Важността на съвместното редактиране на документи в съвременния бизнес е трудно да се подцени. Възможността да се съставят договори и споразумения с участието на служители от юридическия отдел, да се пишат търговски предложения под наблюдението на началството в онлайн режим и т.н. спестява на предприятието хиляди човекочаса, които преди са се изразходвали за многобройни одобрения. Именно затова едно от главните нововъведения в е появата на Zextras Docs — решение, което позволява организирането на пълноценна съвместна работа с документи директно в уеб-клиента на Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
В момента Zextras Docs поддържа съвместна работа с текстови документи, таблици и презентации, а също така може да обработва огромен брой файлови формати. Интерфейсът на решението не се отличава много от интерфейса на всеки текстов редактор, благодарение на което служителите на предприятието няма да трябва да отделят много време за обучение при преминаване към използване на Zextras Docs. Но най-интересното, както винаги, е „под капака“. Нека заедно разгледаме как е структурирано Zextras Docs и какви предимства може да предложи това решение за съвместна работа с документи.
Най-много Zextras Docs ще хареса на тези, които вече използват Zimbra OSE и Zextras Suite в своето предприятие. С помощта на това решение може да се внедри нова услуга в производството, без да се увеличава броят на информационните системи и следователно да се избегне увеличаването на разходите за управление на ИТ-инфраструктурата. Нека уточним, че Zextras Docs е съвместим само с Zimbra OSE версия 8.8.12 и по-нова. Поради това, ако все още използвате остарели версии на Zimbra, настоятелно ви препоръчваме да обновите до версия 8.8.15 LTS. Благодарение на дългия срок на поддръжка, тази версия ще остане актуална и безопасна още няколко години, а също така ще бъде съвместима с всички актуални допълнения.
Сред предимствата на Zextras Docs може да се посочи и възможността за неговото пълно внедряване в инфраструктурата на предприятието. Това позволява да се избегне предаването на информация на трети лица, както често се случва при използване на хибридни или облачни услуги. Затова Zextras Docs е идеален за компании с строга политика за информационна сигурност и за системни администратори, които предпочитат да контролират напълно потоците от данни и процесите, протичащи в предприятието. Освен това, локално внедрената услуга за съвместна работа с документи позволява да се избегнат рисковете, свързани с недостъпността на облачната услуга при възникване на проблеми с доставчика или при проблеми с интернет свързаността.
Zextras Docs се състои от три части: автономен сървър, разширение и зимлет. Всяка от тези три части изпълнява своята част от работата:
- Сървърът на Zextras Docs представлява движка LibreOffice, настроен за съвместна работа и интеграция с Zimbra OSE. Именно на сървъра Zextras Docs се отварят, обработват и съхраняват всички документи, до които потребителите имат достъп. Той трябва да бъде инсталиран на отделен компютърен възел под управлението на Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 или CentOS 7. В случай, че натоварването на услугата Zextras Docs е значително, могат да се отделят няколко сървъра за нея.
- Разширението Zextras Docs не се нуждае от инсталация, тъй като е интегрирано в Zextras Suite. Благодарение на това разширение се осъществява свързването на потребителя със сървъра Zextras Docs, както и балансирането на натоварването при използване на няколко сървъра. Освен това, чрез разширението Zextras Docs се осъществява едновременно свързване на няколко потребители към един документ, както и качване на файлове от локално хранилище на сървъра.
- Зимлетът Zextras Docs, от своя страна, е необходим за интеграцията на услугата в уеб-клиента. Именно благодарение на него в уеб-клиента Zimbra се появява възможността за създаване и функцията за преглед на документите на Zextras Docs.
За да се внедри Zextras Docs в предприятието, е необходимо първо да се отделят един или няколко физически или виртуални сървъра. След това е необходимо да се изтеглят от сайта на Zextras дистрибутивите на сървърното приложение за , или , и след това да го разархивирате и инсталирате. В заключителния етап на инсталирането, сървърът ще ви помоли да посочите IP-адреса на LDAP-сървъра, както и потребителско име/парола, които ще бъдат използвани за въвеждане на данни относно новия сървър в LDAP. Отбелязваме, че след завършване на инсталацията, всеки сървър Zextras Docs ще бъде видим за всички останали възли от инфраструктурата.
Тъй като разширението Zextras Docs вече е включено в Zextras Suite, ще бъде достатъчно просто да активирате възможността за използване на него от потребителите и групите, които трябва да имат достъп до средствата за съвместна работа с документи. Зимлетът Zextras Docs може да бъде активиран от администраторската конзола на Zimbra. Отбелязваме, че след добавянето на сървъра Zextras Docs към инфраструктурата на Zimbra OSE, е необходимо да се актуализира конфигурацията на прокси-сървъра на Zimbra. За целта е достатъчно да изпълните файла /opt/zimbra/libexec/zmproxyconfgen като потребител на Zimbra, а след това да изпълните командата zmproxyctl restart за рестартиране на прокси услугата.
За всички въпроси, свързани с Zextras Suite, можете да се свържете с представителя на компанията «Zextras» Катерина Триандафилиди на имейл katerina@zextras.com
Източник: habr.com
