🥇Всички горят от ефективността

В предишното издание «Цинковият прода» обсъждахме три статии за ефективността на различни процеси. За това «Как Безос изключи PowerPoint«, «Собственик на една компания кара хората да живеят по 5 часа на ден без разсейвания» и «Асинхронна комуникация на дуистите«.

Тази статия е компилация от кратки резюмета на всичките три с моите субективни размисли под егида на общата неефективност.

В средната компания, в която работих и работя, всички проблеми, които се опитват да решат тези хора, са налице в пълна степен.

За това как Безос изключваше PowerPoint

Както ни казва статия, другарят Безос промени правилата на корпоративните срещи. Сега колегите се събират и около половин час след началото на срещата четат сами (на себе си) в тишина записите на срещата, които е подготвил ораторът.

След това тези, които нямат какво да добавят или са Informed (от RACI матрицата), могат да станат и да си тръгнат. Тези, които трябва да работят с предложенията, остават и задават въпроси, предлагат и назначават следващите срещи.

Според мен това е напълно нормална идея, тъй като на корпоративните срещи често времето се губи в "кэпските" въпроси и обобщения от тези, които искат да направят впечатление на началството. А също така на хойвери и различни шегички.

Също така предимството от четенето на документите самостоятелно е, че някои оратори могат да четат бавно (или твърде бързо) или имат различни неприятни недостатъци в речта.

Разбирам, че внедряването на такива радикални промени в регламента на срещите не е проста задача, но се надявам да задвижи рационално мислене у тези, които участват в тях.

CEO, който кара хората да живеят по 5 часа на ден без разсейвания

СEO на една немска компания наскоро призна започна да принуждава хората да работят по 5 часа и забрани на тях да се разсейват с телефони и социални мрежи. Хората са шокирани, но станаха по-щастливи и продуктивни.

Той също така разказа, че предишен опит е имал, когато е постигнал споразумение с работодателя, за по-ниска заплата, но да му дават два допълнителни почивни дни в седмицата. След известно време, забелязвайки, че извършва същия обем работа като преди, той постигнал споразумение с работодателя за възстановяването на предишното ниво на заплатата.

Сега все по-често се срещат статии за стартъпи и компании, които прилагат подобни практики. Според мен в това има рационално зърно и ако вземем ефективната част от работния ден, едва ли работим повече от 6 часа.

Също така в някои компании съществува "култура на извънредния труд", при която, за да покажат предаността си към компанията, хората "седят" на работа по 10 — 12 и дори повече часа. С всяки допълнителен час средната ефективност на такива служители стреми към нула. И често можем да срещнем такива в залата на славата на изгорелите.

Да работиш по-малко, но по-ефективно — това, което смятам, е отлична тенденция, която може да освободи няколко часа седмично за общуване с тези, които наистина са важни за вас (себе си и близките).

Асинхронна комуникация на дуистите

Дуистите — това са момчетата от компанията doist, които правят известния muchas на много хора todoist. Нейният CEO пише в статията "Асинхронна комуникация" за това как те внедрили тази система при тях. Има няколко интересни тези от нея.

Определения:

Асинхронната комуникация е, когато изпращате съобщение и не очаквате да получите отговор незабавно. Например в имейл;
Синхронната комуникация — обратното, когато изпращате съобщение, получателят го получава незабавно и също незабавно започва да отговаря. Също тук можем да включим реално време общуване (митинги и 1 на 1 срещи).

Според статия в Harvard Business Review, през последните 10 години времето за общуване в офиса е нараснало с 50%. Работниците прекарват до 80% от времето си, отговаряйки на имейли и общувайки.

Недостатъци на синхронната комуникация:

Постоянни отвлечения. Както пише и казва прокрастинатологът Максим Дорофеев, за да бъдеш по-продуктивен, трябва да изключиш всички известия в месеенджърите. Тук всичко е обратно. Огромно количество нотификации в работния чат постоянно отвлекат от работата. Често е невъзможно да се концентрираш;
Хората поставят приоритет винаги да бъдат на свързани, а не да бъдат продуктивни;
Добавя стрес, тъй като постоянните отвлечения не позволяват равномерно разпределение на натоварването и сме принудени да бързаме;
Води до бързи, некачествени решения.

Предимства на асинхронната комуникация:

Контрол върху планирането на работното си време;
Висококачествени комуникации вместо "реактивни" отговори. Комуникацията е значително по-бавна и принуждава хората да бъдат по-ефективни и да вземат по-обмислени решения;
По-малко стрес. Можете да действате напълно в съответствие с плана си за работно време;
По подразбиране състояние на потока (тъй като нищо не отвлича вниманието);
Автоматично документиране, ако се използват публични средства за комуникация (например GitHub или някой форум);
Толерантност към различни времеви зони (можем да зададем какъвто и да е времеви лаг в очакване на отговор).

Невъзможно е напълно да се избавим от синхронната комуникация. Дуистите предлагат да създадем важни синхронни чати (Telegram, ако сървърът е паднал), 1 на 1 срещи и екипни ретрити.

Какво има при дуистите:

70% асинхронна комуникация Twist, GitHub, Paper;

25% синхронна комуникация Zoom, Appear.in, Google Meet;

5% офлайн срещи и ретрити.

Какво препоръчват, за да внедрят у себе си култура на асинхронна комуникация:

Прекомерна комуникация. В кореспонденцията описвайте всичко максимално подробно, предвиждайки възможни въпроси;
Планирайте взаимодействието предварително. Пример: "Искам да завърша това за 2 дни и ще се радвам на вашия принос" вместо "Очаквам от вас обратна връзка в рамките на час";
Винаги проверявайте настройките за споделяне на документи (очевидно те са имали проблеми с това и някой е чакал споделянето на документа повече от 24 часа);
Преди срещата споделете с всички участници всички необходими документи, за да са в крак;
След срещата в документа от срещата трябва да бъде включено всичко, което е обсъждано (дуистите дори практикуват запис на срещите, за да може някой да я изживее асинхронно);
Изключете всички нотификации;
Използвайте времето на изчакване продуктивно.

Съвети за лидерите от дуистите:

Стимулирайте писмената комуникация;
Оценявайте хората по производителността им, а не по това какви софтуерни умения имат и колко време прекарват на работа;
Игнорирайте работното време. (Кой в колко идва и си тръгва);
Създайте атмосфера на доверие (дуистите имат предвид, че всеки е отговорен за думите си, и екипът трябва да е убеден, че ако обещаете да доставите кода утре, вие ще го направите);
Увеличете личната отговорност на местата;
Установете приемлив срок за отговор. При дуистите е 24 часа;
Поставете прозрачността на първо място. Става въпрос, че максималният брой въпроси трябва да се обсъждат публично в рамките на компанията;
Добавете канали за бърза връзка при извънредни ситуации.

Два пункта особено ме озадачиха:

За игнориране на софт скиллите. От моя опит добрият поддържан код рядко произлиза от мизантропи (просто противоречи на техните усещания). И смятам, че код ревюто с такива хора ще разсее самата стабилна команда;
За това, което дуистите наричат „атмосфера на доверие“ (ако се задължиш да доставиш утре, екипът трябва да бъде сигурен, че ще доставиш кода утре). Според мен, този пункт ще добави онова безпокойство, от което се освободихме при преминаването към асинхронно комуникиране.

Общо взето, харесаха ми идеите, които предлагат дуистите. Въпреки това, мисля, че това ще бъде обмен „шанга за нещо друго“, т.е. спечелвайки в постоянните разсейвания, ние все пак имаме проблеми, които не изчезват — срокове и барабан на галериста.

Вместо заключение

Идеи за 24-часово изцеждане на сокове от хората отстъпват на заден план. Сега корпорациите искат хората да работят по-ефективно и да отделят повече време за консумация, за да поддържат икономиката.

Моля, споделете в коментарите вашите идеи по тези теми. Може би вече сте реализирали нещо подобно в своите компании. Споделяйте линкове към подобни радикални експерименти.

Заповядайте за разговор в уютния телеграм чат „Цинковия прода“. Там можете да общувате синхронно, отклонявайки се от каквото и да е.

Източник: habr.com