Мы некалькі разоў пісалі аб тым, як нашы тэхналогіі дапамагаюць і нават апрацоўваць інфармацыю з любых тыпаў дакументаў і ўводзіць даныя ва ўліковыя сістэмы. Сёння раскажам, як укаранялі в - найбуйнейшым пастаўшчыку цяпла і гарачай вады ў Маскве.
Уявіце сябе на месцы звычайнага бухгалтара. Разумеем, гэта няпроста, але ўсё ж паспрабуйце. Кожны дзень вам прыходзіць велізарная колькасць папяровых рахункаў, накладных, даведак і гэтак далей. А асабліва шмат - у дні перад здачай справаздачнасці. Усе рэквізіты і сумы трэба хутка і ўважліва праверыць, перадрукаваць і ўнесці ва ўліковую сістэму, уручную правесці транзакцыі і адправіць дакументы ў архіў, каб потым своечасова прадаставіць для праверкі ўнутраным аўдытарам, падатковай службе, органам тарыфнага рэгулявання і іншым. Складана? Але гэта шматгадовая дзелавая практыка, якая існуе ў шматлікіх кампаніях. Разам з МАЭК мы спрасцілі гэтую карпатлівую працу і зрабілі яе зручней. Калі вам цікава, як гэта было, сардэчна запрашаем пад кат.
На фота - маскоўская ЦЭЦ-21, найбуйнейшы ў Еўропе вытворца цеплавой энергіі. Цяпло, выпрацаванае на гэтай станцыі, МАЭК пастаўляе 3 мільёнам жыхароў поўначы Масквы. .
У МАЭК у Маскве паўтара дзясятка філіялаў. Яны абслугоўваюць 15 км цеплавых сетак, 811 цеплавыя станцыі і кацельні, 94 10 цеплавых пунктаў і 000 помпавыя станцыі, а таксама будуюць і наладжваюць новыя сістэмы цеплазабеспячэння. Кампанія закупляе мноства абсталявання і паслуг для гаспадарчай дзейнасці: . Афармленнем дакументаў у кожным падраздзяленні-ініцыятары закупкі займаюцца спецыяльныя супрацоўнікі - куратары дагавораў.
Як уладкована афармленне дамоў у буйной кампаніі? Калі куратары заключаюць дагавор, то атрымліваюць ад контрагентаў шмат важных папяровых дакументаў: таварныя накладныя, акты аб аказанні паслуг, рахункі-фактуры, даведкі і інш. Звычайна куратар скануе дзелавыя паперы, а затым прымацоўвае сканы да замовы ў сістэме кіравання рэсурсамі прадпрыемства. Фінансавы кантралёр уручную правярае ўсе дадзеныя. Пасля гэтага куратар адвозіць арыгіналы дакументаў у бухгалтэрыю. Ці гэтым займаецца кур'ер, і тады перамяшчэнне дакументаў можа займаць больш часу - ад некалькіх гадзін да пары дзён.
І ўсё б нічога, але, як і ў шматлікіх іншых кампаніях:
- Паперы могуць паступаць у бухгалтэрыю за некалькі дзён перад здачай справаздачнасці. Тады бухгалтарам даводзіцца дняваць і начаваць на працоўным месцы. Трэба ўручную праверыць, ці правільна запоўненыя ўсе рахункі, накладныя і інш. Затым, калі ўсё дакладна, супрацоўнік перадрукоўвае дадзеныя ва ўліковую сістэму і робіць праводкі. Пры гэтым 90% часу бухгалтара займае перадрук даных - рэквізітаў, сум, дат, нумароў наменклатур і г.д. З-за гэтага ўзнікае рызыку памыліцца.
- Дакументы могуць прыйсці ўжо з памылкамі. А часам нейкіх рахункаў ці даведак не хапае. Часам гэта высвятляецца ў апошнія дні перад здачай справаздачнасці. Праз гэта тэрміны ўзгаднення дакументаў могуць зацягвацца.
- Пасля ажыццяўлення праводак бухгалтары захоўваюць накладныя, рахункі і акты ў разрозненых папяровых і электронных архівах. Чаму гэта выклікае цяжкасці? Напрыклад, МАЭК працуе па тарыфах, таму абавязана рэгулярна даваць справаздачу аб сваіх выдатках перад органамі выканаўчай улады. І калі ў бухгалтэрыю прыходзіць чарговая дзяржаўная ці падатковая праверка, супрацоўнікам даводзіцца доўга шукаць дакументы.
Як раней выглядала схема працы бухгалтэрыі МОЭК:
МАЭК першай у энергетычнай галіне вырашыла перабудаваць і спрасціць гэтую схему, каб хутчэй зачыняць здзелкі і здаваць справаздачы, лепш ацэньваць рынкавыя змены пры закупках і планаваць сваю фінансавую стратэгію. Самастойна, у адзіночку, змяніць шматгадовую якая склалася схему працы бухгалтэрыі было няпроста, таму кампанія вырашыла трансфармаваць яе сумесна з партнёрам - ABBYY.
Сказана-зроблена
Каманда спецыялістаў ABBYY укараніла ў МОЭК універсальную платформу для інтэлектуальнай апрацоўкі інфармацыі і наладзіла:
- гнуткія апісанні (шаблоны вымання дадзеных) для апрацоўкі дакументаў. Пра тое, што гэта такое і для чаго трэба, мы падрабязна расказвалі на Хабры и . МАЭК апрацоўвае з дапамогай рашэння больш за 30 відаў дакументаў (напрыклад, акт змантаванага абсталявання або акт на агенцкую ўзнагароду) і здабывае з іх звыш 50 атрыбутаў (нумар дакумента, выніковая сума з ПДВ, назва пакупніка, прадаўца, падрадчыка, колькасць тавару і да т.п. .);
- канектар для ажыццяўлення праверак і выгрузкі дадзеных, які звязаў паміж сабой ABBYY FlexiCapture, SAP і OpenText. Дзякуючы канектару стала магчымай аўтаматычная праверка дадзеных з замовы і дамовы па розных даведніках. Пра гэта мы раскажам крыху ніжэй;
- экспарт дакументаў у электронны архіў на базе OpenText. Цяпер усе сканы дакументаў захоўваюцца ў адным месцы;
- чарнавікі бухгалтарскіх праводак у SAP ERP са спасылкамі на скан-вобразы дакументаў.
Затым супрацоўнікі ABBYY і МОЭК распрацавалі форму пошуку, каб бухгалтар змог за секунды знаходзіць па любому атрыбуту ў электронным архіве важныя рахункі і прадастаўляць іх для праверак падатковых інспекцый.
Пошук магчымы па 26 розных крытэрыях (карцінка клікабельная):
Пасля таго як МАЭК паспяхова пратэставала ўсю сістэму, яе запусцілі ў эксплуатацыю. Увесь праект, у тым ліку ўзгадненні, удакладненні і дапрацоўкі, быў рэалізаваны за 10 месяцаў.
Схема працы пасля ўкаранення ABBYY FlexiCapture:
Вам падаецца, што нічога не змянілася? Так, бізнес-працэс застаўся ранейшым, проста большую частку функцый зараз выконвае машына.
Праводка, здзейсніся!
Як цяпер ідуць справы? Дапушчальны, куратар дамовы атрымаў набор першасных дакументаў па ўгодзе на пастаўку помпаў для ТЭС, ці, напрыклад, будаўніцтва цепласетак. Спецыялісту больш не трэба самому правяраць камплектнасць і змест дакументаў, выклікаць кур'ера і адпраўляць арыгіналы дакументаў у бухгалтэрыю. Куратар проста скануе падпісаны камплект першасных дакументаў, і далей за справу бяруцца тэхналогіі.
З дапамогай сістэмы сеткавага сканавання супрацоўнік адпраўляе сканы ў фармаце TIFF ці PDF сабе ў гарачую тэчку ці на пошту. Затым ён адчыняе вэб-станцыю ўводу ABBYY FlexiCapture і выбірае тып камплекта дакументаў для апрацоўкі. Напрыклад, "купля работ/паслуг з агенцкай узнагародай", "паступленне матэрыяльна-тэхнічных рэсурсаў (МТР)" або "ўлік маёмасці".
Ад тыпу камплекта залежыць колькасць і віды неабходных дакументаў і даных, якія сістэма павінна класіфікаваць, распазнаць і праверыць.
Куратар загружае сканы для распазнання. Сістэма аўтаматычна правярае наяўнасць усіх дакументаў, змест кожнай паперы, і на серверы адбываецца распазнанне рэквізітаў – даты дамовы, сумы, адрасы, ІНАЎ, КПП і іншых дадзеных. Дарэчы, МОЭК - першая энергетычная кампанія ў Расіі, якая выкарыстоўвае такі падыход.
Калі куратар загрузіў не ўсе дакументы ці ў нейкай накладной пазначаны не ўсе дадзеныя, то сістэма гэта заўважае і адразу просіць супрацоўніка выправіць памылку:
Сістэма лаецца і просіць дадаць якія адсутнічаюць дакументы (тут і далей скрыншоты кликабельны):
Сістэма заўважыла, што дакумент пратэрмінаваны:
Такім чынам, супрацоўніку больш не трэба вызначаць, ці карэктна аформлены дакумент. Калі ўсё дакладна, то непасрэдна на вэб-станцыі ўводу аўтаматычна адбываецца большасць праверак дадзеных. Дастаткова ўвесці нумар замовы, указаны ў SAP ERP. Пасля гэтага адбываецца супастаўленне распазнаных дадзеных з інфармацыяй, апрацоўванай у SAP: ІНАЎ і КПП контрагента, нумарамі і сумамі дамовы, ПДВ, наменклатурай тавара ці паслугі. Апрацоўка і праверка аднаго дакумента займаюць усяго пару хвілін.
Па рэквізітах – ІНАЎ і КПП – можна абраць з даведніка патрэбную кампанію:
Калі ў рахунку ці накладной ёсць памылка, то яна не прапусціць дакумент на экспарт у архіў. Напрыклад, калі дакумент некарэктна складзены або адзін з сімвалаў няправільна распазнаўся, сістэма пакажа на гэта і папросіць супрацоўніка выправіць усе недакладнасці. Прывядзем прыклад:
Сістэма выявіла, што ЗАТ "Васілёк" не ўваходзіць у спіс пастаўшчыкоў МОЭК.
Гэта дазваляе супрацоўнікам адсочваць памылкі яшчэ да таго, як дакумент паступіў у бухгалтэрыю.
Калі ўсе праверкі паспяхова пройдзеныя, то за адзін клік скан-копія дакумента адпраўляецца ў электронны архіў OpenText, а ў SAP з'яўляюцца спасылка і картка з яго метададзенымі. Бухгалтар ці куратар заўсёды могуць паглядзець у электронным архіве спіс дакументаў па патрэбнай замове і інфармацыю, хто, у якія тэрміны, з якім вынікам апрацаваў дакументы.
Пётр Пятровіч зазірнуў у электронны архіў, …
…каб паглядзець, хто загрузіў дакументы на замову №1111.
Пасля выгрузкі дадзеных і сканаў з ABBYY FlexiCapture у SAP з'яўляецца чарнавік праводкі з папярэдне запоўненымі дадзенымі і спасылкамі на скан-вобразы дакументаў.
Чарнавік праводкі:
Затым бухгалтару на пошту прыходзіць апавяшчэнне са спасылкай на гатовы чарнавік і сканы. Спецыялісту больш не трэба пакутаваць з паперай. Яму застаецца толькі праверыць у сканах выніковую суму здзелкі, наяўнасць друку, подпісы і ажыццявіць праводку. На яе бухгалтар зараз марнуе менш за хвіліну.
Вынікі праекту
- З дапамогай тэхналогій ABBYY МОЭК спрасціла і паскорыла не толькі бухгалтарскі ўлік, але і фінансавы кантроль. Каб зрабіць праводку, супрацоўнікам больш не трэба чакаць кур'ера з арыгіналамі дакументаў - дастаткова ў адзін клік атрымаць скан з ужо праверанымі дадзенымі з электроннага архіва. Праўда, папяровы дакумент усё ж такі яшчэ патрэбны. Але зараз яго можна адправіць у бухгалтэрыю пазней. Калі ён туды паступіць, супрацоўнік паставіць ва ўліковай сістэме галачку "Арыгінал атрыманы".
- Супрацоўнікі адразу атрымліваюць усе патрэбныя дадзеныя аб пагадненні са сканаў, своечасова ажыццяўляюць праводкі і загадзя рыхтуюць усе дакументы для справаздачнасці. Цяпер ім не страшныя ні ўнутраныя, ні вонкавыя праверкі.
- Бухгалтары праводзяць фінансавыя аперацыі ў 3 разы хутчэй, і МАЭК закрывае справаздачны перыяд на 10 дзён раней.
- Усе філіялы МАЭК захоўваюць бухгалтарскія дакументы ў адзіным электронным архіве. Дзякуючы гэтаму знайсці любы рахунак-фактуру, дамову ці акт выкананых работ, а таксама любыя атрыбуты з іх (сумы, ПДВ, наменклатуры тавару ці паслугі) можна ў 4 разы хутчэй, чым раней.
- У год рашэнне апрацоўвае больш за 2,6 млн старонак дакументаў.
замест заключэння
МАЭК выкарыстоўвае ужо 2 гады і за гэты час сабраў статыстыку. Аказалася, бухгалтары робяць 95% праводак без унясення змяненняў у чарнавікі. А гэта значыць, што такія праводкі ў будучыні можна будзе прапускаць поўнасцю аўтаматычна. Так атрымалася, што гэты прадукт стаў фактычна першым крокам кампаніі на шляху да ўкаранення ў бізнес-працэсы кампаніі элементаў "штучнага інтэлекту": МОЭК распрацоўвае ў сябе адпаведную праграму.
Іншыя расійскія кампаніі таксама аўтаматызуюць працу бухгалтэрыі: робяць яе прасцейшай і зручнай. Напрыклад, з дапамогай тэхналогій ABBYY служба фінансавага кантролю.»у 2 разы хутчэй атрымлівае важную дзелавую інфармацыю і марнуе на 20% менш часу на пошук патрэбных рахункаў-фактур і таварных накладных. Тэхналогіі інтэлектуальнай апрацоўкі інфармацыі дапамагаюць супрацоўнікам бухгалтэрыі холдынгу.» маментальна знаходзіць патрэбныя фінансавыя дакументы падчас масавых падатковых праверак. У 2019 годзе спецыялісты кампаніі плануюць апрацаваць каля 10 млн. старонак дакументаў.
Хочаце даведацца аб праекце МОЭК і ABBYY больш? 3 красавіка ў 11:00 намеснік кіраўніка Цэнтра інфармацыйных тэхналогій МОЭК Уладзімір Феактыстаў раскажа пра дэталі кейса на бясплатным. . Далучайцеся, калі хочаце задаць пытанні.
Лізавета Цітарэнка,
рэдактар карпаратыўнага блога ABBYY
Крыніца: habr.com