Историята на електронната поща датира от вече няколко десетилетия. През това време този стандарт за корпоративна комуникация не само не е остарял, но всяка година става все по-популярен благодарение на внедряването на системи за сътрудничество в различни предприятия, които обикновено са базирани именно на електронната поща. Въпреки това, поради недостатъчната бързина на електронната поща, все повече потребители се отказват от нея в полза на текстови чатове, гласови и видеозвънци, както и видеоконференции. Подобни методи за корпоративна комуникация помагат на служителите да спестят много време и, следователно, да бъдат по-ефективни и да носят повече печалби на предприятието.
Въпреки това, използването на чатове и видеовръзка за решаване на работни въпроси често води до появата на нови заплахи за информационната сигурност на предприятието. Факт е, че при липса на подходящо корпоративно решение, служителите могат самостоятелно да започнат да водят кореспонденция и комуникация в публични услуги, което може да доведе до изтичане на важна информация. От друга страна, ръководството на предприятието далеч не винаги охотно отделя средства за внедряване на корпоративни платформи за видеоконференции и чатове, тъй като много от тях са убедени, че те повече отвлекат служителите от работата, отколкото да повишат тяхната ефективност. Изходът от тази ситуация може да бъде развързването на корпоративно чат и видеоконференция на базата на вече съществуващите информационни системи. Онези, които използват Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition като платформа за съвместна работа, могат да решат проблема с създаването на корпоративен чат и видеоконференция чрез Zextras Team, решение, което добавя в Zimbra OSE множество нови функции, свързани с корпоративната онлайн комуникация.
Zextras Team се предлага в две редакции: Zextras Team Basic и Zextras Team Pro, които се различават по набор от предоставяни функции. Първият вариант е напълно безплатен и позволява организиране на текстови чатове в Zimbra OSE както в един-на-един формат, така и в групов чат, както и видео и аудиозвънци в един-на-един формат. Всички тези функции ще бъдат достъпни директно от уеб клиента на Zimbra OSE. Освен това, потребителите на Zextras Team Basic могат да използват мобилното приложение, налично на платформите iOS и Android. Тези приложения позволяват достъп до лични и текстови чатове, а в бъдеще ще позволят и видео разговори. Важно е да отбележим, че за видео чатове и аудиозвънци потребителите на Zextras Team ще се нуждаят от работеща уеб камера и/или микрофон.
Zextras Team Pro предлага много по-богата функционалност. Освен вече изброените възможности, потребителите на Zextras Team ще имат възможност да създават видео конференции за голям брой служители. Това позволява провеждане на срещи между служители, които се намират на различни места, което спестява време, преди изразходвано за събиране на участниците на едно място, и да се фокусира върху по-дълбока работа по въпросите или решаване на конкретни работни задачи.
Също така в Zextras Team Pro е налично създаването на виртуални пространства и виртуални заседателни зали за служителите. Пространството може да съдържа няколко заседателни зали, в които различни участници могат да обсъждат общи теми. Например, да разгледаме предприятие, в което има отдел продажби от 16 човека. От тях 5 служители работят в b2c продажби, 5 служители осъществяват b2b продажби, а останалите 5 служители работят в b2g. Целият отдел е ръководен от ръководителя на отдела по продажби.
Тъй като всички служители работят в един и същи отдел, разумно е да се създаде общо пространство, в което да обсъждат всички теми, които касаят всяка една от тях в отдела за продажби. В същото време обаче често се появяват теми, които касаят само подразделението, например работещо с b2b. Разбира се, служителите в отдела за продажби, които работят в различни области, не е нужно да участват в обсъждания на такива теми, но ръководителят на отдела трябва да участва в дискусиите на всяко подразделение. Именно затова в пространството, отделено за нуждите на отдела за продажби, може да се създадат отделни виртуални заседателни зали за всяко направление, за да могат в тях служителите да комуникират помежду си и с ръководителя на отдела. В същото време председателят ще има всичките три виртуални заседателни зали удобно организирани в отделно пространство. А ако вземем предвид, че цялата комуникация се извършва на сървъри компаниите и данните не се предават никъде, то подобни чатове могат да се нарекат доста сигурни от гледна точка на защитата на информацията. Освен отдела за продажби, принципът на пространствата и виртуалните заседателни зали може да се приложи в цялото предприятие.
Освен видеовръзките, на потребителите са достъпни и аудиозвънци. Освен факта, че те натоварват каналите за комуникация по-малко, много служители често просто се срамуват да разговарят във видеоформат и често дори закриват уебкамерата на своите лаптопи.
В допълнение към видеочатове и аудиозвонци с колегите, Zextras Team позволява създаване на видеочатове и аудиозвонци с всеки потребител, който не е служител на предприятието, чрез генериране и изпращане на специална връзка за свързване с срещата. Тъй като Zextras Team изисква единствено съвременен браузър, с тази функция винаги можете бързо да се свържете с клиент или контрагент в случаите, когато обичайната кореспонденция би отнела твърде много време. Освен това, в Zextras Team се поддържа обмен на файлове, които служителите могат да изпращат един на друг директно по време на видеозвънянето или текстовата комуникация.
Не може да не споменем и специалното мобилно приложение Zextras Team, което позволява на служителите да участват в корпоративни чатове, докато не са на работното си място. Приложението е достъпно за платформите iOS и Android и в момента позволява на потребителите:
- Да водят кореспонденция, получавайки и изпращайки съобщения на смартфона си
- Да създават и изтриват частни чатове, както и да се присъединяват към тях
- Да създават и изтриват групови чатове, както и да се присъединяват към тях
- Да се присъединяват към виртуални пространства и заседателни зали, както и да ги създават и изтриват
- Да канят потребители в виртуални пространства и заседателни зали или обратно, да ги изтриват оттам
- Да получават push уведомления и да установяват защитена връзка с корпоративната сървъра..
В бъдеще в приложението ще бъдат добавени възможности за частни видеоразговори, видеоконференции и функция за обмен на файлове.
Още една интересна функция на Zextras Team е възможността да предавате съдържанието на екрана на компютъра в реално време, както и да предавате управлението му на друг потребител. Тази функция може да бъде много полезна при провеждане на обучителни уебинари, в които е необходимо да се запознаят служителите с нов интерфейс. Освен това, тази функция може да помогне на ИТ отдела на предприятието да помага на служителите да разрешават проблеми с компютрите си без физическо присъствие на ИТ специалист.
Така, Zextras Team е пълноценно решение за организиране на удобно онлайн общуване между служителите както в вътрешната мрежа на предприятието, така и извън нея. Поради факта, че Zextras Backup може да резервира напълно цялата информация, която се генерира в Zextras Team, информацията оттам няма да изчезне, а в зависимост от строгостта на политиките за сигурност системният администратор ще може самостоятелно да настрои различни ограничения за потребителите.
При всякакви въпроси, свързани с Zextras Suite, можете да се свържете с представителя на компанията "Zextras" Екатерина Триандафилиди на електронната поща katerina@zextras.com
Източник: habr.com
