Ние няколко пъти писахме как нашите технологии помагат и дори да обработват информация от всякакви типове документи и да въвеждат данни в счетоводни системи. Днес ще разкажем как внедрихме в – най-голямият доставчик на топлина и гореща вода в Москва.
Представете си на мястото на един обикновен счетоводител. Разбираме, че това не е лесно, но все пак опитайте. Всеки ден получавате огромно количество хартиени сметки, товарителници, удостоверения и други. А особено много – дни преди крайния срок за отчетност. Всички атрибути и суми трябва бързо и внимателно да бъдат проверени, препечатани и въведени в счетоводната система, ръчно извършени транзакции и документи, които да бъдат изпратени в архива, за да могат навреме да бъдат предоставени за проверка на вътрешни одитори, данъчната служба, органите по тарифно регулиране и др. Трудно ли е? Но това е многогодишна бизнес практика, която съществува в много компании. Заедно с МОЕК опростихме тази трудоемка работа и я направихме по-удобна. Ако ви интересува как стана това, добре дошли под кат.
На снимката – московската ТЕЦ-21, най-голямият производител на топлинна енергия в Европа. Топлината, произведена на тази станция, МОЕК доставя на 3 милиона жители на североизток Москва. .
МОЕК в Москва има половин дузина филиали. Те обслужват 15 811 км топлинни мрежи, 94 топлинни станции и котли, 10 000 километра и 24 помпени станции, а също така строят и установяват нови системи за топлоснабдяване. Компанията закупува множество оборудване и услуги за своята дейност: . Документацията за всяко подразделение, което инициира поръчката, се извършва от специални служители – куриери на договори.
Как е организирано оформлението на договори в голяма компания? Когато кураторите сключват договор, те получават от контрагентите много важни хартиени документи: товарителници, актове за предоставяне на услуги, фактури, удостоверения и др. Обикновено кураторът сканира бизнес документите, а след това прикрепя сканированныхя към поръчката в системата за управление на ресурсите на предприятието. Финансов контролер ръчно проверява всички данни. След това кураторът отвежда оригиналите на документите в счетоводството. Или това прави куриер, и тогава преместването на документите може да отнеме повече време — от няколко часа до няколко дни.
И всичко би било наред, но, както и в много други компании:
- Документите може да постъпват в счетоводството няколко дни преди крайния срок за отчетност. Тогава счетоводите трябва да прекарат дните и нощите на работното си място. Необходимо е ръчно да проверят дали всички фактури, товарителници и т.н. са попълнени правилно. След това, ако всичко е наред, служителят препечатва данните в счетоводната система и прави записите. При това 90% от времето на счетоводителя заема препечатването на данни - реквизити, суми, дати, номера на номенклатура и т.н. По тази причина се появява риск от грешки.
- Документите могат да пристигнат вече с грешки. А понякога липсват някои фактури или удостоверения. Понякога това се установява в последните дни преди предаване на отчетността. Поради това сроковете за одобрение на документите могат да се удължат.
- След извършване на записите счетоводителите съхраняват товарителници, фактури и актове в разпръснати хартиени и електронни архиви. Защо това предизвиква трудности? Например, МОЕК работи по тарифи, затова е задължена редовно да отчита разходите си пред органите на изпълнителната власт. И когато в счетоводството постъпи поредна държавна или данъчна проверка, служителите трябва дълго време да търсят документи.
Как изглеждаше схемата на работа на счетоводството на МОЕК преди:
МОЕК първа в енергийния сектор реши да преработи и опрости тази схема, за да може по-бързо да затваря сделки и да предава отчети, по-добре да оценява пазарните промени при покупки и да планира своята финансова стратегия. Самостоятелно, сам, беше трудно да се промени многогодишната утвърдена схема на работа на счетоводството, затова компанията реши да я трансформира съвместно с партньора си - ABBYY.
Сложено-направено
Екип от специалисти на ABBYY внедри в МОЕК универсална платформа за интелигентна обработка на информация и настрои:
- гъвкави описания (шаблони за извличане на данни) за обработка на документи. За това какво представлява и защо е необходимо, подробно разказахме на Хабра и . МОЕК обработва с помощта на решението над 30 вида документи (например, акт на монтирано оборудване или акт за агентско възнаграждение) и извлича от тях над 50 атрибута (номер на документ, обща сума с ДДС, наименование на купувача, продавача, подизпълнителя, количество стока и т.н.);
- конектор за извършване на проверки и изтегляне на данни, който свърза ABBYY FlexiCapture, SAP и OpenText. Благодарение на конектора стана възможна автоматizирана проверка на данни от поръчка и договор по различни справочници. За това ще разкажем по-долу;
- експорт на документи в електронен архив на базата на OpenText. Сега всички сканирани документи се съхраняват на едно място;
- черновици на счетоводни записи в SAP ERP с връзки към сканирани образи на документи.
След това служителите на ABBYY и МОЕК разработиха форма за търсене, така че счетоводителят да може за секунди да намира важни фактури по всякакви атрибути в електронния архив и да ги предоставя за проверки от данъчните инспекции.
Търсенето е възможно по 26 различни критерия (картинката е кликаема):
След като МОЕК успешно тествала цялата система, тя била пусната в експлоатация. Целият проект, включително съгласувания, уточнения и доработки, е реализиран за 10 месеца.
Схема на работа след внедряване на ABBYY FlexiCapture:
Мислите, че нищо не се е променило? Да, бизнес процесът остана същият, просто голяма част от функциите сега се изпълняват от машината.
Проводка, свърши се!
Как стоят нещата сега? Да кажем, че кураторът на договора е получил комплект първични документи за сделка за доставка на помпи за ТЕЦ, или например, строителство на топлопроводи. Специалистът вече не трябва да проверява сам комплектността и съдържанието на документите, да извиква куриер и да изпраща оригиналите на документите в счетоводството. Кураторът просто сканира подписания комплект първични документи и след това се заемат технологиите.
С помощта на системата за мрежово сканиране, служителят изпраща сканове във формат TIFF или PDF в своята гореща папка или на имейла си. След това отваря уеб станцията за въвеждане на ABBYY FlexiCapture и избира типа комплект документи за обработка. Например, „покупка на работи/услуги с агентски хонорар“, „постъпление на материално-технически ресурси (МТР)“ или „учет на имуществото“.
От типа комплект зависи количеството и видовете необходими документи и данни, които системата трябва да класифицира, разпознае и провери.
Кураторът зарежда скановете за разпознаване. Системата автоматично проверява наличието на всички документи, съдържанието на всяка хартия и на сървъра се извършва разпознаване на реквизитите – дата на договора, сума, адрес, ЕГН, КПП и други данни. Между другото, МОЕК е първата енергийна компания в Русия, която използва такъв подход.
Ако кураторът е заредил не всички документи или в някой документ липсват данни, системата го забелязва и веднага моли служителя да поправи грешката:
Системата се оплаква и моли да добавите липсващите документи (тук и по-долу екранните снимки са кликаеми):
Системата забеляза, че документът е просрочен:
Така служителят вече не трябва да определя дали документът е коректно оформен. Ако всичко е вярно, то на уеб-станцията за въвеждане автоматично се извършват повечето проверки на данните. Достатъчно е да се въведе номерът на поръчката, посочен в SAP ERP. След това се извършва съпоставяне на разпознатите данни с информацията, обработвана в SAP: ЕДН и ДДС номер на контрагента, номера и сумите на договора, ДДС, номенклатура на стоките или услугите. Обработката и проверката на един документ отнемат само няколко минути.
По реквизитите – ЕДН и ДДС – може да се избере нужната компания от справочника:
Ако в сметката или накладната има грешка, документът няма да премине за архивиране. Например, ако документът е неправилно съставен или един от символите е разпознат неправилно, системата ще посочи това и ще помоли служителя да поправи всички неточности. Нека дадем пример:
Системата е открила, че ЗАД "Василек" не попада в списъка на доставчиците на МОЕК.
Това позволява на служителите да проследяват грешките още преди документът да е постъпил в счетоводството.
Ако всички проверки са преминали успешно, то с един клик сканираната копия на документа се изпраща в електронния архив OpenText, а в SAP се появяват линк и картотека с неговите метаданни. Счетоводителят или ръководителят винаги могат да видят в електронния архив списък с документите по нужната поръчка и информация кой, в какви срокове, с какъв резултат е обработил документите.
Петър Петрович погледна в електронния архив,…
…за да види кой е качил документите по поръчка №1111.
След извеждането на данните и скановете от ABBYY FlexiCapture в SAP се появява черновик на проводката с предварително попълнени данни и линкове към сканираните образи на документите.
Черновик на проводката:
След това на счетоводителя на имейла идва известие с линк към готовия черновик и сканове. Специалистът вече не трябва да се мъчи с хартия. Остава само да провери в скановете крайната сума на сделката, наличието на печат, подпис и да извърши проводката. Сега на нея счетоводителят отделя по-малко от минута.
Итогите на проекта
- С помощта на технологиите на ABBYY МОЕК е упростила и ускорила не само счетоводството, но и финансовия контрол. За да направят проводката, служителите вече не трябва да чакат куриер с оригиналните документи – достатъчно е с един клик да получат скан с вече проверените данни от електронния архив. Вярно, хартиеният документ все пак е нужен. Но сега може да бъде изпратен в счетоводството по-късно. Когато постъпи там, служителят поставя в счетоводната система отметка "Оригинал получен".
- Служителите веднага получават всички необходими данни за сделката от скановете, навреме извършват проводките и предварително подготвят всички документи за отчетност. Сега не ги пуга нито вътрешна, нито външна проверка.
- Счетоводите извършват финансови операции три пъти по-бързо, а МОЕК завършва отчетния период 10 дни по-рано.
- Всички филиали на МОЕК съ хранят счетоводни документи в единен електронен архив. Благодарение на това, намирането на всяка фактура, договор или акт за извършени услуги, както и всякакви атрибути от тях (суми, ДДС, номенклатури на стоките или услугите), може да стане четири пъти по-бързо, отколкото преди.
- На година решението обработва над 2.6 милиона страницами документи.
Вместо заключение
МОЕК използва вече две години и през това време е събрал статистика. Оказа се, че счетоводителите извършват 95% от проводките без промени в черновите. А това означава, че такива проводки в бъдеще могат да бъдат изпускани напълно автоматично. Така се случи, че този продукт стана всъщност първата стъпка на компанията по пътя към внедряване на елементи на 'изкуствен интелект' в бизнес процесите на компанията: МОЕК разработва съответната програма.
Други руски компании също автоматизират работата на счетоводството: правят я по-проста и удобна. Например, с помощта на технологии ABBYY, финансовият контрол '' получава важна бизнес информация два пъти по-бързо и отделя 20% по-малко време за намиране на нужните фактури и товарителници. Технологиите за интелектуална обработка на информацията помагат на служителите на счетоводството на холдинга '' моментално да намират нужните финансови документи по време на масови данъчни проверки. През 2019 година специалистите на компанията предвиждат да обработят около 10 милиона страници документи.
Искате ли да научите повече за проекта МОЕК и ABBYY? На 3 април в 11:00 заместник-директорът на Центъра за информационни технологии на МОЕК Владимир Феоктистов ще разкаже за детайлите на случая на безплатен . Присъединете се, ако искате да зададете въпроси.
Елизавета Титаренко,
редактор на корпоративния блог на ABBYY
Източник: habr.com
