Хабр, прывітанне! Мяне клічуць Алег, і я адказваю за IT-службу ў групе кампаній ABBYY. Больш за месяц таму супрацоўнікі ABBYY па ўсім свеце пачалі працаваць і жыць толькі дома. Больш ніякага апэнспэйсу і камандзіровак. Ці памянялася мая праца? Не. Хоць наогул так, але яна змянілася яшчэ 2-3 гады таму. А зараз мы тэхнічна забяспечваем працу офісаў у 13 краінах гэтак жа, як і раней. Проста зараз мы робім гэта седзячы дома - на кухні, на канапе або на балконе, а ў офісе толькі адзін дзяжурны. Дарэчы, вось і ён:
Сёння я раскажу пра тое, якія задачы зараз даводзіцца вырашаць IT-службе ABBYY, як нас ратуюць дзяжурныя ў офісах, чаму MS Teams і Zoom зараз наша ўсё, і пра многае іншае. Сардэчна запрашаем пад кат.
Даўным-даўно, да каранціну...
5-7 гадоў таму ABBYY была кампаніяй, якая рабіла ўпор на развіццё ўнутранай інфраструктуры. Мы мала карысталіся хмарнымі прадуктамі - імкнуліся разгортваць прыкладанні ў сябе ўсярэдзіне, і таму доступ да іх звонку быў складаны. Але часы мяняліся…
Воблачнае прадукты развіваліся значна хутчэй, яны прапаноўвалі больш гнуткасці і разнастайнасці па функцыянальнасці. А зараз знайсці аналагі з on-premise магчымасцямі часта проста немагчыма.
Супрацоўнікам была патрэбна мабільнасць. Сейлзы і маркетолагі ўвесь час у камандзіроўках, ездзяць па ўсім свеце, ходзяць на сустрэчы - ім проста неабходны доступ да карпаратыўных сістэм у любы час і ў любым месцы.
Змянілася і пакаленне людзей. Новыя маладыя супрацоўнікі аддаюць перавагу працы ў каворкінгах, кафэ, з дому. Ім важная мабільнасць. Таму мы тэхнічна стваралі працоўнае асяроддзе, падобнае да таго, што існуе ў паўсядзённым жыцці. Калегам становіцца нашмат камфортней, калі не трэба пераключацца паміж офісам і іншым месцам, дзе можна працаваць.
Цяпер міжнародныя офісы ABBYY адкрыты ў 13 краінах ад ЗША да Аўстраліі. І значна зручней мець агульную хмарную інфраструктуру, чым быць «прывязанымі» да вызначанай лакацыі ўнутранымі сэрвісамі.
Некалькі гадоў таму мы перагледзелі нашу стратэгію і сталі актыўна выкарыстоўваць для працы хмарныя прыкладанні. Напрыклад, нам вельмі падабаецца пакет Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint і іншыя.
Гэта не азначае, што ўсе супрацоўнікі залежаць ад хмарных рашэнняў. У ABBYY ёсць багатая ўнутраная інфраструктура, напрыклад, распрацоўшчыкі выкарыстоўваюць лакальныя магутнасці для навучання нейросетей. Я б сказаў, што мы выкарыстоўваем хмарныя прадукты і ўласную ўнутраную інфраструктуру прыкладна 50 на 50.
Аб папулярнасці RDP
Мы заўсёды дазвалялі працаваць з унутранай сеткай выдалена, і кожны выбіраў зручны яму спосаб. Тыя, хто часцей у офісе, аддаюць перавагу RDP (выдалены працоўны стол). Як правіла, дома ў кожнага свая тэхніка: яна не заўсёды магутная, і ёю можа карыстацца ўся сям'я. А на працы - сучасны кампутар, які настроены і да ўсяго падлучаны. Таму з хаты зручней падлучыцца да RDP і працаваць, не зважаючы на тое, што ў цябе на персанальным кампутары.
Для офіса, які знаходзіцца ў Маскве (тут размешчаны R&D-цэнтр, офісы ABBYY Расія і ABBYY Emerging Markets), нам звычайна заўсёды хапала двух шлюзаў выдаленых працоўных сталоў (RD Gateway) для выдаленага падлучэння, яны спраўляліся. Але зараз гэты спосаб падключэння стаў вельмі папулярным. Каб балансаваць нагрузку, IT-служба разгарнула яшчэ два дадатковыя шлюзы. Гэта, напэўна, адзіная змена інфраструктуры, якую мы зрабілі з сакавіка.
Тут і далей я буду прыводзіць статыстыку па маскоўскім офісе ABBYY, бо тут працуе больш за 800 чалавек і дадзеныя найболей паказальныя.
VPN
Ёсць калегі, якія абвыклі працаваць з VPN. Цяпер многія адвезлі карпаратыўную тэхніку дадому. У асноўным з сабой узялі наўтбукі і маніторы. Калі ўвесь час працуеш выдалена, то яшчэ адзін вялікі манітор - гэта нашмат зручней. Дадатковай тэхнікі мы для супрацоўнікаў не набывалі.
Дзяжурныя
Нават у каранцін немагчыма абыходзіцца зусім без людзей у офісе. Мы прызначылі двух дзяжурных сісадмінаў - Юру і Стаса. Кожны з іх тыдзень працуе ў офісе, тыдзень - з дому. Графік у рабят звычайны - з 10 да 19.
Яны дапамагаюць устараняць тэхнічныя праблемы, з якімі сутыкаюцца супрацоўнікі. У нас шмат тэхнікі, і яна, бывае, ламаецца. Часцей за ўсё ў кагосьці завісае кампутар. Пару разоў у тыдзень ламаецца цвёрдая кружэлка, што-небудзь згарае, трэба памяняць-паправіць.
Было некалькі выпадкаў выключэння электрычнасці, а значыць, камусьці трэба нанава запускаць кампутары, таму што супрацоўнікі не могуць зрабіць гэта выдалена. Увогуле, 90% іх часу займае падтрыманне офіснай тэхнікі ва ўключаным стане.
Ёсць і некалькі неўласцівых задач, якія дзяжурныя пачалі выконваць падчас каранціну.
- Дакладваць паперу ў друкаркі і вымаць надрукаваныя дакументы. Гэта трэба супрацоўнікам, якія апрацоўваюць уваходныя дакументы і раздрукоўваюць іх з хатніх кампутараў на працоўным друкарцы. Калі яны вернуцца ў офіс, то адразу забяруць усе дакументы, а не будуць друкаваць 100500 старонак. Вядома, можна было зрабіць гэта і потым, але мы дапамагаем калегам не мяняць звыклы працэс - зараз і так шмат усяго нязвыклага.
- Мы спакавалі і адвезлі сканеры і друкаркі калегам, якім яны неабходны па працы. Аднаму з супрацоўнікаў, які адасобіўся на лецішчы, дапамаглі падлучыць кабель, каб у яго быў стабільны інтэрнэт.
Дарэчы, мабільнае прыкладанне ABBYY FineScanner AI таксама дапамагае сканаваць дакументы, а таксама распазнаваць у іх тэкст, ставіць подпісы, канвертаваць файлы ў 12 папулярных фарматаў і шматлікае іншае. Да 31 ліпеня ўключна мы прэміум-доступ да ABBYY FineScanner AI.
А на выходных?
На выходных супрацоўнікаў у офісе няма. Мы дамовіліся з нашым сісадмінам, які жыве ў Уцешным (дзе знаходзіцца наш офіс), што ў выпадку чаго ён прыедзе і дапаможа. І яго дапамога спатрэбілася: было некалькі выпадкаў выключэння электрычнасці на выходных, трэба было аднаўляць працу тэхнікі.
Пропускі
Усім супрацоўнікам, якім неабходна ў каранцін прыязджаць у офіс, мы яшчэ ў сакавіку аформілі пропускі на mos.ru. Цяпер, калі трэба на працу, супрацоўнік афармляе яшчэ і пропуск з QR-кодам. Але мажлівасць прыехаць у офіс не азначае, што калегі ездзяць туды кожны дзень. Звычайна ў будынку толькі адзін дзяжурны. Астатнім дазволена прыехаць толькі ў выпадку крайняй неабходнасці.
У офісах у іншых краінах
Сітуацыя ў іншых офісах ABBYY у цэлым такая ж - яны зачыненыя, а супрацоўнікі працуюць з дому і карыстаюцца тымі ж інструментамі. Напрыклад, у амерыканскім офісе нават дзяжурнага няма. Мясцовы сістэмны адміністратар яшчэ перад каранцінам забраў частку абсталявання са склада, і, калі выходзіць новы супрацоўнік, проста адпраўляе наладжаны наўтбук па пошце.
Як заставацца на сувязі
Цяпер нагрузка на каналы сувязі нават упала ў параўнанні з тым часам, калі людзі працавалі ў офісе. Асноўны трафік - запампоўка файлаў і прагляд відэа - зараз на хатніх правайдэрах. Пашырэння каналаў не спатрэбілася, хаця мы яго і планавалі сёлета.
У каранцін мы перш за ўсё ўважліва перагледзелі рэгламенты па аднаўленні сувязі - дадалі некалькі тэстаў на маніторынг, адпрацавалі схему пераключэння на рэзервовыя каналы, паглядзелі правілы балансавання нагрузкі.
Як забяспечылі бяспеку на выдаленні?
Несумненна, найважнейшым стала забеспячэнне бяспекі. Але мы і да гэтага падрыхтаваліся. Год таму ўкаранілі двухфактарную аўтэнтыфікацыю. Лічу, гэта адна з абавязковых рэчаў, калі людзі шмат працуюць па-за карпаратыўным асяроддзем. І гэта такая штука, якую хутка не паставіш. Цяпер доступ да любых карпаратыўных рэсурсаў патрабуе двухфактаркі. Калі нехта плануе пераходзіць на рэжым выдаленай працы, то гэта must-have з пункту гледжання інфабяспекі.
Мы бачым, як актывізаваліся ашуканцы, якія спрабуюць займець уліковыя дадзеныя. У асноўным гэта фішынгавыя атакі. І хаця пошта абаронена, але фішынг нельга тэхнічна цалкам прадухіліць. Важна, каб самі супрацоўнікі разумелі, што не трэба клікаць на падазроныя спасылкі, адчыняць файлы з паведамленняў, якіх не чакаў. Дзеля гэтага мы праводзілі вэбінар для супрацоўнікаў і нагадвалі, як быць у такіх сітуацыях. Цяпер вельмі ўдалы час для такіх вэбінараў, таму што людзі, знаходзячыся ў нязвыклай сітуацыі, сабраны, сканцэнтраваны, больш адкрыты да інфармацыі і лепш яе ўспрымаюць.
Мы таксама звярталі ўвагу на простыя правілы працы з дому, напрыклад, на неабходнасць выключаць працоўную сесію, блакаваць кампутар, калі адыходзіш, падзяляць акаўнты: ты працуеш пад адным, дзіця гуляе пад іншым. Гэта вельмі важна, таму што дзіця бачыць, як тата ці мама стукаюць па клавіятуры, і яму таксама хочацца так зрабіць. Ён прыйдзе-пастукае, але, што ён там настукае і ў якой праграме выдаліць ці заменіць дадзеныя, мы не ведаем.
Мы таксама папрасілі калегаў праверыць, як у іх настроены хатні інтэрнэт, які каштуе пароль і ці ёсць ён увогуле. Канешне, зрабілі агаворку: калі чалавек не разумее, што рабіць, то лепш і не трэба. Заставацца на сувязі значна больш важна. Прасілі супрацоўнікаў праверыць і хатнія Wi-Fi-роўтэры. Некаторым нават парэкамендавалі купіць нешта іншае, таму што ў іх стаяла такое старажытнае абсталяванне, якое не дазваляла працаваць з цяперашнімі хуткасцямі правайдэраў.
Аб самых папулярных прыкладаннях на выдаленні
Вы, напэўна, ужо здагадаліся, што гэта інструмэнты для камунікацыі. Так як мы карыстаемся Office 365, супрацоўнікі маюць зносіны праз месэнджэр Teams як сябар з сябрам, так і з вонкавымі людзьмі. Ён выдатна сябе зарэкамендаваў.
Колькасць групавых паведамленняў, адпраўленых у Teams супрацоўнікамі ўсіх офісаў, вырасла:
- З 21 лютага па 20 сакавіка мы даслалі >689 тысяч паведамленняў.
- З 21 сакавіка па 19 красавіка мы адправілі> 1 млн паведамленняў.
Павялічылася і колькасць званкоў (адзін на адзін):
- З 21 лютага па 20 сакавіка іх было 11,5, XNUMX тысяч.
- З 21 сакавіка па 19 красавіка -> 16 тысяч.
Апроч Teams, мы карыстаемся і Zoom, бо якасць аўдыё і відэа ў гэтага сэрвісу адно з лепшых на рынку. Да таго ж Zoom дае магчымасць патэлефанаваць у канферэнцыю і падлучыцца па тэлефоне.
Да 15 сакавіка колькасць сустрэч у Zoom амаль не перавышала 100 у дзень, а з другой паловы месяца мы ў ABBYY пачалі больш актыўна карыстацца гэтым сэрвісам:
У красавіку амаль кожны працоўны дзень сустрэч у Zoom было ад 100 і больш:
Цяпер у інтэрнэце шмат паведамленняў аб ненадзейнасці Zoom. Зусім не дзіўна, што да самай папулярнай прылады цяпер такая ўвага. Мы на сувязі з нашымі прадстаўнікамі ад кампаніі Zoom і бачым, як сур'ёзна кампанія ставіцца да ўсіх знаходак. Мы таксама прынялі некалькі мер. Самая простая і эфектыўная з іх - забарона захоўваць запісы сустрэч у хмарнае сховішча.
Бяспека ў інтэрнэце - гэта, у першую чаргу, уважлівасць самога супрацоўніка. Мы верым, што Zoom зладзіцца, і дадзеная сітуацыя зробіць гэты сэрвіс толькі мацней.
На графіцы відаць, як з другой паловы сакавіка колькасць удзельнікаў сустрэч у Zoom пачала расці. Як і колькасць хвілін.
У красавіку тэндэнцыя працягнулася, усё больш супрацоўнікаў падключаюцца да вебинарам і сустрэчам па Zoom.
Для нас Zoom і Teams - дублюючыя адзін аднаго сэрвісы. Але наяўнасць двух інструментаў для камунікацыі, напэўна, зараз абавязковая, бо нагрузка на тэлекамунікацыі велізарная. Былі выпадкі, калі адзін з сэрвісаў пачынаў збаіць у самы непрыдатны момант, тады супрацоўнікі хутка стэлефаноўваліся на іншым сэрвісе і працягвалі працаваць.
Акрамя таго, гэта і прылады для зносін. Людзям зараз важна заставацца на сувязі. Большасць званкоў у ABBYY праводзяць з уключанымі камерамі. Калі я працаваў у офісе, то, здаецца, не ўключаў камеру. Цяпер, у якім выглядзе ты б ні быў, ты яе заўсёды ўключаеш. Амаль заўжды.
замест заключэння
Тэхнічная падрыхтоўка кампаніі да працы на выдаленні - гэта не тое, што можна зрабіць за некалькі дзён. Да гэтага лепш рыхтавацца загадзя. Мы даўно пачалі пераход на хмарныя сэрвісы, таму што хацелі дапамагчы нашым супрацоўнікам быць больш мабільнымі. Але, як высветлілася, гэтая мабільнасць карысная і ў сітуацыі, калі аб'яўляюць каранцін.
Напэўна, зараз мы акупілі ўсе нашы працазатраты на пераход і змяненне інфраструктуры з унутранай на больш знешнюю, таму што людзі ўзялі сваю тэхніку, пакінулі офісы, раз'ехаліся па дамах і дачах… і нічога не змянілася.
За фатаграфіі да пасады дзякуй нашаму сістэмнаму адміністратару Юру Анікееву.
Крыніца: habr.com