Пры ўкараненні гатовых ERP-сістэм 53% кампаній сур'ёзныя цяжкасці, якія патрабуюць змены бізнес-працэсаў і арганізацыйных падыходаў, і 44% кампаній сутыкаюцца з істотнымі тэхнічнымі праблемамі. У серыі артыкулаў раскладваем па палічках, што такое ERP-сістэма, чым яна выгадная, як вызначыць неабходнасць яе ўкаранення, што трэба ведаць пры выбары пастаўшчыка платформы і як яе ўкараніць.
Паняцце ERP-сістэмы прыйшло з ЗША і даслоўна перакладаецца як планаванне рэсурсаў прадпрыемства – Enterprise Resource Planning. Акадэмічна гэта выглядае так: «ERP – гэта арганізацыйная стратэгія інтэграцыі вытворчасці і аперацый, кіравання працоўнымі рэсурсамі, фінансавага менеджменту і кіравання актывамі, арыентаваная на бесперапыннае балансаванне і аптымізацыю рэсурсаў прадпрыемства з дапамогай спецыялізаванага інтэграванага пакета прыкладнога праграмнага забеспячэння (ПА), які забяспечвае агульную мадэль дадзеных і працэсаў для ўсіх сфер дзейнасці».
Кожны пастаўшчык можа разумець распрацаваную ім сістэму па-свойму, зыходзячы з яе накіраванасці і развязальных задач. Напрыклад, адна ERP-сістэма больш падыдзе для рытэйла, але не падыдзе для нафтаперапрацоўчага прадпрыемства. Больш за тое, кожная кампанія і яе супрацоўнік, які карыстаецца платформай, уяўляюць яе па-свойму, зыходзячы з той часткі, з якой яны датыкаюцца ў працы.
У сваёй сутнасці ERP - гэта інфармацыйная сістэма для кіравання ўсімі бізнес-працэсамі і рэсурсамі кампаніі на аснове адзінай базы дадзеных.
Навошта патрэбна ERP-сістэма
Як і любая інфармацыйная сістэма, ERP працуе з дадзенымі. Кожны супрацоўнік і аддзел увесь час ствараюць сотні мегабайт інфармацыі. У невялікай арганізацыі кіраўнік валодае непасрэдным доступам да ўсіх звестак і часам для адсочвання працэсаў. Калі вялікі аб'ём дадзеных ствараецца ў рамках аднаго-двух бізнес-працэсаў, то кіраўніку дастаткова лічбавізаваць іх кропкавымі ІТ-рашэннямі. Як правіла, арганізацыя купляе ПЗ для бухгалтэрыі і, напрыклад, CRM.
З ростам кампаніі тыя асобныя працэсы, кіраванне якімі раней займала мінімум часу, трансфармуюцца ў вялікія аб'ёмы інфармацыі. У звязку з іншымі бізнес-працэсамі разрозненыя інфармацыйныя патокі патрабуюць вялізнага адміністрацыйнага штата для іх аб'яднання і аналізу. Таму ERP-сістэма патрабуецца не малому, а сярэдняму і буйному бізнэсу.
Як зразумець, што кампаніі патрэбна ERP-сістэма
Звычайная гісторыя нашых замоўцаў выглядае наступным чынам. У нейкі момант становіцца ясна, што ўсе асноўныя працэсы аўтаматызаваны, а эфектыўнасць працы не падвышаецца.
Высвятляецца, што кожны працэс знаходзіцца ў сваёй асобнай інфармацыйнай сістэме. Для іх звязкі супрацоўнікі ўручную ўводзяць дадзеныя ў кожную сістэму, а затым кіраўніцтва ўручную збірае прадубліраваныя дадзеныя для аналізу дзейнасці ўсёй кампаніі. У прынцыпе, такая механіка працы прадуктыўная да вызначанага моманту. Галоўнае - вызначыць момант дасягнення максімальнай эфектыўнасці да яго наступлення, а не тады, калі мяняць механізмы працэсаў трэба будзе ў рэжыме аўралу.
Ні адна з інфармацыйных сістэм ніколі не паведаміць, што надышоў момант, калі кампанія дарасла да таго ўзроўню, калі патрэбна ERP-сістэма. Сусветны досвед паказвае 4 асноўныя прыкметы, якія дазволяць гэта зразумець:
Дадзеных для прыняцця ўзважанага кіраўніцкага рашэння становіцца нядосыць.
Любое рашэнне ў бізнэсе мае наступствы, якія ў канчатковым выніку выліваюцца ў фінансавыя страты ці, наадварот, у даходы. Якасць рашэння залежыць ад інфармацыі, на якой яно засноўваецца. Калі дадзеныя састарэлыя, няпоўныя ці некарэктныя, рашэнне будзе няправільным ці незбалансаваным.
Асноўныя прычыны супярэчлівасці інфармацыі:
-
крытычна важная інфармацыя раскідана па асобных супрацоўніках і аддзелах;
-
адсутнічаюць рэгламенты для збору даных;
-
збор інфармацыі праводзяць супрацоўнікі з рознымі ролямі і ў розны час.
Пры наяўнасці ERP-платформы, прыдатнай пад вашыя бізнес-працэсы, вы можаце цэнтралізаваць усе дадзеныя. Уся інфармацыя ствараецца кожным супрацоўнікам і аддзелам у адзінай сістэме ў рэжыме рэальнага часу. Гэта азначае, што дадзеныя, якія могуць спатрэбіцца вам і камусьці яшчэ ў кампаніі, заўсёды з'яўляюцца максімальна дакладнымі і актуальнымі.
Недахоп інтэграцыі паміж ІТ-сістэмамі прыводзіць да збояў у працы і мяшае росту кампаніі.
Кожная ІТ-сістэма прад'яўляе свае патрабаванні да фармату даных, пабудавана ў розны час і на розных тэхналогіях, прынцыпах і мовах праграмавання. Гэта адбіваецца на працы супрацоўнікаў, якія ўзаемадзейнічаюць нібы на розных мовах, і на хуткасці ўзаемадзеяння.
ERP-сістэма аб'ядноўвае асобныя функцыі ў адной інтэграванай і зразумелай прасторы. ERP-сістэма працуе як перакладчык, які размаўляе на некалькіх мовах праграмавання, каб забяспечыць сумесную працу і ўзгодненасць.
Вашы кліенты незадаволены абслугоўваннем.
Калі кліенты скардзяцца ці сыходзяць, варта задумацца аб эфектыўнасці. Гэта звязана з попытам, які перавешвае прапанову, познімі пастаўкамі, павольным абслугоўваннем ці проста агульным адчуваннем, што ў бізнэсу няма рэсурсаў ці часу, каб клапаціцца пра кожнага кліента.
Калі бізнес вырас да ўзроўню сярэдняга ці буйнога, ERP ператварае незадаволеных кліентаў у лаяльных. Кліенты пачынаюць адчуваць паляпшэнне абслугоўвання і пражываюць змены разам з кампаніяй.
Вы карыстаецеся састарэлыя сістэмы.
Згодна з Veeam 2020 Data Protection Trends Report, галоўным бар'ерам лічбавай трансфармацыі бізнесу з'яўляюцца састарэлыя тэхналогіі. Калі кампанія ўсё яшчэ працуе з сістэмамі ручнога ўводу або папяровымі дакументамі, то ў постпандэмічны перыяд яна сапраўды апынецца за бортам.
Акрамя таго, ІТ-сістэмы ў кампаніі могуць быць даволі сучаснымі, але дэзінтэграванымі. У такім выпадку кожны аддзел стварае свой інфармацыйны бункер, дадзеныя з якога выходзяць дазавана ці некарэктна. Калі інтэграцыя асобных сістэм вельмі затратная ці немагчымая, тое неабходна змяняць іх на адзіную ERP-сістэму.
Якія выгады ERP-сістэма дае бізнэсу
ERP-сістэма - гэта прадукт, які кампанія набывае за свой кошт. Яе ўкараненне разглядаецца як інвестыцыя, якая павінна прынесці прыбытак. Ніводны вытворца ERP-сістэмы не гарантуе, што яна прынясе кампаніі рост даходаў. І гэта датычыцца не толькі ERP-сістэм, але і любых ІТ-рашэнняў. Аднак усе плюсы ўкаранення апасродкавана ўплываюць на прыбытак:
Эканомія на ІТ-сістэмах
Замест таго каб марнаваць рэсурсы на некалькі разрозненых сістэм, кожная з якіх мае патрэбу ў спецыялізаванай падтрымцы, інфраструктуры, ліцэнзіях, навучанні супрацоўнікаў, можна засяродзіць усе выдаткі на адной ERP-платформе. Яна складаецца з модуляў, якія замяняюць разрозненыя сістэмы на інтэграваныя часткі.
Калі ERP-сістэму распрацоўваць з нуля пад запыты канкрэтнай кампаніі, у яе можна ўключыць іншыя сістэмы і сэрвісы, з якімі будзе зручна працаваць бізнес-партнёрам, пастаўшчыкам, кліентам і іншым контрагентам.
поўная празрыстасць
ERP забяспечвае кіраўніцтву поўны доступ да кожнага бізнес-працэсу любога падраздзялення 24/7. Напрыклад, можна штодня адсочваць запасы, у тым ліку запланаваныя пастаўкі і пастаўкі, якія знаходзяцца ў дарозе. Маючы поўную карціну аб аб'ёмах запасаў, можна дакладней кантраляваць абаротныя сродкі.
Аўтаматызацыя справаздач і моцнае планаванне
ERP стварае адзіную уніфікаваную сістэму справаздачнасці для ўсіх працэсаў. Яна аўтаматычна генеруе карысныя справаздачы і аналітыку ў любы час. З ёй кіраўніцтву не давядзецца ўручную збіраць электронныя табліцы і лісты.
Такім чынам, платформа вызваляе час на стратэгічнае планаванне, больш якасны аналіз і параўнанне паказчыкаў аддзелаў. ERP-сістэма дапамагае знайсці ў аналітыцы тыя тэндэнцыі, якія раней не заўважалі і нават не мелі шанцу заўважыць.
Рост эфектыўнасці
Сама па сабе ERP - не панацэя. Важна не толькі адпаведнасць спецыфіцы бізнэсу, але і правільнае ўкараненне. Згодна 315 пастаўшчыкоў гатовых ERP-сістэм, доля ўкараненняў, поспех якіх быў толькі частковым, ацэньваецца на ўзроўні ад 25 да 41 працэнтаў у залежнасці ад галіны. Падыходная ERP істотна скарачае выдаткі часу і намаганняў на руціну.
абслугоўванне кліентаў
Абслугоўванне кліентаў - гэта ключавая частка бізнесу. ERP-сістэма перакладае фокус увагі супрацоўнікаў з вядзення рэестраў кліентаў на пабудову і падтрыманне адносін з кліентамі.
Як паказвае статыстыка, 84 працэнты кліентаў у кампаніі, калі не атрымліваюць дастаткова адказаў на запыты. ERP дае супрацоўніку ўсе неабходныя звесткі і гісторыю кліента непасрэдна ў момант звароту. З ёй супрацоўнікі займаюцца не бюракратыяй, а прыцягненнем і ўтрыманнем кліентаў. Кліенты адчуваюць перавагі яе ўкаранення, нават не ведаючы аб зменах у кампаніі.
Абарона дадзеных
Ці ледзь знойдзецца інфармацыйная сістэма, якая можа даць абсалютную гарантыю бяспекі дадзеных. Персанальныя дадзеныя кліентаў і супрацоўнікаў, электронныя лісты, інтэлектуальная ўласнасць, фінансавыя дадзеныя, рахункі, кантракты - чым больш сістэм апрацоўваюць гэтую інфармацыю, тым складаней адсачыць рызыкі. ERP-сістэма ўводзіць адзіныя стандарты доступу, уводу і вываду даных і цэнтралізаванае захоўванне інфармацыі.
Аднак чым больш дзель рынка гатовай ERP-сістэмы, тым гушчару яна падвяргаецца хакерскім нападам. Пераважней будзе распрацоўка ўласнай ERP-сістэмы, доступ да кодавай базы якой будзе толькі ў вас. Калі ERP-сістэма для вашай кампаніі распрацавана з нуля, хакеры не змогуць знайсці копіі сістэмы, каб папярэдне праверыць яе на ўразлівасці.
Прадуктыўнасць сумеснай працы
Часта цікавасць да сумеснай працы аддзелаў ці супрацоўнікаў згасае, паколькі перадача дадзеных патрабуе мноства руцінных аперацый ці з прычыны псіхалагічнага клімату ў кампаніі. Адзіная сістэма аўтаматызуе доступ да інфармацыі, ухіляе негатыўны досвед чалавечага фактару і паскарае камунікацыю ўсярэдзіне кампаній.
Адзіныя бізнес-працэсы
Гатовыя ERP-сістэмы распрацоўваюцца ў адпаведнасці з лепшымі галіновымі практыкамі. Гэта дазваляе прадпрыемствам стандартызаваць свае ўласныя працэсы.
Аднак на справе прадпрыемству даводзіцца рабіць складаны выбар: альбо доўга і затратна наладжваць і дапрацоўваць ERP-сістэму пад стандарты прадпрыемства, альбо з болем наладжваць уласныя бізнес-працэсы пад стандарты ERP-сістэмы.
Існуе трэці шлях - першапачаткова распрацоўваць сістэму пад уласныя бізнес-працэсы.
маштабаванасць
Незалежна ад таго, ці пашыраеце вы сваю кліенцкую базу, выходзіце на новыя рынкі, укараняеце новыя працэсы, аддзелы ці прадукты ці іншым чынам маштабуеце свой бізнэс, пры правільным выбары пастаўшчыка ERP-платформа падладжваецца пад змены.
Паколькі ERP-сістэма ўкараняецца ва ўсе працэсы кампаніі, спіс пераваг можа павялічвацца ў залежнасці ад спецыфікі. На рынку распрацаваны дзясяткі і сотні гатовых рашэнняў, якія заганяюць пакупнікоў у рамкі падпісак, хуткасці абнаўленняў і падтрымкі, закрытага функцыяналу і архітэктуры - у рамкі аднаго пастаўшчыка. Толькі распрацоўка ўласнай ERP-сістэмы дае максімальныя магчымасці без якіх-небудзь абмежаванняў.
Аб тым, як абраць вытворцы ERP-сістэмы, якія пытанні яму задаць, каб не страціць грошы, і што варта ўлічыць пры планаванні ўкаранення, чытайце ў наступных артыкулах.
Крыніца: habr.com