Стремя се да организирам задачите систематично, опитвал съм се, може би, 20-25 пъти. И всяка опитност пропадаше, както сега разбирам, по две причини.
Първо, за да се отдели време за организиране на задачите, трябва да разберем — защо го правим.
Започваш да водиш задачи, отделяш време за това, правиш по-малко задачи, всичко започва да се натрупва — за какво?
Всяка работа е трудна, когато не разбираш за какво. "Да подредиш живота" — не е много адекватна цел, защото "подреден живот" е доста размито понятие. Но "да намалиш нивото на тревожност, като намалиш нивото на неизвестност" — цел, която е много по-конкретна и по-добра, за която спокойно може да се отдели един час на ден.
Второ, всички методологии, които съм чел, описват веднага крайното състояние на процеса. "Трябва да вземеш ToDoIst, да го разделиш по проекти, да интегрираш с календара, да преглеждаш задачите за седмицата, да ги приоритизираш…" Трудно е да започнеш веднага. Както при софтуерното разработване, смятам, че трябва да се ползва — итеративно.
Следователно, ще споделя моите "итерации", и може би в такъв вид това ще бъде полезно и за вас. В крайна сметка, какво пречи да използваш майските празници, за да започнеш работа, използвайки нова (относителна) парадигма?
А как стигнах до това, може да прочетеш .
Тrello, набор от списъци
Създаваме само 4 списъка, използваме десктоп и мобилно приложение.
Списъци:
- Задачи — всички задачи, които ти идват наум, да се записват тук. И да се записват веднага, когато ти дойдат наум. "Да изхвърля боклука" — задача. "Да измия съдове" — задача. "Да насроча среща" — задача. И така нататък. Дори най-очевидните или важни неща могат да бъдат забравени, ако се случи нещо неочаквано или просто е бил труден ден.
- Задачи за днес — всяка вечер прехвърлям задачите от дъската "Задачи" в дъската "Задачи за днес". Ако вечерта част от задачите остане там — това е нормално, за това по-долу. С времето започваш да разбираш колко задачи могат да бъдат в списъка, за да може повечето от тях да бъдат изпълнени в планирания ден.
- Извършено днес. Тази дъска е основният начин за намаляване на тревогата "нищо не направих днес" и добър метод за последваща рефлексия относно самоорганизацията. Записвам тук задачите, които съм изпълнил днес, дори да не са от планирания списък. "Позвъних на Васко за документите" — записах. "Помолиха ме да подпиша документи" — записах. "Обсъдих с Антон договора" — записах. Така в края на деня ще разберете как всъщност сте прекарали времето си и кои от тези задачи можехте да не изпълнявате само за да следвате плана.
- Готово — списък на всичките извършени задачи. В началото или в края на деня прехвърлям задачите от "Извършено днес" в "Готово". Всъщност, това е вид боклукчийница, в която можете просто да намерите извършените задачи, и затова изисква редовно почистване.
Trello, "мини-календар"
В определен момент става ясно, че някои задачи са определени по време и не искате да ги забравите през седмицата, за да не планирате за това време нещо друго. С календара винаги имам трудности, затова добавих няколко дъски с имена "Задължения за понеделник", "Задължения за вторник" и т.н., в които започнах да записвам задачите, свързани с времето.
Така когато ме питат: "Можем ли да говорим в четвъртък в 16:00?" — просто отивам в съответната дъска и виждам какво е записано за това време. И не трябва да забравям да прехвърлям своевременно задачите между списъците през седмицата: например, "задължения за четвъртък" с настъпването на четвъртък — в "задължения за днес".
Защо не календар? За мен е ужасно трудно да използвам две утилити едновременно. Ако използвам календара за това — ще трябва да вляза в него, да го попълня, редовно да влизам, за да проверя, дали не съм забравил нещо…
На този етап стигнах до границите на Trello. Основният проблем стана, че всеки ден записвах повече от 50 задачи, и имаше доста голям набор от дела, свързани както с общия списък, така и със списъците, свързани с дните. Как да разбера дали задачата, която трябва да изпълня, вече съм я записал? Започнаха да се появяват дубли. Как едновременно да приоритетизирам всички задачи по един от проектите? Как да дам на другите хора възможност да видят календарните ви планове?
Нужна ми система, която да запази относителна леснота:
- Да може да групира задачи по проекти.
- Да има календарна връзка (изпълни утре), и автоматично да премества това в задачите за днес, с настъпването на деня.
- Да се интегрира с Google Календар.
Тук се върнах към ToDoist, и на този етап той се оказа най-подходящото решение.
Текущият поток в ToDoist
Inbox
Всички входящи задачи пиша в Inbox, който се опитвам да обработвам веднага. Под обработка разбирам:
- Определяне на датата, когато задачата ще бъде изпълнена (за кратки задачи обикновено слагам Today, а вечерта вече разбирам кога, всъщност, ще може да се направи).
- Определяне на проекта, към който може да се отнесе задачата (за статистика и възможност да се промени приоритета на всички задачи по проекта).
Заданията, които ми хрумнат и които не е задължително да се правят в близко бъдеще, отиват в проектите Uncategorized Personal („да взема подставки за чаши в колата“) и Uncategorized Work („да помисля кога можем да организираме стратегическа сесия по PR“). В ToDoist може да се задават повтарящи се задачи: така всяка събота имам задача „Да обработя Uncategorized Personal“, а всеки понеделник — „Да обработя Uncategorized Work“.
Интеграция с календара
ToDoist отлично се интегрира с Google Календар, и то в двете посоки. Календарът ми е споделен с колеги, за да могат да виждат кога не мога да бъда достигнат.
При това задачите от календара се прехвърлят и в обратна посока: мога да кажа „Серега, погледни по моето време за петък и запиши там среща“, която ще бъде както в календара, така и в ToDoist. Така, всъщност, за първи път започнах да ползвам календара, като в същото време не ми се налага да създавам събития в него.
Обработка на неоперативни входящи задачи
Не предприемам незабавно действия, освен когато опасността е очевидна. Например: «Трябва спешно да се свържем с ръководството на компания ABC, защото сървърът не работи и няма отговор от служителите им» — това е очевидна спешна задача, която не може да се отлага, докато «Женя, мога ли да ти звънна сега, за да говоря за нов проект» се преобразува в «Да планираме, кога можем да говорим с X за Y», която след това става задача «Да кажа на X, че можем да говорим тогава» и задача «Да говоря с X за Y», която вече е свързана с определено време. Почти всяка входяща задача в началото се превръща в «Да планирам…».
Приоритизиране на задачите
Не мога да изпълня всички задачи, планирани за деня. Наблюдавайки себе си, установих следното (преди всяко число ще има разлики, но основното е да достигна до заключения).
- На всеки ден записвам около 50-70 задачи.
- Удобно за мен (без да се чувствам изцяло изтощен в края на деня) мога да свърша до 30 задачи.
- Ако направя до 50 задачи, ще бъда уморен, но не критично.
- Мога да затворя 70 задачи, но след това ми е трудно да изляза от «потока на трудоголизма», трудно ми е да заспя и по принцип ще съм малко социален.
На базата на това решавам какво да правя днес. В ToDoist има приоритизиране на всяка задача, така че сутрин избирам критичните задачи за изпълнение, а останалите изпълнявам в зависимост от възможностите и желанието. Всеки ден прехвърлям около 40-20 задачи за следващия ден: интересно е, че задачите за следващия ден отново стават 60-70.
Водене на статистика
Много ми се иска да разбирам общо колко време е отнето днес за работни задачи и за какво точно. За целта използвам приложението , което е инсталирано на телефона и на лаптопа, и Google Maps Location History (да, не съм параноик).
Живеем извън града, затова времето, прекарано в пътя, може да се използва полезно. В момента, когато не съм уморен, по време на пътя слушам аудиокниги, за да използвам тези 40 минути по някакъв начин.
Все още не обединявам данни, създавайки своя личен Data Lake; когато дойде времето, ще пристъпя към това.
Няма да има заключение
- Животът на съвременния човек е голям поток от входящи задачи. Няма да успеем да го намалим; трябва да се научим да управляваме този поток.
- Повечето притеснения идват от неизвестността на предстоящето. Ако разберем какво ни очаква в близките дни, тревогите ще намалеят значително.
- Заради това си заслужава да отделим време за организация на деня. Знам какво ще се случи днес, какво ще е утре и не забравям задачите, за които преди забравях.
- Воденето на списък с задачи не е самоцел, а, ако искате, начин за саморазвитие. Нещата, които преди не ми се правеха или които не успявах да направя, стават много по-лесни. Много хора (аз също) се чувстват по-добре, когато задачите идват от външния свят. Списъкът с задачи е начин да поставите цели на себе си и да се научите да следвате собствените си желания.
- Работата не е самоцел. Целта е да организирате работния си график така, че да имате предсказуемо свободно време, в което да се занимавате със себе си, семейството си и интересите си.
Източник: habr.com
