Частая памылка бізнесменаў-пачаткоўцаў — яны не надаюць належнай увагі збору і аналізу дадзеных, аптымізацыі працоўных працэсаў і кантролю ключавых паказчыкаў. Гэта прыводзіць да памяншэння прадукцыйнасці і неаптымальнай траты часу і рэсурсаў. Пры дрэнных працэсах даводзіцца па некалькі разоў выпраўляць адны і тыя ж памылкі. З ростам колькасці кліентаў пагаршаецца сэрвіс, і без аналізу даных няма дакладнага разумення, што трэба палепшыць. У выніку рашэнні прымаюцца па сутнасці.
Каб быць канкурэнтаздольным, сучаснаму бізнэсу, апроч якасных прадуктаў і паслуг, неабходна мець празрыстыя працэсы і збіраць аналітычныя дадзеныя. Без гэтага складана разумець рэальны стан спраў у бізнэсе і прымаць правільныя рашэнні. Таму важна мець у сябе ў арсенале неабходныя прылады, якімі не толькі зручна карыстацца, але і якія дазваляюць спрасціць працу і стварыць максімальна празрыстыя працэсы.
Сёння існуе вялікая колькасць інструментаў і рашэнняў. Але большасць прадпрымальнікаў не карыстаюцца імі, таму што альбо не бачаць у іх каштоўнасці, альбо не разумеюць, як імі карыстацца, альбо дорага, альбо складана і яшчэ 100500 альбо. Але тыя, хто разабраўся, знайшоў ці стварыў сабе такія інструменты, ужо ў сярэднетэрміновай перспектыве маюць перавагу.
Я ўжо больш за 10 гадоў ствараю IT-прадукты і рашэнні, якія дапамагаюць бізнэсу павялічваць прыбытак за кошт аўтаматызацыі і лічбавай трансфармацыі працэсаў. Я ўдзельнічаў у стварэнні тузі стартапаў і стварыў дзясяткі анлайн-інструментаў, якімі карыстаюцца сотні тысяч людзей па ўсім свеце.
Вось адзін з добрых прыкладаў у маёй практыкі, які паказвае перавагі лічбавай трансфармацыі. Для адной невялікай амерыканскай юрыдычнай кампаніі я і мая каманда стварылі інструмент для генерацыі юрыдычных дакументаў, ён дазваляў юрыстам хутчэй фармаваць дакументы. А пазней, пашырыўшы функцыянал гэтай прылады, мы стварылі анлайн-сэрвіс і цалкам трансфармавалі кампанію. Цяпер яны абслугоўваюць кліентаў не толькі свайго горада, але і ўсёй краіны. За тры гады капіталізацыя кампаніі вырасла ў некалькі разоў.
У артыкуле падзялюся з вамі рэальным вопытам стварэння празрыстай сістэмы кантролю асноўных бізнес паказчыкаў. Паспрабую прывіць каштоўнасць выкарыстання лічбавых рашэнняў, пакажу, што гэта не складана і не заўсёды дорага. Такім чынам, паехалі!
З чаго ўсё пачалося
Калі вы хочаце мець тое, што ніколі не мелі, вам давядзецца рабіць тое, што ніколі не рабілі.
Кока Шанэль
Жонка стамілася сядзець у дэкрэтным адпачынку, і мы вырашыліся на адкрыццё невялікага бізнэсу - дзіцячага гульнявога пакоя. Бо ў мяне свой бізнэс, то гульнявым пакоем цалкам займаецца жонка, а я дапамагаю ў стратэгічных пытаннях і развіцці.
Дэталі адкрыцця бізнэсу гэта ўжо зусім іншая гісторыя, але на этапе збору дадзеных і аналізу канкурэнтаў, апроч вылучэння спецыфічных праблем дадзенага бізнэсу, мы зважалі на праблемы ўнутраных працэсаў, з якімі большасць канкурэнтаў ніяк не дужалася.
На маё здзіўленне, у XXI стагоддзі практычна ніхто не вёў CRM хоць у нейкім выглядзе, многія вялі запісы пісьмова, у сшытках. Пры гэтым самі ўладальнікі скардзіліся, што працаўнікі крадуць, памыляюцца пры падліках і ім даводзіцца марнаваць шмат часу, каб пералічыць і зверыць з запісамі ў кнізе ўліку, губляюцца дадзеныя аб бронях, задатках, кліенты сыходзяць па незразумелых ім прычынах.
Аналізуючы сабраныя дадзеныя, мы зразумелі, што не жадаем паўтараць іх памылкі і нам патрэбна празрыстая сістэма, якая дазволіць звесці гэтыя рызыкі да мінімуму. Перш за ўсё пачалі шукаць гатовыя рашэнні, але цалкам якія задавальняюць нашым патрабаванням мы знайсці не змаглі. І тады я вырашыў зрабіць сваю сістэму, хай не ідэальную, але працоўную і недарагую (амаль бясплатную).
Пры выбары прылады я ўлічваў наступныя крытэры: ён павінен быць недарагім, павінен валодаць гнуткасцю і даступнасцю, быць простым у выкарыстанні. Я мог напісаць паўнавартасную, магутную і дарагую сістэму для дадзенага бізнэсу, але ў нас было мала часу і невялікі бюджэт, плюс мы не разумелі да канца, ці стрэліць наш праект, і было б неразумным марнаваць шмат рэсурсаў на гэтую сістэму. Таму на момант праверкі гіпотэзы я вырашыў пачаць з MVP (Minimum Viable Product – мінімальна жыццяздольны прадукт) і ў найкароткія тэрміны з мінімальнымі ўкладаннямі зрабіць працоўную версію, а з часам яе дарабляць або перарабляць.
У выніку мой выбар упаў на сэрвісы Google (Drive, Sheets, Calendar). Асноўнай крыніцай уводу-вываду інфармацыі з'яўляецца Google Sheets, бо ў маёй жонкі ёсць досвед працы з электроннымі табліцамі, то пры неабходнасці яна самастойна можа ўносіць змены. Таксама я прыняў да ўвагі той факт, што прыладай будуць карыстацца і супрацоўнікі, якія, магчыма, не вельмі добра ўмеюць звяртацца з кампутарам, і навучыць іх уносіць дадзеныя ў табліцу будзе нашмат прасцей, чым навучаць працы з нейкай спецыялізаванай праграмай тыпу 1C.
Дадзеныя, якія ўносяцца ў табліцы, змяняюцца ў рэжыме рэальнага часу, гэта значыць у любы момант часу можна паглядзець сітуацыю спраў кампаніі, убудавана бяспека, можна абмяжоўваць доступ пэўным асобам.
Прапрацоўка архітэктуры і структуры дадзеных
Дзіцячы гульнявы пакой падае некалькі асноўных паслуг.
- Стандартнае наведванне - Калі кліент купляе час, праведзены ў гульнявым пакоі сваіх дзяцей.
- Наведванне з наглядам - Калі кліент купляе час, праведзены ў гульнявым пакоі сваіх дзяцей, і даплачвае за нагляд. Гэта значыць кліент можа пакінуць дзіця і сысці па сваіх справах, а працаўнік пакоя будзе глядзець і гуляць з дзіцем падчас адсутнасці аднаго з бацькоў.
- Адкрыты дзень нараджэння - кліент арандуе асобны стол для ежы і размяшчэння гасцей і плаціць за стандартнае наведванне гульнявой, пры гэтым пакой працуе ў штатным рэжыме.
- Закрыты дзень нараджэння - кліент арандуе памяшканне цалкам, на час арэнды пакой не прымае іншых кліентаў.
Уладальніку важна ведаць, колькі людзей наведвала пакой, якога ўзросту, колькі часу яны правялі, колькі грошай зарабілі, колькі было выдаткаў (часта бывае, што адміністратару неабходна нешта купіць ці за нешта заплаціць, напрыклад, за дастаўку ці ваду), колькі было дзён нараджэнняў.
Як і любы ІТ-праект, я пачаў з прадумвання архітэктуры будучай сістэмы і прапрацоўкі структуры даных. Бо бізнэсам займаецца жонка, то яна ведае ўсё, што ёй неабходна бачыць, кантраляваць і кіраваць, таму яна выступала ў ролі замоўца. Сумесна мы правялі брэйнштарм і склалі патрабаванні да сістэмы, на базе якіх я прадумаў функцыянал сістэмы і сфармаваў вось такую структура файлаў і тэчак у Google Drive:
У дакуменце "Зводная" змяшчаецца агульная інфармацыя па кампаніі: даходы, выдаткі, аналітыка
У дакуменце "Расходы" змяшчаецца інфармацыя па штомесячных выдатках кампаніі. Для большай празрыстасці разбітая па катэгорыях: выдаткі на офіс, падаткі, выдаткі на персанал, выдаткі на рэкламу, іншыя выдаткі.
Месячныя выдаткі
Зводная табліца выдаткаў за год
У тэчцы "Даходы" знаходзяцца 12 Google Sheets файлаў, па адным на кожны месяц. Гэта асноўныя працоўныя дакументы, якія штодня запаўняюць работнікі. Яны ўтрымоўваюць у сабе абавязковую ўкладку dashboard і ўкладкі па кожным працоўным дню. Ва ўкладцы dashboard адлюстроўваецца ўся неабходная інфармацыя па бягучым месяцы для хуткага разумення спраў, а таксама ёсць магчымасць устанаўліваць цэны і дадаваць паслугі.
Укладка dashboard
Штодзённая ўкладка
У працэсе развіцця бізнесу пачалі з'яўляцца дадатковыя патрэбнасці ў выглядзе скідак, абанементаў, дадатковых паслуг, падзей. Усё гэта мы таксама з часам укаранілі, але ў гэтым прыкладзе паказаны базісны варыянт сістэмы.
Стварэнне функцыяналу
Пасля таго як высветліў асноўныя паказчыкі, прапрацаваў архітэктуру і абмен дадзенымі паміж сутнасцямі, я прыступіў да рэалізацыі. Перш за ўсё ў тэчцы «Даходы» я стварыў Google Sheet дакумент. У ім стварыў дзве ўкладкі: dashboard і першы лік месяца, у якую дадаў наступную табліцу.
Асноўная працоўная табліца
Гэта асноўная працоўная табліца, з якой будзе працаваць Адміністратар. Яму трэба проста запаўняць абавязковыя палі (пазначаныя чырвоным), а сістэма самастойна будзе лічыць усе неабходныя паказчыкі.
Для памяншэння памылак уводу і выгоды, поле "Тып наведвання" рэалізаваў выпадальным спісам з паслуг, якія мы можам рэдагаваць на старонцы dashboard. Для гэтага на гэтыя вочкі дадаем праверку дадзеных і паказваем дыяпазон, адкуль браць дадзеныя.
Каб зменшыць чалавечую памылку ў вылічэннях, я дадаў аўтаматычны падлік гадзін, праведзеных кліентам у пакоі, і падлік сумы грошай да выплаты.
Для гэтага Адміністратар павінен проста адзначаць час прыходу кліента (калонка E) і час догляду (калонка F) у фармаце ЧЧ: ММ. Каб палічыць агульны час знаходжання кліента ў гульнявым пакоі, я выкарыстаць вось такую формулу:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Для аўтаматычнага падліку сумы грошай за карыстанне паслугамі прыйшлося выкарыстоўваць больш складаную формулу, бо кошт гадзіны можа мяняцца ў залежнасці ад віду паслугі. Таму прыйшлося звязваць дадзеныя з табліцай паслуг на старонцы dashboard, выкарыстоўваючы функцыю QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Апроч асноўных дзеянняў я дадаў дадатковыя функцыі для выключэння непажаданых памылак IFERROR ці ISBLANK, а таксама функцыю ROUNDDOWN — каб не важдацца з дробяззю, я акругліў фінальную суму ў меншы бок, у бок кліента.
Апроч асноўнага прыбытку (арэнда часу), у дзіцячай гульнявой ёсць дадатковы прыбытак у выглядзе паслуг ці продажы цацак, а супрацоўнікі вырабляюць нейкія дробныя марнаванні, напрыклад, аплачваюць пітную ваду ці купляюць цукеркі для кампліментаў, усё гэта таксама трэба ўлічваць.
Таму я дадаў яшчэ дзве таблічкі, у якіх і будзем фіксаваць гэтыя дадзеныя:
Каб было прасцей працаваць з шыльдамі, я іх расфарбаваў і дадаў умоўнае фарматаванне ячэек.
Асноўныя табліцы гатовыя, зараз трэба асноўныя паказчыкі звесці ў асобную табліцу, каб наглядна было бачна, колькі ўсяго зарабілі за дзень і якая частка з гэтых грошай знаходзіцца ў касе, а якая на карце.
Для сумарнага падліку грошай па тыпе аплаты я зноў выкарыстоўваў функцыю QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")У канцы працоўнага дня адміністратару трэба толькі пераправерыць выручку і не займацца пералікам уручную. Мы не прымушаем рабіць чалавека дадатковую працу, а ўладальнік у любы момант можа паглядзець і пракантраляваць сітуацыю.
Усе неабходныя табліцы гатовыя, зараз проста прадубліруем укладку на кожны дзень, пранумаруем і атрымаем наступнае.
Выдатна! Амаль усё гатова, засталося вывесці ўсе асноўныя паказчыкі за месяц на ўкладку dashboard.
Каб атрымаць агульную суму даходу за месяц, можна напісаць наступную формулу
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1дзе D1 - гэта вочка з дзённай выручкай, а '1', '2' і гэтак далей - гэта назва ўкладкі. Дакладна такім жа чынам я атрымліваю дадзеныя па дадатковых даходах і выдатках.
Для навочнасці вырашыў вывесці сумарную прыбытковасць па катэгорыях. Для гэтага прыйшлося зрабіць складаную выбарку і групоўку з усіх укладак, а затым адфільтраваць і прыбраць пустыя і непатрэбныя радкі.
Прыбытковасць па катэгорыях
Асноўная прылада ўліку прыбыткаў готаў, зараз проста прадубліруем файл для кожнага месяца года.
Пасля таго як стварыў інструмент уліку і кантролю даходаў, я ўзяўся за стварэнне табліцы выдаткаў, у якой будзем улічваць усе штомесячныя выдаткі: арэнда, фонд аплаты працы, падаткі, закуп тавараў і іншыя выдаткі.
У тэчцы бягучага года стварыў Google Sheet дакумент і дадаў у яго 13 укладак, dashboard і дванаццаць месяцаў.
Укладка dashboard
Для навочнасці ва ўкладцы dashboard звёў усю неабходную інфармацыю па фінансавых выдатках за год.
А ў кожнай укладцы месяца стварыў табліцу, у якой будзем весці ўсе выдаткі грашовых сродкаў кампаніі па катэгорыях.
Укладка месяца
Атрымалася вельмі зручна, зараз можна бачыць і кантраляваць усе марнаванні кампаніі, а пры неабходнасці паглядзець гісторыю і нават зрабіць аналітыку.
Так як інфармацыя па даходах і расходах знаходзіцца ў розных файлах і яе не вельмі зручна маніторыць, я вырашыў стварыць адзін файл, у якім звёў усю актуальную інфармацыю, неабходную ўладальніку для кантролю і кіравання кампаніяй. Назваў я гэты файл "Зводная".
Зводная табліца
У гэтым файле стварыў табліцу, якая атрымлівае штомесячныя дадзеныя з табліц, для гэтага выкарыстоўваў стандартную функцыю:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")дзе першым аргументам перадаю ID дакумента, а другім параметрам імпартуемы дыяпазон.
Затым звёў гадавы баланс: колькі было зароблена, колькі выдаткавана, які прыбытак, рэнтабельнасць. Візуалізаваў неабходныя дадзеныя.
А для выгоды, каб уладальнік бізнэсу мог бачыць усе дадзеныя ў адным месцы і не бегаў па файлах, я інтэграваў магчымасць выбіраць любы месяц года і адлюстроўваць асноўныя паказчыкі ў рэжыме рэальнага часу.
Для гэтага я стварыў звязак месяца і ID дакумента
Затым стварыў выпадальны спіс пры дапамозе «Дадзеныя -> Праверка дадзеных», паказаў дыяпазон звязкі і наладзіў імпарт з дынамічнай спасылкай на дакумент
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Заключэнне
Як бачыце, палепшыць працэсы ў сваім бізнэсе не так складана, як можа здавацца, і для гэтага не трэба валодаць нейкімі звышнавыкамі. Вядома, дадзеная сістэма валодае вялікай колькасцю недахопаў, і з ростам бізнэсу карыстацца ёю будзе немагчыма, але для невялікага бізнэсу або на старце пры праверкі гіпотэзы - гэта выдатнае рашэнне.
Дадзеная гульнявая пакой працуе на гэтым рашэнні трэці год, і вось толькі ў гэтым годзе, калі мы ўжо дакладна разумеем усе працэсы, ведаем свайго кліента і рынак. Мы вырашылі стварыць паўнавартасны анлайн-інструмент кіравання бізнесам.
PS
Для маніторынгу бізнэсу выкарыстоўваць Google табліцы не вельмі зручна, асабліва з тэлефона. Таму я зрабіў , якое адлюстроўвае ў рэжыме рэальнага часу ўсе асноўныя бізнес-паказчыкі ў зручным фармаце
Крыніца: habr.com