Як выканаць 70 задач за дзень: жыццё ў таск-трэкерах - добрае жыццё

Сістэматычна весці задачы я спрабаваў, мусіць, разоў 20-25. І кожная спроба зрывалася, як зараз я разумею, па двух прычынах.

Па-першае, для таго, каб выдзяляць час вядзенню задач, трэба зразумець - навошта гэта робіцца.
Ты пачынаеш весці задачы, марнаваць на гэты час, робіш менш задач, усё гэта пачынае збірацца - у імя чаго?

Любую працу цяжка весці, калі ты не разумееш, для чаго. «Упарадкаваць жыццё» - не самая адэкватная мэта, бо «упарадкаванае жыццё» - гэта досыць размытая з'ява. А вось "знізіць узровень трывогі, знізіўшы ўзровень невядомасці" - мэта значна канкрэтней і лепш, на якую цалкам можна выдаткаваць гадзіну ў дзень.

Па-другое, усе метадалогіі, якія я чытаў, апісваюць адразу канчатковы стан працэсу. "Вам трэба ўзяць ToDoIst, разбіць па праектах, інтэграваць з календаром, рабіць рэўю задач за тыдзень, прыярытэзаваць іх…" Гэта складана пачаць рабіць адразу. Як і ў праграмнай распрацоўцы, я лічу, што трэба карыстацца метадам прагрэсіўнага джпега - ітэратыўна.

Таму прайдуся па сваіх "ітэрацыях", і, можа быць, у такім жа выглядзе гэта спатрэбіцца і вам. У рэшце рэшт, чым не нагода выкарыстоўваць травеньскія вакацыі, каб выйсці на працу, выкарыстоўваючы новую (адносна) парадыгму?

А як я да гэтага прыйшоў, можна прачытаць тут.

Трэла, пара спісаў

Ствараем усяго 4 спісу, выкарыстоўваем дэсктопнае і мабільнае прыкладанне.

Спісы:

• Справы - усе задачы, якія прыходзяць у галаву, запісваць сюды. І запісваць адразу, як толькі яны прыходзяць у галаву. «Выкінуць смецце» - задача. «Вымыць посуд» - задача. «Прызначыць планёрку» - задача. Ну і гэтак далей. Нават самыя відавочныя ці важныя рэчы могуць быць забытыя, калі здарылася нешта раптоўнае ці проста быў цяжкі дзень.
• Справы на сёння - кожны вечар пераношу справы з дошкі "Справы" ў дошку "Справы на сёння". Калі да вечара частка спраў будзе там заставацца - гэта нармальна, пра гэта крыху ніжэй. З часам пачынаеш разумець, колькі задач можа быць у спісе, каб большую іх частку можна было зрабіць у запланаваны дзень.
• Зроблена сёння. Гэтая дошка - галоўны спосаб знізіць трывогу "я нічога сёння не зрабіў" і добры шлях для далейшай рэфлексіі з нагоды самаарганізацыі. Запісваю сюдаў усе задачы, якія зрабіў сёння, нават не са спісу запланаваных. "Патэлефанаваў Васю з нагоды дакументаў" - запісаў. "Папрасілі падпісаць паперы" - запісаў. «Абмеркавалі з Антонам дамову» — запісаў. Такім чынам, да канца дня вы зразумееце, на што вы насамрэч патрацілі час і што маглі не рабіць з гэтых задач толькі дзеля выканання плана.
• Гатова - спіс усіх выкананых задач. У пачатку або ў канцы дня я пераношу іх з "Зроблена сёння" ў "Гатова". Па сутнасці, гэта такая сметніца, у якой проста можна знайсці выкананыя задачы, і таму мае патрэбу ў рэгулярнай чыстцы.

Трэла, «міні-каляндар»

У нейкі момант становіцца зразумела, што некаторыя задачы сапраўды прывязаныя па часе, і пра іх не жадаецца забываць на працягу тыдня, каб не запланаваць на гэты час нешта яшчэ. З календаром у мяне заўсёды было складана, таму я дадаў некалькі дошак з назвамі "Справы на панядзелак", "Справы на аўторак" і да т.п., у якія стаў заносіць прывязаныя да часу справы.

Такім чынам, калі мяне пытаюцца: "Ці можам мы пагаварыць у чацвер у 16:00?" - я проста іду ў адпаведную дошку і гляджу, што ў нас там запісана на гэты час. І трэба не забываць перакідаць своечасова задачы паміж спісамі на працягу тыдня: напрыклад, "справы на чацвер" з надыходам чацвярга - у "справы на сёння".

Чаму не каляндар? Для мяне - жудасна складана выкарыстоўваць дзве ўтыліты адначасова. Калі выкарыстоўваць для гэтага каляндар - мне трэба будзе ў яго зайсці, запоўніць, рэгулярна заходзіць у яго, каб праверыць, ці не забыўся я нешта…

На гэтым моманце я падышоў да межаў Trello. Асноўнай праблемай стала тое, што ў дзень запісвалася больш за 50 задач, і быў даволі вялікі пул спраў, прывязаных як да агульнага спісу, так і да спісаў, прывязаных да дзён. Як зразумець, што задачу, якую мне трэба зрабіць, я ўжо занатаваў? Пачалі з'яўляцца дублі. Як адначасова прыярытэзаваць усе задачы па адным з праектаў? Як даць іншым іншым людзям магчымасць паглядзець твае каляндарныя планы?

Мне патрэбна была сістэма, якая, захоўваючы адносную лёгкасць:

1. Магла б групаваць задачы па праектах.
2. Мець каляндарную прывязку (выканаць заўтра), і аўтаматычна пераносіць гэта ў задачы на ​​сёння, з надыходам дня.
3. Інтэгравалася б з Google-каляндарам.

Вось тут я вярнуўся да ToDoist, і на гэтым этапе ён аказаўся самым прыдатным рашэннем.

Бягучы паток у ToDoist

ўваходныя

Любыя ўваходныя задачы пішу ў Inbox, які імкнуся адразу разбіраць. Пад разборам маецца на ўвазе:

• Вызначэнне даты, калі задача будзе выканана (для кароткіх задач я, часцей за ўсё, стаўлю Today, а ўжо да вечара разумею, калі, насамрэч, яе можна будзе зрабіць).
• Вызначэнне праекта, да якога можна аднесці задачу (для статыстыкі і магчымасці нейкім чынам змяніць прыярытэт ва ўсіх задач па праекце).

Задачы, якія прыйшлі ў галаву і якія неабавязкова рабіць хуткім часам, сыходзяць у праекты Uncategorized Personal («узяць падшклянкі ў машыну») і Uncategorized Work («падумаць, калі можам зладзіць стратсесію па PR»). У ToDoist можна прызначаць паўтаральныя задачы: так кожныя выходныя ў мяне з'яўляецца задача "Разабраць Uncategorized Personal", а кожны панядзелак - "Разабраць Uncategorized Work".

Інтэграцыя з календаром
ToDoist выдатна інтэгруецца з Google-каляндарам, прычым у абодва бакі. Каляндар у мяне раз'юшаны з калегамі, каб яны маглі бачыць, калі да мяне дакладна не дастукацца.

Пры гэтым задачы з календара пераносяцца і ў адваротны бок: я магу сказаць "Сярога, паглядзі па маім часе на пятніцу і запішы там сустрэчу", якая апынецца і ў календары, і ў ToDoist. Так, фактычна, я ўпершыню пачаў карыстацца календаром, пры гэтым мне ня трэба ствараць падзеі ў ім.

Апрацоўка не аператыўных уваходных задач

Я прымусова не кідаюся рабіць задачы адразу, акрамя тых задач, дзе пажар відавочны. "Нам тэрмінова трэба звязацца з кіраўніцтвам кампаніі ABC, бо сервер ляжыць, а адказу ад яе супрацоўнікаў няма" – відавочна падпаленая задача, якую адкладаць нельга, а вось "Жэня, можна я патэлефаную табе зараз пагаварыць пра адзін праект новы" ператвараецца ў " Запланаваць, калі можна будзе пагаварыць з X пра Y», якая ўжо ператворыцца ў задачу «Сказаць X, што мы можам пагаварыць тады» і задачу «Пагаварыць з X пра Y», ужо прывязаную да часу. Практычна любая ўваходная задача ператвараецца спачатку ў "Запланаваць ...".

Прыярытэзацыя задач
Усе задачы, уключаныя ў дзень, не выканаць. Назіраючы за сабой, я зразумеў наступнае (у кожнага ліку будуць іншыя, але галоўнае - прыйсці да высноў).

1. На кожны дзень у мяне запісваецца каля 50-70 задач.
2. Камфортна для сябе (без пачуцця татальнай стомленасці ў канцы дня) я магу зрабіць да 30 задач.
3. Зрабіўшы да 50 задач, я стамлюся, але некрытычна.
4. Я магу закрыць 70 задач, але пасля гэтага я з цяжкасцю выйду з «патоку працаголалізму», з цяжкасцю засну і ў цэлым буду мала сацыяльны.

Зыходзячы з гэтага, я вырашаю, што мне рабіць сёньня. У ToDoist ёсць прыярытэзацыя кожнай задачы, таму раніцай я выбіраю крытычныя для выканання задачы, а астатнія выконваю, зыходзячы з магчымасцяў і жаданні. Кожны дзень пераношу каля 40-20 задач на наступны: што цікава - пры гэтым задач на наступны дзень становіцца зноў 60-70.

Вядзенне статыстыкі

Вельмі хочацца разумець у цэлым, колькі часу спатрэбілася сёння на справы, звязаныя з працай, і на якія менавіта. Для гэтага я выкарыстоўваю дадатак RescueTime, якое стаіць і на тэлефоне, і на лэптопе, і Google Maps Location History (так, я не параноік).

Мы жывем за горадам, таму час, выдаткаваны на дарогу, можна выкарыстоўваць з толкам. Цяпер, калі я не стаміўся, я ў дарозе слухаю аўдыёкніжкі, каб хоць неяк выкарыстоўваць гэтыя 40 хвілін.

Дадзеныя я пакуль не агрэгірую, ствараючы своеасаблівы персанальны Data Lake; прыйдзе час - дабяруся да гэтага.

Зняволення не будзе

1. Жыццё сучаснага чалавека - вялікі струмень уваходных задач. Знізіць яго не атрымаецца; трэба навучыцца кіраваць гэтым патокам.
2. Большасць трывог - ад невядомасці які мае быць. Калі мы будзем разумець, што нас чакае ў найбліжэйшыя дні, трывог стане адчувальна менш.
3. Дзеля гэтага можна марнаваць час на арганізацыю свайго дня. Я ведаю, што здарыцца сёння, што будзе заўтра, і не забываю пра тыя задачы, пра якія раней забываў.
4. Вядзенне таск-трэкінга - не самамэта, а, калі хочаце, спосаб самавыхавання. Рэчы, якія раней рабіць было лянота ці рэчы, да якіх ніяк не дабіраліся рукі, становіцца моцна лягчэй рабіць. Многія людзі (і я сярод іх) наогул, у цэлым, лепш сябе адчуваюць, калі задачы ставяцца са знешняга свету. Таск-трэкінг - гэта такі спосаб ставіць задачы самому сабе і навучыцца жыць сваімі жаданнямі.
5. Праца - гэта не самамэта. Мэта - так арганізаваць свой працоўны расклад, каб з'явіўся прадказальны вольны час, калі ты можаш займацца сабой, сем'яў, сваімі інтарэсамі.

Крыніца: habr.com