Сумесная праца - балючае месца традыцыйных офісных інструментаў. Калі над файлам адначасова працуе дзесяць чалавек, больш часу і сіл сыходзіць ужо не на праўкі, а на пошукі змен і іх аўтараў. Гэта ўскладняецца мноствам прыкладанняў, якія не заўсёды сумяшчальныя. Адзін са спосабаў вырашыць гэтую праблему - перайсці на хмарныя офісныя пакеты. Іх не так шмат, і мы раскажам, як пераадолелі кансерватызм супрацоўнікаў Forex Club і змаглі перавесці на G Suite размеркаваную кампанію з сотняй офісаў усяго за пару месяцаў.
Чаму вырашыліся на пераход
Аб Forex Club звычайна ўспамінаюць у кантэксце анлайн-таргоў на валютных курсах. Але гэтая кампанія працуе з некалькімі відамі валютных інструментаў у розных краінах свету. Праз гэта ў яе вельмі складаная IT-інфраструктура з уласнай платформай для кліентаў.
На момант нашага знаёмства back-офіс кампаніі выкарыстоўваў некалькі розных платформаў і прыкладанняў. Асноўнай працоўнай прыладай большай часткі супрацоўнікаў быў офісны пакет Microsoft і пошта на Zimbra. Над усім гэтым узвышалася надбудова з дадатковых сховішчаў, бэкапаў, антывіруса, шматлікіх канектараў і інтэграцый, а таксама кіравання ліцэнзіямі Microsoft і Zimbra з перыядычнымі аўдытамі.
IT-дэпартаменту Forex Club было накладна падтрымліваць гэтую сістэму. Складаная інфраструктура патрабавала арэнды вялікай колькасці сервераў, DRP-планаў на выпадак адключэння гэтых сервераў ці адмовы інтэрнэт-злучэння, бэкапаў. Для забеспячэння безадмоўнай працы з часам быў сфарміраваны спецыяльны аддзел адміністратараў, на якіх яшчэ клалася задача аўдытаў ліцэнзій.
З-за багацці розных праграм узнікалі праблемы і ў радавых супрацоўнікаў Forex Club. Без сродкаў адсочвання версій дакументаў было складана знайсці аўтара некаторых выпраўленняў і выніковую версію тэкста ці табліцы.
Імкнучыся скараціць выдаткі на абслугоўванне, Forex Club шукаў спосаб вырашаць тыя ж задачы прасцей. З гэтага і пачалося нашае ўзаемадзеянне.
Пошук альтэрнатывы
Для рэалізацыі паўнавартаснай сумеснай працы трэба было мяняць сам падыход - адыходзіць ад лакальных сховішчаў у воблака. Forex Club пачаў шукаць агульнае хмарнае рашэнне для ўсіх офісных прыкладанняў. Кандыдатаў было два: Office 365 і G Suite.
У прыярытэце быў Office 365, бо ў Forex Club было закуплена шмат ліцэнзій Microsoft. Але Office 365 пераносіць толькі частка функцый офіснага пакета ў воблака. Карыстачам усё гэтак жа неабходна спампоўваць з асабістага кабінета прыкладанне і выкарыстоўваць яго для працы з дакументамі па старой схеме: перасылаць і перазахоўваць копіі з азначнікамі версій.
У G Suite ад Google Cloud больш функцый для сумеснай працы, да таго ж гэтае рашэнне танней. У выпадку з прадуктамі Microsoft прыйшлося б выкарыстоўваць Enterprise Agreement, і гэта зусім іншы ўзровень марнаванняў (нават з улікам набытага ПА). А ўкараненне G Suite з нашай дапамогай прайшло па праграме Google, якая кампенсавала буйным замоўцам выдаткі на пераход на сэрвісы кампаніі.
На G Suite планавалася перавесці большую частку сэрвісаў, якімі карыстаюцца супрацоўнікі:
- Каляндар і электронную пошту (Gmail і Google Calendar);
- Нататкі (Google Keep);
- Чат і анлайн-канферэнцыі (Chat, Hangouts);
- Офісны пакет і генератар апытанняў (Google Docs, Google Forms);
- Агульнае сховішча (GDrive).
Пераадольваем негатыў
Укараненне любой прылады, нават самай зручнай, заўсёды сутыкаецца з негатывам канчатковых карыстачоў. Асноўная прычына - кансерватызм, бо людзі не хочуць нічога мяняць і прывыкаць да новых падыходаў у працы. Сітуацыю ўскладніла спецыфічнае ўспрыманне прысутнасці ў інтэрнэце як простай хадні па сайтах (але не працы на гэтых сайтах), распаўсюджанае сярод супрацоўнікаў не з IT. Яны проста не разумелі, як з гэтым можна працаваць.
З боку Forex CLub за рэалізацыю праекта адказваў Дзмітрый Астраверхаў. Ён кантраляваў этапы ўкаранення, збіраў водгукі карыстальнікаў і расстаўляў прыярытэты ў задач. Сумесная падрыхтоўка, апытанні супрацоўнікаў, тлумачэнні правіл кампаніі дазволілі нам лягчэй узяць старт.
Асноўная задача Softline у гэтым праекце складалася ў навучанні карыстачоў і сістэмных адміністратараў і тэхнічнай падтрымцы на першым этапе. Мы тлумачылі, як прадукт павінен працаваць праз сэрыю трэнінгаў. У агульнай складанасці мы правялі 15 трэнінгаў па 4 гадзіны. Першы - перад пілотам - для сістэмных адміністратараў, якія рыхтавалі глебу для трансфармацыі. А наступныя - ужо для радавых супрацоўнікаў.
У рамках асноўнай праграмы навучання мы рабілі ўпор на плюсы, якія кампенсавалі канчатковым карыстальнікам складанасці прывыкання да новай прылады. А ў канцы кожнага трэнінгу супрацоўнікі маглі падысці са сваімі пытаннямі, што прыбірала падводныя камяні ў пачатку працы.
Хоць Forex Club праводзіць навучальныя семінары для ўласных кліентаў, навучанне па G Suite саматугам кампанія запусціць не магла з-за адсутнасці выкладчыкаў з патрэбнымі кампетэнцыямі. Каб ацаніць уплыў нашых трэнінгаў, Forex Club праводзіў апытанні слухачоў да навучання і праз некаторы час пасля яго. Першае апытанне паказвала ў асноўным негатыўнае ўспрыманне будучых змен. Другі - наадварот, узлёт пазітыву. Людзі сталі разумець, што гэта дастасавальна да іх працы.
Пілотны офіс
Праект пачаўся ў канцы 2017 года, калі на G Suite перайшлі дзесяць сістэмных адміністратараў. Гэтым людзям прыйшлося стаць першапраходцамі, якія выяўлялі плюсы і мінусы рашэння і рыхтавалі глебу для трансфармацыі. Мы ўлічылі іх водгукі і рэкамендацыі і ў студзені 2018 выбралі сярэдні па памерах філіял з лакальным сістэмным адміністратарам для першага выпрабавальнага пераходу супрацоўнікаў не з IT.
Пераход рабілі аднамомантна. Так, людзям складана пераключыцца на новыя прылады, таму пры магчымасці выбару паміж хмарным рашэннем і дэсктопным прыкладаннем карыстачы будуць схіляцца да больш звыклага дэсктопа і тармазіць глабальныя планы па абнаўленні. Так што па завяршэнні трэнінгу для пілотнага офіса мы хутка перавялі ўсіх на G Suite. Першыя пару тыдняў пэўны супраціў усёткі было, з ім зладзіўся лакальны сісадмін, які тлумачыў і паказваў усе складаныя моманты.
Услед за пілотным офісам мы поўнасцю перавялі на G Suite увесь IT-дэпартамент Forex Club.
Змяняем філіяльную сетку
Пасля аналізу досведу пілотнага праекту мы разам з IT-дэпартаментам Forex Club распрацавалі план пераходу астатняй часткі кампаніі. Першапачаткова планавалася, што працэс пройдзе ў два этапы. На першым этапе мы хацелі навучыць толькі найбольш лаяльных да прадукта супрацоўнікаў Forex Club, якія стануць прасоўваць праект у сваіх офісах - дапамогуць калегам перайсці на новую платформу ў рамках другога этапу. Для выбару "евангелістаў" у кампаніі мы правялі апытанне, вынікі якога перасягнулі ўсе чаканні: адгукнулася каля паловы ўсяго Forex Club. Тады мы вырашылі не расцягваць працэс і прапусцілі стадыю "ўкаранення праз супрацоўнікаў".
Як і ў пілотным праекце, спачатку мігравалі галаўныя офісы, дзе ёсць лакальны сістэмны адміністратар - ён дапамагаў спраўляцца з якія ўзнікаюць складанасцямі. У кожным офісе пераходу на новыя інструменты папярэднічалі трэнінгі. Навучанне прыйшлося планаваць па гнуткім раскладзе, які ўлічваў розныя гадзінныя паясы і графікі працы. Да прыкладу, для офісаў у Казахстане і ў Кітаі трэнінгі прыйшлося пачынаць у 5 раніцы па маскоўскім часе (дарэчы, у Кітаі G Suite выдатна працуе, нягледзячы ні на што).
Услед за галаўнымі офісамі на G Suite перайшла філіяльная сетка – каля 100 кропак. Асаблівасць апошняга этапу праекта заключалася ў тым, што ў гэтых філіялах у асноўным сядзяць прадажнікі, якія шмат працуюць з электроннымі табліцамі. Для іх мы два тыдні праводзілі трэнінгі, якія дапамагаюць перанесці дадзеныя.
Паралельна нашы спецыялісты працавалі "ў тыле" падтрымкі самога Forex Club, бо адразу пасля пераходу на G Suite колькасць зваротаў у тэхнічную падтрымку чакана ўзрасла. Пік заявак прыпаў на пераход філіяльнай сеткі, але паступова колькасць зваротаў стала змяншацца. Асабліва скараціліся заяўкі па офісных прадуктах і электроннай пошце, кіраванні ліцэнзіямі на ПЗ, працы з серверамі і сеткавым абсталяваннем, а таксама па рэзервовых каналах сувязі. Гэта значыць укараненне знізіла нагрузку на першую лінію падтрымкі і back-офіса.
Усяго на перавод офісаў спатрэбілася каля двух месяцаў: у лютым 2018 завяршыліся работы ў галаўных падраздзяленнях, а ў сакавіку - па ўсёй філіяльнай сеткі.
Падводныя камяні
Маштабнай праблемай стала хуткасць міграцыі электроннай пошты. Для пераносу аднаго ліста з Zimbra у Gmail з дапамогай IMAP Sync патрабавалася 1 секунда. У сотні офісаў Forex Club працуе каля 700 супрацоўнікаў, і ў кожнага з іх – тысячы лістоў (сумарна яны абслугоўваюць больш за 2 млн кліентаў). Так што для паскарэння міграцыі мы выкарыстоўвалі G Suite Migration Tool, з ім працэс капіравання лістоў пайшоў хутчэй.
Звесткі з календароў і задач пераносіць не патрабавалася. Хаця ў старой інфраструктуры былі нейкія рашэнні, у поўнай меры яны не выкарыстоўваліся супрацоўнікамі. Напрыклад, карпаратыўныя календары былі рэалізаваны ў выглядзе партала на Битриксе, што няёмка, таму ў супрацоўнікаў былі ўласныя прылады, пераносам дадзеных працаўнікі займаліся самастойна.
Таксама ў вядзенні карыстальнікаў апынуўся перанос аператыўных дакументаў (гаворка толькі аб дадзеных па бягучай працы - для базы ведаў кампаніі выкарыстоўваецца іншае рашэнне). Тут пытанняў не ўзнікла. Проста ў нейкі момант была падведзена адміністрацыйная рыса – адказнасць за інфармацыю, захаваную лакальна, перайшла на саміх карыстальнікаў, у той час як за захаванасцю і бяспекай дадзеных на Google Drive ужо сачыла IT-падраздзяленне.
Нажаль, не для ўсіх працоўных працэсаў атрымалася падабраць аналогі ў G Suite. Да прыкладу, агульныя паштовыя скрыні, да выкарыстання якіх абвыклі супрацоўнікі Forex Club, у Gmail не маюць фільтраў, таму знайсці вызначаны ліст цяжка. Аналагічная складанасць была з SSO-аўтарызацыяй у Google Chat, але гэтую праблему ўдалося вырашыць праз запыт у падтрымку Google.
Асноўныя праблемы для карыстальнікаў былі звязаныя з тым, што ў сэрвісаў Google пакуль няма часткі функцый канкурэнтаў, напрыклад, таго ж Skype або Office 365. Hangouts дазваляе толькі тэлефанаваць, у Google Chat не хапае цытавання, а ў Google Sheets – падтрымкі макрасаў Microsoft Excel.
Акрамя гэтага, прадукты Microsoft і Google Cloud па-рознаму падыходзяць да прылад для рэдагавання табліц. Файлы Word, якія змяшчаюць табліцы, часам адчыняліся ў Google Дакументах з памылковым фарматаваннем.
Па меры прывыкання да новай інфраструктуры частку складанасцей удалося вырашыць праз альтэрнатыўныя падыходы. Напрыклад, замест макрасаў у электронных табліцах выкарыстоўваюцца скрыпты, якія здаліся супрацоўнікам Forex Club нават зручней. Не атрымалася падабраць аналог толькі для фінансавага дэпартамента Forex Club, які мае справу са справаздачамі 1С (са скрыптамі, складаным фарматаваннем). Таму ён перайшоў на Google Sheet толькі ў частцы сумеснай працы. Для астатніх дакументаў да гэтага часу выкарыстоўваецца офісны пакет (Excel).
Агулам Forex Club пакінуў каля 10% ліцэнзій Microsoft Office. Для такіх праектаў гэта нармальная практыка: меншая частка супрацоўнікаў карыстаецца пашыранымі функцыямі офісных пакетаў, таму астатнія лёгка прымаюць замену.
Трэба адзначыць, што маштабных пераўтварэнняў на астатняй частцы інфраструктуры не праводзілася. Forex Club не адмовіўся ад Jira і Confluence, хаця ўкараніў Google Keep для аперацыйных задач. Для інтэграцыі Jira і Confluence з G Suite мы разгарнулі плагіны, якія дазваляюць хутка перадаваць дадзеныя. Захавалася сістэма маніторынгу, а таксама мноства дадатковых прылад: Trello, Teamup, CRM, Метрыкі, AWS і т. п. Натуральна, у філіялах засталіся сістэмныя адміністратары.
Эксперымент з Chromebook
У пошуках спосабу скараціць выдаткі Forex Club меркаваў перавесці ўсіх на мабільныя працоўныя месцы на базе Chromebook. Сама прылада варта вельмі танна, а з выкарыстаннем хмарных сэрвісаў на ім можна было хутка разгарнуць працоўнае месца.
Мы пратэставалі мабільныя працоўныя месцы на невялікай групе карыстальнікаў з 25 чалавек у дэпартаменце продажаў. У супрацоўнікаў гэтага дэпартамента не было задач, якія перашкаджалі б працы толькі праз вэб, так што для іх гэтая міграцыя павінна была прайсці неўзаметку. Але па выніках тэсту аказалася, што жалеза недарагога Chromebook недастаткова правільнай працы ўсіх карпаратыўных прыкладанняў Forex Club. А даражэйшыя мадэлі, якія падышлі б па тэхнічных параметрах, апынуліся сувымерныя па кошце з класічнымі наўтбукамі на базе Windows. У выніку ад праекту вырашылі адмовіцца.
Што памянялася з прыходам G Suite
Насуперак усім прадузятасці і недаверу, ужо праз 3 месяцы пасля трэнінгаў у апытаннях 80% супрацоўнікаў адзначылі, што G Suite сапраўды палегчыў ім працу з дакументамі. Пасля пераходу павысілася мабільнасць супрацоўнікаў, якія пачалі больш працаваць з носных прылад:
Статыстыка выкарыстання мабільных прылад па дадзеных Forex Club
Вялікую папулярнасць набраў Google Forms. Унутры дэпартаментаў яны дазваляюць хутка праводзіць апытанні, для якіх раней даводзілася выкарыстоўваць пошту, збіраючы вынікі ўручную. Больш за ўсё пытанняў і прэтэнзій выклікаў пераход на Google Chat і Hangouts Meet, бо ў іх у цэлым менш функцый, але іх выкарыстанне дазволіла адмовіцца ад мноства месэнджараў усярэдзіне кампаній.
Вынікі праекту сфармуляваў Зміцер Астраверхаў, з якім мы працавалі: «Праект знізіў выдаткі Forex Club на IT-інфраструктуру і спрасціў яе падтрымку. Цэлы пласт задач па абслугоўванні працэсаў знік, бо гэтыя пытанні вырашаюцца на баку Google. Цяпер усе сэрвісы можна наладзіць выдалена, іх падтрымлівае пара Google-адміністратараў, а ў IT-аддзела вызваліўся час і рэсурсы для іншых спраў».
Крыніца: habr.com