Якое карпаратыўнае ПЗ усталявана ў вашай кампаніі? CRM, сістэма кіравання праектамі, Хелпдэск, ITSM-сістэма, 1С (тут дакладна адгадалі)? У вас ёсць выразнае адчуванне, што ўсе гэтыя праграмы дублююць адна адну? Насамрэч, скрыжаванне функцый, сапраўды, бывае, шматлікія пытанні можа зачыніць універсальная сістэма аўтаматызацыі – мы прыхільнікі гэтага падыходу. Аднак бываюць падраздзяленні або групы супрацоўнікаў, у якіх павінен быць "свой" софт - з меркаванняў бяспекі, функцыянальнасці, выгоды і г.д. Сёння мы на сваім прыкладзе абмяркуем, як у ІТ-заапарку кампаніі спалучаюцца CRM і хелпдэск-сістэма. А яшчэ кароткае апытанне ў канцы - хочам ведаць ваша меркаванне.
У яго не было хэлдэска - тады б ён моўчкі адказаў на заяўку, не губляючы кліентаў і не выходзячы з сябе. Любіце сваіх сапарцёраў, яны – франтафіс!
13 гадоў мы распрацоўваем CRM-сістэмы, праводзім складаныя праекты ўкаранення, самі карыстаемся сваёй CRM, выкарыстоўваем яе як «наша ўсё» – і CRM, і хелпдэск, і пошту, і колл-цэнтр і г.д. Нярэдка менавіта такім чынам яе выкарыстоўваюць нашы кліенты, пераносячы ўнутр CRM-сістэмы ўсю аператыўную працу, а часам і вытворчасць, і лагістыку, і склад. Але тым не менш мы ўзяліся за распрацоўку хмарнай хелпдэск-сістэмы, таму што яе не хапала нашай ІТ-інфраструктуры і ІТ-інфраструктуры нашых кліентаў. Вядома ж, сталі выкарыстоўваць наш
CRM ужо ўкаранёна. Навошта кампаніі Хелпдэск?
Калі ў вас укаранёная адна з развітых расійскіх ці імпартных CRM-сістэм, вы напэўна заўважылі, што гэта не «праграма для продажаў», а ўніверсальны сродак аўтаматызацыі, якое зачыняе задачы працы з кліентамі, планаванні, KPI, пошты і тэлефаніі, кіраванні складам і многія іншыя (залежыць ад кампаніі). Калі супрацоўнікі і кіраўніцтва кампаніі навучыліся выкарыстоўваць CRM-сістэму па поўнай, іх аперацыйная дзейнасць становіцца арганізаваней, хутчэй, празрысцей, – знікаюць праблемы з тэрмінамі, забытымі кліентамі, «завіслі» працэсамі. У сучаснай CRM-сістэме працуюць усё: прадажнікі, менеджэры, кіраўнікі, маркетолагі, падтрымка і г.д. Вельмі зручна: уся інфармацыя змяшчаецца ў картцы кліента, кожны супрацоўнік можа атрымаць доступ да неабходных яму даных. Тым не менш, хелпдэск не замяняе і не дапаўняе CRM-сістэму, гэта самастойнае ПА, набыццё якога неабходна па некалькіх прычынах.
бяспеку
Пачнём з самай важнай тэмы – з інфармацыйнай бяспекі кампаніі. У менеджменце ёсць такая візуалізацыя - айсберг ігнаравання, які прапанаваў на аснове сваіх даследаванняў кансультант Сідні Йошида ў 1989 годзе. Паводле яго дадзеных, топ-мэнэджарам вядома толькі 4% праблем кампаніі. Гэтая тэорыя як пацвярджалася, так і абвяргалася на падставе таго, што гэтыя 4% каштуюць астатніх 96%.
Супярэчлівая тэорыя, але, перарабляючы вядомую фразу, можна сказаць, што нярэдка кіраўнік сапраўды пазнае апошнім. Асабліва гэта датычыцца тых, хто лічыць, што малайчына і навучыўся дэлегаваць, а значыць, можна заняцца хобі, а бізнес сам будзе працаваць. Сапраўды, франтафіс (падтрымка і продажы) у курсе большасці кліенцкіх і камерцыйных праблем. І тут здараецца чарада неспрыяльных супадзенняў:
- Супрацоўнікі падтрымкі і сэрвісу выдатна дасведчаныя аб праблемах кліентаў.
- Супрацоўнікі падтрымкі маюць доступ да CRM-сістэмы, у якой змяшчаецца крытычная інфармацыя аб здзелках, фінансавых патоках, варонцы продажаў і кліенцкай базе.
- Супрацоўнікі падтрымкі - самы нестабільны персанал, які даволі хутка пакідае кампанію і не мае моцнай маральнай прыхільнасці да арганізацыі.
Такім чынам, CRM-сістэма ў руках супрацоўніка падтрымкі нават пры самых строгіх абмежаваннях правоў доступу – патэнцыйны пралом у бяспецы. Хелпдэск з'яўляецца менш крытычнай для бяспекі сістэмай: у ім змяшчаецца інфармацыя аб заяўках і праблемах, базавая інфармацыя аб кліентах, але няма доступу да камерцыйнай інфармацыі. Таму лепшы варыянт – гэта калі хелпдэск-сістэма не ўтрымоўвае CRM-модуль, а інтэгруецца з вонкавай CRM-сістэмай, гэта значыць часткі супрацоўнікаў доступ можа быць зачынены цалкам.
Менавіта так мы і рэалізавалі
Клікніце для павелічэння
Спіс зваротаў
Клікніце для павелічэння
Тэкст заяўкі
Такім чынам, Хелпдэск дапамагае абараніць кліенцкую базу ад нестабільных супрацоўнікаў, якія з большай верагоднасцю могуць адвесці з сабой частку кліенцкай базы.
Функцыянальныя адрозненні
CRM-сістэма – гэта, кажучы простымі словамі, праграма з кучай прыбамбасаў. Уся функцыянальнасць падзелена на мноства модуляў, якія злучаны паміж сабой, і гэта вельмі зручна, аднак усе супрацоўнікі не выкарыстоўваюць усе функцыі сістэмы, і нярэдка на працоўным стале CRM мэнэджара суседнічаюць стала выкарыстоўваныя функцыі, функцыі, якія выкарыстоўваюцца пару разоў у месяц і функцыі, патрэбныя час ад часу. Архітэктура і логіка CRM-сістэм накіравана на пісьменнае функцыянальнае кіраванне, для задач якога і створаны набор магчымасцяў, які дапамагае ахапіць кліента на 360 градусаў.
CRM-сістэма - складаны для ўкаранення і асваення праграмны комплекс, які патрабуе часу, затрат на навучанне, фарміраванне экспертызы і г.д. Да таго ж, у CRM-сістэме практычна нерэальна асвоіць роўна адзін "свой" модуль, не ўнікаючы ў іншыя – адгэтуль і доўгія тэрміны, і складанасці.
Супрацоўнік падтрымкі працуе не з кліенцкай базай і здзелкай, ён працуе з канкрэтнай праблемай (інцыдэнтам). Яму ўсё роўна, што ўгода каштавала 1,5 млн. руб. ці 11,5 млн. руб. - яму важна, што не працуе зборка 17.3.25, вузел № 16, заела счапленне на шматмільённым аўтамабілі, не працуе сервер у ЦАД і г.д. А значыць, інфармацыя з CRM лішняя, а інтэрфейс перагружае ўвагу.
Клікніце для павелічэння
Акно заяўкі, з якім працуе аператар – максімум патрэбнай менавіта яму інфармацыі
Хелпдэск павінен выконваць перш за ўсё сваё асноўнае прызначэнне: паведамляць аператару аб праблеме, даваць яе дэталі і нейкі канал сувязі з кліентам (чат, е-мэйл, тэлефон - залежыць ад палітыкі кампаніі), дазваляць рассылаць напамінкі і забяспечваць кліенту асабісты кабінет для кантролю тэрмінаў і ходу выканання.
Таксама ў Хелпдэск-сістэмы ёсць вялікая перавага перад CRM-сістэмай: яго ўкараненне не патрабуе аналізу, абследавання і рэарганізацыі бізнес-працэсаў. Вы яго разгортваеце за 2 хвіліны, настройваеце і адразу перанакіроўваеце ўсе кліенцкія звароты на партал падтрымкі. Пры гэтым не важна, ці ідзе перадзел сфер уплыву паміж маркетынгам і продажамі, ці добра працуе камерцыйны дырэктар, ці выканалі план прадажнікі. Пярэдні фронт кампаніі - падтрымка, аддзел па працы з кліентамі робіць сваю справу па-за залежнасці ад астатніх працэсаў у сваёй аўтаматызаванай сістэме. Хоць, дзеля справядлівасці варта сказаць, што бардак у кампаніі адчувальна дадае працу падтрымцы. Ну, гэта вы і без нас ведаеце.
Дарэчы, калі вам прапануюць нешта накшталт CRM для падтрымкі або хелпдэск з убудаванай CRM, старанна прааналізуйце магчымыя рызыкі інфармацыйнай бяспекі.
Хуткасць асваення і ўзаемадзеяння з сістэмай
Калі мы стваралі свой
- тэхнічнай падтрымкі і аўтсорсінгавых кампаній
- сэрвісных службаў
- ІТ-аддзела ўнутры кампаніі (і любога іншага аддзела – у ZEDLine Support можна проста абменьвацца ўнутранымі задачамі дызайнерам, адмінам, рэкламшчыкам, каму заўгодна)
- падтрымкі нетэхнічнай кампаніі (хоць будаўнічай кампаніі, хоць парфумернай крамы).
А гэта зусім розны ўзровень тэхнічнай падкаванасці карыстальніка сістэмы. Вырашана: прыбіраем непатрэбныя навароты, да якіх мы абвыклі ў распрацоўцы інтэрфейсу CRM, які робіцца зручны вэб-інтэрфейс, прыкручваем падрабязныя навучальныя блокі прама ўсярэдзіне сістэмы, каб карыстач быў побач з падказкамі, пакуль у іх не адпадзе неабходнасць (тады досыць націснуць «Больш не паказваць »).
Засваенне CRM-сістэмы займае далёка не пару гадзін і не адзін дзень - патрабуецца разабрацца не толькі ў сваёй непасрэднай працы, але і ў складнасці модуляў і логіцы іх узаемадзеяння. Умоўна кажучы, трэба дакладна разумець, што і дзе зменіцца, калі вы раптам памяняеце стаўку падатку, прымяніце скідку, дадасце новае поле ў картцы кліента і г.д. І разумець гэта павінен практычна кожны карыстач у кампаніі. Хелпдэск-сістэма такіх складанасцяў пазбаўлена (ва ўсякім разе, у нашай рэалізацыі).
Для параўнання - галоўнае акно CRM-сістэмы і акно карткі кліента.
Клікніце для павелічэння
Злева кнопкі, справа панэль паказчыкаў, зверху - меню з падменю і г.д. Калі працуеш у CRM-сістэме, адчуваеш сябе крыху пілотам самалёта перад прыборнай панэллю, калі працуеш у Хелпдэск - адчуваеш сябе аператарам франтафіса, які можа хутка і выразна вырашыць або дэлегаваць задачу. І мануал на 300 лістоў.
Клікніце для павелічэння
44 укладкі, кожная з якіх змяшчае найважнейшую інфармацыю, уключаючы камерцыйную таямніцу - і амаль усе ўкладкі задзейнічаны ў аператыўнай працы, мінімум 10 выкарыстоўвае кожны з менеджэраў. Гэта зручна і хутка пасля навучання і засваення ў сістэме, але засваенне займае час і з'яўляецца часткай праекта ўкаранення.
Як бачыце, розніца каласальная. І гэта не прыкмета таго, што нейкі софт страмчэй - гэта прыкмета таго, што кожны з прыкладанняў выконвае сваю функцыю і адказвае патрабаванням свайго карыстальніка.
Настройка хэлдэска
Клікніце для павелічэння
Акно налады анкеты ў асабістым кабінеце адміністратара.
Такім чынам, якім правілам працы павінна адказваць хэлдэск?
- Быць хуткім - хутка наладжвацца, працаваць без падвісанняў нават пры вялікай колькасці заявак.
- Быць зразумелым - усе сутнасці павінны быць зразумелыя, празрыстыя і звязаныя з галоўнай - заяўкай (зваротам) кліента.
- Усе элементы інтэрфейсу павінны тлумачыцца адназначна – аператар павінен сапраўды ведаць, што азначае кожны знак і кожная функцыя ў інтэрфейсе.
- Быць простым у засваенні - паколькі супрацоўнікі падтрымкі могуць мець зусім розную кваліфікацыю і падрыхтоўку, хелпдэск павінен быць даступным для хуткага старту. Навучанне павінна праходзіць максімальна хутка, бо гэта той пул супрацоўнікаў, якіх нельга надоўга вырываць з працоўнага працэсу.
Хелпдэск - гэта прылада аператыўнай працы (як і CRM), але першым чынам прылада працы на перадавой, дзе хуткасць адказу, выгода ўзаемадзеяння і магчымасць кантролю ходу рашэння пытання значаць амаль гэтулькі ж, колькі прафесіяналізм падтрымкі.
Хуткасць працы з кліентамі
Я - кліент шматлікіх кампаній, сэрвісаў, крам і г.д. Я - дарослы, сучасны, тэхнічна прасунуты чалавек, які хоча ў абмен на свае грошы роўна тры рэчы: добрых суадносін кошт/якасць, выдатнага сэрвісу і даступнай, празрыстай працы з маімі патрабаваннямі. Калі я не магу знайсці, як звязацца з кампаніяй, я знайду іншую; калі мне не адкажуць на пытанне ці скаргу, я пазбегну кампанію ў далейшым; калі мяне будуць абслугоўваць класна і персаніфікавана — я гатовы крыху пераплаціць і пасябраваць з брэндам. Гэта нармальныя паводзіны мільёнаў сучасных маладых людзей - вашых кліентаў. А значыць, што? Ім павінна быць зручна - у тым ліку (о, жах!) пракрасціся ў ваш хэлпдэск і паназіраць за ходам справы.
У гэтым плане CRM-сістэма – не лепшы сябар кліента. Так, на рынку ёсць рашэнні з магчымасць стварэння асабістага кабінета кліента ці партнёра ў CRM, але нават у іх далёка не кожны бізнэс вырашыцца дапусціць сваіх кліентаў. Ды і кліенту разбірацца ў інтэрфейсах CRM-сістэм усіх кампаній, з якімі ён працуе, таксама задавальненне ніжэй за сярэдні.
Хелпдэск жа – месца сустрэчы кліента і аператара на час рашэння працоўных задач (праблем, інцыдэнтаў). Вы бераце спасылку на ваш хэлпдэск і размяшчае яе ўсюды, дзе вас можа пачаць шукаць кліент: у сацыяльных сетках, на сайце, у подпісы электроннай пошты, ды хоць QR-кодам на таварах, матэрыялах, рэкламе і г.д. Кліент пераходзіць па спасылцы, уводзіць імя, прозвішча, электронную пошту і атрымлівае свой лагін і пароль для ўваходу ў кліенцкі партал хелпдэска.
Далей ён стварае зварот, мае зносіны з аператарам у чаце, прымацоўвае файлы, адсочвае змену аператараў і статутаў па ім праблеме. Гэта зручна, хутка і, што немалаважна, падкантрольна - кліент трымае руку на пульсе. Змена статутаў дазваляе кліенту бачыць дынаміку працы і ведаць, што адбываецца з яго зваротам, наколькі хутка вырашаецца праблема.
Клікніце для павелічэння
Раз, два, тры - і кліент можа стварыць сваю першую заяўку.
Магчымасць самаабслугоўвання кліентаў і чат з аператарам – характэрная асаблівасць хелпдэска, якая ў CRM альбо адсутнічае, альбо не запатрабаваная.
Дзякуючы Хелпдеску скарачаецца час адказу на заяўку - гэта, мабыць, галоўная выгада наяўнасці такой праграмы ў супрацоўнікаў падтрымкі. А калі кліенту надаецца шмат часу для зносін, ён упэўнены, што менавіта ён – асабліва важны кліент, а гэта падкупляе і ўмацоўвае сяброўства з кампаніяй (а там і да продажу, і выручка, і рост прыбытку – давайце глядзець на пытанне стратэгічна!).
Вымерная і прыкметная праца работнікаў
Насамрэч, каб мець хелпдэск-сістэму, не абавязкова мець кабінет, дзе сядзіць вылучаная група падтрымкі – ён падыдзе любым супрацоўнікам, якія знаходзяцца на першай лініі працы з кліентамі (акрамя прадажнікаў – для іх усё ж CRM зручней і функцыянальней). З дапамогай хелпдэска аўтаматызуецца шмат руцінных задач, і ў мэнэджэраў падтрымкі з'яўляецца больш часу для вырашэння праблем кліента па сутнасці.
У той жа час менавіта работнікі падтрымкі тыя супрацоўнікі, да якіх часцей за ўсё прымяняюцца розныя метрыкі і KPI, таму што іх працу лёгка злічыць – па закрытых заяўках, ацэнак кліентаў (coming soon), працавыдаткам у вартаснай ацэнцы. У розных хелпдесках такі падлік вядзецца па-рознаму, мы рэалізавалі праз улік працавыдаткаў (таймінг): можна ўвесці прайс на розныя віды работ і ўлічваць іх у кожнай задачы, а затым ужо агрэгаваць у справаздачы па працавыдатках.
Клікніце для павелічэння
Акно наладкі таймінгу ў асабістым кабінеце адміністратара
Клікніце для павелічэння
Ацэнка працавыдаткаў усярэдзіне інтэрфейсу заяўкі (можа быць бачная кліенту, а можа быць не бачная дзякуючы функцыі "Унутранае паведамленне" (нябачнае для ініцыятара заяўкі).
Хелпдэск дае магчымасць супрацоўніку кіраваць сваім часам: калі перад вачамі ўсе задачы са статутамі, тэрмінамі і адказнымі, прасцей засяродзіцца і спланаваць працу як усярэдзіне працоўнага дня, так і ў цэлым па масіве задач. Разам са зніжэннем ўзроўню стрэсу падае верагоднасць здзяйснення дурных, "нервовых" памылак.
Да таго ж, сам супрацоўнік бачыць зробленую працу (закрытыя заяўкі) і наглядна бачыць свой вынік, што з'яўляецца наймагутным матыватарам.
У CRM-сістэме ацэнка працы супрацоўнікаў значна глыбей і складаней (напрыклад, у нас спраектаваны цэлы модуль працы з KPI), і да пачатку ацэнкі эфектыўнасці кожнага работніка павінна прайсці пэўная падрыхтоўка. У хэлпдэску ацэнка сапарта пачынаецца з першай хвіліны працы, без затрымак на ўзгадненне паказчыкаў і г.д.
Яшчэ некалькі адрозненняў, пра якія трэба ведаць
- Цыкл абнаўлення CRM-сістэмы значна даўжэй, чым цыкл абнаўлення хелпдэск-сістэмы, а падтрымка складаней. Для працы з хэлпдэскам вам не патрэбен сістэмны адміністратар, праграміст ці супер-упэўнены карыстач ПК.
- Калі ў CRM-сістэме ёсць частка «Сэрвіс», гэта ўсяго толькі частка, моцна абмежаваны і не здольны замяніць хелпдэск. Калі ў хэлпдэску ёсць модуль CRM, гэта, як у анекдоце, і не свінка, і не марская - зусім не CRM, а, напрыклад, кантакт-мэнэджар. Таму што CRM, паўтаруся ў дзясяты раз, гэта сістэма кіравання ўсімі ўзаемаадносінамі з кліентам, ад ліда да дапродажу. Вы бачыце логіку прысутнасці ўсяго гэтага ў Хелпдэск, за выключэннем росту цаны самой праграмы?
- Калі першасная інфармацыя аб кліенце збіраецца адразу ва ўсіх супрацоўнікаў, то вам больш падыдзе CRM-сістэма, калі сапарт не назапашвае першасную інфармацыю і мае вузкі шэраг абавязкаў, яму патрэбен хелпдэск.
Калі ў кампаніі няма хэлпдэска і няма CRM, то хутчэй за ўсё праца з кліентам сканцэнтравана ў электроннай пошце. Далей існуе два распаўсюджаныя сцэнары:
- зносіны працягваецца ў пошце бясконцым ланцужком лістоў, пошук ажыццяўляецца там жа; пры сыходзе супрацоўніка магчымыя непрыемныя прыгоды;
- зносіны перамыкаецца ў чат ці на тэлефон і паступова губляецца як адзіны масіў інфармацыі.
Гэта, мабыць, найгоршы варыянт з тых, што можа быць. Не стварайце сабе рыскі, працуйце з рознымі прыладамі аўтаматызацыі, якія здольныя вырашаць задачы кожнага з супрацоўнікаў. Тады і вы захаваеце каштоўны актыў - камерцыйную інфармацыю, і супрацоўнікам будзе зручна працаваць, і кліенты не будуць сябе адчуваць кінутымі.
апытанне
- Калі ласка, адкажыце на кароткі спіс пытанняў, гэта дапаможа нам стаць лепш для вас 🙂
Толькі зарэгістраваныя карыстачы могуць удзельнічаць у апытанні.
У вас у кампаніі ёсць служба падтрымкі?
-
Так, ёсць, асобная група супрацоўнікаў (аддзел)
-
Так, ёсць, але гэтыя супрацоўнікі займаюцца яшчэ і іншай працай
-
Як такой няма - інцыдэнт бярэ ў працу той, каму ён бліжэй
-
Не аказваем падтрымку кліентам
Прагаласаваў 21 карыстальнік. Устрымаліся 4 карыстальніка.
Чым займаюцца гэтыя хлопцы?
-
Адказваюць на пытанні кліентаў
-
Пераводзяць пытанні на спецыялістаў
-
Дапамагаюць кліентам самі - цалкам вырашаюць праблемы
-
Займаюцца ўсім: і ўстаноўкай, і падтрымкай
-
Прадаюць нашы тавары і паслугі
Прагаласаваў 21 карыстальнік. Устрымаліся 4 карыстальніка.
Супрацоўнікі падтрымкі часта мяняюцца?
-
Так, часта, гэта студэнты
-
Так, часта - такая ўжо праца
-
Так, часта - хутка растуць ўнутры кампаніі
-
Не, нячаста - гэта наша супер банда
Прагаласавалі 19 карыстальнікаў. Устрымаліся 4 карыстальніка.
У якой сферы працуе ваша кампанія?
-
ІТ
-
Ня ІТ
Прагаласавалі 20 карыстальнікаў. Устрымаліся 4 карыстальніка.
Ці ёсць у вас у кампаніі Хелпдэск-сістэма?
-
Так, ёсць, вендорская
-
Так, ёсць, самапісная
-
Не, выкарыстоўваем CRM
-
Не, выкарыстоўваем іншае ПЗ
-
Наогул не, працуем праз пошту, тэлефон, чаты
-
Раскажу ў каментарах
Прагаласавалі 20 карыстальнікаў. Устрымаліся 4 карыстальніка.
Яна платная?
-
Так, платная
-
Не, бясплатная
Прагаласавалі 18 карыстальнікаў. Устрымаліся 7 карыстальнікаў.
Вы задаволены сваёй Хелпдэск-сістэмай?
-
Так, цалкам
-
Збольшага
-
Няма
-
У нас няма хэлпдэск-сістэмы
Прагаласавалі 18 карыстальнікаў. Устрымаліся 6 карыстальнікаў.
Што вам важна ў Хелпдэск-сістэме?
-
Проста наладка і выкарыстанне
-
хуткасць працы
-
Амніканальнасць
-
Інтэрфейс
-
бяспеку
-
Кліенцкі партал (кабінет)
-
Кошт
-
Ацэнка персаналу
-
Кантроль
Прагаласавалі 17 карыстальнікаў. Устрымаліся 8 карыстальнікаў.
Як правільна і зразумела?
-
Хэлпдэск
-
Сэрвісдэск
-
Сапарт-сістэма
-
Тыкет-сістэма
-
Вы што, гэта ўсё розныя паняцці!
Прагаласавалі 15 карыстальнікаў. Устрымаліся 10 карыстальнікаў.
Крыніца: habr.com