Мяркую, што ўсе з нас ходзяць з сябрамі ці калегамі ў рэстаран. І пасля вясёлага баўлення часу афіцыянт прыносіць чэк. Далей пытанне можа вырашацца некалькімі спосабамі:
- Спосаб першы, «джэнтэльменскі». Да сумы чэка дадаецца 10-15% "на гарбату" афіцыянту, і атрыманая сума дзеліцца на ўсіх асобін мужчынскага полу пароўну.
- Спосаб другой, "сацыялістычны". Чэк дзеліцца пароўну на ўсіх, безадносна, хто колькі еў і піў.
- Спосаб трэці, "справядлівы". Кожны ўключае калькулятар на тэлефоне і пачынае вылічваць кошт сваіх страў плюс нейкую суму "на гарбату", таксама індывідуальную.
Сітуацыя з рэстаранам вельмі падобная на сітуацыю з выдаткамі на ІТ у кампаніях. У гэтым пасце гаворка пойдзе якраз пра размеркаванне выдаткаў паміж падраздзяленнямі.
Але перш чым апускацца ў бездань ІТ, вернемся да прыкладу з рэстаранам. У кожнага з прыведзеных вышэй спосабаў "алакацыі выдаткаў" ёсць плюсы і мінусы. Відавочны мінус другога спосабу: адзін мог з'есці вегетарыянскі салата "Цэзар" без курыцы, а іншы - стейк "Рыбай", такім чынам, сумы могуць адрознівацца значна. Мінус "справядлівага" спосабу - вельмі доўгі працэс падліку, і ў суме грошай атрымліваецца заўсёды менш, чым у чэку. Знаёмая сітуацыя?
А зараз давайце ўявім, што мы весяліліся ў рэстаране ў Кітаі, і чэк прынеслі на кітайскім. Усё, што там зразумела, - гэта сума. Хоць у некаторых можа ўзнікнуць падазрэнне, што гэта зусім не сума, а бягучая дата. Або, напрыклад, справа адбываецца ў Ізраілі. Там чытаюць справа-налева, а як пішуць лічбы? Хто зможа адказаць без Гугла?
Навошта алакацыя патрэбна ІТ і бізнэсу
Такім чынам, дэпартамент ІТ падае сэрвісы ўсім падраздзяленням кампаніі, фактычна прадае свае паслугі бізнэс-падраздзяленням. І, хоць фармальных фінансавых адносін паміж падраздзяленнямі ўнутры кампаніі можа не быць, кожнае бізнес-падраздзяленне павінна як мінімум разумець, колькі яно марнуе на ІТ, у колькі абыходзіцца запуск новых прадуктаў, тэсціраванне новых ініцыятыў і г.д. Відавочна, што за мадэрнізацыю і пашырэнне інфраструктуры плаціць не міфічны "мадэрнізатар, заступнік сістэмных інтэгратараў і вытворцаў абсталявання", а бізнэс, які павінен разумець эфектыўнасць гэтых выдаткаў.
Бізнес-падраздзяленні адрозніваюцца па колькасці, а таксама "інтэнсіўнасці" выкарыстання ІТ-рэсурсаў. Такім чынам, дзяліць выдаткі на мадэрнізацыю ІТ-інфраструктуры пароўну паміж падраздзяленнямі – гэта той самы другі спосаб з усімі яго мінусамі. "Справядлівы" спосаб у дадзеным выпадку больш пераважны, але ён занадта працаёмкі. Найбольш аптымальным варыянтам выглядае «квазісправядлівы» варыянт, калі выдаткі алакуюцца не да капейкі, а з нейкай разумнай дакладнасцю, гэтак жа, як і мы ў школьнай геаметрыі выкарыстоўваем лік π як 3,14, а не ўсю паслядоўнасць лікаў пасля коскі.
Ацэнка кошту ІТ-сэрвісаў вельмі карысная ў холдынгах з адзінай ІТ-інфраструктурай пры аб'яднанні ці вылучэнні часткі холдынгу ў асобную структуру. Гэта дазваляе адразу палічыць кошт ІТ-сэрвісаў, каб улічваць гэтыя сумы пры планаванні. Таксама разуменне кошту ІТ-сэрвісаў дапамагае параўноўваць розныя варыянты выкарыстання і валоданні ІТ-рэсурсамі. Калі мужчыны ў касцюмах за некалькі тысяч $ расказваюць, як іх прадукт можа аптымізаваць выдаткі на ІТ, павысіць тое, што трэба павысіць, і знізіць тое, што неабходна знізіць, ацэнка бягучых затрат на ІТ-сэрвісы дазваляе ІТ-дырэктару не слепа давяраць маркетынгавым абяцанням , а дакладна ацэньваць чаканы эфект і кантраляваць вынікі.
Для бізнесу алакацыя - гэта магчымасць загадзя разумець кошт ІТ-сэрвісаў. Любое бізнес-патрабаванне ацэньваецца не як павелічэнне агульнага бюджэту на ІТ на столькі працэнтаў, а вызначаецца як сума за канкрэтнае патрабаванне або сэрвіс.
Рэальны кейс
Ключавая "боль" ІТ-дырэктара буйной кампаніі складалася ў тым, што трэба было зразумець, як размеркаваць выдаткі паміж бізнэс-падраздзяленнямі і прапанаваць удзел у развіцці ІТ прапарцыйна спажыванню.
У якасці рашэння мы распрацавалі калькулятар ІТ-сэрвісаў, які змог размяркоўваць агульныя ІТ-затраты спачатку на ІТ-сэрвісы, а затым і на бізнес-падраздзяленні.
Задачы насамрэч дзве: палічыць кошт ІТ-сэрвісу і размеркаваць выдаткі паміж бізнэс-падраздзяленнямі, якія выкарыстоўваюць гэты сэрвіс, паводле вызначаных драйвераў («квазісправядлівы» спосаб).
На першы погляд, гэта можа выглядаць проста, калі з самага пачатку ІТ-сэрвісы былі належным чынам апісаны, інфармацыя занесена ў базу канфігурацый CMDB і сістэму кіравання ІТ-актывамі ITAM, былі пабудаваны рэсурсна-сэрвісныя мадэлі і распрацаваны каталог ІТ-сэрвісаў. Сапраўды, у такім выпадку для любога ІТ-сэрвісу можна вызначыць, якія рэсурсы ён выкарыстоўвае і колькі гэтыя рэсурсы каштуюць з улікам амартызацыі. Але мы маем справу са звычайным расейскім бізнэсам, і гэта накладвае некаторыя абмежаванні. Так, CMDB і ITAM адсутнічаюць, ёсць толькі каталог ІТ-сэрвісаў. Кожны ІТ-сэрвіс у агульным выпадку ўяўляе сабою інфармацыйную сістэму, доступ да яе, падтрымку карыстачоў і т.д. ІТ-сэрвіс выкарыстоўвае інфраструктурныя сэрвісы тыпу "Сервер БД", "Сервер прыкладанняў", "Сістэма захоўвання дадзеных", "Сетка перадачы дадзеных" і інш. Адпаведна, для рашэння пастаўленых задач неабходна:
- вызначыць кошт інфраструктурных сэрвісаў;
- размеркаваць кошт інфраструктурных сэрвісаў на ІТ-сэрвісы і разлічыць іх кошт;
- вызначыць драйверы (каэфіцыенты) размеркавання кошту ІТ-сэрвісаў на бізнес-падраздзяленні і зрабіць алакацыю кошту ІТ-сэрвісаў на бізнес-падраздзяленні, тым самым, размеркаваўшы суму выдаткаў ІТ-дэпартамента паміж астатнімі падраздзяленнямі кампаніі.
Усе гадавыя выдаткі на ІТ можна ўявіць у выглядзе мяшка грошай. З гэтага мяшка нешта выдаткавана на абсталяванне, працы па міграцыі, мадэрнізацыі, ліцэнзіі, падтрымку, заробак супрацоўнікам і г.д. Аднак складанасць крыецца ў бухгалтарскай працэдуры ўліку асноўных сродкаў і нематэрыяльных актываў у ІТ.
Разгледзім для прыкладу праект па мадэрнізацыі інфраструктуры SAP. У рамках праекту закупляецца абсталяванне і ліцэнзіі, праводзяцца працы пры дапамозе сістэмнага інтэгратара. Пры закрыцці праекта менеджэр павінен аформіць паперы, каб абсталяванне па бухгалтарскім уліку патрапіла ў асноўныя сродкі, ліцэнзіі - у нематэрыяльныя актывы, а іншыя працы па праектаванні, пуска-наладцы былі спісаныя як выдаткі будучых перыядаў. Праблема нумар адзін: пры афармленні ў асноўныя сродкі бухгалтару заказчыка ўсё роўна, як гэта будзе называцца. Таму ў асноўных сродках мы атрымліваем актыў "UpgradeSAPandMigration". Калі ж у рамках праекту праводзілася мадэрнізацыі дыскавага масіва, які да SAP не мае ніякага дачынення, гэта дадаткова ўскладняе пошук кошту і далейшай алакацыі. Фактычна, за актывам "UpgradeSAPandMigration" можа хавацца якое заўгодна абсталяванне, і чым больш прайшло часу, тым складаней зразумець, што ж там куплялася на самой справе.
Аналагічна і з нематэрыяльнымі актывамі, якія маюць значна больш складаную формулу разліку. Дадатковую складанасць дадае тое, што момант запуску абсталявання і пастаноўкі яго на баланс могуць адрознівацца прыкладна на год. Плюс да ўсяго амартызацыя - 5 гадоў, але па факце абсталяванне можа працаваць больш ці менш, у залежнасці ад абставін.
Такім чынам, разлічыць кошт ІТ-сэрвісаў са 100% дакладнасцю тэарэтычна магчыма, але практычна – гэты занятак доўгі і даволі бессэнсоўнае. Таму мы абралі прасцейшы спосаб: выдаткі, якія можна лёгка аднесці да якога-небудзь інфраструктурнага ці ІТ-сэрвісу, адносіць адразу да які адпавядае сэрвісу. Астатнія выдаткі размеркаваць паміж ІТ-сэрвісамі паводле вызначаных правіл. Гэта дазволіць атрымаць дакладнасць прыкладна 85%, чаго цалкам дастаткова.
На першым этапе для размеркавання выдаткаў на інфраструктурныя сэрвісы выкарыстоўваюцца фінансавыя і бухгалтарскія справаздачы па ІТ-праектах і "здаровы валюнтарызм" у тых выпадках, калі аднесці выдаткі да якога-небудзь інфраструктурнага сэрвісу не ўяўляецца магчымым. Выдаткі ставяцца альбо адразу да ІТ-сэрвісам, альбо да інфраструктурных сэрвісаў. У выніку размеркавання гадавых затрат мы атрымліваем суму выдаткаў па кожным інфраструктурным сэрвісе.
На другім этапе вызначаюцца каэфіцыенты размеркавання паміж ІТ-сэрвісамі для такіх інфраструктурных сэрвісаў, як "Сервер прыкладання", "Сервер базы дадзеных", "СХД" і г.д. Частка інфраструктурных сэрвісаў, напрыклад, "Працоўныя месцы", "Wi-Fi доступ", "Відэаканферэнцсувязь" не размяркоўваюцца паміж ІТ-сэрвісамі і алакуюцца на бізнес-падраздзяленні напрамую.
На гэтым этапе пачынаецца самае цікавае. У якасці прыкладу разгледзім такі інфраструктурны сэрвіс як "Серверы прыкладанняў". Ён прысутнічае практычна ў кожным ІТ-сэрвісе, пры гэтым у дзвюх архітэктурах, з віртуалізацыяй і без, з рэзерваваннем і без. Самым простым шляхам з'яўляецца алакацыя выдаткаў прапарцыйна выкарыстоўваным ядрам. Каб лічыць у «аднолькавых папугаях» і не блытаць фізічныя ядры з віртуальнымі, з улікам перападпіскі прымаем, што адно фізічнае ядро прыраўноўваецца да трох віртуальных. Тады формула размеркавання выдаткаў інфраструктурнага сэрвісу "Сервер прыкладанняў" для кожнага ІТ-сэрвісу будзе выглядаць так:
,
дзе Рсп - агульны кошт інфраструктурнага сэрвісу "Серверы прыкладанняў", а Кх86 і Кр - каэфіцыенты, якія абазначаюць долю сервераў х86 і Р-series.
Каэфіцыенты вызначаюцца эмпірычным шляхам на падставе аналізу ІТ-інфраструктуры. Кошт кластарнага ПЗ, ПЗ віртуалізацыі, аперацыйных сістэм і прыкладнога ПЗ разлічваецца як асобныя інфраструктурныя сэрвісы.
Возьмем прыклад больш складана. Інфраструктурны сэрвіс "Серверы баз дадзеных". У яго зашыты выдаткі на «жалеза» і выдаткі на ліцэнзіі БД. Такім чынам, кошт абсталявання і ліцэнзій можна выказаць у формуле:
дзе РHW і РLIC - гэта агульны кошт абсталявання і агульны кошт ліцэнзій БД адпаведна, а КHW і КLIC - гэта эмпірычныя каэфіцыенты, якія вызначаюць долю выдаткаў на "жалеза" і ліцэнзіі.
Далей з «жалезам» аналагічна папярэдняга прыкладу, а з ліцэнзіямі справа ідзе крыху больш складана. У ландшафце кампаніі можа выкарыстоўвацца некалькі розных відаў баз даных, напрыклад, Oracle, MSSQL, Postgres і г.д. Такім чынам, формула для разліку алакацыі канкрэтнай базы дадзеных, напрыклад, MSSQL, да канкрэтнага сэрвісу выглядае так:
дзе KMSSQL - гэта каэфіцыент, які вызначае долю гэтай базы дадзеных у ІТ-ландшафце кампаніі.
Яшчэ складаней ідзе справу з разлікам і алакацыяй сістэмы захоўвання дадзеных з рознымі вытворцамі масіваў і рознымі тыпамі дыскаў. Але апісанне гэтай часткі - тэма для асобнага паста.
Што ў выніку?
Па выніку такога практыкавання можа атрымацца Excel-калькулятар або сродак аўтаматызацыі. Усё залежыць ад сталасці кампаніі, запушчаных працэсаў, укаранёных рашэнняў і жаданні кіраўніцтва. Такі калькулятар або сродак візуальнага прадстаўлення дадзеных дапамагае правільна размяркоўваць выдаткі паміж бізнес-падраздзяленнямі, паказваць, як і на што размяркоўваецца ІТ-бюджэт. Гэты ж інструмент можа лёгка прадэманстраваць, як паляпшэнне надзейнасці сэрвісу (рэзерваванне) павялічвае яго кошт, прычым не на кошт сервера, а з улікам усіх спадарожных выдаткаў. Гэта дазваляе бізнэсу і ІТ-дырэктару "гуляць на адной дошцы" па адных і тых жа правілах. Пры планаванні новых прадуктаў можна загадзя палічыць кошт і ацаніць мэтазгоднасць.
Ігар Цюкачоў, кансультант «Інфасістэмы Джэт»
Крыніца: habr.com