывавальныя плакаты.
- Карыстальнікі лічаць, што яны маюць права патрабаваць любую зручную ім прыладу. Так, у мяне ў арсенале былі арэнда Trello, Asana, Wrike, Basecamp і Битрикс24. Таму што кожны мэнэджар праектаў выбіраў для свайго аддзела зручны ці звыклы прадукт. У выніку 5 рашэнняў на падтрымцы, 5 розных цэннікаў, 5 рахункаў, 5 розных маркетплэйсаў і цюнінгаў і г.д. Ніякай табе інтэграцыі, уніфікацыі і скразной аўтаматызацыі - суцэльны цэрэбральны гемарой. У выніку па ўзгадненні з генеральным я прычыніў лавачку, абраў Asana, дапамог зміграваць дадзеныя, сам навучыў лютых калегаў і нядрэнна зэканоміў, у тым ліку сілы і нервы.
Увогуле, дамаўляйцеся з карыстальнікамі, навучайце іх, праводзіце лікбез і імкнецеся аблегчыць і іх, і сваю працу. У канчатковым выніку яны вам будуць удзячныя за парадак у справах, а кіраўнікі - за скарачэнне выдаткаў. Ну і мусіць, вы, мае дарагія профі Хабра, заўважылі, што рашэнне пералічаных праблем ні што іншае як фармаванне карпаратыўнай інфармацыйнай бяспекі. За гэты асобны дзякуй сісадміну (сам сябе не падзякуеш…).
5. Камбінуйце хмарныя і дэсктопныя рашэнні
Наогул, зыходзячы з таго, што я працую ў хостынг-правайдэры і ў канцы артыкула поўны жадання распавесці вам пра круты распродаж серверных магутнасцяў для кампаній любога маштабу, я павінен размахваць сцягам і крычаць "Усё ў аблокі!". Але тады я зграшу супраць сваёй інжынернай кваліфікацыі і буду выглядаць як маркетолаг. Таму заклікаю вас падыходзіць да пытання разумна і камбінаваць хмарныя і дэсктопныя рашэнні. Напрыклад, вы можаце арандаваць як паслугу (SaaS) хмарную CRM-сістэму, і яна паводле буклета каштуе 1000 р. на карыстальніка ў месяц - існыя капейкі (я апушчу пытанне ўкаранення, на Хабры пра гэта ўжо было). Дык вось, за тры гады на 10 супрацоўнікаў вы патраціце 360 000 рублёў, за 4 - 480 000, за 5 - 600 000 і г.д. Пры гэтым вы можаце ўкараніць дэсктопную CRM, аплаціўшы канкурэнтныя ліцэнзіі (100 да эканоміі) прыкладна за 250 тыс. руб. і абслугоўваць яе як той жа фоташоп. Часам выгада ў перыяд 2-5 гадоў рэальна ўражвае.
І наадварот, нярэдка хмарныя тэхналогіі дазваляюць вам эканоміць на жалезе, заробках інжынераў, пытаннях абароны дадзеных (але наогул не эканомце на іх!), маштабаванні. Хмарныя сродкі лёгка падключаць і адключаць, выдаткі на аблокі не кладуцца ў капітальныя выдаткі кампаніі - увогуле, плюсаў вельмі шмат. Выбірайце хмарныя рашэнні, калі гэта апраўдана з пункта гледжання маштабавання, аператыўнасці і гнуткасці.
Лічыце, спалучайце і выбірайце выйгрышныя камбінацыі - не дам універсальнага рэцэпту, яны свае для кожнага бізнэсу: хтосьці адмаўляецца ад аблокаў спрэс, хтосьці ўвесь бізнэс будуе ў аблоках. Дарэчы, ніколі не адмаўляйцеся ад абнаўленняў ПА (нават платных) - як правіла, распрацоўшчыкі прыкладнога софту для бізнесу выкочваюць больш стабільныя і функцыянальныя версіі.
І яшчэ правіла для софту: пазбаўцеся ад старога ПЗ, якое прыносіць менш, чым спажывае на абслугоўванне і падтрымку. На рынку ўжо сапраўды ёсць аналаг.
6. Пазбягайце дубліравання праграмнага забеспячэння
Я ўжо распавёў аб пяці сістэмах кіравання праектамі ў маім IT-заапарку, аднак вынесу ў асобны пункт. Адмовіліся ад вызначанага ПА, абралі новы софт - не забудзьцеся перастаць плаціць за стары, знайшлі новыя паслугі хостынгу - скасаваць дамову са старым правайдэрам, калі няма асаблівых меркаванняў. Адсочвайце профілі карыстання ПЗ супрацоўнікамі і пазбаўляйцеся ад невыкарыстоўванага і дублюючага софту.
Ідэальна, калі ў вас будзе сістэма маніторынгу і аналізу ўсталяванага праграмнага забеспячэння - так вы зможаце бачыць працоўныя дублі і праблемы ў аўтаматычным рэжыме. Дарэчы, праца такога роду дапамагае кампаніі пазбегнуць задваення і паўтарэння дадзеных – часам пошукі таго, хто накасячыў, займаюць занадта шмат часу.
7. Прычашыце прыкладную інфраструктуру і перыферыю
Ды хто гэтыя расходнікі лічыць: картрыджы, флэшкі, паперу, зарадныя прылады, КБС-шкі, друкаркі і інш. дыскі-трубкі. А дарма. Пачніце з паперы і друкарак - прааналізуйце профілі друку і зрабіце сетку друкарак або МФУ з публічным доступам, вы здзівіцеся, колькі паперы і картрыджаў зэканоміцца і на колькі знізіцца кошт друку аднаго ліста. І не, гэта не крохаборства, гэта аптымізацыя важнага працэсу. Ніхто не забараняе друкаваць курсавікі і рэфераты на канторскай тэхніцы, але друкаваць кнігі, якія шкада купіць ці неахвота чытаць з экрана, гэта too much.
Далей - заўсёды майце запас расходнікаў, якія вы набываеце ў пастаўшчыкоў са зніжкай, каб у выпадку праблем з тэхнікай не купляць утрая даражэй у бліжэйшым тэхнамаркеце. Сачыце за амартызацыяй і зносам, вядзіце ўлік і фармуйце падменны фонд - дарэчы, нядрэнна мець падменны фонд і для базавай аргтэхнікі. Проста таму што за прастоі на працы вас не пахваляць, гэта таксама страта грошай, асабліва ў гандлёвых і сервісных кампаніях.
Што тычыцца прыкладной інфраструктуры, то тут два асноўныя артыкулы затрат: інтэрнэт і сувязь. Выбіраючы правайдэра, глядзіце на пакетныя прапановы, чытайце зорачкі ў тарыфаў, зважайце на якасць сувязі і SLA. Некаторыя адміны вырашаюць не затлумляцца і купляюць, напрыклад, IP-тэлефанію ў пакеце з платнай віртуальнай АТС, на якую таксама афармляецца штомесячная падпіска. Не лянуйцеся, купляйце толькі трафік і вучыцеся працаваць з Asterisk - гэта лепшае з таго, што было створана ў сферы ВАТС і амаль беспраблемнае рашэнне для бізнес-задач малога і сярэдняга бізнесу (калі ў вас прамыя рукі).
8. Дакументуйце і стварайце інструкцыі для супрацоўнікаў
Гэта лянота і гэта трэба. Па-першае, вам будзе прасцей працаваць, па-другое, адаптацыя пачаткоўцаў будзе бясшвоўнай. Нарэшце, вы самі будзеце ведаць, што ваша інфраструктура актуальная, суцэльная і ў поўным парадку. Складайце інструкцыі па бяспецы, кароткія мануалы для карыстальнікаў, FAQ, апісвайце правілы і нормы выкарыстання офіснай тэхнікі. Матэрыяльна існуючая інструкцыя значна больш пераканаўча слоў, да яе заўсёды можна звярнуцца. Такім чынам, вы можаце адпраўляць спасылку на дакумент пры любым рэлевантным пытанні і не прымаць аргумент "Мяне не папярэдзілі". Дык вы выдатна зэканоміце на ліквідацыі памылак.
9. Выкарыстоўвайце паслугі аўтсорсераў
Нават калі ў вас у кампаніі цэлы IT-дэпартамент або наадварот невялікая інфраструктура, выкарыстоўваць паслугі аўтсорсераў не сорамна. Чаму б не атрымаць паслугі класных прафесіяналаў, спецыялізаваных на нечым складаным, за невялікія грошы, гэта значыць не купляючы такога спецыяліста ў штат. Аддайце на аўтсорс частку DevOps, абслугоўванне друку, адміністраванне нагружанага сайта, калі ў вас такі ёсць, сапарт і кол-цэнтр. Ваша каштоўнасць ад гэтага не ўпадзе, наадварот, вы атрымаеце дадатковую экспертызу ў сферы кантактаў з іншымі падрадчыкамі.
Калі ваш кіраўнік лічыць, што аўтсорс - гэта дорага, проста растлумачце яму, колькі яму давядзецца плаціць вылучанаму спецыялісту. Рэальна працуе.
10. Не ўвязвайцеся ў open source і сваю распрацоўку
Я інжынер, я распрацоўшчык у мінулым і свята веру ў тое, што менавіта open source ратуе свет - чаго вартыя бібліятэкі, сістэмы маніторынгу, сістэмы кіравання серверамі і г.д. Але калі ваша кампанія вырашае набыць open source CRM, ERP, ECM і г.д. ці шэф на нарадзе крычыць, што вы запілуеце свой білінг на каленцы, ратуйце карабель, ён ідзе на рыфы. Вось аргументы, на якіх варта стаяць перад тварам натхнёнага кіраўніка з палаючым позіркам:
- open source дрэнна падтрымліваецца, калі гэта публічны рэпазітар альбо вельмі дорага падтрымліваецца, калі гэта open source ад кампаній (СКБД, офісныя пакеты і г.д.) - вы будзеце плаціць літаральна за кожнае пытанне, запыт і тыкет;
- унутраны адмысловец для разгортвання ўнутранага open source прадукта будзе вельмі дорага з прычыны сваёй рарытэтнасці;
- дапрацоўкі open source могуць быць моцна абмежаваныя ведамі, уменнямі ці нават ліцэнзаваннем;
- з open source вы вельмі доўга не стартуеце і занадта складана вам будзе адаптаваць яго пад бізнэс-працэсы.
Ці варта казаць, што свая распрацоўка - гэта вельмі доўгае і дарагое мерапрыемства? Па сваім досведзе скажу, што на які працуе прататып з адпаведнасцю бізнэс-патрабаваннямі і магчымасцю даць у ім працаваць карыстачам, сыходзіць ад трох гадоў. І тое, калі ў вас добрая каманда праграмістаў (зарплаты можаце паглядзець на «Маім крузе» - высновы напросяцца самі).
Так што буду банальны і паўтаруся: лічыце ўсе варыянты.
Такім чынам, падвяду кароткія вынікі, каб пераканацца, што нічога не забыўся:
- лічыце грошы - супастаўляйце розныя варыянты, улічвайце фактары, параўноўвайце;
- імкнецеся скараціць час на абслугоўванне і навучанне карыстальнікаў, зніжайце рызыку "ўмяшання дурня";
- старайцеся кансалідаваць і інтэграваць тэхналогіі - стройная архітэктура і скразная аўтаматызацыя вырашае;
- інвестуйце ў развіццё IT, не жывіце з састарэлымі тэхналогіямі - яны высмочуць грошы;
- суаднясіце попыт і спажыванне IT-рэсурсаў.
Вы можаце спытаць - а навошта эканоміць чужыя грошы, раз кантора плаціць? Лагічнае пытанне! Але ваша ўменне аптымізаваць выдаткі і кіраваць IT-актывамі эфектыўна перш за ўсё ваш досвед і ваша характарыстыка як прафесіянала. Мы ж тут усё ўмеем рабіць цукерку з падручных матэрыялаў 🙂
У як выдатная нагода для абнаўлення віртуальных магутнасцяў. Заходзьце, глядзіце, выбірайце - да 30 красавіка засталося зусім няшмат.
Для астатніх - традыцыйная у 10% па прома-кодзе habrahabr10.
Крыніца: habr.com