Пераход з IBM Notes на Microsoft Exchange або Office 365 дае важкую колькасць пераваг для арганізацыі, але сам праект міграцыі выглядае палохала і не зусім зразумела з чаго трэба пачынаць міграцыю. Сам Exchange не ўключае ўласныя прылады для поўнай міграцыі ці ўсталяванні суіснавання Notes і Exchange. Фактычна, выкананне некаторых задач міграцыі і суіснаванні немагчыма без іншых прадуктаў. У гэтым артыкуле мы апішам сем ключавых крокаў, якія неабходна выканаць у адпаведнасці з лепшымі практыкамі і нашым досведам правядзення паспяховых міграцый.
Паспяховая міграцыя ўключае наступныя крокі:
- Папярэдняя адзнакі міграцыі.
- Усталяванне суіснавання Notes і Exchange.
- Планаванне аптымальнай дакладнасці міграцыі.
- Забеспячэнне максімальнай эфектыўнасці міграцыі.
- Запуск выпрабавальнай міграцыі.
- Планаванне часу міграцыі, для мінімізацыі ўплыву на арганізацыю.
- Запуск міграцыі і адсочванне яе прагрэсу.
У гэтым артыкуле мы разбяром як падрыхтавацца да міграцыі і выканаць яе пры дапамозе двух рашэнняў ад Quest. и . Пад катом некаторыя падрабязнасці.
Крок 1: Папярэдняя ацэнка міграцыі
Правядзенне інвентарызацыі бягучага асяроддзя
Калі вы вырашылі, што Exchange - прыдатная платформа для арганізацыі, засталося туды пераехаць. Па-першае, трэба сабраць інфармацыю аб бягучым асяроддзі, сабраць інвентарную інфармацыю па дадзеных, якія вы збіраецеся перанесці, вызначыць, што можна выдаліць для зніжэння ўтылізацыі дыскавай прасторы, разлічыць даступную прапускную здольнасць паміж асяроддзямі і т. д. Папярэдняя ацэнка павінна ўключаць наступныя пытанні :
- Колькі існуюць даменаў Notes і сервераў Domino?
- Колькі ў вас паштовых скрынь? Колькі з іх не выкарыстоўваецца?
- Колькі месца на дысках займаюць файлы асноўнай пошты? Колькі ў архівах? Колькі ў лакальных рэпліках?
- Дзе знаходзяцца архівы?
- Колькі карыстальнікаў выкарыстоўваюць шыфраванне? Зашыфраваны кантэнт трэба перанесці?
- Колькі асабістых тэчак існуе ў асяроддзі?
- Якія карыстальнікі выкарыстоўваюць спасылкі на дакументы? Колькі карыстальнікаў атрымалі спасылкі ад іншых карыстальнікаў і дадаткаў?
- Колькі даных вы збіраецеся пераносіць? Напрыклад, вы хочаце перанесці дадзеныя толькі за апошнія паўгода.
- Ці будуць перанесены натыўныя архівы ў персанальныя архівы Exchange або ў файлы *.pst Outlook?
- Якія абмежаванні паласы прапускання? Колькі дадзеных можна перанесці ў
пэўны прамежак часу? - Які аб'ём сховішчы спатрэбіцца пасля міграцыі?
Як міграцыя паўплывае бізнес і аперацыйную дзейнасць
Трэба старанна спланаваць праект, каб звесці да мінімуму прастоі і мінімізаваць страту прадукцыйнасці.
Напрыклад, важна ўлічваць дэлегаванне паміж карыстачамі - калі мігруе карыстач, але яго ці яе дэлегат застаецца на зыходнай платформе, як гэта паўплывае на іх паўсядзённае працу? У шырэйшым сэнсе, трэба ўлічваць, як праект міграцыі можа паўплываць на ўсе важныя бізнэс-працэсы і працоўныя працэсы ў кампаніі.
Яшчэ важна ўлічыць крытычныя кропкі ўзаемадзеяння ўсярэдзіне Notes. Напрыклад, пры працы з паведамленнямі, важна прааналізаваць прыкладанні і ўлічыць узаемадзеянне паміж маршрутызацыяй пошты і праграмамі, каб пазбегнуць парушэнні бізнес-працэсаў падчас і пасля міграцыі. Абавязкова трэба задаць наступныя пытанні:
- У якіх карыстальнікаў ёсць дэлегаты і як парушэнне гэтых адносін можа паўплываць на бізнес-працэсы?
- Якія прыкладанні і бізнес-працэсы звязаны з асяроддзем электроннай пошты? Любая ключавая інтэграцыя паміж дадаткам і паштовым сэрвісам, напрыклад, працэс зацвярджэння, будзе мець вырашальнае значэнне пры планаванне міграцыі.
- Якія кампаненты і важныя асаблівасці дадатку трэба захаваць?
- Як можна выкарыстоўваць убудаваныя асаблівасці новай платформы для дасягнення патрэбнай вам функцыянальнасці?
- Ці трэба архіваваць неактыўны кантэнт для далейшага захоўвання?
- Ці трэба перазбіраць якія-небудзь прыкладанні і правільна працаваць у новым асяроддзі?
- Як будзе вымярацца поспех?
Перш чым пачаць міграцыю, трэба вызначыць крытэры для вымярэння поспеху. У прыватнасці, трэба разумець, што неразумна чакаць 100% пераносу даных. Не ў кожнага тыпу элемента Notes ёсць эквівалент у Exchange (Active Mail – самы абуральны прыклад). Такім чынам, рэальнасць такая, што не ўсе элементы ў Notes будуць існаваць у Exchange пасля міграцыі. Дасягальная і вымерная мэта - 95% элементаў перанесена для 95 адсоткаў паштовых скрынь. Вымярэнне і дакументаванне вынікаў маюць вырашальнае значэнне для забеспячэння поспеху міграцыі, а сапраўдныя вынікі магчымы толькі калі былі вызначаны крытэрыі паспяховасці ў самым пачатку праекта міграцыі электроннай пошты.
Крок 2: устанаўленне суіснавання Notes і Exchange
Для большасці арганізацый міграцыя - гэта працэс, а не падзея. Такім чынам, міграцыі паштовых скрынь і перанос прыкладанняў павінны падпарадкоўвацца графіку, які лепш падыходзіць для бізнэсу і аперацыйнай дзейнасці і не заснаваны на тэхнічных патрабаваннях.
Распрацоўка стратэгіі суіснавання
Каб павысіць каштоўнасць ад міграцыі, поўны план суіснавання павінен быць распрацаваны і рэалізаваны на ранняй стадыі працэсу міграцыі. Вызначэнне паняцця "суіснавання" можа быць розным для розных арганізацый. Некаторыя арганізацыі актыўна выкарыстоўваюць дадзеныя Free/Busy, іншыя зусім не карыстаюцца гэтым функцыяналам. Некаторыя робяць упор на міграцыю дадзеных календара, у той час як іншыя сканцэнтраваны на стараннай прапрацоўцы пераносу поўнага каталога карыстальнікаў. Важна папрацаваць з кожным з зацікаўленых бакоў, каб атрымаць ясную карціну таго, што сапраўды важна і дапамагчы ўсім зразумець важнасць эфектыўнай стратэгіі суіснавання.
Пераход з Notes на Exchange і Office 365 патрабуе планавання міграцыі паштовых скрынь і дадаткаў адначасова. Павінна падтрымлівацца бягучая функцыянальнасць дадаткаў Notes для ўсіх карыстальнікаў незалежна ад іх бягучай паштовай платформы. Як карыстачы, якія перайшлі на Exchange і Office 365, яны павінны мець доступ і выкарыстоўваць прыкладанні Notes у рамках існых працоўных працэсаў. Гэтая магчымасць павінна захоўвацца датуль, пакуль прыкладанні Notes перанясуцца на SharePoint або іншую платформу.
Апроч суіснавання прыкладанняў, узаемадзеянне паміж карыстачамі на розных платформах павінна быць рэалізавана да ініцыяцыі міграцыі. Гэта ўключае аўтаматычную маршрутызацыю і абнаўленне каталогаў, статуты Free/Busy і календары для ўсіх карыстачоў незалежна ад іх бягучай платформы.
Нарэшце, трэба ўлічыць сумесную працу не толькі сэрвісу электроннай пошты, але таксама календароў і агульных рэсурсаў, напрыклад, канферэнц-залаў. Карыстальнікі павінны мець магчымасць загружаць інфармацыю па раскладзе сустрэч. Сюды ўваходзяць як разавыя, так і сустрэчы, якія паўтараюцца. Будзь сустрэчы былі запланаваны да міграцыі або створаны падчас міграцыі, дакладнасць каляндарных дадзеных павінна забяспечвацца на працягу ўсяго праекта. Трэба гарантаваць, што карыстальнікі могуць, напрыклад, змяніць перагаворны пакой для бліжэйшай сустрэчы з паўтаральных сустрэч або адмяніць адну сустрэчу, не выклікаючы канфліктаў і блытаніны ў наступных сустрэчах.
Крок 3: Планаванне аптымальнай дакладнасці міграцыі
Планаванне пераходу з Notes на Exchange ці Office 365 патрабуе разумення шэрагу пэўных адрозненняў паміж платформамі.
Адрасы электроннай пошты
Дадзеныя Notes звычайна ўтрымоўваюць прапрыетарныя адрасы, якія з'яўляюцца ў некалькіх месцах: у загалоўках паведамленняў, убудаваны ў архівы, асабістыя кантакты і размеркаваныя спісы. У рамках працэсу міграцыі, гэтыя прапрыетарныя адрасы павінны быць абноўлены да SMTP-адрасоў для забеспячэння поўнай функцыянальнасці ў асяроддзі Exchange. Многія арганізацыі таксама аддаюць перавагу абнавіць дамен SMTP або стандарт адрасацыі падчас міграцыі. Калі гэта тычыцца вашай арганізацыі, важна разумець, што некаторыя рашэнні для міграцыі аўтаматычна абнаўляюць асобнікі гістарычнага SMTP-адрасы для кожнага карыстальніка.
Структура папкі
У шматлікіх арганізацыях карыстачы выкарыстоўваюць свае паштовыя скрыні і архівы, таму важна захаваць гэтыя дадзеныя. Магчымасць карыстальнікаў праглядаць сваю поўную структуру тэчак таксама ўплывае на карыстацкі досвед у выніку міграцыі. Важна падабраць рашэнні і пераходныя працэсы, якія падтрымліваюць цэласнасць тэчкі і структур дадзеных.
Лакальныя рэплікі і архівы
У мэтах кантролю затрат на захоўванне і лепшага кіравання ростам аб'ёму даных, многія арганізацыі ўстанаўліваюць квоты на паштовыя скрыні. Ненаўмысным наступствам гэтай палітыкі часта бывае павелічэнне колькасці і памеру архіваў. Гэтыя дадатковыя дадзеныя крыніцы павінны быць ацэнены і пытанне іх міграцыі варта разгледзець падчас планавання міграцыі. Можна падаць карыстальнікам кампанент самаабслугоўвання, які дасць ім перанесці толькі важныя даныя. Для аптымізацыя сховішчы Exchange мы рэкамендуем выкарыстоўваць іншы прадукт Quest , у ім ёсць, у прыватнасці, карысны функцыянал па дэдуплікацыі укладзеных файлаў, аналаг DAOS у Notes.
ACL і дэлегаванне
Дазволеныя спісы для кантролю доступу (ACL) і дэлегаванне - ключавыя элементы для аперацыйнай у асяроддзі Notes, яны таксама маюць вырашальнае значэнне для абароны цэласнасці. У выніку важна сапраўды пераўтварыць звязаныя правы і правы доступу да эквівалентных правоў у Exchange Server і Office 365. У ідэале зрабіць гэта аўтаматычна, што паскорыць працэс і выключыць чалавечую памылку. Каб падтрымаць эфектыўнасць абароны інфармацыйных актываў арганізацыі, ACL і пераўтварэнне дэлегавання павінна быць выканана адначасова з паштовымі дадзенымі. Некаторыя арганізацыі спрабуюць прызначыць эквівалентныя правы ўручную ці з дапамогай скрыптоў, пасля завяршэння пераносу дадзеных. Аднак такі падыход можа негатыўна паўплываць на прадукцыйнасць і дадаць прабелы ў бяспеку дадзеных арганізацыі.
Уласны змест
Той самы Active Mail. Яшчэ адна распаўсюджаная праблема, калі міграцыя з IBM Notes сустракаецца з вялікай колькасцю фарматаванага тэксту. Exchange і Office 365 не падтрымліваюць інтэграваныя табліцы з укладкамі, кнопкі, захаваныя формы і іншы прапрыетарны кантэнт у Notes. У выніку вам спатрэбіцца альбо падрыхтавацца да страты гэтай функцыянальнасці ці інвеставаць у рашэнне для міграцыі, здольнае пераўтварыць гэтыя элементы ў фармат, які можа быць перанесены. Скажам адразу, што рашэнні ад Quest такое ніяк не канвертуюць і могуць няўжо што перанесці такія лісты ў выглядзе ўкладанняў, каб карыстач мог іх потым адкрыць праз кліент Notes.
Групы і асабістыя адрасныя кнігі
Многія арганізацыі шырока выкарыстоўваюць публічныя спісы рассылкі для ўнутранай і
знешняй сувязі. Да таго ж, карыстачы Notes часта лічаць важным весткі дзелавыя кантакты ў асабістых адрасных кнігах. Гэтыя крыніцы дадзеных важныя для бізнес-аперацый і павінны быць эфектыўна пераўтвораны падчас пераходу на платформу Microsoft. У выніку важна аўтаматычна падрыхтаваць групы да міграцыі ў Active Directory і эфектыўна канвертаваць усе асабістыя адрасы, нават тыя, якія захоўваюцца на працоўных месцах карыстальнікаў.
Узаемадзеянне з праграмамі Notes
Пункты інтэграцыі паміж праграмамі і паштовай службай, такія як працэсы ўзгаднення, маюць вялікае значэнне пры планаванні і складання графіка міграцыі. IBM Notes мае больш цесную інтэграцыю паміж электроннай поштай і праграмамі, чым іншыя платформы. Гэтыя інтэграцыі могуць уключаць усё: ад простых doclinks да бізнес-працэсаў.
Рэсурсы і паштовыя базы даных
Многія арганізацыі выкарыстоўваюць базы дадзеных рэзервавання рэсурсаў, паштовыя базы дадзеных і іншыя агульныя базы дадзеных у Notes. У выніку гэтыя базы дадзеных адыгрываюць важную ролю ў працы арганізацыі. Для забеспячэння бесперапыннасці бізнэсу і прадуктыўнасці супрацоўнікаў, вельмі важна ўлічваць падыход і тэрміны рэалізацыі для:
- Утварэння рэсурсных паштовых скрынь у мэтавым асяроддзі;
- Пераносу дадзеных з базы дадзеных рэзервавання ў Exchange;
- Забеспячэнні таго, каб карыстачы абедзвюх сістэм маглі супрацоўнічаць і выкарыстаць рэсурсы ў Notes і Exchange.
Крок 4: забеспячэнне максімальнай эфектыўнасці міграцыі
Акрамя забеспячэння дакладнасці даных, таксама важна забяспечыць максімальна эфектыўную міграцыю, улічваючы патрабаванні арганізацыі. Эфектыўнасць міграцыі напрамую залежыць не толькі ад прамых затрат, але і ад ступені ўплыву на бізнес.
Архітэктура міграцыйнага рашэння
Адзін з найважнейшых фактараў уплыву на эфектыўнасць - архітэктура міграцыйнага рашэння. Вельмі важна абраць рашэнне са шматструменнай архітэктурай, якая дазваляе аднаму серверу міграцыі пераносіць некалькі карыстачоў адначасова. Шматструменная архітэктура змяншае патрабаванні да абсталявання для міграцыі і павялічвае хуткасць міграцыі, рэзка зніжаючы агульны кошт праекта. Не падманвайцеся рашэннямі для міграцыі якія сцвярджаюць, што яны шматструменныя, але фактычна выконваюць міграцыю толькі аднаго карыстальніка за раз і патрабуюць дадання працоўных станцыі, каб пераносіць больш карыстальнікаў адначасова. У залежнасці ад канфігурацыі і асяроддзі, сапраўдныя шматструменныя рашэнні ад 30 да 5000 адсоткаў эфектыўней пры пераносе дадзеных на Exchange і Office 365.
Працэс міграцыі
Міграцыя ўключае ў сябе мноства крокаў, і працэсы павінны адбывацца ў правільны час для забеспячэння плыўнага пераходу. Каб мінімізаваць збоі ў бізнэсе і максымізаваць перавагі пераходу, усе працэсы павінны быць інтэграваныя і кантралявацца адным дадаткам, якое можа своечасова выконваць кожны крок міграцыі.
Гнуткасць і самаабслугоўванне
Некаторым карыстальнікам і аддзелам спатрэбіцца адхіленне ад стандартнай працэдуры міграцыі. Напрыклад, юрыдычны аддзел можа мець розныя патрабаванні да захоўвання, ці кіраўнікам можа спатрэбіцца перанесці ўсю паштовую скрыню і ўсе архівы. Таму важна абраць гнуткае рашэнне для міграцыі, якое дазваляе камандзе міграцыі лёгка прыстасоўвацца да гэтых патрабаванняў. Адзін з самых эфектыўных метадаў забеспячэнне такой гнуткасці азначае выкарыстанне магчымасці самаабслугоўвання для часткі карыстачоў. Напрыклад, некаторым карыстальнікам можа быць дазволена пераносіць дадатковыя дадзеныя са сваіх асноўных паштовых файлаў ці лакальныя дадзеныя, каб следам пераўтварыць іх у асабісты архіў на серверы.
Крок 5: запуск выпрабавальнай міграцыі
Пасля завяршэння ацэнкі папярэдняй міграцыі, дапрацоўкі стратэгіі суіснавання і вызначэння планаў па аптымізацыі, вельмі важна атрымаць пацверджанне правільнасці стратэгіі шляхам адной ці некалькі пілотных міграцый.
Мэта пілотнай міграцыі заключаецца ў праверцы распрацаваных працэдур і выяўленні праблем, якія могуць узнікнуць пасля пачатку поўнай міграцыі, даючы магчымасць вырашыць іх перад тым, як пачаць баявую міграцыю. У выніку трэба чакаць і нават вітаць праблемы падчас пілотнай міграцыі.
Вызначэнне аб'ёму пілотнай міграцыі
Пілотная міграцыя павінна быць дастаткова вялікай, каб сабраць рэпрэзентатыўную выбарку дадзеных і адказаць на адпаведныя пытанні, якія могуць сустрэцца падчас баявой міграцыі. Калі вы пераносіце некалькі тысяч паштовых скрынь, выбарка павінна быць дастатковай. Для вельмі вялікіх міграцый працэнт можа быць меншым.
Выбар дадзеных і сістэм
У працэсе пілотнай міграцыі важна выкарыстоўваць баявыя дадзеныя і баявыя сістэмы. Гэта вельмі важна па некаторых прычынах:
- Вам неабходна зразумець, як баявое асяроддзе будзе сябе паводзіць. Сінтэтычна створанае асяроддзе не будзе рэпрэзентатыўна баявому асяроддзю.
- Вы можаце атрымаць дадатковыя дадзеныя аб зашыфраваных паведамленнях, частаце тыпаў паведамленняў, якіх няма ў Exchange і патрабаваннях да захоўвання на аснове узораў дадзеных.
Устанаўленне чаканняў
Працэс пілотнай міграцыі таксама забяспечвае выдатную магчымасць праверыць крытэры поспеху, выкладзеныя для праекта і адкалібраваць чаканні для пакінутай міграцыі. Калі патрабуюцца карэкціроўкі, яны павінны быць задакументаваны і ўлічаны пры баявой міграцыі.
Крок 6: планаванне часу міграцыі для мінімізацыі ўплыву на арганізацыю
Групоўка карыстальнікаў
Каб звесці да мінімуму ўплыў на карыстальнікаў і арганізацыю ў цэлым, трэба адначасова перанесці карыстальнікаў, якія працуюць разам. Асноўныя фактары, якія варта ўлічваць пры стварэнні гэтых груп уключаюць дэлегаванне. Шукайце рашэнне здольнае рэкамендаваць калекцыі для міграцыі на аснове інфармацыя аб сувязях карыстальнікаў у зыходным асяроддзі.
Тэрміны міграцыі
Пасля завяршэння міграцыі групы, абавязкова ўкажыце ў раскладзе час, у які
уплыў на гэтых карыстальнікаў мінімальна. Гэта можа азначаць планаванне акна міграцыі на пэўны час сутак, каб пазбегнуць міграцыі ў працоўны час, у канцы месяца года ці падчас вокнаў тэхнічнага абслугоўвання. Напрыклад, каманды продажаў, верагодна, не павінны міграваць бліжэй да канца квартала, а бухгалтарскі і юрыдычны аддзелы, напэўна, будуць мець абмежаванні па тэрмінах іх міграцыі.
Крок 7: запуск міграцыі і адсочванне яе прагрэсу
Маючы пацверджаныя пілотам падыходы да пераносу дадзеных, баявыя міграцыі павінны стаць руціннымі падзеямі. Верагодна, будуць невялікія карэкціроўкі на працягу ўсяго працэсу для ўліку патрэбнасцей пэўных груп. Дбайны маніторынг па-ранейшаму будзе неабходны, каб гарантаваць, што ўсе непрадбачаныя абставіны ўлічаны падчас планавання і пілотнай фазы. Аднак, працэс павінен станавіцца ўсё больш аўтаматызаваным. Выкананне графіка баявых міграцый важна задакументаваць і паведамляць аб прагрэсе ўсёй арганізацыі для забеспячэння пацверджання таго, што чаканні апраўдваюцца. Маніторынг і зваротная сувязь застаюцца ключавымі аспектамі паспяховай міграцыі на працягу ўсяго працэсу.
Заключэнне
Мы расказалі пра рэчы, якія трэба ўлічыць пры міграцыі паштовай службы. Калі вы зараз у працэсе выбару рашэння для міграцыі або толькі задумаліся аб ёй, важна ўсё гэта ўлічыць. Мы працуем з рашэннямі для міграцыі ад Quest і гатовы іх рэкамендаваць як найбольш эфектыўныя для зніжэння колькасці ручных дзеянняў і павышэння колькасці перанесеных дадзеных у выніку міграцыі.
Калі хочаце даведацца больш аб эфектыўных падыходах да міграцыі, пакіньце заяўку ў на нашым сайце ці проста патэлефануйце, а яшчэ вы можаце вывучыць дадатковыя матэрыялы па спасылках ніжэй:
Крыніца: habr.com