17 мига в ИТ. Личен опит в самоорганизацията от ръководителя на отдела

Защо 17, питате вие? Защото моят път в ИТ започна точно преди 17 години. През последното десетилетие работя в компанията „Инфосистемы Джет“, където се формира професионалният ми опит. Но днес ще говоря не за перипетиите на корпоративния живот, а за самообразованието и литературата, която ми помагаше през всичките тези години.

Първата необходимост от осъзната самоорганизация възникна у мен, когато работех като бизнес анализатор в началото на десетте години. В даден момент ми се натрупаха много задачи и се обърнах за съвет към един колега, който винаги носеше ежедневник. В отговор той ми предложи книга за управление на времето. Така се запознах през 2012 година с книгата на Глеб Архангелски „Тайм драйв“. Глеб доста подробно описва как да управляваме времето и предлага собствена система за водене и планиране на времето. От него за пръв път научих за „ жабите“, които трябва да „ядем“ сутрин. „Жабата“ той (или, може би, някой преди него) наричаше задачите, които не ти харесват, но направил една такава задача сутрин и след това осъзнавайки, че вече нямаш подобни задачи, ще изпиташ невероятно удоволствие. Той също така ми разказа, че „слонът трябва да се яде на парчета“: т.е. ако имаш огромна задача, тя трябва да се раздели на части и да „едеш“ на бифтеци. Така на бюрото ми се появиха хартиени ежедневници (да не се бъркат с тетралки, те ме придружаваха винаги и сега), а в тях – записи.



През 2014 година започна много активно развитие, имаше много работа, компанията се движеше като ракета. Когато ми се случваха спешни ситуации, аз отново прилагах методите, които по някакъв начин запомних – „жабите“, „слоновете“, записване на задачи на листчета. Веднъж моят колега Виталий ми предложи да отделя един ден, за да остана на работа и да се справя с всичко, което имам. Не знам дали е чел книги, но интуитивно той приложи един ход, който бях срещал в няколко книги: това е „седмичният преглед“. Или например, моята съпруга постоянно води електронен списък на задачите си на iPhone и тя нищо не забравя (за мое съжаление =(. Воденето на такива списъци е още един от популярните (ключови) методи.

През 2015 година се наложи за известно време да помагам на колегите – трябваше да тествам функционалностите и да бъда на страната на клиента. Обхватът на отговорностите ми се увеличи: тествам, анализирам грешки, координирам няколко екипа, решавам къде отиват различните грешки, водя всякакви регистри за тези, за онези и за онези момчета също. През февруари 2016 колегата ми взе дълъг отпуск и ми предложиха да заема позицията на координатор между две подразделения на компанията. Съгласих се и така се осъдих на търсене на нови възможности за самоорганизация.

Все още водех моите хартиени дневници (и бележници), но започнах да стигам до извода, че ми трябва още един електронен инструмент. Изборът падна на EverNote. Там всичко е подобно на хартиен вариант, само че е по-лесно да се търси информация и е достъпен от много устройства. Когато EverNote стана платен за всичките платформи, преминах на OneNote, който все още е с мен – изцяло като заменител на хартията за записки и за съхранение на информация, която постоянно използвам. Основните му предимства са, че е кросплатформен, безплатен и синхронизира добре, въпреки че е продукт на Microsoft. И още, той е облачен.

През 2017 година започнах да уча как да обяснявам ясно мислите си с помощта на визуални инструменти – не толкова учех да рисувам, колкото набивах ръка. Рисувах картинки за плана си за деня – работи отлично и е забавно.

През 2018 година задачите станаха катастрофално много (появи се група под ръководството). Отново се обърнах за съвет към приятели и моят колега от „Инфосистеми Джет“ Маша ми препоръча страхотна книга – „Джедайски техники“ на Макс Дорофеев. Всъщност, както и Глеб Архангелски, Макс Дорофеев предлага своя система за управление на времето, самия себе си и задачите. Макс първи ми подсказа, че всъщност съм под голям стрес от това да държа всички задачи в главата си (въпреки наличието на бележници, дневници и т.н.). Той предлага прости техники за разтоварване, например „Нощен гвоздодер“ – когато лягаш да спиш, вместо да заспиш нормално, започваш да си спомняш: „Ох, това забравих да направя!” Той също така предлага да отделиш пет минути, за да седнеш и да прегледаш целия си ден наобратно. В момента на този преглед ще си спомниш какво искаше да направиш и не записа. Спомни си – запиши в своята система за самоорганизация, където водиш задачите, или просто на листче. И така трябва да минеш до края на деня. Това наистина помага (опитай, не мързувай).

Освен това, авторът разглежда проблема с прокрастинацията: той предлага да се създават задачи под формата на първоначални стъпки, които трябва да се предприемат, и то максимално простички и разбираеми. Освен това, авторът обяснява задачите по мъдро: за всяка задача трябва да се отговори на въпросите "какво? защо? кога? колко?" и най-важното – да се формулира първото физическо действие, което трябва да се направи за постигане на целта (изпълнението на задачата, проекта). Той разказва защо сме мързеливи, както и за особеностите на мотивацията, и дава много полезни съвети за концентрация. Едно от съветите, които приложих – е да маркирам всички входящи съобщения в пощата като прочетени, за да не ме разсейват, а да ги чета в момента, когато те са ми необходими. По-рано новите писма постоянно ме отклоняваха от задачите, по които работех. Също по съвета на Макс, изключих всички нотификации, и това беше страшно! Трябваше да се принудя. Казах си: "Рома, ако наистина нещо стане, първо ще ти изпратят SMS, а в по-сериозна ситуация ще ти звъннат". Наистина усетих разликата: това свали първата вълна стрес. После започнах да прилагам и други практики, които ми помогнаха да освободя ума си за размисли за живота на по-високо ниво на възприятие. Но пътят към "просветлението" ми все още предстои.

В допълнение към вече споменатите книги, мога да препоръчам книгите: "Никога", "Лайфхак за всеки ден", "Как да подредим нещата" и "Unfuck yourself. По-малко стрес, повече живот". Те изясняват някои конкретни въпроси и подкрепят личната мотивация.
В последно време научих как да се справям с потока от задачи, въпреки че те не намаляват, все пак чувствам необходимост от по-нататъшно развитие.

А какво ви помага да се справяте с натоварването и да сте в добро настроение? Ще бъда благодарен за съвети.

Роман Грибков, ръководител на група сервисни проекти „Инфосистеми Джет“


Източник: habr.com