І зноў добры дзень. Гэта працяг артыкула пра арганізацыю студэнцкага хакатона.
У гэты раз раскажу пра праблемы якія з'яўляюцца прама падчас хакатона і як мы іх вырашалі, лакальныя івенты якія мы дадалі да стандартных «шмат кадзіць і ёсць піцу» і трохі парадаў пра тое якія прыкладанні выкарыстоўваць для найболей простай арганізацыі івэнтаў такога маштабу.
Пасля таго як усе фінансавыя падрыхтоўкі завершаны, пачынаецца самы цікавы этап: падрыхтоўка пляцоўкі. Тутака ж можна знайсці самую вялікую колькасць праблем і запар аб якіх нават не задумваешся. Пачнём з замовы розных снэкаў і апаратуры. Адсюль адразу вынікаюць дзве асноўныя праблемы: хто будзе іх атрымліваць і куды гэта ўсё складаць? Яшчэ раз нагадаю, што ўсе арганізатары студэнты, а сам хакатон праходзіў 26-27 студзеня, што роўна ў сярэдзіне трыместра. Для кожнай замовы нам патрабавалася 4-5 чалавек (улічваючы маштабы івэнту, мы маглі папросту атрымаць 20-30 каробак з напоямі за раз) і адзіны для нас варыянт быў пошук валанцёраў сярод іншых курсаў. Можна вядома выкарыстоўваць для іх пошуку гурта ў фэйсбуку, але Slack наш народны кандыдат. На кожную дастаўку можна стварыць асобны канал, інтэграваць іх у Trello (прыкладанне для стварэння спісаў дзеянняў) і затым дадаць тых, хто пагадзіўся дапамагчы і запісаць усё што было атрымана ў Trello. Так, усё атрымана, нават дапусцім што дастаўка была ў правільны будынак універсітэта (пару раз у іншыя карпусы прывозілі і добра Імперыял амаль цалкам у Паўднёвым Кенсінгтоне, маглі б і ў Лонданскі ўніверсітэт па памылцы даставіць) і што ў нас ёсць досыць чалавек і некалькі калясак для перавозкі асабліва цяжкіх грузаў, што далей? Куды падзець увесь гэты груз? У кожнай буйной універсітэцкай супольнасці ёсць свой невялікі склад для падобных івэнтаў. Нажаль у пакой 2х3 хутчэй за ўсё ўсё не змесціцца. Тут нам і дашлі на дапамогу ўніверсітэцкія фундатары. Некалькі тон (!) напояў і снэкаў было дастаўлена да нашых партнёрам са студэнцкага юніёна. Невялікі адступ. Кожны факультэт мае свой юніён: інжынерны, медыцынскі, навуковы і геалагічны. Наш інжынерны мае прыкладна 2 вольных пакоя (толькі тссс, я не ў курсе наколькі гэта наогул варта універсітэцкім правілам) былі цалкам (!) канвертаваны ў склады для аднаго івэнта. Далей будзе таймлапс таго, як мы гэтыя рэчы адтуль даставалі. Спіна мяне потым наогул не падзякавала.
Вельмі складана знайсці дзе змяшчаць усе гэтыя рэчы, яшчэ складаней іх затым правільна размеркаваць. Для даведкі: усяго зоны 3. Ніжні і 2 верхніх хакатона. Памеры прыкладна роўныя і ў цэлым з размеркаваннем няма праблем. Датуль пакуль не з'явяцца людзі з адмысловымі дыетарнымі перавагамі. Веганы, вегетарыянцы і многія іншыя. Мы заўсёды рассылаем апытальнік загадзя, каб ведаць колькі чаго заказваць. Натуральна мэйлы забываюцца і губляюцца. Таму мы заўсёды дадаем 20% да асноўнай замове ў форме запасных адмысловых опцый, накшталт маргарыты з цестам без глютена. Дорага? Бясспрэчна. Але апошняе, што нам трэба, гэта ваяўнічыя веганы, якім не хапіла ежы без жывёльных прадуктаў. Сучасныя праблемы патрабуюць сучасных рашэньняў.
Дапушчальны што ўсё цудам змясцілася. Магія, няйначай. Нават што ўсё разнеслі па месцах за ноч. Што далей? Памятаеце я казаў пра "сваг"? Ага, а ён між іншым у кожнага фундатара ёсць. І ва ўсіх разлічаны мінімум на 200 чалавек, а ў вялікіх спонсараў дык і ўвогуле на 300. Таксама трэба захоўваць, але галоўнае нават не гэта. Я гэтак жа казаў што ў нас ёсць і свой "сваг". І вось яго на 500 чалавек. І праблема ў яго разрозненасці. Многія рэчы прыйшлі за вечар да хакатона, і шанцу да гэтага быць гатовымі не было ніякага. Больш за тое, усе гэтыя рэчы павінны быць акуратна спакаваныя ў сумкі. 500 штук. 500, Карл. Вось і прыйшлося арганізаваць імправізаваны канвеер: тамака былі ваўчары на алкагольныя напоі ў бары, футболкі, наборы з пастай і шчоткай, кружкі, стыкеры і я нават не памятаю колькі ўсяго яшчэ. І пры тым што замовілі мы гэтую прыгажосць у розных пастаўшчыкоў і яны ўсё дашлі ў розны час. Прыйшлося папацець каб бонусам да арганізацыі самога мерапрыемства яшчэ і падзарабляць на фабрыцы. Спойлер: скончылі мы падрыхтоўку ў 4 раніцы, а пачатак у 8. Я застаўся толькі да паўночы каб потым быць на дзяжурстве ўсю астатнюю ноч. Затым варта даволі сумная частка пра расстаноўку сталоў, расстаноўку падаўжальнікаў і іншага абавязковага хламу.
Надышоў час Х. Спонсары прыходзяць крыху раней, абжываюцца, тактычна раскладваюць "сваг" каб прыцягнуць пабольш студэнтаў. З запамінальнай: адна кампанія падчас адкрыцця сказала што існуе два віды працадаўцаў. Тыя, хто добра плацяць, паважаюць сваіх работнікаў і даюць ім творча развівацца. Як напрыклад (імя кампаніі). А пра другіх могуць расказаць на сваім прыкладзе ўсе астатнія спонсары. Гэтая фраза стала кандыдатам на прыз за лепшы мем (пра яго ўручэнне ў самым канцы апошняга артыкула). Студэнты прыбываюць як мага раней каб урваць пабольш рэчаў бо бясплатна. Тут пару слоў аб тым як мы іх упускаем. Білеты набываюцца на Eventbride, і ўсіх арганізатараў ёсць прыкладанне для сканавання. Праблемы пачынаюцца калі ўдзельнікі не чытаюць умовы: мінімальны ўзрост 18 гадоў напрыклад, ці прынясіце з сабой пашпарт, ці нават білеты нельга перадаваць пасля дэдлайну (за тры дні да хакатона). Многім, на жаль, даводзіцца адмаўляць. Але з таго што памятаю: двое якія забыліся пашпарты з Лондана, так што яны проста схадзілі дадому і ўзялі іх з сабой. Тыя каму білеты перадалі мы дазволілі прайсці пасля ўсіх астатніх, прасканавалі квіткі каб потым іх гаспадар не паспрабаваў праскочыць бонусам.
Цяпер крыху аб праблемах з самімі білетамі: іх усяго каля 400. Плюс некалькі для выпускнікоў, як развітальны падарунак. Першапачаткова мы іх трымалі на сайце ўніверсітэта, але ён стабільна падаў за 10 хвілін да пачатку продажаў аж да 30 хвілін пасля пачатку, і зусім рандомна яны размяркоўваліся паміж удзельнікамі. Я ўжо маўчу пра race conditions з-за якіх мы прадавалі ў сярэднім на 20-30 больш, чым трэба было б. Рашэннем стаў сайт Eventbride. Ён выдатна спраўляецца з нагрузкай, білеты ў сярэднім ляцяць за 1-3 секунды за партыю, выпускаюцца яны роўна па графіку. Але тут узнікае іншая праблема: сумленнасць удзельнікаў. Па першай жа спасылцы Гугла можна спампаваць і наладзіць бота, і ў ідэале мы імкнемся запалохаць такіх разумнікаў што адменім іх квіткі. У рэальнасці амаль немагчыма даказаць што ты не выкарыстоўваў/выкарыстоўваў бота. Білеты ў сваю чаргу дзеляцца на Імперыял/усе астатнія і (невялікая дыскрымінацыя) для нашых студэнтаў іх крыху большыя. Каб дэпартамент дапамагаў, такія правілы.
Далей больш спецыфічныя праблемы падрыхтоўкі. Адзін з івэнтаў якія мы праводзім бліжэй да паўночы гэта адкрыты бар. Натуральна, у культуры хакатонаў пры адсутнасці сну гэта не заўсёды добрая ідэя. Таму мала хто наведвае. Але тыя хто прыходзіць заўсёды задаволеныя, напоі бясплатныя (да 5 GBP уключна), даволі вялікі запас ваўчараў, плюс гэта выдатны спосаб расслабіцца пасля цэлага дня бесперапыннага хакатона. Мінусы хутчэй для арганізатараў: шмат хто пад шумок, пакуль арганізатары стомленыя за ўсім сочаць, паспяваюць нядрэнна падвыпіць. Разбірацца з імі вядома нам. Але ніколі да наўпрост моцных праблем не даходзіла. Важна заўважыць што як і хакатон, вячэрні бар мае фундатара. І сёлета яны адарваліся на поўную, купіўшы ўсім прысутным "егер бомбы". Было вельмі складана тлумачыць (што я цалкам за, наліце яшчэ) што напаўмёртвыя ўдзельнікі на кампусе гэта крыху не тыя каго яны хочуць наняць да сябе ў кампанію і спыніць гэты хаос на прыкладна 30. Кактэйлі. Пасля гэтага была легендарная дастаўка курыцы Nandos.
Легендарная яна таму, што ўладальнікі мясцовых рэстаранаў прыехалі разам з дастаўшчыкамі каб паглядзець хто вырашыў спусціць некалькі тысяч на кураціну ў суботні вечар. Усяго для таго, каб усё разгрузіць і размеркаваць паміж зонамі, нам спатрэбілася 2 гадзіны і 30 валанцёраў. Фота прыкладаюцца. Не забывайце крычаць "веганам сюды", а то з'ядуць вегетарыянскую ежу замест веганскай і будуць потым праклінаць. Іншым запамінальным івэнтам было караоке. Тамака ўжо адрываліся ўсё, уключаючы нас. Толькі ўявіце: 200 чалавек, якія акупавалі лекцыйную залу ў 2 гадзіны ночы, якія спяваюць абсалютна рандомныя песні (я спяваў Let It Go, сястра б ганарылася). Было цудоўна, але зноў тыповыя праблемы: прыцягнуць абсталяванне, наладзіць, дамовіцца з аховай і бібліятэкай (суботняя ноч гэта вельмі папулярны час наведвання) каб нас не выгналі. Ахова прапанавалі праспяваць, адмовіліся.
Усё гэта, вядома, весяла. Але. Хакатон ідзе двое сутак: удзельнікі могуць прыходзіць і сыходзіць. Арганізатары няма. Агулам я спаў 3.5 гадзіны за двое сутак і гадзін 5 за суткі да пачатку. І тое таму што прымусілі іншыя валанцёры (ды і паход у бар даваў аб сабе шляхта). Спаць можна было альбо ў асобным пакоі з дыванамі для ёгі, альбо дзе атрымаецца. Я спаў на крэсле, законам не забаронена, сплю дзе хачу. Галоўнае, каб было па 3 чалавекі, якія не спяць на кожную хакзону. Яшчэ адна задача была перыядычна правяраць праектар, паколькі ён мог перагрэцца і грошай на рамонт у нас сапраўды лішніх не было. Каб яго паставіць, нам спатрэбілася 6 чалавек і 2 каляскі. Увогуле спраў было за гланды амаль увесь час. У нейкі момант мы сталі раздаваць папкорн і салодкую вату, ізноў жа, рыхтавалі мы. Рэйтынг пажарнай бяспекі моцна зваліўся, калі я даставаў папкорн прама падчас разагравання "таму што зараз наляцяць і мне не застанецца".
Гэтая частка прайшлася па шматлікіх праблемах у арганізацыі і іх рашэнням. Інжынеры ўсё ж такі. Але яшчэ вялізная колькасць рэчаў засталася за кадрам: якія былі праблемы падчас самага хакатона, выбары прызоў і ўзнагароджанне, як працавала “разумнае” галасаванне, водгукі спонсараў і як мы яшчэ тыдзень пасля правядзення разбіраліся з уборкай памяшкання. А таксама невялікі флекс: гэта першы студэнцкі хакатон, які атрымаў асвятленне на ВПС. Пра гэта таксама напішу ў наступным эпізодзе гэтай хакатонскай сагі. У бліжэйшы час прыступлю да напісання, а пакуль вось вам мой мэйл: [электронная пошта абаронена] і сайт праекта:
Крыніца: habr.com